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HEXAGON ISL: Análisis de uso para ahorrar costes
- 10 de julio de 2024
- 30 minutos
Aprenda a aprovechar realmente Hexagon ISL y a transformar su gestión de activos de software optimizando la utilización de licencias, garantizando el cumplimiento de las normativas e impulsando un importante ahorro de costes. Nuestra arquitecta de soluciones, Linda Cole, demostrará cómo aprovechar el análisis de uso para crear informes reveladores, realizar un seguimiento del consumo y el rendimiento, y comparar el uso con los presupuestos y las referencias del sector.
- Información sobre los tipos de licencia: Obtén una visión general completa de los tipos de licencia de Hexagon ISL y de cómo funciona cada uno de ellos
- Comparación de modelos: Conoce las diferencias clave entre los tipos de licencia «Concurrent Standard» y «Concurrent Extended»
- Información detallada: recopila datos de uso detallados que van más allá de las herramientas estándar de generación de informes de Hexagon ISL para comprender los patrones de uso reales.
- Optimización de costes: Aprovecha la información obtenida para mejorar el rendimiento de las licencias y reducir los costes de software
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En este seminario web
La licencia «Concurrent Standard» (CS) de Hexagon ISL permanece activa durante 12 horas y, a continuación, se bloquea durante un periodo de espera adicional de 12 horas, mientras que la licencia «Concurrent Extended» (CX) funciona con un ciclo real de 24 horas, una distinción que determina de forma sutil qué tipo de licencia necesita realmente una organización. Open iT La arquitecta de soluciones Linda Cole analiza ejemplos reales de datos de uso en los que se comparan el consumo de las licencias CS y CX, mostrando ahorros de hasta el 57 % y comportamientos como el «license camping» (dejar una aplicación activada e inactiva) y el «license hogging» (un usuario que ocupa varias licencias a la vez), que solo los datos de uso pueden detectar.
Lo que aprenderás
- Por qué identificar las licencias sin uso es siempre el primer paso antes de cualquier renovación o negociación de ajuste de Hexagon.
- Cómo la trayectoria de Hexagon —fundada en 1992, con más de 170 adquisiciones entre 2000 y 2022, y una transición de los dongles HASP al gestor de licencias SPLM y, posteriormente, a la actual plataforma ISL basada en la nube— explica por qué su sistema de licencias se ha vuelto tan complejo.
- Cómo determinar si un usuario necesita una licencia CS o CX observando la frecuencia con la que supera el umbral de 12 horas de CS, ilustrado con ejemplos reales de Smart Instrumentation, Smart Review, Smart Construction, Smart P&ID y Smart Electrical.
- Cómo la consolidación de «almacenes de claves» fragmentados (que a menudo son herencia de adquisiciones) redujo los costes de licencia para clientes reales, sin necesidad de fusionarlo todo en uno solo.
- Cómo combinar los datos de consumo de los contratos de tarifa fija más recargos por exceso de uso, y por qué conocer tu consumo real refuerza tu posición negociadora incluso en paquetes que no incluyen un desglose detallado de los costes.
- Cómo analizar el uso en un entorno mixto de licencias SPLM e ISL, una situación que Open iT observa con frecuencia durante las migraciones de clientes en curso.
Marcas de tiempo de los capítulos
00:06 Presentación de la ponente Linda Cole
03:07 La historia, el alcance y la evolución de las licencias de Hexagon AB
04:28 Tipos de licencia de Hexagon ISL: CS, CX, basada en token, vinculada al host, de usuario específico
06:11 Punto de partida de cualquier negociación: identificar las licencias de uso cero
07:26 Los almacenes de claves y por qué su consolidación puede reducir los costes
10:01 Análisis de la situación actual y el ejemplo del ahorro del 57 %
12:12 Ejemplo de licencia CX: acaparamiento de licencias y el umbral del 99 %
14:10 Instrumentación inteligente: detección del uso excesivo de licencias por parte de los usuarios
15:53 Smart Review: detección del uso indebido de licencias
20:49 Smart Construction y Smart P&ID: grandes bases de usuarios, comportamiento de acaparamiento
24:52 Resumen de buenas prácticas
28:18 Turno de preguntas y respuestas del público
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[0:06] Dorcas: Buenos días, buenas tardes y buenas noches a todos. Gracias por participar en el seminario web de hoy titulado «Análisis del uso de Hexagon ISL para impulsar el ahorro de costes». Me llamo Dorcas y seré vuestra anfitriona hoy. Hexagon ISL permite una gestión eficaz de las licencias de los productos de Hexagon, pero sus funciones de generación de informes no ofrecen una visión completa del uso real de las licencias. En este seminario web, Linda Cole, arquitecta de soluciones de Open iT , mostrará cómo un análisis detallado del uso de las licencias puede generar informes y visualizaciones reveladores que comparan el uso con los presupuestos y los valores de referencia del sector. Este enfoque permite una mejor gestión de las licencias y un ahorro sustancial de costes.
