Parte 2 | Implemente una estrategia de reducción de costes para sus cajas de herramientas de MathWorks

[0:01] Mae: Hola a todos, bienvenidos a la última sesión de nuestra serie de seminarios web de dos partes titulada «Implementa una estrategia de reducción de costes para tus toolboxes de MathWorks». Me llamo Mae y seré vuestra anfitriona hoy. En unos instantes se unirá a nosotros nuestra ponente, Malou Albendia. Antes de empezar, me gustaría animaros a todos a que hagáis preguntas. Enviad vuestras consultas a optimize@openit.com y Malou las responderá todas en la sesión de preguntas y respuestas de su presentación. Si no tenemos la oportunidad de responder a todas las preguntas, nos pondremos en contacto con vosotros por correo electrónico o a través de LinkedIn para contestarlas.

[0:40] Con 10 años de experiencia en el sector del software, Malou trabaja actualmente como arquitecta de soluciones en la oficina de Noruega de Open iT. Cuenta con una amplia experiencia en desarrollo de software, desarrollo de inteligencia empresarial, análisis de datos y gestión y optimización de activos de software. Además, le gusta viajar y recientemente ha visitado las maravillas de España. Malou siempre está dispuesta a afrontar el reto de ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos de optimización de software en diversos sectores verticales, como la ingeniería, la energía, la automoción, la fabricación, la industria aeroespacial y muchos más. Señoras y señores, les presentamos a Malou Albendia.

[1:20] Malou: Gracias, Mae, gracias por esa presentación y, a todos los que os habéis unido a nosotros hoy, gracias por dedicarnos vuestro tiempo. Esta es la segunda parte de nuestra serie de seminarios web sobre la optimización de licencias de MathWorks. Nuestro orden del día: en primer lugar, haremos un resumen de los diferentes tipos de licencia que ofrece MathWorks; a continuación, profundizaremos en la estrategia de reducción de costes y, para terminar, tendremos una ronda de preguntas y respuestas.

[1:53] Muy bien, empecemos entonces con los diferentes tipos de licencia que ofrece MathWorks. Os recuerdo a todos que ya hablamos de esto en detalle en la primera parte de esta serie de seminarios web, así que, si aún no la habéis visto, os animo a que la veáis; creo que tenemos el enlace en el chat o en el mensaje que os hemos enviado. En cualquier caso, la licencia individual está vinculada al usuario; se puede activar en un máximo de cuatro equipos, pero solo se pueden utilizar las aplicaciones en un máximo de dos equipos simultáneamente, y luego se pueden reasignar las licencias hasta cuatro veces en cualquier periodo de 12 meses. La licencia para un ordenador designado está vinculada a ese equipo concreto, lo que significa que varios usuarios pueden compartir esas licencias, pero, por supuesto, no al mismo tiempo. Al igual que en la licencia individual, también puedes reasignar las licencias hasta cuatro veces en cualquier periodo de 12 meses. La licencia de usuario designado en red también está vinculada al usuario, pero en lugar de activar las licencias en ordenadores individuales, debes asignarlas a un gestor de licencias, que se encargará de gestionar el registro y la liberación de dichas licencias. Además, tendrás que utilizar los archivos de opciones para especificar los usuarios que tienen acceso a las licencias. Al igual que en los otros modelos, también puedes reasignar las licencias hasta cuatro veces en cualquier periodo de 12 meses. El usuario concurrente se comparte entre diferentes usuarios, pero en lugar de contar los usuarios únicos, como hacíamos en el modelo de usuario con nombre de red y en el individual, aquí se cuenta el número de usuarios simultáneos. También utiliza un gestor de licencias, por lo que no es necesario activar las licencias en cada ordenador individual; basta con instalar la licencia en el gestor de licencias y este se encargará de gestionar el registro y la liberación de las mismas. Si se ha alcanzado el límite máximo de licencias —por ejemplo, si dispone de 10 licencias y en ese momento ya hay 10 usuarios compartiéndolas—, se emitirá un mensaje de denegación. Así es como funciona la licencia concurrente. El «usuario prorrateado» es un acuerdo empresarial que ofrece MathWorks. Básicamente se trata de un «usuario designado», con la diferencia de que los usuarios se prorratean en función del tiempo transcurrido. Así, un usuario puede ser un usuario completo, como en el caso de un «usuario designado» de red o individual, o una fracción de ese usuario, dependiendo del tiempo acumulado que haya dedicado a utilizar la aplicación en un periodo de 12 meses. Bien, este es el resumen.

