Nutzen Sie die Macht Ihrer Nutzungsdaten

[0:01] Mae: Guten Morgen und guten Abend allerseits und herzlich willkommen zu unserem Live-Webinar „Nutzen Sie das Potenzial Ihrer Nutzungsdaten“. Mein Name ist Mae und ich bin heute Ihre Moderatorin. Bevor wir beginnen, möchte ich Sie alle dazu ermutigen, Fragen zu stellen und diese im Kommentarbereich zu hinterlassen. Linda wird diese dann im Rahmen der Frage-und-Antwort-Runde ihrer Präsentation beantworten. Sollten wir nicht die Gelegenheit haben, alle Fragen zu beantworten, oder sollten Fragen bestehen, die einer weiteren Klärung bedürfen, können Sie sicher sein, dass wir diese an Linda weiterleiten und uns per E-Mail oder über LinkedIn mit Ihnen in Verbindung setzen werden, um diese Anfragen zu beantworten.

[0:33] Unsere Referentin ist seit 2014 als Fachrednerin tätig und hat auf folgenden Konferenzen aufschlussreiche Vorträge zu technologischen Themen gehalten: SAE International, Oilcomm, SBGF, IT FMA, Nathan’s, IAI, TAM und viele mehr. Sie lebt in Houston und ist eine dynamische Senior-Beraterin mit mehr als 40 Jahren vielfältiger Erfahrung in der Technologiebranche. Sie ist eine bewährte Führungskraft mit einer einzigartigen Kombination aus Aufgaben in kleinen und großen Unternehmen und einer Leidenschaft für den Aufbau erfolgreicher Unternehmen. Seit fast einem Jahrzehnt unterstützt sie Kunden bei der Lösung ihrer geschäftlichen Probleme im Bereich der Softwarelizenzierung. Meine Damen und Herren, Linda Cole, Senior Solutions Architect bei Open iT.

[1:20] Linda: Vielen Dank für diese herzliche Einführung, Mae, und herzlich willkommen zu unserer zweiten Sitzung in diesem Live-Webinar mit dem Titel „Nutzen Sie das Potenzial Ihrer Nutzungsdaten“. Heute Abend – für mich ist es heute Abend, für einige von Ihnen wahrscheinlich schon Morgen – heiße ich alle Teilnehmer weltweit herzlich willkommen. Wir möchten einige Beispiele durchgehen und darüber sprechen, warum und wie Sie und Ihre Organisationen dies umsetzen können. Beginnen wir jedoch mit diesem Zitat von Edwards Deming: „Ohne Daten bist du nur eine weitere Person mit einer Meinung.“ Und das ist absolut wahr. So viele der Menschen, mit denen wir sprechen, verfügen einfach nicht über die nötige Transparenz, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie haben zwar manchmal hier und da ein paar Informationsschnipsel, aber ohne eine Lösung zur Nutzungserfassung ist es wirklich schwierig. Man kann es zwar trotzdem schaffen, aber es ist einfach viel aufwendiger.

[2:17] Einer der Gründe, warum das so schwierig ist, liegt darin, dass sich die Branche im Wandel befindet. Wir konzentrieren uns also wirklich auf die Nische der technischen Anwendungen, und was passiert ist: Vor 10 oder 20 Jahren wurden diese Anwendungen so lizenziert, dass man, als sie immer teurer wurden, auf Floating- oder Concurrent-Lizenzen umstieg. Doch nun ändern sich diese Lizenzierungsmodelle. Man ist zu benutzergebundenen Lizenzen und cloudbasierten Abonnements übergegangen, im Gegensatz zu unbefristeten Lizenzen und Tokens, und es gibt auch noch andere Lizenzierungsmethoden oder Nutzungsrechte. Manche Anbieter bieten sogar mehrere verschiedene Lizenztypen in einem einzigen Vertrag an. Das macht es für uns alle, die wir für die Verwaltung dieser Anwendungen verantwortlich sind, wirklich schwierig, eine optimierte Lizenzsituation zu erreichen.

[3:06] Wie können wir also helfen? Kunden wenden sich schon seit geraumer Zeit an uns, und in letzter Zeit bitten sie uns immer häufiger um Unterstützung. Sie bitten uns, ihnen bei der Nutzungsanalyse und der Durchführung einer Auswirkungsanalyse zu helfen. Wenn beispielsweise ein Anbieter von simultanen Floating-Lizenzen auf benutzergebundene Lizenzen umsteigen möchte, stellt sich die Frage, welche Auswirkungen dies aus lizenztechnischer Sicht und vor allem in Bezug auf die Kosten für das Unternehmen hat, nicht wahr? Viele Kunden waren überrascht, weil sie ihre Budgets für das nächste Jahr bereits im Voraus festgelegt hatten und dann die Anbieter diese Änderungen vornehmen, was erhebliche Auswirkungen auf ihr Unternehmen hat. Daher bitten sie um Unterstützung bei der Simulation von Verträgen – sei es bei einer Änderung der Lizenzart oder wenn sie von einer regionalen auf eine globale Lizenzierung oder eine Mischform davon umsteigen möchten. Datenauswertung, Vertragsüberprüfungen usw. Der Grund, warum wir diese Anfragen erhalten, ist entweder, dass sie sagen, sie hätten nicht genügend Ressourcen – jeder muss mit weniger Personal mehr leisten –, oder dass neue Mitarbeiter im Team sind, denen einfach die Erfahrung fehlt. Das ist also der Hintergrund, vor dem wir diese Anfragen erhalten. Wir unterstützen Kunden dabei immer häufiger. Darüber hinaus bitten sie nicht nur um Hilfe beim Verständnis der Nutzung, sondern auch hinter den Kulissen bei der Verwaltung einer Lösung, etwa bei der Verwaltung ihrer Lizenzdateien oder bei der Erstellung spezifischer Dashboards oder Prognosen usw. Hier fließt also viel Erfahrung ein, und ich werde Ihnen einige dieser Beispiele zeigen, um Ihnen einen Anstoß zu geben, darüber nachzudenken, wie Sie das umsetzen können.

