Aproveite o poder dos seus dados de utilização

[0:01] Mae: Bom dia e boa noite a todos e bem-vindos ao nosso webinar ao vivo, «Aproveite o poder dos seus dados de utilização». Chamo-me Mae e serei a vossa anfitriã hoje. Antes de começarmos, gostaria de encorajar todos a fazerem perguntas, deixando-as na secção de comentários, e a Linda irá respondê-las na sessão de perguntas e respostas da sua apresentação. Se não tivermos oportunidade de responder a todas as perguntas ou se houver alguma que exija uma análise mais aprofundada, podem ter a certeza de que as encaminharemos para a Linda e entraremos em contacto por e-mail ou através do LinkedIn para responder a essas questões.

[0:33] A nossa apresentadora tem vindo a participar como oradora no setor desde 2014, proferindo palestras técnicas perspicazes nas seguintes conferências: SAE International, Oilcomm, SBGF, IT FMA, Nathan’s, IAI, TAM e outras. Sediada em Houston, é uma consultora sénior cheia de energia, com mais de 40 anos de experiência diversificada no setor tecnológico. É uma líder comprovada, com uma combinação única de responsabilidades em pequenas e grandes empresas e uma paixão pela criação de negócios de sucesso. Há quase uma década que tem vindo a ajudar os clientes a resolver os seus problemas empresariais relacionados com o licenciamento de software. Senhoras e senhores, a arquiteta sénior de soluções da Open iT, Linda Cole.

[1:20] Linda: Muito obrigada por essa apresentação calorosa, Mae, e sejam todos bem-vindos à nossa segunda sessão deste webinar ao vivo, «Aproveite o poder dos seus dados de utilização». Esta noite — e para mim é esta noite, mas provavelmente é de manhã para alguns de vocês —, sejam todos bem-vindos de todo o mundo. Mas queremos analisar alguns exemplos e falar sobre por que razão e como vocês e as vossas organizações podem fazer isto. Mas comecemos com esta citação de Edwards Deming: «Sem dados, é apenas mais uma pessoa com uma opinião.» E isto é tão verdade. Muitas das pessoas com quem falamos simplesmente não têm a visibilidade de que necessitam para tomar decisões informadas. Por isso, por vezes, têm pedaços de informação, mas, na verdade, sem uma solução de medição de utilização, é realmente difícil. Ainda assim, é possível fazê-lo, mas é muito mais manual.

[2:17] Uma das razões pelas quais isto se torna tão difícil é que o setor está a mudar. Concentramo-nos, de facto, no nicho das aplicações técnicas, e o que aconteceu foi que, há 10 ou 20 anos, a forma como essas aplicações eram licenciadas era a seguinte: à medida que começavam a ficar cada vez mais caras, passaram a adotar um licenciamento flutuante ou simultâneo. Mas agora estão a alterar esses tipos de licenciamento. Passaram para o licenciamento por utilizador nomeado, para a subscrição baseada na nuvem em vez do licenciamento perpétuo ou por tokens, e existem também outros métodos de licenciamento ou direitos de utilização. Além disso, alguns fornecedores têm vários tipos diferentes de licenciamento num único contrato. Isso torna realmente difícil para todos nós, responsáveis pela gestão dessas aplicações, manter uma posição de licenciamento otimizada.

[3:06] Então, como podemos ajudar? Os clientes têm-nos procurado há já algum tempo e, ultimamente, têm-nos pedido cada vez mais ajuda. Pede-nos para os ajudarmos na análise da sua utilização e na realização de uma análise de impacto. Por exemplo, se um fornecedor quiser passar de licenças flutuantes simultâneas para licenças de utilizador nomeado, qual é o impacto na organização do ponto de vista das licenças e, principalmente, dos custos, certo? Muitos clientes têm ficado surpreendidos porque definem os seus orçamentos para o próximo ano com antecedência e, depois, os fornecedores surgem com estas alterações, o que acarreta impactos significativos para a sua organização. Por isso, pedem ajuda para simular contratos, quer se trate de uma mudança no tipo de licença, quer se pretenda passar de um modelo regional para um global ou para algum modelo híbrido entre ambos. Mineração de dados, revisão de contratos, etc. E a razão pela qual estamos a receber estes pedidos é que ou dizem não ter recursos suficientes — está a ser pedido a toda a gente que faça mais com menos pessoal —, ou têm novos colaboradores na equipa que simplesmente não têm experiência. É esta, portanto, a perspetiva de onde partimos. Temos vindo a ajudar cada vez mais os clientes a fazer isto. Além disso, eles pedem não só ajuda para compreender a utilização, mas também nos bastidores, em termos de gestão de uma solução, ou talvez na gestão dos seus ficheiros de licença, ou ainda ajuda com painéis de controlo específicos, previsões, etc. Por isso, é necessária muita experiência nesta área e vou mostrar-vos alguns desses exemplos, apenas para vos dar a ideia de como se faz isso.

