Parte 2 | Implementar uma estratégia de redução de custos para suas caixas de ferramentas MathWorks

[0:01] Mae: Olá a todos, sejam bem-vindos à sessão final da nossa série de webinars em duas partes intitulada «Implementar uma estratégia de redução de custos para as suas toolboxes da MathWorks». Chamo-me Mae e serei a vossa anfitriã hoje. Daqui a pouco, a nossa oradora, Malou Albendia, irá juntar-se a nós. Antes de começarmos, gostaria de encorajar toda a gente a fazer perguntas. Enviem as vossas questões para optimize@openit.com e a Malou irá respondê-las todas na sessão de perguntas e respostas da sua apresentação. Se não tivermos oportunidade de responder a todas as perguntas, entraremos em contacto por e-mail ou através do LinkedIn para responder a essas questões.

[0:40] Com 10 anos de experiência no setor do software, Malou trabalha atualmente como arquiteta de soluções no escritório da Open iT na Noruega. Possui vasta experiência em desenvolvimento de software, desenvolvimento de inteligência empresarial, análise de dados e gestão e otimização de ativos de software. Também gosta de viajar e visitou recentemente as maravilhas de Espanha. A Malou está sempre pronta para o desafio de ajudar as empresas a atingirem os seus objetivos de otimização de software em vários setores verticais, tais como engenharia, energia, automóvel, indústria transformadora, aeroespacial e muito mais. Senhoras e senhores, apresentamos-vos a Malou Albendia.

[1:20] Malou: Obrigada, Mae, obrigada por essa apresentação e a todos os que se juntaram a nós hoje, obrigada por nos dedicarem o vosso tempo. Esta é a segunda parte da nossa série de webinars sobre a otimização de licenças da MathWorks. A nossa agenda: primeiro, vamos fazer uma recapitulação dos diferentes tipos de licenciamento oferecidos pela MathWorks e, em seguida, vamos aprofundar a estratégia de redução de custos; no final, teremos uma sessão de perguntas e respostas.

[1:53] Muito bem, vamos então começar por abordar as diferentes opções de licenciamento oferecidas pela MathWorks. Recordo a todos que já abordámos este tema em pormenor na primeira parte desta série de webinars; por isso, se ainda não o viram, recomendo que o vejam. Creio que temos o link na caixa de chat ou na mensagem que vos foi enviada. De qualquer forma, a licença individual está vinculada ao utilizador; pode ser ativada em até quatro computadores, mas só é possível utilizar as aplicações em até dois computadores em simultâneo; além disso, pode reatribuir as licenças até quatro vezes num período de 12 meses. A licença para computador designado está vinculada ao computador específico, o que significa que vários utilizadores podem partilhar essas licenças, mas, claro, não ao mesmo tempo. À semelhança da licença individual, também pode reatribuir as licenças até quatro vezes num período de 12 meses. A licença de utilizador nomeado em rede também está vinculada ao utilizador, mas, em vez de ativar as licenças em computadores individuais, tem de colocar a licença num gestor de licenças, que se encarregará do check-in e do check-out dessas licenças. E terá de utilizar os ficheiros de opções para listar os utilizadores que têm acesso às licenças. À semelhança das outras opções, também pode reatribuir as licenças até quatro vezes em qualquer período de 12 meses. O utilizador simultâneo é partilhado entre diferentes utilizadores, mas em vez de contar os utilizadores únicos, como fizemos no caso do utilizador nomeado em rede e do utilizador individual, aqui contamos o número de utilizadores simultâneos. Também utiliza um gestor de licenças, pelo que não é necessário ativar as licenças em computadores individuais; basta instalar a licença no gestor de licenças, que se encarregará da gestão de check-in e check-out por si. Se as licenças estiverem esgotadas — por exemplo, se tiver 10 licenças e, nesse momento, já houver 10 utilizadores a partilhá-las —, será emitida uma mensagem de recusa. É assim que funciona a licença simultânea. A licença de utilizador rateada é um contrato empresarial oferecido pela MathWorks. Essencialmente, trata-se de uma licença de utilizador nomeado; a diferença é que os utilizadores são rateados com base no tempo decorrido. Assim, um utilizador pode ser um utilizador completo, tal como acontece numa licença de utilizador nomeado em rede ou individual, ou uma fração desse utilizador, dependendo do tempo que passou a utilizar a aplicação, acumulado num período de 12 meses. Muito bem, eis o resumo.