[4:47] Wir sind schon seit geraumer Zeit in diesem Bereich tätig, seit über 20 Jahren. Wir wurden bereits 1999 gegründet und waren ursprünglich eigentlich Berater. Der Gründer des Unternehmens war also praktisch bei einem Endkunden beschäftigt und arbeitete dort in beratender Funktion mit den selbst entwickelten Tools des Unternehmens zusammen; tatsächlich haben sie gemeinsam unser Flaggschiffprodukt entwickelt, wenn man so will. Seitdem haben wir jedoch sowohl diese Funktionen als auch den Beratungsbereich weiter ausgebaut. Unser Hauptsitz befindet sich in Houston, Texas, wir verfügen jedoch über Niederlassungen auf der ganzen Welt, unter anderem in Houston, Mexiko, Oslo (wo sich die Muttergesellschaft befindet), Japan und auf den Philippinen. Da wir weltweit regional vertreten sind, können wir kleine bis sehr große globale Kunden in jeder Region der Welt unterstützen. Die Branchen, die wir bedienen und in denen wir Erfahrung haben, sind nur die wichtigsten. Heutzutage würde man sich wundern, in wie vielen verschiedenen Branchen technische Anwendungen zum Einsatz kommen, aber dies sind die gängigsten, und darin verfügen wir über umfangreiche Erfahrung.

[6:08] Wenn wir also davon sprechen, die Nutzungsdaten zu nutzen, kann das viele verschiedene Formen annehmen. Sie können sich die Liste hier ansehen und durchlesen, aber manchmal möchten wir die Daten nach Standort betrachten. Möglicherweise haben Sie eine Vertragsklausel, die besagt, dass Sie die Anwendung nur in einem Umkreis von 25 Meilen um Ihren physischen Standort nutzen dürfen. Manchmal möchten wir – wie ich bereits erwähnt habe – eine Vereinbarung simulieren. Was passiert, wenn ich von „regional“ auf „global“ umstelle oder wieder zurückwechsle? Wie sieht es aus, wenn ich mir Nutzungstrends usw. anschaue? Das kann also viele, viele verschiedene Formen annehmen, und vieles davon hängt mit der Lizenzart in Ihrem Vertrag oder den Nutzungsrechten zusammen.

[6:59] Ein weiterer Bereich, in dem Kunden um Unterstützung gebeten haben, ist das Verständnis: Viele Unternehmen – und jeder hat seine eigene Vorgehensweise bei der Budgetierung und Prognoseerstellung. Manche wenden sich an die Abteilungsleiter und fragen: „Hey, wie viel werdet ihr verbrauchen? Was ist los? Welche Projekte stehen an?“ usw. Diese Informationen werden dann zusammengetragen, aber die Unternehmen möchten dabei noch besser werden. Sie wünschen sich also nicht nur Unterstützung bei der Prognose auf der Grundlage historischer Verbrauchsdaten, sondern auch dabei, wie gut ihre Prognosen tatsächlich sind. Es geht darum, dies messen und dokumentieren zu können – um zu sagen: „Okay, das habt ihr für den Verbrauch veranschlagt, aber das war der tatsächliche Verbrauch.“ Das wird euch dabei helfen, eure Prognosen im Laufe der Zeit immer genauer zu gestalten.

[7:47] Eine weitere Komponente, die ich bereits erwähnt habe, war die Möglichkeit, die Nutzung nach Standort zu betrachten. Ich habe Ihnen ein Beispiel genannt; ein weiteres Beispiel wäre, wenn Sie sich die Daten ansehen möchten – in diesem Fall handelt es sich zwar um Standorte in den USA, aber das könnte überall sein. Um es besser zu verstehen: Sie möchten diese Daten aufschlüsseln können, um zu prüfen: Möchte ich von einer regionalen zu einer globalen Lösung wechseln? Oder was wir derzeit als eine Art Hybridmodell betrachten – vielleicht haben Sie eine Konzentration von Nutzern in einer bestimmten Region und schließen dort eine regionale Vereinbarung ab, während ein kleinerer Teil Ihrer Gesamtnutzung auf den Rest der Welt entfällt, für den Sie dann eine globale Vereinbarung abschließen. Und wie sehen nun diese Kostenunterschiede aus? Denn wir alle wissen, dass eine globale Lizenz deutlich mehr kostet als eine regionale, die wiederum mehr kostet als eine benutzergebundene Lizenz. Die Möglichkeit, diese Nutzungsdaten aufzuschlüsseln, ist daher entscheidend, um die Zusammenhänge zu verstehen und die verschiedenen Auswirkungsanalysen oder Simulationen durchführen zu können.