[4:47] Já fazemos isto há bastante tempo, há mais de 20 anos. Fomos fundados em 1999 e, na verdade, começámos por ser consultores. O fundador da organização trabalhava, na prática, numa empresa cliente final e colaborava com as ferramentas desenvolvidas internamente por essa empresa na qualidade de consultor; na verdade, colaboraram para desenvolver o nosso produto principal, por assim dizer. Mas, desde então, temos vindo a expandir essas capacidades, bem como a vertente de consultoria. A nossa sede fica em Houston, no Texas, mas temos escritórios físicos em todo o mundo: em Houston, no México, em Oslo — onde se situa a empresa-mãe —, no Japão e nas Filipinas. Temos cobertura regional a nível mundial, o que nos permite apoiar clientes globais de pequena a extragrande dimensão, independentemente da região em que se encontrem. Os setores que servimos, nos quais temos experiência, são apenas os principais. Hoje em dia, ficariam surpreendidos com a variedade de setores verticais que utilizam aplicações técnicas de engenharia, mas estes são os mais comuns e, por isso, temos muita experiência nessa área.

[6:08] Portanto, quando falamos em aproveitar as informações de utilização, isso pode assumir muitas formas diferentes. Podem ver a lista aqui e lê-la, mas, por vezes, queremos analisar os dados por localização. Podem ter uma licença de subcontratante que estipule que só podem utilizar a aplicação num raio de 25 milhas em torno da vossa sede física. Por vezes, queremos analisar — como já referi anteriormente — a simulação de um acordo. O que acontece se eu mudar de regional para global, ou voltar a reduzir o âmbito? Como fica a situação quando analiso as tendências de utilização, etc.? Portanto, isto pode assumir muitas, muitas formas diferentes e grande parte disso tem a ver com o tipo de licença previsto no seu contrato ou com os direitos de utilização.

[6:59] Outra área em que os clientes têm procurado ajuda é a compreensão; muitas organizações têm formas diferentes de gerir o seu orçamento e as suas previsões. Algumas dirigem-se aos chefes de departamento e perguntam-lhes: «Quantos vais utilizar? O que se passa? Que projetos tens previstos?», etc. E reúnem essa informação, mas querem melhorar nesse aspeto. Por isso, não só querem ajuda nas previsões com base no consumo histórico, como também na avaliação da qualidade das suas previsões. Ou seja, ser capaz de medir e apresentar relatórios sobre isso, para poder dizer: «Ok, eis o que pensavam que iam consumir, mas eis o que acabámos por consumir de facto.» Isso irá ajudá-los a tornar as vossas previsões cada vez mais precisas à medida que o tempo passa.

[7:47] Outro aspeto que mencionei anteriormente foi a possibilidade de analisar a utilização por localização. Apresentei-vos um exemplo; outro exemplo seria se quisessem analisar — nestes casos, trata-se de localizações nos EUA, mas poderia ser em qualquer lugar. Para o ajudar a compreender: pretende poder segmentar estes dados para poder analisar e decidir: «Quero passar de um modelo regional para um global?» Ou o que vemos agora como uma espécie de modelo híbrido — talvez tenha uma concentração de utilizadores numa determinada região e opte por um contrato regional para essa área; e, depois, uma parte menor da sua utilização total corresponda ao resto do mundo, pelo que optará por um contrato global para essa área. E quais são essas diferenças de custo? Porque todos sabemos que uma licença global custa significativamente mais do que uma regional, que por sua vez custa mais do que uma licença por utilizador nomeado. Por isso, ser capaz de segmentar esses dados de utilização é fundamental para compreender o que se passa e para poder realizar essas diversas análises de impacto ou simulações.