[0:54] Antes de empezar, os animo a todos a que enviéis vuestras preguntas por correo electrónico a webinars@openit.com. También estamos atentos a las secciones de comentarios de LinkedIn y Facebook, y nuestro ponente las abordará durante la sesión de preguntas y respuestas. Y si no tenemos tiempo o no podemos responder a vuestras preguntas, nos pondremos en contacto con vosotros por correo electrónico para daros la respuesta.
[1:26] Nuestra ponente lleva desde 2014 impartiendo conferencias en el sector y reside en Houston. Se trata de una consultora de alto nivel, llena de energía, con más de 35 años de experiencia en diversos ámbitos del sector tecnológico. Es una líder contrastada que ha desempeñado una combinación única de responsabilidades tanto en pequeñas como en grandes empresas, y le apasiona crear negocios de éxito. Actualmente ayuda a sus clientes a resolver sus problemas empresariales relacionados con las licencias de software. Señoras y señores, den la bienvenida a Linda Cole.
[2:04] Linda: Muchas gracias, Dorcas, por esa presentación, y bienvenidos todos al seminario web de hoy, cuyo tema, como es obvio, es Hexagon ISL. Vamos a repasar rápidamente el orden del día. Haremos un breve repaso de la historia de Hexagon y hablaremos un poco sobre los diferentes tipos de licencias que existen, lo que sin duda aumenta la complejidad. Vamos a profundizar un poco, por así decirlo, en el análisis de los datos de uso y en cómo los consultores de Open iT ayudamos a los clientes a analizar esos datos si deciden recurrir a nosotros. Pero, independientemente de si disponéis o no de la solución « Open iT », analizar en profundidad el uso os ayudará realmente a tener una visión más clara. Te mostraremos que disponemos de muchos puntos de datos diferentes que te ayudarán a obtener una visión más completa y de 360 grados. Concluiremos con las mejores prácticas y una ronda de preguntas. Así que, ¡vamos a ello!
[3:07] Para mí, Hexagon AB tiene una historia bastante interesante, por así decirlo. Se fundó en 1992 y, obviamente, ha crecido enormemente desde entonces. Actualmente cuenta con más de 24 500 empleados repartidos en 50 empresas diferentes. Sus ingresos han superado ya los 5.5 mil millones de dólares estadounidenses, y creo que acaban de superar a Autodesk en términos de ingresos, así que es una empresa bastante grande. Pero lo que me pareció realmente interesante es que, entre 2000 y 2022, han llevado a cabo más de 170 adquisiciones. Aquí tengo algunas de ellas enumeradas, pero ya te puedes imaginar que la gestión de licencias es muy compleja en este nicho de ingeniería en el que nos movemos; esta es nuestra especialidad, nuestro punto fuerte. Pero ya os podéis imaginar que incorporar todos estos productos y títulos de software diferentes lo complica aún más. En el caso de este proveedor en concreto, al principio utilizaban una licencia con dongle, una licencia HASP Hardlock, y luego pasaron a un gestor de licencias utilizando el gestor SPLM. Pero de lo que hablamos hoy es de su nuevo gestor de licencias basado en la nube, conocido como ISL.