[8:44] Die meisten Menschen haben Zugriff auf diese Daten, wobei einige dies wiederum manuell erledigen. Man kann sich bei den einzelnen Lizenzmanagern anmelden und sehen, wie viele Lizenzen man besitzt und wie viele davon genutzt werden, aber das sind die einzigen beiden Datenpunkte, die dort berücksichtigt werden. Daher ist es wirklich wichtig, sich möglichst mehr Informationen anzusehen. Je mehr Datenpunkte man erhält, desto umfassender ist der Überblick – ich bezeichne das gerne als 360-Grad-Blick. In diesem Beispiel sehen wir also, dass wir sieben Lizenzen besitzen und sieben nutzen, aber das sagt noch nicht alles aus. Gab es Ablehnungen? Wie viele? Wie lange wurde die siebte Lizenz genutzt usw.? Hier unten sehen wir, dass diese siebte Lizenz im Berichtszeitraum nur 0,67 Stunden genutzt wurde, was uns eindeutig zeigt, dass wir keine zusätzlichen Lizenzen erwerben müssen. Aber könnten wir die Anzahl vielleicht noch reduzieren? Hier haben wir für Sie das 99. Perzentil und das 95. Perzentil berechnet, sodass Sie entscheiden können: Wenn Projekte anstehen, möchten Sie vielleicht hier beim maximalen Nutzungsgrad bleiben – wir bezeichnen das als „Business as usual“ – oder wenn Sie eine Veräußerung vornehmen, gehen Sie vielleicht hier auf das 95. oder 99. Perzentil herunter. Aber noch einmal: Sie verfügen über all diese Datenpunkte, um diese Auswirkungsanalyse durchführen zu können.

[10:02] Und genau das werden wir uns hier ansehen – hier ist also das gesamte Portfolio. Der Beitrag zur CFD-Vorbereitung war das Thema, das wir uns gerade angesehen haben. Wie ich bereits erwähnt habe: „Business as usual“ bedeutet, dass Sie Ihren Lizenzbestand auf den Höchstwert anpassen, den Sie jemals genutzt haben. Warum sollten Sie für Lizenzen bezahlen, die Sie im vergangenen Jahr oder vielleicht sogar während der gesamten dreijährigen Vertragslaufzeit nie genutzt haben? Damit würden Sie also den „Business as usual“-Zustand erreichen, oder es gäbe aus Lizenzsicht keinerlei Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Und dann können Sie berechnen, wie hoch der prozentuale Einsparungsanteil ist. Von dort aus können Sie, wie wir zuvor gezeigt haben, die 99. und 95. Perzentile betrachten und sehen, welche Auswirkungen das hat. Nun, ich sage Ihnen: In der Regel ist es nicht so, dass man einfach eine Spalte auswählt – so funktioniert das normalerweise nicht. Sie werden erneut eine Auswahl treffen, basierend auf den einzelnen Funktionen und der Situation in Ihrem Unternehmen. Ich sage Ihnen, was ich am häufigsten beobachte: Je teurer die Anwendung, desto eher neigt der Kunde dazu zu sagen: „Wissen Sie, ich kann ein paar Ablehnungen in Kauf nehmen.“ Aber ich habe einen Kunden, der sagt: „Es ist mir egal, was es kostet, Geld spielt keine Rolle, es ist mir egal, was es kostet – ich will niemals, niemals, niemals eine Ablehnung haben.“ Und die meisten Menschen liegen irgendwo dazwischen. Aber wenn man über diese Daten verfügt, kann man wiederum eine fundierte Entscheidung darüber treffen, was vor sich geht.

[11:36] Schauen wir uns also noch etwas an, worüber die meisten Leute nicht nachdenken, nämlich eine Simulation einer Zeitumstellung. Das wird wichtig, wenn man Anwendungen hat, die über Token lizenziert sind. Hier sehen wir also die Nutzungsdaten für einen Monat, und wie ihr seht, sind sie farblich gekennzeichnet. Die höhere Nutzung erstreckt sich also über die Mitternachtszeit der Central-Zeitzone. Daraus lassen sich einige Schlussfolgerungen ziehen: Wir sehen, dass wir nicht optimal eingestellt sind – die Nutzer halten sich an den Wochenenden zu lange an der Lizenz fest oder bleiben zu lange an der Kasse, das lässt sich hier erkennen. Noch wichtiger ist jedoch die Funktionsweise der Token: Es gibt eine Token-Gewichtung oder einen Wert, der täglich abgerechnet wird, und um Mitternacht bzw. um 00:01 Uhr wird dann eine weitere Token-Menge abgerechnet. Anhand dieser Daten lässt sich also die optimale Zeitzone berechnen. Lassen Sie mich Ihnen zeigen, was wir in diesem konkreten Beispiel getan haben. Wir haben die optimale Zeitzone auf der Grundlage der Token-Kosten berechnet, und das Token-Gewicht lag in der europäischen bzw. Londoner Zeitzone. Sie können jedoch selbst berechnen, wie sich dieser Unterschied für Ihr Unternehmen auswirken würde. Sie sehen also: Wenn Sie diese Änderung vornehmen, würden sich diese Einsparungen auf 124.000 Dollar belaufen. Ich habe diese Zahl schon viel höher gesehen, aber auch schon niedriger. Das Interessante daran ist jedoch, dass dies die einfachste Maßnahme ist, mit der Sie in Ihrem Unternehmen Geld sparen können, denn Sie müssen lediglich die Zeiteinstellung auf dem Lizenzserver ändern, auf dem der Lizenzmanager läuft, der die Token bereitstellt. Das ist also super einfach, und Sie können wiederum berechnen, welche Auswirkungen dies auf Ihr Unternehmen hätte, um es optimaler einzustellen. Das ist also eine „niedrig hängende Frucht“, die wirklich einfach zu erreichen ist und die Sie jederzeit umsetzen können.