[5:05] Estas son las cuatro áreas en las que prevemos que se generarán ahorros, y el seminario web de hoy se centrará en ellas. En primer lugar, el dimensionamiento adecuado, es decir, asegurarnos de que existe una correspondencia entre la demanda y la disponibilidad. Que no superemos las necesidades, lo que supondría un exceso de licencias, ni nos quedemos por debajo, ya que entonces perderíamos productividad y queremos evitarlo. Queremos situarnos en el punto óptimo, en el que dispongamos de las licencias justas para nuestra comunidad de usuarios. La supervisión continua forma parte de ello, así como la recuperación automática de licencias y la identificación de las licencias inactivas. Analizaremos esto en detalle. Aplazamiento de la compra «justo a tiempo»: si no necesitamos comprar ahora mismo, lo mejor sería adquirirla solo cuando la necesitemos. Hay muchas formas de hacerlo. Tenemos que sacar el máximo partido a las licencias que tenemos; quizá haya oportunidades para acuerdos de licencia flexibles, como el pago por uso, por ejemplo. La consolidación, el análisis del ciclo de vida de las aplicaciones, el análisis de los patrones de uso y la detección de usos indebidos. La participación de los usuarios también nos permite ahorrar costes, así que las alertas proactivas las analizaremos en detalle más adelante. El chargeback o showback, y también la gestión de la adopción de aplicaciones.

[6:50] La visibilidad es la base de nuestras iniciativas de reducción de costes. La visibilidad de nuestros derechos de uso: saber qué se nos permite utilizar, qué está instalado —porque a veces compramos licencias pero no las instalamos de inmediato— y, de las que están instaladas, cuáles se utilizan. Independientemente del tipo de licencia, deberíamos poder ver el uso que se hace de ella. Deberíamos poder medir el uso de la aplicación independientemente de dónde esté instalada. Puede que tengáis un entorno muy complicado, pero eso no es excusa: deberíamos poder realizar ese seguimiento. Y lo diré desde el principio: contamos con un producto llamadoLicenseAnalyzer™que ofrece un nivel de detalle tal que nos permite ver el uso hasta el nivel de las cajas de herramientas, independientemente de cómo esté instalada la licencia o la aplicación. Es la única herramienta del mercado capaz de proporcionar ese nivel de información. Así, por ejemplo, en la pantalla que tengo aquí, como sabéis, contamos con estos toolboxes con diferentes tipos de licencia —por ordenador designado, individual y concurrente— y podemos mostrar la información de uso para cada uno de esos tipos de licencia. A veces, esos toolboxes solo se utilizan con un tipo de licencia; por ejemplo, Embedded Coder solo admite usuarios concurrentes, pero en otras ocasiones puede haber una combinación, como en el caso del Signal Processing Toolbox, donde coexisten licencias por ordenador designado y concurrentes. Y es importante conocer esa información para poder iniciar nuestra optimización.

[9:01] Ahora que tenemos visibilidad y sabemos de qué disponemos, y que podemos medir el uso de las licencias en todos nuestros gestores de licencias y en todas las estaciones de trabajo que las utilizan, podemos empezar por lo más sencillo. Es una lista muy sencilla: basta con enumerar todas las aplicaciones y todas las cajas de herramientas que no se utilizan. Esto es aplicable a cualquier tipo de licencia que tengas, ya sea concurrente o de usuario designado, y debería ser una tarea muy fácil. En mi ejemplo, el tipo de licencia es de usuario designado en red y por eso nos fijamos en los usuarios únicos; en mi pantalla he indicado «usuarios distintos». Aparte del hecho de que tenemos varias cajas de herramientas que nunca se han utilizado, también podemos observar que la aplicación MATLAB, aquí en la parte inferior, solo tiene una tasa de utilización del 64 %. MATLAB es un requisito imprescindible para todas las cajas de herramientas; esto indica que hay un exceso de licencias. Deberíamos dejar de pagar por todas estas cajas de herramientas sin usar, especialmente si disponemos de datos de un año más o menos y no las hemos utilizado.