[4:28] Así pues, en la cartera de ISL hay muchos tipos diferentes de licencias. La CS, que significa «concomitante estándar»; la CX, que es «ampliada»; las basadas en servidor, las basadas en token, las vinculadas al host, las de usuario designado, etc. Estas están disponibles tanto en versión perpetua —y se pueden transferir algunas licencias perpetuas desde SPLM—, pero cualquier licencia nueva se denomina «arrendamiento» o «suscripción». Hoy nos vamos a centrar especialmente en las licencias de tipo CS frente a las de tipo CX. Y para aquellos que quizá no lo sepan, la CS, o «concurrent standard», es una licencia de 12 horas. Esto significa que los usuarios finales pueden abrir y cerrar esa aplicación tantas veces como quieran durante un periodo de 12 horas. Pero hay que tener en cuenta que, tras ese periodo de 12 horas, la licencia queda bloqueada durante el periodo de caducidad, que es de otras 12 horas. Así pues, en el análisis de hoy que os voy a mostrar, vamos a comparar y contrastar el uso de CX frente al de CS. Así, veréis que un cliente que solo tenía licencias CS acabó utilizando más de ellas debido a la forma de trabajar de sus usuarios finales, que necesitaban más de 12 horas, frente a la licencia concurrente, que cubre un periodo de 24 horas. Pero, ¿cómo saber qué tipo de licencia necesitáis? Obviamente, hay una diferencia de coste y probablemente necesitéis una combinación de ambas, pero cada cliente es diferente.
[6:11] Así que, cuando nos adentramos en el análisis de datos, lo que vemos es que no solo cada cliente es diferente, sino que todos tenéis vuestro propio ADN, vuestra propia cultura, vuestro propio negocio y vuestra propia forma de utilizar estas diversas aplicaciones. Por lo tanto, hay que tener todo eso en cuenta, pero se necesitan algunos datos para averiguarlo. Ahora bien, lo que recomiendo al abordar cualquier ajuste de facturación o negociación contractual es que lo primero que debéis hacer es averiguar por qué estáis pagando por algo que no utilizáis en absoluto. Para ello, solo necesitáis disponer de un informe que lo muestre; es cierto que algunos de estos elementos no conllevan ningún coste —por ejemplo, vienen incluidos en un servicio de atención al cliente—, pero otros sí tienen un coste asociado. Ese es precisamente el primer punto por el que debéis empezar. Te puedo asegurar que, cuando te sientes a negociar con el proveedor y le muestras un informe que dice: «Estas son todas las aplicaciones por las que he estado pagando pero que no utilizo», la conversación cambia por completo. Porque, por supuesto, queremos que ganen dinero —todos estamos en el negocio para ganar dinero—, pero no quieres pagar por cosas que ya no utilizas.
[7:26] Veamos esto primero y hablemos un momento de los «key stores». En Hexagon ISL, que es un portal de proveedores basado en la nube para la gestión de licencias, hay lo que Hexagon denomina «key stores». Mi primer análisis al respecto se remonta a hace unos cinco o seis años, y el cliente con el que trabajaba utilizaba los almacenes de claves para segmentar su negocio. Les parecía fantástico, así que tenían un almacén de claves diferente para cada uno de sus grupos o divisiones. Pero lo que ocurre es que, cuando se tienen varios almacenes de claves, se tiende a no optimizarlos. Así, es posible que en un almacén haya más claves de las necesarias, mientras que en otro falten. Así que lo que estamos analizando hoy es combinarlas. De nuevo, en Open iT , con nuestra solución, tenemos la capacidad de simular diversas combinaciones diferentes. Y eso es lo que podemos examinar. Aquí tenemos un ejemplo de una tienda de llaves combinada, por así decirlo, para un puñado de aplicaciones, y tenemos el coste.
[8:38] Ahora bien, otra cosa que verás en cuanto a las licencias es que hay de todo tipo. Así que, cuando miras los contratos, hay algunos que son, por así decirlo, una especie de «pago por uso», es decir, pagas por cada vez que lo utilizas. Algunos combinan una cuota fija y, si se supera ese límite —o se excede, sea cual sea la designación que se le haya dado a la cuota fija—, entonces se cobra por ello; y hay todo tipo de combinaciones entre ambas opciones. Así que aquí estamos analizando —de nuevo, esto es solo una parte de una cartera— cuántas licencias poseemos frente a cuántas utilizamos. Y otra cosa importante que quiero mencionar es que, si tu contrato incluye un componente de tarifa fija, he visto contratos en los que se especifican cantidades y otros en los que son ilimitados, así como diversas combinaciones, etc. Pero, en cualquier caso, cuando recibes tu archivo de licencias, este no es ilimitado como ocurre con otros proveedores, sino que, de hecho, incluye unas cifras concretas. Así que, para que puedan fijar un precio en tu paquete de tarifa fija, deben estar asumiendo que utilizas una determinada cantidad de producto, por así decirlo. Por eso es realmente importante: los proveedores dirán «oh, te lo ponemos más fácil, es ilimitado, es una tarifa fija, no tienes que preocuparte por nada», pero, de nuevo, lo que realmente te interesa es saber qué es lo que estás utilizando para poder negociar un mejor precio. Nadie quiere pagar por cosas que no utiliza.