[13:25] Schauen wir uns nun MATLAB im Rahmen des Modells der gleichzeitigen Lizenzen an. Dies ähnelt dem, was wir zuvor betrachtet haben, doch dieser spezielle Kunde hatte sich zwar intensiv damit beschäftigt, verfügte jedoch nicht wirklich über ein Tool zur Nutzungserfassung, sodass er eine Lösung implementieren konnte, die ihm mehr Einblicke verschaffte. Hier sehen wir also, dass die Einsparungen zwischen 9 und 30 Prozent liegen. Ich kann Ihnen sagen, dass Analysten wie Gartner, Forrester und IDC die Einsparungen durch den Einsatz einer Nutzungsmesslösung auf 30 Prozent schätzen – das ist also ihr allgemeiner Branchenstandard, wobei es natürlich Abweichungen gibt. Dies ist eine sehr konservative Schätzung. Das Bild ist jedoch nicht vollständig, denn wir betrachten hier lediglich das Ein- und Auschecken der Lizenzen. Wir können natürlich noch weitere Kosteneinsparungen erzielen oder eine noch optimiertere Situation erreichen. Und ich möchte erwähnen, dass es nicht immer um Reduzierung geht; manchmal stellen wir bei diesen Analysen fest, dass bestimmte Funktionen oder Anwendungen unterlizenziert sind – es geht also in beide Richtungen.

[14:46] Aber es bleibt nicht nur bei diesem Ein- und Auschecken. Denn wenn wir das Verhältnis von aktiver zu inaktiver Nutzung betrachten, sieht man, dass bei dieser speziellen Anwendung die aktive Nutzungsquote nur bei 60 % liegt. Diese blaue Linie stellt das Ein- und Auschecken der Lizenz dar, und die rote Linie steht für die aktive Nutzung. Dabei betrachten wir nicht nur Tastatur und Maus, sondern auch CPU und E/A. Selbst wenn Ihre lokale Workstation im Leerlauf ist, weil Sie einen Auftrag an einen anderen Rechner weitergeleitet haben, ermitteln wir anhand dieser Parameter dennoch die tatsächliche Aktivität. Und Sie sehen, dass Ihr Einsparpotenzial dadurch noch weiter steigt. Wenn Sie also die nächste Stufe erreichen möchten, geht es darum, den Blick vom Ein- und Auschecken oder dem Öffnen und Schließen einer Anwendung auf den Unterschied zwischen aktiver und inaktiver Nutzung zu richten – also darauf, was tatsächlich vor sich geht.

[15:40] Das hilft Ihnen nun auch dabei, Personen zu identifizieren, die – wie wir es nennen – „campen“, also eine Lizenz über einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen. Das haben wir auf der Heatmap gesehen, wo Nutzer die Anwendung nachts und am Wochenende einfach offen lassen. So können Sie genau jene einzelnen Endnutzer ausmachen, die eine Einweisung benötigen, wie sie die Lizenz in Ihrem Unternehmen effektiver nutzen können. Wenn wir noch tiefer auf den einzelnen Nutzer eingehen, sehen wir dieses Beispiel, bei dem er offensichtlich die meiste Zeit inaktiv ist. Hier beträgt sein Aktivitätsgrad also nur 31 Prozent des gesamten Lizenzverbrauchs. Auch hier gibt es also eindeutig viel Spielraum für eine weitere Optimierung Ihrer Lizenzierung, was in der Regel zu Kosteneinsparungen führt. Oder ich spreche gerne von Kostenvermeidung, denn das ist tatsächlich der größere Posten. Wenn neue Projekte anstehen, Sie eine Übernahme oder Fusion getätigt haben oder Ähnliches, dann ist die Möglichkeit, einen Kauf zu stoppen – selbst wenn er genehmigt ist und über ein Budget verfügt –, sofern Sie ihn nicht benötigen, und dies zu erkennen, der Teil der Kostenvermeidung, der tatsächlich den größeren Teil Ihrer Kosteneinsparungen ausmacht.