[10:11] ¿Y qué hay de aquellas aplicaciones que se utilizan de vez en cuando, pero no constantemente? Pues bien, podemos plantearnos otros tipos de licencia. Podemos profundizar en los detalles, y ahí radica la ventaja de disponer de una gran cantidad de datos: permite analizar a todos los usuarios, las fechas e incluso llegar hasta la hora exacta. Realmente se pueden realizar muchos análisis. A modo de ejemplo, aquí tengo una lista de usuarios, y solo mencionaré que se puede anonimizar —o se debería poder anonimizar— la información de los usuarios con la herramienta que estéis utilizando. En este momento, en Open iT disponemos de esa funcionalidad: se pueden anonimizar los usuarios. En fin, aquí tenemos la lista de usuarios y las horas que dedicaron diariamente durante todo el mes de abril. El 12 de abril podemos ver que unos cuantos usuarios utilizaron las aplicaciones y que siete de ellos utilizaron la aplicación; este es el día de mayor actividad, el número máximo de usuarios únicos en un día. La mayoría solo utiliza Stateflow unas pocas veces a lo largo de todo el mes, como el usuario 933, que lo utilizó solo dos veces en todo el mes. Ahora bien, si contamos los usuarios —por cierto, esta no es una lista completa de usuarios—, pero si los contamos aquí, hay 37. Y pueden compartir unas cuantas licencias concurrentes en lugar de tener cada uno su propia licencia de usuario designado. Digamos, por ejemplo, que están utilizando las licencias de forma concurrente; estos 37 solo necesitarían siete licencias de usuario concurrentes compartidas entre los 37. Y esta no es la lista completa; hay un gran número de usuarios que pueden compartir estas pocas licencias concurrentes. Y eso te proporcionará una gran optimización. Aunque las licencias concurrentes suelen ser cuatro veces más caras que las individuales o las de usuario designado, si tienes muchos usuarios compartiendo esas licencias, te supondrá un gran ahorro de costes.

[12:36] En cuanto a los usuarios simultáneos, puedes generar informes como el de eficiencia de las licencias. Este te indica cuántas licencias se utilizaron durante el 100 %, el 99 % y el 95 % del tiempo. Como se ve aquí, por ejemplo, aunque el pico de uso fue de 176 de las 200 licencias disponibles, solo utilizamos esas 176 durante 0,8 horas. Eso supone un total de 5 minutos, lo que representa el 0 % del tiempo total, ya que estamos analizando datos correspondientes a ocho meses. Son cinco minutos de uso muy costosos. Ahora bien, dependiendo del SLA que tengáis internamente, o de si podéis tolerar cierto tiempo de espera, quizá os interese reducir vuestras licencias a 155, lo que habría cubierto el 99 % del tiempo en los últimos 8 meses. O quizá puedas reducirlo a 143; conocemos a algunos clientes que tienen una política establecida internamente según la cual solo van a cubrir el 95 % del tiempo. Y eso les supone un gran ahorro de costes. Pero, por supuesto, se trata de encontrar el equilibrio adecuado.

[14:03] Y, de nuevo, dependiendo de las políticas que tengas, por supuesto deberías poder generar informes de análisis de impacto que te muestren las horas y los días que se verían afectados en caso de que redujeras las licencias. Así, por ejemplo, si reducimos nuestras licencias basándonos en esos datos de ocho meses y, por ejemplo, aplicamos el cálculo al mes de marzo, ¿cuándo cabe esperar un tiempo de espera determinado? Si lo reduces al 99 %, que son 155, lo verás marcado en amarillo aquí en mi pantalla. Aquí tienes unas cuantas horas; de hecho, ocurre justo en aproximadamente una semana, y luego también unas cuantas veces en dos semanas en las que tenemos tiempo de espera. Pero, por supuesto, puede que el tiempo de espera no sea tan largo; unos pocos minutos al día de tiempo de espera podrían ser aceptables para tu empresa.