[8:44] A maioria das pessoas tem acesso a estes dados, mas, mais uma vez, há quem o faça manualmente. É possível iniciar sessão nos gestores de licenças individuais e verificar quantas licenças possuímos em comparação com quantas estão a ser utilizadas, mas esses são os únicos dois dados que estão a ser analisados. Por isso, é realmente importante, se possível, analisar mais informações. Quanto mais dados obtivermos, mais abrangente será a visão; gosto de dizer que é como uma visão de 360 graus. Assim, neste exemplo, podemos ver que possuímos sete e utilizamos sete, mas isso não nos diz realmente toda a história. Houve recusas? Quantas? Durante quanto tempo foi utilizada essa sétima licença, etc. Aqui em baixo, podemos ver que essa sétima licença foi utilizada apenas 0,67 horas durante este período de relatório, o que nos indica claramente que não precisamos de adquirir licenças adicionais. Mas será que poderíamos reduzir? Aqui, calculámos para si o percentil 99 e o percentil 95, para que possa determinar se, caso tenha projetos a surgir, talvez queira manter-se aqui no máximo de utilização — a que nos referimos como «negócio como habitualmente» — ou se, no caso de uma alienação, talvez queira descer para o percentil 95 ou 99. Mas, mais uma vez, dispõe de todos estes pontos de dados para poder realizar essa análise de impacto.

[10:02] E é isso que vamos analisar aqui; eis, portanto, todo o portfólio. A publicação sobre a preparação do CFD foi o tema que acabámos de abordar. E, tal como mencionei, «business as usual» refere-se simplesmente a ajustar a vossa posição de licenças ao máximo que alguma vez utilizaram. Porquê pagar por licenças que nunca utilizaram durante o ano anterior, ou talvez até durante os três anos de um contrato? Isto levá-lo-ia a essa posição de «business as usual», ou seja, não haveria qualquer impacto na sua organização do ponto de vista do licenciamento. E, em seguida, pode calcular qual é essa percentagem de poupança. A partir daí, tal como mostrámos anteriormente, pode analisar os percentis 99 e 95 e qual é o impacto. Agora, devo dizer-lhe que, normalmente, não basta escolher uma coluna; não é assim que funciona. Vai ter de fazer novas escolhas com base nas funcionalidades individuais e na situação da sua organização. Vou dizer-lhe o que vejo com mais frequência: quanto mais caro for o aplicativo, mais provável é que o cliente diga: «Sabe, posso tolerar algumas recusas.» Mas tenho um cliente que diz: «Não me interessa quanto custa, o dinheiro não é problema, não me interessa quanto custa, nunca, nunca, nunca quero ter uma recusa.» E a maioria das pessoas situa-se algures entre estes dois extremos. Mas ter acesso a estes dados permite-lhe, mais uma vez, tomar uma decisão informada sobre o que se está a passar.

[11:36] Vamos então analisar outro aspeto em que a maioria das pessoas não pensa: a simulação de uma mudança de fuso horário. Ora, isto torna-se importante quando se tem aplicações licenciadas através de tokens. Aqui, estamos a analisar as informações de utilização de um mês e, como se pode ver, estão codificadas por cores, certo? A maior utilização ocorre por volta da meia-noite do fuso horário central. Podemos deduzir algumas coisas aqui: vemos que não estamos otimizados, que as pessoas ficam a utilizar a licença por muito tempo ou que os processos de checkout são demorados durante os fins de semana; isso é visível aqui. Mas, mais importante ainda, a forma como os tokens funcionam é que existe um peso ou valor de token que é cobrado todos os dias e, à meia-noite ou às 00:01, é cobrado outro conjunto de tokens. Assim, aqui é possível calcular qual é o fuso horário ideal. Deixem-me mostrar-vos o que fizemos neste exemplo específico. Calculámos o fuso horário ideal com base no custo dos tokens, e o peso dos tokens correspondia ao fuso horário europeu ou de Londres. Mas podem, de facto, calcular qual será essa diferença para a vossa organização. Assim, podem ver que, se fizerem essa alteração, esta poupança específica seria de 124 000 dólares. Já vi esse valor muito maior, já o vi menor. Mas uma das coisas mais interessantes é que esta é a medida mais simples que pode tomar para poupar dinheiro na sua organização, porque a única coisa que é necessária é alterar o relógio no servidor de licenças onde se encontra o gestor de licenças que fornece os tokens. Portanto, isto é extremamente simples e pode, mais uma vez, calcular qual seria o impacto para a sua organização e otimizá-la. Portanto, trata-se de uma oportunidade fácil de aproveitar, que é realmente simples de implementar e que pode ser posta em prática a qualquer momento.