[17:00] Es geht also darum, zwischen aktiven und inaktiven Tokens unterscheiden zu können. Wir haben über Tokens aus der Perspektive der Zeitzonen gesprochen, aber wenn wir uns die Berichterstattung und die Auswirkungen usw. ansehen, müssen wir das anders betrachten. Hier ist ein Beispiel – es handelt sich zufällig um ein Power BI-Dashboard, aber man kann das in verschiedenen Formaten umsetzen. Sie möchten jedoch in der Lage sein, den Verbrauch aus dem von Ihnen erworbenen Token-Kontingent zu verfolgen und zu messen. Dabei handelt es sich in der Regel um Dreijahresverträge, und Sie möchten Ihren Kontostand, Ihren Verbrauch sowie die Trends beim täglichen Token-Verbrauch einsehen können. Sie können sich auch ansehen, wie viele Benutzer Sie haben, wie viele verschiedene Hosts Sie betreiben, und Sie möchten einen Vorjahresvergleich anstellen. Denn bei den meisten dieser Verträge ist es ziemlich schwierig: Sie müssen für drei Jahre in die Zukunft prognostizieren, was passieren wird, und wenn Sie zu wenig haben und nachkaufen müssen, sind die Kosten pro Token – also die Kosten pro Nutzungstag – deutlich höher. Man sollte das also wirklich richtig hinbekommen, und je mehr Nutzungsinformationen man hat, desto mehr Analysen und Data-Mining-Maßnahmen kann man durchführen. Daher ist es wichtig, diesen Vergleich von Monat zu Monat vornehmen zu können, die Trends bei den täglichen Sitzungen zu betrachten und den Verbrauch zu ermitteln.

[18:13] Ich zeige es Ihnen noch einmal. Hier ist eine weitere Ansicht, in der wir uns ansehen, welche verschiedenen Funktionen es gibt und welche davon nach verstrichener Zeit am häufigsten genutzt wird. Wie wir hier sehen können, ist es MicroStation, aber die höchsten Kosten entstehen tatsächlich bei Structural Enterprise. Wenn wir diesen Bericht live vor uns hätten, könnten Sie darauf klicken und die Ansicht verschieben, um beispielsweise die Nutzung pro Anwendung zu betrachten. Sie können auch einige Was-wäre-wenn-Analysen durchführen.

[18:53] Einige Anbieter haben in ihren Verträgen eine Ausnahmeregelung vorgesehen, bei anderen kann man eine solche oder eine großzügigere Ausnahmeregelung aushandeln. Das bedeutet: Wenn ein Endnutzer eine Anwendung auscheckt und innerhalb kurzer Zeit wieder eincheckt, wird dies nicht gezählt. Das ist in einer Produktionsumgebung sehr üblich, kommt aber auch an anderen Orten vor. In der Fertigung öffnen Mitarbeiter beispielsweise eine Anwendung oder eine Zeichnung und schließen diese innerhalb eines sehr kurzen Zeitraums wieder. Hier konnten wir eine Auswirkungsanalyse durchführen, um zu ermitteln, welche Kostenauswirkungen es hätte, wenn ein 15-Minuten-Filter ausgehandelt werden könnte. Nun möchte ich Ihnen sagen: Unabhängig davon, wie es in Ihrem Unternehmen aussieht – wenn Sie solche Lieferantenanalysen durchführen, sollten Sie eine Liste der Ziele haben, die Sie in den Verhandlungen mit dem Lieferanten erreichen wollen, und Sie müssen unterscheiden können zwischen dem, was Sie unbedingt brauchen, und dem, was nur „nice to have“ ist. Filter – sofern Sie kein Hersteller sind – gehören vielleicht zu den „Nice-to-haves“, also könnten Sie bei den Verhandlungen darauf verzichten; auf diese Weise hat der Anbieter das Gefühl, einen Punkt gewonnen zu haben, und Sie erhalten im Gegenzug eines Ihrer „Must-haves“. Autodesk bietet beispielsweise automatisch einen 10-Minuten-Filter an – darüber muss man gar nicht erst verhandeln –, aber auch andere Anbieter haben so etwas, und auch hier kann man verhandeln, wie die Dauer aussehen soll: ob fünf Minuten, 15 Minuten usw.

[20:26] Nun hat Autodesk kürzlich seine Lizenz für gleichzeitig genutzte Arbeitsplätze geändert. Diese Umstellung findet derzeit weltweit statt – ich glaube, sie begann in Nordamerika und läuft nun schon seit einigen Jahren. Aufgrund der Pandemie mussten sie ihren Stichtag verschieben, sind aber mittlerweile zu einem sogenannten „Named-User-Abonnement“ und zu „Flex-Tokens“ übergegangen. Was nun das benutzergebundene Abonnement angeht: Die Leute sagen, ach, das spielt keine Rolle. Die Anbieter – nicht nur Autodesk, sondern Anbieter im Allgemeinen – versichern Ihnen: „Hey, ich mache Ihnen das Leben leichter. Sie brauchen keinen Lizenzserver mehr, und da es sich um benutzergebundene Lizenzen handelt, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, wie viele Sie benötigen oder ähnliches – das ist so viel einfacher für Sie.“ Aber ich sage euch: Ihr verliert den Überblick. Es gibt zwar einige Berichte im Portal, doch diese sind bei weitem nicht so detailliert, sodass ihr diese Daten mit euren Nutzungsinformationen kombinieren wollt. Wir haben einige Kunden, die diese Daten nutzen, um die Berichte zu überprüfen – nicht nur von Autodesk, sondern von allen möglichen Anbietern –, wenn sie einen verbrauchsbasierten Vertrag haben. Aber sie haben auch – wenn man sich ihre tatsächliche Nutzung ansieht –, weil sie über das „Flex“-Modell für Gelegenheitsnutzer verfügen, diese Token. Wenn jemand die Software tatsächlich nutzt, sie öffnet und schließt, während er sie aktiv nutzt, braucht er vielleicht gar kein Abonnement für namentlich benannte Benutzer, sondern käme vielleicht mit Flex-Tokens aus. Wenn man sich also diese Daten ansieht, möchte man die verstrichene Zeit betrachten, die Nutzertage betrachten, die Tage seit der letzten Nutzung betrachten und dann berechnen, wie viele dieser Nutzer ein Abonnement für namentlich benannte Nutzer im Vergleich zu den Flex-Tokens haben sollten. Und natürlich gilt: Je mehr man kauft, desto geringer ist der Preis pro Token. Wenn man also abschätzen kann, wie hoch dieser ist, ist dies eine weitere Möglichkeit, die Nutzungsdaten in Ihrem Unternehmen zu nutzen.