[15:07] Ahora bien, una vez que hayamos llevado a cabo el ajuste de tamaño —y, por supuesto, hay otras formas de hacerlo, aunque no voy a entrar en detalles sobre cada una de ellas—, pero una vez que hayas ajustado el tamaño de tu cartera y tengas justo lo necesario, resulta muy importante contar con un sistema de seguimiento continuo. Porque un pequeño uso indebido —una salida prolongada por aquí y varias salidas por allá— puede provocar el rechazo del acceso y causará una pérdida de productividad, algo que queremos evitar. Entonces, ¿qué hacemos? Debemos contar con un sistema, una herramienta que permita la supervisión en tiempo real. Te recomiendoLicenseAnalyzer™de Open iT. Te ofrecerá una vista unificada de todos los gestores de licencias que tengas. Tendrás la posibilidad de profundizar en los detalles tanto a nivel de usuario como de funciones. Puede combinar varios gestores de licencias en uno solo sin cambiar nada en tu infraestructura, lo que también te permite simular acuerdos globales frente a locales. Así pues, hay muchas ventajas en hacerlo.

[16:13] Pero, en realidad, como disponemos de datos en tiempo real, podemos utilizarlos para alertar a los usuarios. Ya he mencionado casos como el uso prolongado, más allá de lo esperado. Así pues, si hay usuarios que solicitan una aplicación y la dejan en ejecución durante 48 horas, eso se considera un uso prolongado. Podemos alertar a los usuarios y notificárselo. A veces simplemente se olvidan de que tienen licencias en uso. Es muy útil que les notifiquemos este comportamiento anómalo. Otro caso es el de la obtención de varias licencias. Quizá tengan varios equipos, estén trabajando en varios proyectos y, de nuevo, se hayan olvidado de ello. Deberíamos poder avisarles. Debemos involucrar a nuestros usuarios, ya que su participación también aporta una gran optimización. Ya lo mencioné en la primera parte: tenemos un cliente que alcanzó una eficiencia del 99 % con una de sus aplicaciones gracias a la participación de los usuarios. Establecieron políticas, informaron a su comunidad de usuarios sobre esta iniciativa y explicaron por qué tenían que llevarla a cabo. A continuación, comenzaron a enviar alertas durante un periodo de tiempo concreto, y sus usuarios se mostraron muy dispuestos a participar y a colaborar de verdad. Por eso pudieron alcanzar una eficiencia del 99 %.

[17:48] Ahora, por supuesto, los informes estarán disponibles no solo en tiempo real, sino también como informes históricos. Puedes crear paneles de control, identificar a los usuarios que ejecutan más de una instancia de una aplicación y, además, analizar el comportamiento de los usuarios. ¿Cuándo utilizan estas licencias o estas aplicaciones? Aquí se puede ver, por ejemplo, que hay algunos usuarios que utilizan las licencias fuera del horario laboral. Esto es configurable, por supuesto, dependiendo de dónde se encuentre y del tipo de entorno de trabajo que tenga. Así, en mi sistema he configurado el horario laboral entre las 8:00 y las 19:00; esto se puede modificar, y todo lo que quede fuera de ese intervalo se considerará fuera del horario laboral. Así pues, en MATLAB seguimos teniendo un uso considerable por parte de los usuarios fuera del horario laboral. Especialmente si se dispone de un contrato de pago por uso, como el de usuario prorrateado del que hablamos en la primera sesión, es conveniente evitar este uso fuera del horario laboral. Por lo tanto, podemos alertar a los usuarios al respecto e informarles sobre este uso fuera del horario laboral, ya que nos está suponiendo un gasto mayor del necesario.

[19:20] Otra forma de involucrar a los usuarios es mediante el reembolso de costes. Además de poder redistribuir el coste entre las unidades de negocio, también puedes utilizar esto para influir en el comportamiento de los usuarios. En Open iT disponemos de una métrica muy flexible para el reembolso de costes: puedes elegir entre usuarios simultáneos, usuarios únicos, tiempo transcurrido, hosts únicos y muchas otras opciones. Por ejemplo, imagina que tienes licencias concurrentes y se producen muchos eventos de denegación; observas que muchos usuarios están utilizando las licencias de forma simultánea, es decir, al mismo tiempo, y te gustaría minimizar esa situación. Lo que puedes hacer es implementar un sistema de recargo basado en el número máximo de usuarios simultáneos por grupo como métrica. Eso significa que, si hay más usuarios que acceden a varias licencias al mismo tiempo utilizando las aplicaciones durante esa hora, tendrán que pagar más. Y verás cómo cambia el comportamiento de los usuarios en función de eso.