[5:05] Estas são as quatro áreas de onde prevemos obter poupanças, e o webinar de hoje irá centrar-se nestas quatro áreas. A primeira é o dimensionamento adequado, garantindo que existe uma correspondência entre a procura e a disponibilidade. Que não excedamos as necessidades, o que levaria a um excesso de licenças, nem fiquemos aquém das necessidades, pois, nesse caso, perderíamos produtividade e queremos evitar isso. Queremos encontrar o ponto ideal em que tenhamos licenças suficientes para a nossa comunidade de utilizadores. A monitorização contínua faz parte disso, bem como a recuperação automática de licenças e a identificação de licenças inativas. Iremos analisar isto em pormenor. O adiamento «just-in-time» das compras: se não precisarmos de comprar agora, o melhor será comprá-las apenas quando for necessário. Existem muitas formas de o fazer. Temos de maximizar as licenças de que dispomos; talvez haja oportunidades para acordos de licença flexíveis, como o pagamento por utilização, por exemplo. Consolidação, análise do ciclo de vida das aplicações, análise dos padrões de utilização e deteção de utilização indevida. O envolvimento dos utilizadores também nos proporciona poupanças de custos, pelo que iremos abordar os alertas proativos em pormenor mais tarde. Reembolso ou justificação de custos, bem como a gestão da adoção de aplicações.

[6:50] A visibilidade é a base das nossas iniciativas de redução de custos. A visibilidade dos nossos direitos de utilização: saber o que está autorizado a utilizar, o que está instalado — porque, por vezes, compramos licenças mas não as instalamos de imediato — e, das que estão instaladas, o que é utilizado. Independentemente do tipo de licença, devemos conseguir ver a utilização. Devemos conseguir medir a utilização da aplicação, independentemente de onde esta esteja instalada. Podem ter um ambiente muito complexo, mas isso não é desculpa; devemos ser capazes de medir essa utilização. E vou dizer isto logo de início: temos um produto chamadoLicenseAnalyzer™que pode fornecer um nível de detalhe que nos permite ver a utilização até ao nível da caixa de ferramentas, independentemente da forma como a licença ou a aplicação estão instaladas. É a única ferramenta no mercado capaz de fornecer esse nível de informação. Por exemplo, no ecrã que tenho aqui, como sabem, temos estas caixas de ferramentas com diferentes tipos de licenciamento: computador designado, individual e simultâneo, e conseguimos mostrar as informações de utilização para esses diferentes tipos de licença. Por vezes, essas caixas de ferramentas são utilizadas apenas com um tipo de licença; por exemplo, o Embedded Coder, que tem apenas utilizadores simultâneos, mas, outras vezes, pode haver uma combinação, como na Signal Processing Toolbox, onde existem licenças de computador designado e simultâneas. E é importante conhecer essa informação para darmos início à nossa otimização.

[9:01] Agora que temos essa visibilidade e sabemos o que possuímos, e que somos capazes de medir a utilização das licenças em todos os nossos gestores de licenças e em todas as estações de trabalho que as utilizam, podemos começar pelos alvos mais fáceis. É uma lista muito simples: basta listar todas as aplicações e todas as caixas de ferramentas que não estão a ser utilizadas. Isto aplica-se a qualquer tipo de licença que tenha, quer seja simultânea ou de utilizador nomeado, e deve ser um exercício muito fácil. No meu exemplo aqui, o tipo de licença é de utilizador nomeado em rede e é por isso que analisamos os utilizadores únicos; na minha ecrã, indiquei «utilizador distinto». Para além do facto de termos várias caixas de ferramentas que nunca foram utilizadas, também podemos notar que a aplicação MATLAB, aqui na parte inferior, está a ser utilizada apenas a 64%. O MATLAB é, na verdade, um requisito para todas as caixas de ferramentas; isto é um indício de que existe um excesso de licenças. Devemos simplesmente deixar de pagar por todas estas caixas de ferramentas não utilizadas, especialmente se tivermos dados de cerca de um ano e não as tivermos utilizado.