[22:42] Ein weiterer Aspekt dabei ist, dass man zwischen einer Sammlung und einer einzelnen Funktion unterscheiden kann. Lassen Sie mich also hier klicken. Wir sehen uns gerade die AEC-Sammlung an, und als Faustregel gilt: Wenn Sie zwei oder mehr Funktionen nutzen, ist der Kauf der Sammlung günstiger als der Kauf der einzelnen Lizenzen. Nun, wir können an diesem Kundenbeispiel sehen, dass der Großteil dieser Nutzer lediglich Revit verwendet und eigentlich keine AEC-Sammellizenz haben sollte, sondern – abgesehen von einer Handvoll von ihnen – eine Revit-Lizenz benötigen würde. Und selbst wenn eine Nutzung von zwei Anwendungen zu sehen ist – wenn wir uns zum Beispiel hier unten Donald Kelly ansehen –, hat er nur 0,02 Stunden in AutoCAD verbracht. In diesem Fall würde man also immer noch sagen, dass man ein Revit-Abonnement mit Tokens für die Autodesk-Nutzung haben sollte. Ist das verständlich? Und einige der Nutzer mit sehr geringer Nutzung, wie Carolyn mit dieser sehr geringen Nutzung und Diana Cruz, sollten wahrscheinlich gar kein Abonnement haben, sondern nur die Flex-Tokens nutzen, die ihnen dann für Revit zugewiesen werden können.

[24:01] Als Nächstes habe ich hier die „Tage seit der letzten Nutzung“ aufgeführt. Man möchte Lizenzen ja nicht einfach zugewiesen lassen – Mitarbeiter wechseln den Arbeitsplatz, wechseln den Job, verlassen das Unternehmen, was auch immer. Und wenn man keinen entsprechenden Workflow hat – was bei den meisten Unternehmen der Fall ist, also machen Sie sich keine Gedanken –, ich meine, wie sieht es aus: Werden Sie überhaupt benachrichtigt, wenn jemand das Unternehmen verlässt? Ist das überhaupt im Workflow vorgesehen, dass Sie benachrichtigt werden? Die Personen werden vielleicht aus Ihrem Active Directory entfernt, aber niemand hat Ihnen gesagt, dass Sie sie aus der Zuweisung nehmen sollen. Sie möchten also in der Lage sein, diejenigen Mitarbeiter zu identifizieren, die diese Lizenzen nicht mehr nutzen, damit Sie die Zuweisung aufheben können – dann fließen sie zurück in den Pool und können anderen Mitarbeitern zugewiesen werden. Auch das dient wieder der Kostenvermeidung. Das ist also wirklich entscheidend bei jedem Vertrag mit namentlich benannten Benutzern. Und bei einigen dieser namentlich benannten Benutzer – manche Anbieter haben solche, bei denen die Benutzer weiterhin im Netzwerk über einen lizenzierten Server arbeiten, andere sind an einen bestimmten Host gebunden, wieder andere an einen bestimmten Namen, während die Lizenzverwaltung in der Cloud erfolgt.

[25:02] Und mein letztes Beispiel, das ich Ihnen heute vorstellen möchte, ist eine Lizenz mit einer 30-tägigen Sperrfrist. Bei diesem speziellen Kunden kam Anovia zum Einsatz, und Anovia hat eine 30-tägige Sperrfrist, was bedeutet: Wenn Sie eine Lizenz aktivieren, ist diese – unabhängig davon, ob Sie sie wieder zurückgeben – für 30 Tage an diesen einzelnen Benutzer gebunden. Innerhalb dieses 30-Tage-Zeitraums kann der Nutzer die Lizenz also beliebig oft aktivieren und deaktivieren. Nun möchten Sie sich aber die Anzahl der einzelnen Nutzer ansehen, und zwar auf Tagesbasis und nicht auf Jahresbasis. Hier sehen wir also, dass dieser Kunde über sehr viele Lizenzen verfügte, nämlich 8.326 Lizenzen. Und wenn wir uns die Kosten pro Einzelposten ansehen, stellen wir fest, dass sie nicht sehr hoch sind – es sind 250 Dollar. Wahrscheinlich würden die meisten Leute das gar nicht beachten, ich meine, ich habe Wichtigeres, worüber ich mir Gedanken machen muss. Aber ich sage Ihnen: Sie müssen in der Lage sein, sich das anzusehen und diese Analyse durchzuführen. Denn wenn Sie sich die Anzahl der einzelnen Nutzer pro Tag ansehen, benötigen Sie nur 4.950 Lizenzen, und allein dieser eine Posten entspricht einer Einsparung von über 800.000 Dollar.