[20:41] No voy a entrar en detalles sobre el chargeback porque eso sería un tema completamente distinto, pero permíteme mencionar que el modelo de chargeback que tenemos no solo es flexible en cuanto a la métrica, sino también en cuanto al modelo general. Así pues, puedes tener un acuerdo de pago por uso, uno con una cuota básica, o bien uno que sea exclusivamente de pago por uso o exclusivamente de cuota básica. Por ejemplo, en esta pantalla vemos MATLAB con cuotas fijas y cuotas por uso. Esto significa que hemos implementado, al menos para MATLAB, una cuota base que deben pagar independientemente de cuánto utilicen, hasta un límite, por supuesto, y todo lo que supere ese límite se cobrará según una unidad que hemos definido en nuestro catálogo de costes. Además, esta factura, este informe concreto que estáis viendo en pantalla, viene incluido de serie. Puedes suscribirte a él y configurar el envío del informe en función de la frecuencia que desees. Puedes enviar el informe mensualmente, trimestralmente, dependiendo de la frecuencia con la que realices el reembolso a tus unidades de negocio.

[22:08] Muy bien, ahora que tenemos una idea de cuánto cuestan estas licencias, nos resultará aún más fácil tomar decisiones. La comunicación con las partes interesadas será más sencilla. Aquí mostramos cuánto costarán las licencias en función del uso de los distintos tipos de licencia. Por ejemplo, Aerospace Blockset costará esta cantidad, digamos 50 000 dólares, calculada para 10 usuarios simultáneos. Sin embargo, con la licencia de usuario designado en red será más cara, y resultará más económica la licencia prorrateada, ya que no se utiliza mucho tiempo de uso por usuario. Por cierto, estos datos se basan únicamente en el uso, por lo que no hemos aplicado ningún filtro. Como comentamos al principio, se trata de identificar a los usuarios que pueden compartir licencias y pasarlos a la modalidad concurrente, así como identificar a los usuarios avanzados y asignarles licencias de usuario designado. Así pues, esa combinación de diferentes acuerdos de licencia aún no se ha aplicado aquí; este es simplemente el informe básico tal y como viene de fábrica. Tendrás que aplicar los filtros, el análisis y todas esas reglas que te permitan obtener esa combinación. Hay ciertas tareas que hay que realizar para conseguirlo; puedes hacerlo tú mismo o pedirle a uno de nuestros analistas que te proporcione ese tipo de vista combinada. Pero, sin duda, contamos con un sistema que puede ofrecerte información sobre los costes a través de informes tal cual, como este.

[24:00] Ahora bien, la optimización, por supuesto, no es una tarea que se realice una sola vez, sino que debe ser un proceso continuo. Además, existen distintos niveles de optimización. Recopilar y analizar el uso activo frente al inactivo constituye, en cierto modo, el segundo nivel de optimización. Hasta ahora hemos estado analizando el tiempo de ejecución, fijándonos en los registros de inicio y fin de sesión si se dispone de aplicaciones compatibles con FlexNet. Si se trata de aplicaciones independientes, nos fijamos en la apertura y el cierre; es decir, si la aplicación MATLAB está en ejecución o si se están utilizando esas cajas de herramientas. Pero aquí nos centramos en un tipo de medición más profunda, ya que estamos analizando el uso activo real. Sabemos que la aplicación está en ejecución porque tiene las licencias en uso, pero ¿se está utilizando realmente de forma activa? El objetivo final, por supuesto, es ajustar el número de licencias en función del uso activo real. Las licencias disponibles deben basarse en la actividad real.

[25:22] Supongamos, por ejemplo, que ya hemos realizado el ejercicio que hicimos hace un rato para el dimensionamiento adecuado; podemos hacer parte de ese mismo ejercicio utilizando estos datos. La pregunta es: ¿por qué no lo hicimos desde el principio? En realidad, se puede hacer así, pero a muchos de nuestros clientes les resulta más fácil hacerlo paso a paso. Así pues, se lleva a cabo la optimización basándose en el uso en tiempo de ejecución; a continuación, implementamos la medición del uso activo real y, por último, realizamos el dimensionamiento adecuado y la optimización en función de ello.