[10:01] Aquí podemos ver el máximo disponible, que representa lo que figura en el archivo de licencias, es decir, cuántas licencias tienes, frente al máximo en uso. Acabamos de hacer el cálculo y utilizamos el término «situación habitual», lo que significa que, si cambiaras tu modelo de licencias y simplemente adquieres licencias por el máximo en uso durante el periodo de tiempo que estés analizando, este sería el ahorro. Se trata de una cifra bastante significativa, pero no es nada inusual; lo vemos constantemente. En este caso, el ahorro es del 57 %. Según Gartner, Forrester e IDC, cuando empiezas a analizar en profundidad tus datos de uso para optimizar tu gestión de licencias, el ahorro suele ser de un 30 % como mínimo. Tenemos clientes —llevamos más de 20 años en el sector— y me han planteado esta pregunta: «Bueno, vale, quizá pueda optimizar los primeros años, pero ¿y después?». Tenemos clientes que llevan 20 años con nosotros, y la razón es que los proveedores no dejan de cambiar, y ahora lo hacen incluso más rápido. Así que modifican sus derechos de uso, sus tipos de licencia, etc. Por eso es realmente importante poder contar con una herramienta de análisis de uso y una solución —y, lo que es más importante, una solución integral— que te ayude.
[11:13] Así que aplicamos lo que llamamos «eficiencia de licencias». Consiste en realizar el cálculo basándonos en el uso real, es decir, analizamos cuánto tiempo se utiliza cada licencia durante el periodo que se está analizando. Por lo tanto, calculamos: de nuevo, en condiciones normales se toma el máximo, pero ¿cuántas licencias necesitamos el 99 % del tiempo? Eso es lo que se ve aquí en este cálculo, y lo que permite calcular la reducción. Ahora bien, diré que nunca vas a… y también tenemos lo mismo para el 95 %; no creo que nunca vayas a decir: «Oh, queremos un 99 % sin restricciones en todos los ámbitos» o una posición del 95 %. Lo habitual es que analices eso y lo evalúes para cada una de las diferentes funciones o aplicaciones de tu cartera. Pero necesitas disponer de estos datos para tomar una decisión más fundamentada.
[12:12] Vamos a analizar este subconjunto que tengo hoy. Esta licencia en concreto es una licencia CX, es decir, la licencia de 24 horas. Y aquí podemos ver que, de nuevo, tenemos 35, pero lo máximo que hemos llegado a utilizar son seis. Aquí arriba tenemos el recuento de usuarios distintos, así que tenemos 28 usuarios que comparten 35 licencias. Por lo tanto, si solo tuvieras estos dos datos, probablemente dirías que, dado que el recuento de usuarios distintos es menor, podrías reducirlo. Pero, ¿lo reducirías a seis? ¿Cuál es el punto óptimo? Aquí podemos ver que el 99 % de las veces se queda en cuatro. Puedes ver que esa cuarta licencia —en este ejemplo solo hay datos de tres meses— es de 23 horas. Así que te proporcionamos todos los datos concretos. Pero podemos ir más allá y preguntarnos: ¿cuál fue el uso de cada usuario individual? Así que podemos analizar las líneas de tiempo y fijarnos en los usuarios individuales y decir: «Vaya, vale, este usuario casi ha alcanzado las 24 horas, así que quizá sí que necesita un CX».
[13:23] En este análisis concreto hemos fijado el umbral en cuatro, lo que significa que, si han superado las 12 horas en cuatro ocasiones —que es lo que hemos calculado aquí—, recomendaríamos una licencia CX, a diferencia de si no lo hubieran hecho. Podemos ver a estos primeros usuarios; muchos de ellos nunca utilizaron la licencia más de 12 horas, por lo que recomendamos una licencia CS, y eso es lo que vais a ver aquí arriba. Así pues, hay una recomendación sobre cuál debería ser la posición optimizada y cuál es ese porcentaje. Voy a repasar varios de estos casos para mostrároslo, ya que podemos observar diferencias según las aplicaciones.