[13:25] Agora, vamos analisar o MATLAB no modelo de licenciamento concorrente. Isto é semelhante ao que vimos anteriormente, mas este cliente em particular tinha vindo a trabalhar nisto com dedicação, embora não dispusesse realmente de uma ferramenta de monitorização de utilização; assim, conseguiu implementar uma solução que o ajudasse a obter mais informações. Aqui, podemos ver que as poupanças variam entre 9 e 30 por cento. Devo referir que analistas como a Gartner, a Forrester e a IDC estimam a poupança resultante da utilização de uma solução de medição de utilização em 30 por cento; esse é, portanto, o seu padrão genérico do setor e, claro, vemos que este valor varia. Trata-se de uma estimativa muito conservadora. No entanto, isto não conta toda a história, porque o que estamos a analisar aqui é o registo de entrada e saída da licença. É óbvio que podemos obter mais poupanças de custos ou uma situação mais otimizada. E devo referir que nem sempre se trata de redução; por vezes, quando fazemos estas análises, verificamos que certas funcionalidades ou aplicações têm licenças em falta, pelo que a situação pode ser em ambos os sentidos.

[14:46] Mas não fica por aí, apenas com o check-in e o check-out. Porque, se analisarmos a relação entre o tempo de atividade e o de inatividade, podemos ver que, nesta aplicação em particular, a taxa de atividade é de apenas 60%. Esta linha azul representa o check-in e o check-out da licença e a linha vermelha representa a utilização ativa. Por isso, analisamos aspetos como o teclado e o rato, mas também a CPU e as E/S. Assim, mesmo que a sua estação de trabalho local esteja inativa, por ter enviado um trabalho para processamento, continuamos a avaliar qual é a verdadeira atividade com base nesses parâmetros. E pode ver que o seu potencial de poupança aumenta ainda mais. Portanto, se quiser passar para o nível seguinte, é preciso ir além do registo de início e fim de utilização — ou da abertura e fecho de uma aplicação — e analisar o que se passa em termos de atividade ativa versus inativa.

[15:40] Ora, isto também ajuda a identificar as pessoas que ficam «acampadas» — é o termo que usamos —, ou seja, que mantêm a sessão aberta por muito tempo numa licença. Vimos isso no mapa de calor, onde as pessoas simplesmente deixam a aplicação aberta à noite e aos fins de semana. E, assim, ajuda-o a identificar esses utilizadores finais específicos que precisam de alguma formação sobre como utilizar a licença de forma mais eficaz na sua organização. Se aprofundarmos ainda mais até ao utilizador individual, podemos ver este exemplo em que, claramente, estão inativos na maior parte do tempo. Aqui, o seu nível de atividade representa apenas 31 por cento do consumo total da licença. Portanto, mais uma vez, há claramente muito espaço para uma otimização adicional do seu licenciamento, o que normalmente leva a poupanças de custos. Ou, como gosto de dizer, «evitar custos», porque esse valor é, na verdade, o mais significativo. Se tiver novos projetos a surgir, se tiver feito uma aquisição, uma fusão ou qualquer outra situação semelhante, a capacidade de impedir uma compra — mesmo que esta esteja aprovada e tenha orçamento —, caso não seja necessária, e de identificar essa necessidade, a «evitação de custos» representará, na verdade, a maior parte da sua poupança de custos.