[25:51] El uso activo frente al inactivo se clasifica o define en función de diferentes indicadores. Así, en esta pantalla he enumerado la actividad de la CPU, la E/S, el ratón y el teclado. Depende del tipo de aplicación. Por ejemplo, en el caso de aplicaciones de diseño, que son muy interactivas, tiene sentido utilizar el teclado y el ratón como indicadores de actividad. Pero si se trata de aplicaciones de simulación que se ejecutan en segundo plano realizando cálculos, esto no tiene sentido, y siempre aparecerán como inactivas si solo utilizamos la actividad del teclado y del ratón. Por eso podemos utilizar la CPU como indicador o, en ocasiones, lo mejor es emplear estos cuatro elementos como indicadores de actividad.

[26:47] Ahora bien, una vez que este sistema de informes esté en funcionamiento, puedes decidir si debemos aplicar la recuperación automática de licencias. Si hay mucha inactividad, la recuperación automática de licencias se basará en el uso activo real. Así pues, si están inactivos, dependiendo de la configuración, digamos que tras 30 minutos de inactividad deberíamos recuperar la licencia. También se puede establecer que sea después de una hora; en realidad, es muy configurable. La recuperación de licencias puede consistir en una suspensión y reanudación, o bien en una cancelación, o en guardar y cancelar. Estoy pensando en las aplicaciones con tarificación prorrateada por usuario o de pago por uso; especialmente si se dispone de ellas, resulta aún más importante contar con un sistema que pueda suspender o cancelar la sesión cuando las aplicaciones estén inactivas.

[28:05] Bueno, pues con esto termina mi presentación y ahora estoy abierto a preguntas.

[28:15] Mae: Muchísimas gracias, Malou, por tu interesante presentación. Tenemos aquí algunas preguntas que nos han llegado a través de nuestra bandeja de entrada, enviadas a optimize@openit.com. En primer lugar, ¿qué es lo que el sistema gestiona automáticamente y para qué necesitamos ayuda o servicios profesionales?

[28:41] Malou: Así pues, todos los informes que se han presentado aquí hoy proceden, o bien de informes predefinidos, es decir, del tipo de informe al que te puedes suscribir, o bien de paneles de BI o de Excel. Pero el análisis y el filtrado de los datos tendrás que hacerlo tú mismo, aunque también puedes recurrir a nuestros servicios de análisis. El proceso de devolución de cargos requiere servicios profesionales.

[29:21] Mae: Gracias. Y nuestra segunda pregunta: ¿cuál es el rendimiento medio de la inversión (ROI) que han obtenido vuestros clientes hasta ahora?

[29:30] Malou: De media, un ahorro del 30 % en los primeros 3 a 9 meses. Pero puede variar; sin duda hemos visto cifras superiores a esa, sobre todo si no cuentan con ningún sistema implantado. No obstante, el 30 % en los primeros 3 a 9 meses es lo habitual según nuestra experiencia.

[29:52] Mae: Muchas gracias, Malou, y a todos los asistentes por acompañarnos hoy en este seminario web. Con esto concluye nuestra serie de seminarios web de dos partes. Os recordamos brevemente que este seminario web se ha grabado y os lo enviaremos por correo electrónico. También lo subiremos a nuestra página web junto con la presentación de Malou. Además, ponemos a vuestra disposición una copia de la presentación, que podéis descargar desde la sección de documentos del panel de control de GoToWebinar. Agradecemos vuestra participación en esta serie de seminarios web. Podéis reservar una consulta individual gratuita con uno de nuestros asesores de soluciones empresariales para hablar sobre vuestro entorno específico. Visitad nuestra página web, openit.com, para programar una demostración y obtener más información sobre nuestras soluciones. Aprovecho también esta oportunidad para invitaros a escuchar nuestro podcast, «Talk IT at SAM», dedicado a la ingeniería, en Spotify, Amazon Music, Apple Podcasts y Google Podcasts. Y si tiene alguna petición, sugerencia o comentario, escríbanos a podcast@openit.com. Estaremos encantados de ayudarle en su proceso de optimización de software. Manténgase siempre al día, síganos en las redes sociales. Una vez más, soy Mae, su presentadora de hoy. Gracias y cuídense. Gracias.