[14:10] Aquí tenemos «Smart Instrumentation»: de nuevo, 35 licencias, pero 22 usuarios distintos y un máximo de nueve. Si nos fijamos aquí, es un poco diferente, porque ahora podemos ver a este usuario, Israel, y nos preguntamos: «Vaya, ¿qué está pasando aquí?». ¿Cómo es posible que tengamos más de 24 horas de uso en un solo día? Y eso se debe a que tiene varias —lo llamamos «acaparamiento de licencias»—: tiene varias licencias activadas al mismo tiempo. Así que esas cifras se suman. Por eso, de nuevo, recomiendo una licencia CX para ese usuario en concreto. Pero esto depende mucho de cada cliente. Algunos clientes no permiten que sus usuarios tengan más de una licencia activada; otros lo limitan; hay ciertas personas, en función de su tipo de puesto y descripción del trabajo, a las que se les permite hacerlo. Pero a veces, si se tienen servidores de aplicaciones, esto ni siquiera es intencionado: un usuario puede acceder a un servidor de aplicaciones o a un servidor de terminales, estar trabajando y, al terminar, hacer clic en la «X» y cerrar la ventana en lugar de cerrar la sesión, lo que provoca esta situación. No tiene por qué ser ese el caso aquí; solo digo que es conveniente poder ver los datos para analizarlos en profundidad y comprender qué está sucediendo desde la perspectiva del comportamiento de los usuarios. Y así, aquí podemos ver que hay algunas personas que están acaparando la licencia. Pero si desglosamos esta recomendación en términos de usuarios —es decir, el recuento de usuarios—, podemos analizarla y aplicar la conclusión de que, tal vez, solo el 9 % de estos usuarios necesite ese tipo de licencia.
[15:53] Aquí tenemos «Smart Review». Volvemos a analizar los mismos datos: el máximo de uso es mucho menor que el máximo disponible, y el número de usuarios distintos es menor. Pero aquí vamos a volver a observar lo mismo: hay algunos usuarios que utilizan varias licencias, lo que hace que la cifra aumente. Pero aquí arriba también podemos ver que, en los periodos continuos de 24 horas, la cifra desciende y vuelve a repuntar. A esto es lo que llamamos «camping». Ahora bien, esto podría deberse a que este usuario está ejecutando una tarea, o podría ser simplemente que haya abierto la aplicación y la haya dejado abierta, ¿verdad? Por eso queremos entenderlo, para poder formar a esos usuarios y hacer que sean más responsables, por así decirlo, y decirles: «Oye, si no lo estás usando, devuelve la licencia». Así que este es un porcentaje mucho más alto en cuanto a la recomendación, pero, de nuevo, para verlo, hay que analizarlo en detalle hasta llegar a la aplicación concreta.
[16:56] De nuevo, esto formaba parte de un paquete fijo, no era muy caro, pero eran 425 licencias, y solo hemos tenido 44 usuarios distintos que las han utilizado, y estos solo han usado cinco. Así que, aunque forme parte de tu paquete, poder decirle al proveedor: «Oye, no necesito que calcules tantas en mi cartera», creo que podemos llegar a un acuerdo mejor o más optimizado.
[17:25] Ahora bien, este caso tiene mucha más demanda, por lo que es un poco diferente, ya que aquí tenemos más usuarios distintos que licencias. Eso es estupendo, ese es precisamente el objetivo: queremos poder compartir estas costosas licencias. Pero podemos ver que el máximo en uso es mayor que el máximo disponible. Esto ocurre cuando tienes un componente fijo con un número específico y se te permite sobrepasar ese límite. Por lo tanto, el coste real va a variar. Así, los primeros 100, que tienen una tarifa fija, tienen un precio, pero los 10 que superan ese límite tienen un coste diferente. Una vez más, hay que analizar la organización para ver si se desea disponer de ese tipo de capacidad. Pero aquí podemos ver que el 99 % de las veces solo necesitamos 93, así que es una decisión empresarial. De hecho, he tenido un cliente que decía: «No me importa lo que cueste». No les preocupaba la optimización de costes; su postura era: «No nos importa lo que cueste, no queremos bajo ningún concepto que se produzca un rechazo o que alguien no pueda abrir una aplicación cuando la necesite». Así que, de nuevo, se trata de una decisión empresarial que debe tomar cada organización por separado. Pero aquí podemos ver que hay algunos usuarios que hacen un uso intensivo del sistema. Una vez más, hay que analizar esos datos para ver si están ejecutando tareas simultáneas, si esa es la configuración que se desea, ese tipo de cosas.