[17:00] Portanto, é importante conseguir distinguir o que está ativo do que está inativo. Falámos sobre os tokens do ponto de vista do fuso horário, mas quando analisamos os relatórios e o impacto, etc., temos de encarar isso de forma diferente. Eis um exemplo: este é um painel do Power BI, mas pode fazê-lo em vários formatos diferentes. Mas o que se pretende é poder acompanhar e medir a redução do saldo do conjunto de tokens que adquire. Trata-se, normalmente, de contratos de três anos e pretende-se poder verificar qual é o seu saldo, mais uma vez a redução desse saldo, e quais são as tendências do ponto de vista do consumo diário de tokens. Também pode verificar quantos utilizadores tem, quantos hosts diferentes possui e quer fazer uma comparação ano a ano. Porque, mais uma vez, na maioria destes casos, é um pouco complicado: na maioria destes contratos, tem de projetar o que vai acontecer nos próximos três anos e, se ficar aquém e tiver de compensar a diferença, o custo por token é significativamente mais elevado, o custo por dia de utilização. Por isso, é fundamental acertar nisto e, quanto mais informações de utilização tiver, mais análises e mineração de dados poderá realizar. Assim, é importante poder fazer essa comparação mês a mês, analisando as tendências das sessões diárias e o consumo.

[18:13] Deixem-me mostrar-vos outra perspetiva. Aqui está outra perspetiva em que analisamos quais são as diferentes funcionalidades e, em seguida, qual é a funcionalidade mais utilizada por tempo decorrido; ou podemos ver aqui que é o MicroStation, mas o custo mais elevado é, na verdade, o Structural Enterprise. Portanto, se estivéssemos a trabalhar neste relatório em tempo real, poderiam clicar e deslocar isto para verem o consumo por aplicação, etc. Também podem fazer algumas análises de cenários hipotéticos.

[18:53] Alguns fornecedores têm uma cláusula nos seus contratos, e com outros é possível negociar essa cláusula ou negociar uma cláusula mais flexível. O que isso significa é que, se um utilizador final retirar uma aplicação e a devolver num curto espaço de tempo, isso não é contabilizado. Isto é muito comum em ambientes de produção, mas também acontece noutros locais. Mas na linha de produção, os utilizadores abrem uma aplicação, um desenho ou o que for, e fecham-na num intervalo de tempo muito curto. Assim, conseguimos fazer uma análise de impacto para verificar se seria possível negociar um filtro de 15 minutos e qual seria o impacto nos custos. Agora vou dizer-vos que, independentemente do que se passa na vossa organização, quando se entra nestas análises de fornecedores, é importante ter uma lista do que se pretende alcançar nessa negociação com o fornecedor e é preciso ser capaz de identificar o que é imprescindível em comparação com o que é apenas desejável. No que diz respeito aos filtros, se não forem fabricantes, talvez isso seja um «seria bom ter», pelo que podem abdicar disso na negociação; dessa forma, o fornecedor sente que ganhou um ponto, certo, e vocês obtêm um dos vossos «tem de ser» em troca disso. Por exemplo, a Autodesk tem um filtro automático de 10 minutos — nem sequer é preciso negociá-lo —, mas outros fornecedores também o têm e, mais uma vez, pode-se negociar a duração desse filtro, seja de cinco minutos, 15 minutos, etc.

[20:26] A Autodesk alterou recentemente a sua licença flutuante simultânea. Esta mudança está a espalhar-se pelo mundo neste momento; penso que tenha começado na América do Norte e já se arrasta há alguns anos. Tiveram de adiar a data limite devido à pandemia, mas passaram para o que designam por «subscrição por utilizador nomeado» e para os «tokens flexíveis». Agora, quanto à subscrição por utilizador nomeado, as pessoas dizem: «Ah, isso não importa.» Os fornecedores dizem-lhe — não só a Autodesk, mas os fornecedores em geral —: «Estou a facilitar-lhe a vida, já não precisa de um servidor de licenças e, como se trata de uma subscrição por utilizador nomeado, não precisa de se preocupar com quantas licenças precisa ou coisas do género; isto é muito mais fácil para si.» Mas digo-vos: perdem visibilidade. Existem alguns relatórios no portal, mas não são nem de longe tão detalhados, por isso é aconselhável combinar esses dados com as vossas informações de utilização. Temos alguns clientes que os utilizam para validar os relatórios emitidos, não só pela Autodesk, mas por todo o tipo de fornecedores, quando estão sujeitos a um contrato de tipo «por consumo». Mas também têm, se analisarmos qual é a sua utilização real, porque têm o plano «Flex» destinado a utilizadores ocasionais; esses são tokens. Talvez se alguém estivesse realmente a utilizar o software, abrindo-o e fechando-o quando o estivesse a utilizar ativamente, talvez nem precisasse de uma subscrição de utilizador nomeado; talvez pudesse contentar-se com os tokens do plano «Flex». Assim, ao analisar esses dados, é importante poder verificar o tempo decorrido, os dias de utilização, os dias desde a última utilização e, em seguida, calcular quantos desses utilizadores deveriam ter uma subscrição de utilizador nomeado em vez dos tokens «Flex». E, claro, quanto mais se comprar, menor será o preço por token; por isso, se conseguir estimar esse valor, esta é outra forma de tirar partido dos dados de utilização na sua organização.