[26:13] Was ich den Leuten also gerne sage: Jeder ordnet seine Lieferanten nach den Ausgaben, richtig? Also von oben nach unten: Wer sind meine Top 10, meine Top 3 oder was auch immer – man ordnet seine Lieferanten nach den höchsten Ausgaben. Man sollte aber auch die Einzelkosten betrachten, denn je nach Anbieter kosten manche dieser Lizenzen tatsächlich 50.000 oder 100.000 Dollar – man sollte sich also die einzelnen Lizenzen ansehen und die teuersten herausgreifen, diese sollte man genauer unter die Lupe nehmen. Der andere Aspekt sind jedoch die Gesamtkosten pro Posten. Wenn wir also die 250 Dollar mit 8.000 multiplizieren, ergibt das eine ziemlich hohe Ausgabe. Auch wenn die Einzelkosten niedrig sind, sind die Gesamtausgaben für diese Anwendung hoch, und das veranlasst uns, das genauer unter die Lupe zu nehmen, um zu prüfen, ob wir eine optimierte Position haben. Bei diesem Portfolio belaufen sich die Kosten auf über zwei Millionen Dollar, und ich kann Ihnen sagen, dass das nicht ungewöhnlich ist, insbesondere wenn Sie zuvor keinen Einblick in diese Informationen hatten. Wir alle wissen, wie das läuft: Man geht in die Verhandlungen, und die Anbieter machen ihre Vorschläge und sagen Ihnen, was Sie brauchen. Sie müssen über Ihre eigenen Daten verfügen, damit Sie bereits vor Beginn dieser Verhandlungen Bescheid wissen.

[27:25] Ich habe noch ein weiteres Beispiel: Ein Kunde aus der Luft- und Raumfahrtbranche, dessen Anbieter von einem Modell mit gleichzeitigen Nutzern auf ein Modell mit benannten Nutzern umstellte, hatte seine Hausaufgaben gemacht. Die Umstellung hätte die Kosten seines Vertrags um drei Millionen Dollar erhöht, ohne dass sich die Nutzung geändert hätte. Diese Information konnten sie in die Verhandlungen einbringen, und das hat alles verändert. So gelang es ihnen, den Preis bei der Umstellung auf diese benutzergebundene Vereinbarung deutlich nach unten zu verhandeln. Das sind also nur einige wenige Beispiele – eine Vielzahl unterschiedlicher Beispiele dafür, wie Sie Nutzungsdaten in Ihrem Unternehmen nutzen können und welche Auswirkungen dies haben könnte.

[28:06] Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich an unsere Berater. Wir helfen Ihnen gerne weiter. Am Ende sehen Sie einen „30-Minuten“-Button, über den Sie ein 30-minütiges Einzelgespräch mit einem unserer Berater vereinbaren können. Um Ihnen zu einer optimalen Besetzung zu verhelfen, geht es wiederum darum, sicherzustellen, dass Sie zur richtigen Zeit die richtige Lizenz für die richtige Person haben. Haben Sie also bei einigen Lizenzen zu wenige und bei anderen zu viele? Und es geht auch darum, die Kostenkomponente zu berücksichtigen, denn Sie möchten Ihre Zeit nicht damit verbringen, alles im Detail zu prüfen – oft fügen Anbieter zusätzliche Funktionen hinzu, die für sie vielleicht keine Kosten verursachen, aber Sie möchten Ihre Zeit nicht damit verschwenden. Sie möchten sich auf die Posten konzentrieren, bei denen es um große Summen geht, damit Sie diese optimieren und Kosteneinsparungen für Ihr Unternehmen erzielen können.

[28:54] Was die Compliance angeht: Wie Sie wissen, führen einige dieser Anbieter Audits durch, und die Compliance-Regeln unterscheiden sich ein wenig. Wir haben über die standortbezogene Compliance gesprochen, aber auch beispielsweise beim Abonnement für namentlich benannte Benutzer: Das kann man auf einer unbegrenzten Anzahl von Geräten nutzen, jedoch nicht gleichzeitig. Man muss also vorsichtig sein und hoffentlich eine Möglichkeit haben, schnell festzustellen, ob jemand im Büro arbeitet und versehentlich seinen Rechner angelassen hat oder nicht an ein Compliance-Problem gedacht hat und dann nach Hause gekommen ist und die Anwendung auf einem anderen Rechner erneut geöffnet hat. Und genau das ist dann ein Compliance-Problem in Ihrem Unternehmen.

[29:32] Kosteneinsparungen – darüber haben wir die ganze Zeit gesprochen. Es macht Ihnen offensichtlich nichts aus, Geld auszugeben – damit verdienen Sie schließlich Ihren Lebensunterhalt –, und Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter produktiv sind, aber wir wollen nicht für Dinge bezahlen, die wir nicht mehr nutzen. Und scheuen Sie sich nicht, Kontakt aufzunehmen und nach anderen Fachleuten in der Branche zu suchen, die über das nötige Fachwissen verfügen, um Ihnen zu helfen, Sie zu unterstützen und Ihre Mitarbeiter zu ergänzen. Und das sage ich jedem: Alles beginnt mit der Erfassung, alles beginnt mit den Daten. Wenn Sie also heute noch nichts unternehmen, rate ich Ihnen: Fangen Sie jetzt damit an. Finden Sie heraus, wie Sie sofort loslegen können, um diese Informationslücke in Ihrem Unternehmen zu schließen.