[19:03] Y luego creo que tengo otro caso aquí con Smart Electrical, donde de nuevo contamos con un gran número de licencias y un número reducido de usuarios distintos, pero se da una situación de «acaparamiento» y «ocupación prolongada» de las licencias. En este caso concreto, hay un usuario que permanece conectado de forma continua a la licencia, mientras que hay otro que las acapara, es decir, que utiliza varias licencias simultáneamente. Con la solución « Open iT » disponemos de todos esos datos para poder determinar cuántas licencias se utilizan simultáneamente. Eso es lo que estamos viendo aquí, en la parte inferior de este gráfico. De nuevo, puedes ver cuál es el tiempo de uso transcurrido para cada licencia individual. Puedes analizarlo con detalle; aquí se muestra por días, pero puedes llegar hasta el nivel por horas. Por lo tanto, poder extraer esos datos va a ser realmente importante.
[20:02] Esto es exactamente lo mismo que hemos visto antes, pero aquí he añadido los porcentajes. Así que, si solo quieres echar un vistazo rápido, cuando miramos estos datos, los valores «business as usual» del 99 y el 95 en estos porcentajes se refieren únicamente a las cifras brutas que vemos aquí. Por lo tanto, si fuéramos a pasar de una licencia CX a una CS, ¿verdad?, podemos hacer los cálculos. Si conoces el precio de ambas, el potencial de ahorro es aún mayor. Así que esta cifra puede aumentar, tanto en términos de porcentaje de ahorro como de importe en dólares. Quizá quieras destinar ese ahorro a otra aplicación o a otro proveedor, quizá quieras destinarlo a mejorar los resultados netos, o una combinación de ambas cosas. Pero poder ver esto es importante, y, de nuevo, lo que quieres es que cada céntimo que inviertes te reporte beneficios.
[20:49] Otro ejemplo: este es diferente, ya que se trata de un conjunto distinto de licencias. Pero déjame saltarme esta parte. Tú quieres fijarte en el uso nulo, pero yo quiero centrarme específicamente en estas dos, que son licencias de tipo CS: Smart Construction y P&ID, con costes muy diferentes. Pero nos encontramos con la misma situación, el mismo tipo de análisis en el que tenemos la actividad habitual; aquí tenemos ese 30 % frente al 99 y al 95. Ahora bien, si nos fijamos en este uso… Oh, perdón, aquí hay otra forma de verlo. Tenemos paneles de Power BI, etc., pero a la gente le gusta verlo todo. Así que tenemos tendencias de uso; esto equivale a esa eficiencia de las licencias en la que calculamos el 99 y el 95, los usuarios distintos; aquí nos hemos centrado en Smart Construction. Podemos ver el uso por hora, por semana, etc., y luego desglosarlo por grupos, divisiones, centros de coste, etc. Pero si profundizamos en esto, la cosa cambia un poco: tenemos un número muy elevado de usuarios distintos que comparten un número menor de licencias. Eso es lo que se suele buscar, ¿verdad?, porque se quiere alcanzar la situación más optimizada posible. Pero incluso en esta situación hay un máximo de 175 en uso, y el 99 % del tiempo solo utilizamos 148. Eso es interesante, ¿verdad? Entonces, ¿alguno de estos usuarios debería tener una licencia CX? Bueno, en el caso de este cliente en concreto, como he mencionado, si tienes una licencia CS, esta se bloquea tras 12 horas. Así que, si necesitan usarla más de 12 horas, están utilizando varias licencias. Probablemente debería haber bajado un poco más en esta pantalla para hacer la captura de pantalla, pero se trata de un número muy elevado de usuarios. Pero lo que vemos en los datos es que hay un gran número de usuarios que están utilizando varias licencias. Es un comportamiento diferente, ¿verdad?, al que observamos en los usuarios que utilizan una licencia CX. Así que resulta bastante interesante analizar los datos desde esa perspectiva y averiguar: «Oye, ¿necesito una combinación?», o tendrás que hacer números para ver cuál es el coste de una licencia CS frente al de una licencia CX.