[22:42] Outro aspeto a ter em conta é que se pode comparar uma coleção com uma licença individual. Deixem-me clicar aqui. Estamos a ver a coleção AEC e, basicamente, a regra geral é que, se utilizarem duas ou mais funcionalidades, sai mais barato adquirir a coleção do que as licenças individuais. Bem, podemos ver neste exemplo de cliente que a maioria destes utilizadores está apenas a utilizar o Revit e, na verdade, não deveria ter uma licença da coleção AEC; deveriam, sim, ter licenças do Revit, com exceção de um pequeno número deles. E mesmo que se observe utilização em duas aplicações, se olharmos aqui em baixo para o Donald Kelly, por exemplo, ele só utilizou o AutoCAD durante 0,02 horas. Portanto, nesse caso, continuaria a fazer sentido ter uma subscrição do Revit com tokens para a utilização dos produtos da Autodesk. Faz sentido? Assim, alguns destes casos com utilização muito baixa, como a Carolyn, com esta utilização muito reduzida, e a Diana Cruz, provavelmente nem sequer deveriam ter uma subscrição; deveriam utilizar apenas os tokens flexíveis, que lhes podem ser atribuídos para o Revit.

[24:01] Então, a próxima informação que tenho aqui é o número de dias desde a última utilização. Não se deve manter as licenças atribuídas, pois as pessoas mudam-se, mudam de emprego, saem da empresa, entre outras coisas. E se não tiver um fluxo de trabalho para seguir — e a maioria das empresas não tem, por isso não se sinta mal —, quer dizer, como é que, quando alguém sai da empresa, sequer é notificado? Sabes, isso faz parte do fluxo de trabalho, o facto de sequer seres notificado? Podem ser removidos do teu Active Directory, mas ninguém te disse para os retirar. Por isso, queres ser capaz de identificar essas pessoas que já não estão a utilizar essas licenças, para que possas cancelar a sua atribuição; assim, elas voltam para o conjunto de licenças disponíveis e poderão ser atribuídas a outras pessoas. Mais uma vez, trata-se de evitar custos. Isto é realmente fundamental em qualquer contrato de utilizador nomeado. E, no que diz respeito a alguns destes utilizadores nomeados, alguns fornecedores têm-nos de forma que continuam na rede a utilizar um servidor licenciado; outros estão vinculados a um anfitrião; e outros ainda estão vinculados a um nome, mas a gestão das licenças é feita na nuvem.

[25:02] E, por fim, o último exemplo que vos vou apresentar hoje é uma licença com um bloqueio de 30 dias. Neste caso específico, o cliente tinha o Anovia, e o Anovia tem um bloqueio de 30 dias, o que significa que, quando se ativa uma licença, independentemente de a devolver, essa licença fica bloqueada para esse utilizador específico durante 30 dias. Assim, podem ativar e desativar a licença quantas vezes quiserem durante esse período de 30 dias. Mas depois, se quisermos analisar os utilizadores distintos, devemos fazê-lo numa base diária, e não anual. Aqui podemos ver que este cliente tinha muitas licenças: 8 326, para ser exato. E se analisarmos o custo por item, vemos que não é muito: são 250 dólares; provavelmente a maioria das pessoas nem sequer prestaria atenção a isso, certo? Quer dizer, tenho coisas mais importantes com que me preocupar. Mas garanto-vos que é preciso saber analisar estes dados. Porque, se analisarmos o número de utilizadores distintos por dia, percebemos que só são necessárias 4 950 licenças, e esse único item representa uma poupança superior a 800 000 dólares.