[30:18] Damit sind wir für heute am Ende angelangt. Ich weiß, dass Mae davon gesprochen hat, Fragen im Chat zuzulassen, aber anscheinend ist die Chat-Option bei der Einrichtung unseres GoToWebinars nicht aktiviert. Deshalb möchte ich euch sagen: Falls ihr Fragen habt – da wir euch im Webinar nicht die Stummschaltung aufheben können –, schickt mir bitte eine E-Mail. Hier ist meine E-Mail-Adresse: lcole@openit.com. Wir werden diese Fragen dann beantworten. Und wie bereits erwähnt, könnt ihr einen 30-minütigen Beratungstermin mit mir oder einem unserer anderen Berater oder Lösungsarchitekten vereinbaren. Wir würden uns freuen, mit euch über euer Unternehmen und die aktuellen Entwicklungen zu sprechen.

[31:05] Und Mae, ich werde dir hier ein wenig zuvorkommen und spontan umdisponieren. Aber eine der Fragen, die uns oft gestellt wird – und die ich hier einfach mal ansprechen möchte –, lautet: „Was mache ich, wenn ich keine Lösung habe, kein Tool, keine Möglichkeit, diese Daten zu erfassen? Kann ich das trotzdem tun?“ Und die Antwort lautet: Auf jeden Fall. Wir können Ihnen helfen – Sie müssen nicht unbedingt unsere Produkte haben, damit wir Ihnen helfen können, aber sie sind natürlich eine große Hilfe. Es ist ein sehr manueller Prozess, wenn Sie in Ihrem Unternehmen keine Lösung haben, aber wenn Sie eine andere Lösung nutzen – sei es unsere oder eine andere –, unterstützen wir Sie gerne, und Sie können es auch ohne Tool schaffen. Also, Mae, ich übergebe nun wieder an Sie, damit Sie das Thema abschließen können. Ich möchte einfach alle ermutigen: Schickt mir eine E-Mail oder vereinbart ein Einzelgespräch mit mir oder einem meiner Kollegen. Wir gehen gerne auf eure konkrete Situation und eure spezifischen Fragen ein, helfen euch gerne weiter und zeigen euch vielleicht den richtigen Weg auf. Ich bedanke mich herzlich bei euch allen für eure Zeit.

[32:05] Mae: Vielen Dank, Linda. Wir haben hier gerade eine Frage von Facebook. Ja, sie lautet: Welche wichtigen Leistungsindikatoren oder Kennzahlen lassen sich zur Messung des Erfolgs datengestützter Initiativen heranziehen?

[32:30] Linda: Ich würde also sagen, an erster Stelle steht die Lizenzauslastung. Mit anderen Worten: Wenn wir uns anschauen, wie hoch der Anteil Ihrer eigenen Lizenzen im Vergleich zum „Business as usual“ ist – wie sieht das Verhältnis dazwischen aus? Und wenn man dann noch einen Schritt weitergehen möchte, geht es natürlich um das Verhältnis zwischen aktiven und inaktiven Lizenzen. Das ist wahrscheinlich der häufigste KPI – also der Key Performance Indicator –, den Kunden betrachten, um zu verstehen, wie effektiv sie ihre Lizenzposition gestalten. Wir können natürlich auch verschiedene Komponenten betrachten. Manche Unternehmen konzentrieren sich dabei auf das „License Camping“ – im Grunde lässt sich für fast alles eine Kennzahl festlegen, und verschiedene Unternehmen haben unterschiedliche Kulturen und verwenden, wenn man so will, unterschiedliche Kennzahlen. Gerne besprechen wir Ihre konkreten Anforderungen jedoch ausführlicher, wenn Sie mir einfach eine E-Mail schicken oder uns anrufen. Am häufigsten wird jedoch meiner Meinung nach das Verhältnis zwischen dem, was Sie besitzen, und dem, was Sie tatsächlich nutzen, betrachtet.

[33:48] Mae: Tolle Frage, vielen Dank, Linda, und damit sind wir am Ende unseres heutigen Webinars angelangt. Es war eine großartige Veranstaltung mit dir, Linda, vielen Dank. Ich bedanke mich bei allen für ihre Zeit und hoffe, bald wieder von Ihnen zu hören. Und vielen Dank auch an alle Teilnehmer, die heute an unserem Webinar teilgenommen haben. Zur Erinnerung: Dieses Webinar wird aufgezeichnet und kann unmittelbar nach der Live-Übertragung erneut angesehen werden; außerdem werden wir es zusammen mit Lindas Präsentation auf unserer Website veröffentlichen. Wir freuen uns über Ihre Teilnahme heute. Bitte besuchen Sie unsere Website unter openit.com, um sich über unsere kommenden Veranstaltungen zu informieren, oder wenden Sie sich an einen unserer Lösungsberater für eine kostenlose Einzelberatung, um über Ihre spezifischen Umgebungen zu sprechen. Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zur Softwareoptimierung. Bleiben Sie immer auf dem Laufenden und folgen Sie uns in den sozialen Medien. Hier ist noch einmal Mae, Ihre Moderatorin für heute. Vielen Dank und bleiben Sie gesund. Tschüss an alle.