[23:25] Y aquí, en Smart P&ID, volvemos a tener un mayor número de usuarios distintos, y en esta vista concreta se aprecia mucho más fácilmente. Tenemos a este usuario que presenta un mayor porcentaje o un mayor tiempo transcurrido, pero se puede ver que, en un momento dado, estaba utilizando 70 licencias, ¿verdad? Vaya. Así que, si esa es realmente la forma en que necesitan trabajar, os recomendaríamos que les proporcionaseis una licencia CX. Aquí también hay un par de ejemplos más. Espero que esta comparación os haya sido útil, pero quiero mostraros otra perspectiva. Hemos analizado en profundidad a un usuario concreto que acaparaba licencias, y quizá estuviera ejecutando tareas, etc., porque podemos ver que utilizó varios hosts cuando tenía esas aplicaciones. Así que en algunos hosts utilizaba varias a la vez, pero, de nuevo, en general se puede ver que utilizaba varios hosts para esa misma aplicación a lo largo del tiempo. De nuevo, podemos profundizar en esos datos y ver el máximo de uso, el tiempo transcurrido, hasta llegar al día y a la hora. Es simplemente otra forma de analizar los datos y profundizar en ellos para averiguar qué está pasando.
[24:52] En resumen, hoy voy a decir lo siguiente, independientemente del proveedor que estéis barajando: primero, identificad lo que no estáis utilizando. Analicemos ese uso nulo. Y, concretamente en el caso de Hexagon, si tienes algunas licencias perpetuas heredadas, debes asegurarte de que las estás utilizando antes de pasar a las licencias de alquiler. Lo mismo ocurre: debes asegurarte de que, ahora que tienen una combinación de tarifa fija más el exceso de uso —es decir, cuando se supera el límite—, se produce un ajuste; la mayoría de los que he visto son trimestrales. Pero es mejor que utilices tus licencias de tarifa fija antes de superar ese límite. Si tienes la posibilidad de fusionar los almacenes de claves —como mencioné, la primera vez que lo hice fue hace unos cinco o seis años, y otra más recientemente el año pasado—, tenían varios almacenes de claves debido a adquisiciones, ya que habían comprado varias empresas diferentes, y pensaban: «Genial, podemos mantenerlos separados». Pero una vez que fusionaron esos almacenes de claves, pudieron reducir significativamente su coste de licencias. Y lo mismo podría decirse de las desinversiones, ¿verdad? Si tienes algo entre manos, puedes aprovecharlo. Así que no estoy diciendo que solo debas tener un almacén de claves, sino que debes tomar decisiones deliberadas sobre tus almacenes de claves para ayudarte a tener una posición más optimizada.
[26:30] Y, a continuación, decide qué tipo de licencia te conviene más. Dependerá de cada organización, claro, y de cómo trabajen tus usuarios y de los tipos de proyectos en los que estén trabajando. Pero asegúrate de analizar esos datos para determinar si puedes hacerlo. Ahora bien, esto depende mucho de cada cliente, pero ¿quieres limitarlo a una licencia por persona? ¿O quieres limitar a una licencia a la mayor parte de la organización, a la mayoría de los usuarios, pero quizá hay un pequeño subconjunto que, debido a los proyectos en los que trabajan, podría necesitar más? Ya sabes, quieres segmentar eso. Realmente puedes ajustar con precisión; supongo que ese es el mensaje aquí: ajustar con precisión la configuración de lo que tus usuarios están autorizados a utilizar. ¿Quieres establecer un horario para las licencias de tipo CS? Y lo que eso significa es, perdón, que puedas decir que estas licencias solo están disponibles de 6:00 a. m. a 6:00 p. m. o de 7:00 a. m. a 7:00 p. m.? Pero si eres una organización global, puede que eso no funcione y que necesites otra cosa. Y luego fíjate en esos paquetes de tarifa fija para ver qué pasa, porque, de nuevo, tienen que fijar un precio en algún punto; ese precio viene de algún sitio, así que están haciendo una estimación o un cálculo sobre cuánto creen que vas a utilizar para poder calcular cuál debería ser ese precio.
[28:00] Con esto terminamos. Solo me quedan un par de minutos, pero voy a ceder la palabra a Dorcas para que responda a las preguntas antes de dar por concluida la sesión. Os agradezco mucho a todos vuestra asistencia hoy.
[28:18] Dorcas: Sí, gracias, Linda, por tu presentación. Tengo aquí algunas preguntas de nuestros asistentes. Bien, la primera pregunta es: ¿qué hay de los otros tipos de licencia que mencionaste en el seminario web? ¿Tienes algún análisis sobre ellos?