[26:13] Então, o que gosto de dizer às pessoas é que toda a gente classifica os seus fornecedores com base na despesa, certo? Ou seja, de cima para baixo: quais são os meus 10 principais, os três principais, ou o que for, classificando os fornecedores de acordo com a maior despesa. Mas também é importante analisar o custo individual, porque, dependendo do fornecedor, algumas dessas licenças chegam a custar 50 000 dólares, 100 000 dólares; por isso, deve analisar cada licença individualmente, identificar as mais caras e dar-lhes atenção especial. Mas há também o custo total por rubrica. Portanto, se multiplicarmos os 250 dólares por 8 000, certo, é uma despesa bastante avultada. Assim, mesmo que o custo individual seja baixo, a despesa total com essa aplicação é elevada, o que nos leva a analisar isso mais a fundo para ver se estamos numa posição otimizada. Portanto, neste portfólio, ultrapassa os dois milhões de dólares, e posso dizer-vos que isso não é invulgar, especialmente se não tivessem tido acesso a essas informações anteriormente. Todos sabemos como funciona: entram-se nas negociações e os fornecedores fazem as suas sugestões e dizem-vos do que precisam. É preciso ter os vossos próprios dados para que, quando entrarem nessas negociações, já saibam o que se passa.

[27:25] Tenho outro exemplo em que um cliente do setor aeroespacial, cujo fornecedor estava a passar de um modelo de licença simultânea para um modelo de utilizador nomeado, tinha feito o seu trabalho de casa. E assim, isso iria custar — iria acrescentar três milhões de dólares ao custo do seu contrato, sem qualquer alteração na sua utilização. Por isso, conseguiram apresentar essa informação na negociação e isso mudou tudo. Conseguiram, assim, negociar uma redução significativa do preço quando mudaram para esse contrato de utilizadores nomeados. Estes são apenas alguns exemplos, entre muitos outros, de como pode tirar partido dos dados de utilização na sua organização e quais podem ser os impactos.

[28:06] Se precisar de ajuda, contacte os nossos consultores. Teremos todo o prazer em ajudar. No final, irá ver um botão de «30 minutos», através do qual poderá marcar uma reunião individual de 30 minutos com um dos nossos consultores. Mas, para o ajudar a otimizar a sua situação, mais uma vez, trata-se de identificar a licença certa para a pessoa certa, no momento certo. Portanto, tem licenças a faltar em algumas áreas ou licenças a mais noutras? E também é importante conseguir aplicar essa componente de custos, porque não quer perder tempo a analisar pormenores; muitas vezes, os fornecedores adicionam funcionalidades que podem não ter qualquer custo para eles, e não quer perder tempo com isso. O que quer é poder concentrar-se nos itens mais dispendiosos, para que possa otimizar isso e conseguir essa redução de custos para a sua organização.

[28:54] No que diz respeito à conformidade, como sabem, alguns destes fornecedores realizam auditorias, e a conformidade funciona de forma um pouco diferente. Já falámos sobre a conformidade em termos de localização, mas também, por exemplo, no caso da subscrição por utilizador nomeado, é possível utilizá-la num número ilimitado de dispositivos, mas não em simultâneo. Por isso, é preciso ter cuidado e, idealmente, dispor de alguma forma de identificar rapidamente se alguém está no escritório a trabalhar e deixou acidentalmente o computador ligado, ou não pensou numa questão de conformidade, e depois foi para casa e abriu novamente a aplicação num computador diferente. E isso constitui, portanto, uma questão de conformidade na vossa organização.

[29:32] Poupança de custos, temos falado disso o tempo todo. É óbvio que não te importas de gastar dinheiro, é assim que ganhas a vida, certo? Queres que a tua equipa seja produtiva, mas não queremos pagar por coisas que já não estamos a utilizar. E não hesite em contactar e procurar outras pessoas no setor que tenham conhecimentos especializados que o possam ajudar, apoiar e complementar a sua equipa. E é isto que digo a toda a gente: tudo começa com a medição, tudo começa com os dados. Por isso, se ainda não está a fazer nada neste sentido, aconselho-o a começar agora. Descubra como pode começar agora, para preencher essa lacuna de informação na sua organização.