[28:32] Linda: Claro, por supuesto que podemos ayudarte. Pero, como ves, hoy apenas he tenido tiempo para repasar todos esos escenarios diferentes solo en lo que respecta al servicio al cliente y a la experiencia del cliente. Pero déjame hacer un inciso: tenemos la posibilidad, o mejor dicho, tú tienes la posibilidad, de ponerte en contacto con nosotros para una consulta gratuita de 30 minutos con uno de nuestros asesores. Puedes escanear este código QR o simplemente entrar en openit.com. Como ya he mencionado, cada cliente es diferente, así que no dudes en ponerte en contacto con nosotros; nos encantaría mantener esa conversación contigo, hablar de tu situación y ver algunos ejemplos.
[29:12] Dorcas: Vale, gracias. Una pregunta más. Pregunta: «¿Y si sigo teniendo licencias de SPLM y Hexagon ISL? ¿Cómo se analiza eso?».
[29:19] Linda: Sí, es una pregunta estupenda. Hemos realizado numerosos análisis para clientes que tienen ambos tipos de licencias y tenemos la capacidad de combinarlas. Como creo que mencioné anteriormente, no veo mucho solapamiento a nivel de funcionalidades, pero aún así conviene analizar el conjunto de la cartera. Y sin realizar ningún cambio, tenemos la capacidad de combinar esos datos para poder examinar toda la cartera y realizar el mismo tipo de análisis. En cuanto a que ahora las licencias son diferentes, es cierto, en SPLM son simultáneas, mientras que en CS y CX no, sí, pero por supuesto que podemos realizar el análisis y combinar toda la cartera. Es una pregunta estupenda porque lo veo muy a menudo; veo muchas combinaciones de este tipo. Normalmente, las nuevas versiones de las funciones te obligan a hacerlo, ¿verdad? Todas están pasando a ISL, pero sigo viendo un gran número de clientes que tienen ambas.
[30:26] Dorcas: Vale, muy bien, gracias. Una vez más, gracias, Linda, por compartir esas ideas y responder a esas preguntas. Pero antes de dar por concluido este seminario web, ¿tienes alguna palabra de despedida para nuestros asistentes?
[30:35] Linda: Solo quiero dar las gracias a todo el mundo. Estoy segura de que os habéis dado cuenta de que mi pasión es profundizar y analizar estos datos. Por eso nos encanta ayudar a los clientes a entender cómo funcionan sus licencias. Es un tema tan complejo que resulta muy difícil; se necesita, por así decirlo, un gran equipo para hacerlo. Así que os agradezco a todos vuestra asistencia hoy. Espero que hayáis aprendido algo y, por favor, no dudéis en poneros en contacto con nosotros; nos encantaría mantener una conversación más detallada con vosotros.
[31:06] Dorcas: Muy bien, gracias, Linda. Os recuerdo brevemente que este seminario web se está grabando y que la grabación se enviará a vuestra dirección de correo electrónico corporativa registrada. Además, no olvidéis volver a uniros a nosotros en nuestro próximo seminario web, en el que profundizaremos en el análisis de uso. Síguenos en las redes sociales, no te olvides de seguirnos y suscribirte: Open iT, Inc. Envíanos un correo electrónico a getstarted@openit.com para empezar hoy mismo tu proceso de optimización de software. Una vez más, soy Dorcas, vuestra presentadora. Muchísimas gracias y cuidaos. Gracias a todos.
Sobre el Presentadores

Linda Cole
Arquitecto de soluciones
Linda Cole es arquitecta de soluciones en Open iT, con sede en Houston, y ponente del sector desde 2014. Lleva casi una década ayudando a los clientes a resolver problemas empresariales relacionados con las licencias de software. Nota: en esta página se indica «más de 35 años» de experiencia en el sector tecnológico; en otros seminarios web de Open iT se mencionan «25 años» y «40 años»; véase el apéndice para más información sobre esta discrepancia recurrente.
Preguntas frecuentes
Sí. El seminario web se centró en las licencias «Concurrent Standard» (CS) y «Concurrent Extended» (CX) por motivos de tiempo, pero Open iT también puede analizar los tipos de licencia de Hexagon ISL basadas en tokens, vinculadas al host y para usuarios específicos. Se anima a las organizaciones a solicitar una consulta gratuita para analizar su combinación específica de licencias.
Open iT pueden combinar ambos tipos de licencia en un único análisis a nivel de cartera, aunque sus condiciones de licencia sean diferentes (SPLM es solo de uso simultáneo, mientras que ISL incluye los modelos CS y CX). Se trata de una situación habitual, ya que muchas organizaciones aún se encuentran en pleno proceso de migración de SPLM a ISL y acaban gestionando ambas licencias simultáneamente.
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