[30:18] E assim terminamos por hoje. Sei que a Mae falou em abrir espaço para perguntas no chat, mas, aparentemente, quando configurámos o nosso GoToWebinar, a opção de chat não ficou ativada. Por isso, vou dizer-vos que, se tiverem perguntas — uma vez que também não podemos ativar o vosso microfone, por se tratar de um webinar —, peço-vos que me enviem um e-mail. Aqui está o meu endereço de e-mail: lcole@openit.com. Responderemos a todas essas perguntas. E, tal como mencionámos, podem marcar uma consulta de 30 minutos comigo ou com qualquer um dos nossos outros consultores ou arquitetos de soluções, e teremos todo o prazer em falar sobre a vossa organização e sobre o que se passa.

[31:05] E Mae, vou antecipar-me um pouco aqui, por isso vou mudar um pouco o plano. Mas uma das perguntas que nos fazem, e vou abordá-la agora, é: «Bem, o que faço se não tiver uma solução, se não tiver uma ferramenta, se não tiver nenhuma forma de medir estes dados? Ainda assim posso fazer isto?» E a resposta é: sem dúvida. Podemos ajudar-te; não precisas de ter os nossos produtos para que te possamos ajudar, mas eles ajudam, sem dúvida. É um processo muito manual quando não tens uma solução na tua organização, mas se tiveres alguma outra solução — seja a nossa ou qualquer outra —, teremos todo o gosto em ajudar-te e podes fazê-lo mesmo sem uma ferramenta. Então, Mae, vou passar-te a palavra para encerrarmos esta sessão. Gostaria apenas de encorajar toda a gente: enviem-me um e-mail ou marquem uma reunião individual comigo ou com qualquer um dos meus colegas, e teremos todo o gosto em analisar o vosso ambiente específico e as vossas questões concretas, ajudá-los e, talvez, indicar-vos o caminho certo. Agradeço imenso o tempo de todos.

[32:05] Mae: Muito obrigada, Linda. Temos aqui apenas uma pergunta do Facebook. Sim, diz o seguinte: quais são alguns indicadores-chave de desempenho ou métricas que podem ser utilizados para avaliar o sucesso de iniciativas baseadas em dados?

[32:30] Linda: Então, diria que, acima de tudo, é a eficiência das licenças. Por outras palavras, quando analisamos a percentagem do que se possui em comparação com a percentagem do funcionamento normal, qual é a relação entre ambas. E depois, se quiserem levar isto para o nível seguinte, claro, qual é essa relação entre o que está ativo e o que está inativo. Esse é provavelmente o KPI, ou indicador-chave de desempenho, mais comum que vemos os clientes a analisar para compreenderem quão eficazes são na gestão da sua posição de licenças. Podemos, sem dúvida, analisar diferentes componentes. Algumas pessoas abordam isto em termos de «licenças em espera»; basicamente, é possível atribuir uma métrica a qualquer aspeto, e diferentes empresas têm culturas distintas e utilizam métricas diferentes, se assim se quiser. Mas teremos todo o gosto em discutir os seus casos específicos com mais pormenor, basta enviar-me um e-mail ou ligar-nos. Mas diria que o mais comum é analisar essa relação entre o que possui e o que está a utilizar.

[33:48] Mae: Excelente pergunta, muito obrigada, Linda, e com isto terminamos o nosso webinar de hoje. Foi uma sessão fantástica contigo, Linda, muito obrigada. Agradeço o tempo de todos e espero ter notícias vossas em breve. E obrigada também a todos os participantes por se terem juntado ao webinar de hoje. Um lembrete rápido: este webinar foi gravado e pode ser revisto imediatamente após esta transmissão ao vivo, mas também iremos publicá-lo no nosso site, juntamente com a apresentação da Linda. Agradecemos a vossa presença hoje. Visitem o nosso site para ver os nossos próximos eventos em openit.com, ou contactem um dos nossos Consultores de Soluções para uma consulta individual gratuita, para falarmos sobre os vossos ambientes específicos. Temos todo o prazer em ajudá-los na vossa jornada de otimização de software. Mantenham-se sempre atualizados, sigam-nos nas redes sociais. Mais uma vez, sou a Mae, a vossa anfitriã de hoje. Obrigada e fiquem bem. Adeus a todos.