[10:11] E quanto às aplicações que têm alguma utilização, ou seja, que usa de vez em quando, mas não constantemente? Bem, podemos considerar outros tipos de licença. Podemos aprofundar os detalhes e essa é a vantagem de dispor de muitos dados: é possível analisar todos os utilizadores, as datas e até mesmo a hora. É possível fazer imensas análises. Para ilustrar, tenho aqui uma lista de utilizadores, e vou apenas referir que é possível tornar anónimas — ou, pelo menos, deveria ser possível — as informações dos utilizadores com a ferramenta que estiver a utilizar. Neste momento, no Open iT, dispomos dessa funcionalidade: é possível tornar os utilizadores anónimos. Enfim, temos aqui a lista de utilizadores e as horas que passaram diariamente durante todo o mês de abril. A 12 de abril, podemos ver que alguns utilizadores utilizaram as aplicações e que sete deles utilizaram a aplicação, sendo este o dia de maior afluência, o pico de utilizadores únicos num dia. A maioria deles utiliza o Stateflow apenas algumas vezes ao longo do mês, como o utilizador 933, que o utilizou apenas duas vezes durante todo o mês. Agora, se contarmos os utilizadores — a propósito, esta não é uma lista completa de utilizadores —, mas se os contarmos aqui, são 37. E eles podem partilhar algumas licenças simultâneas, em vez de terem a sua própria licença nominal. Digamos, por exemplo, que estão a utilizar as licenças em simultâneo; estes 37 precisariam apenas de sete licenças de utilizador simultâneo partilhadas entre os 37. E esta não é a lista completa; há um grande número de utilizadores que podem partilhar estas poucas licenças simultâneas. E isso proporcionará uma grande otimização. Embora as licenças simultâneas sejam normalmente quatro vezes mais caras do que as individuais ou as de utilizador nomeado, se tiver muitos utilizadores a partilhar essas licenças, isso resultará numa grande poupança de custos.

[12:36] No que diz respeito aos utilizadores simultâneos, é possível gerar relatórios como o de eficiência das licenças. Este indica quantas licenças foram utilizadas 100%, 99% e 95% do tempo. Como se pode ver aqui, por exemplo, embora o pico de utilização tenha sido de 176 das 200 licenças disponíveis, só utilizámos essas 176 durante 0,8 horas. Isso equivale a 5 minutos no total, o que representa 0% do tempo total, uma vez que estamos a analisar dados relativos a oito meses. São cinco minutos de utilização muito dispendiosos. Agora, dependendo do SLA que tiverem internamente, ou se puderem tolerar um certo tempo de espera, talvez queiram reduzir as vossas licenças para 155, o que cobriu 99% do tempo nos últimos 8 meses. Ou talvez consiga reduzir esse número para 143; sabemos que alguns clientes têm uma política interna definida de que apenas irão cobrir 95% do tempo. E isso proporciona-lhes, de facto, uma grande poupança de custos. Mas, claro, trata-se de um equilíbrio a encontrar.

[14:03] E, mais uma vez, dependendo das políticas que tiverem, é claro que devem poder gerar relatórios de análise de impacto para mostrar as horas e os dias que serão afetados caso reduzam as licenças. Assim, por exemplo, se reduzirmos as nossas licenças com base nesses dados de oito meses e, por exemplo, aplicarmos isso ao mês de março, quando é que devo esperar um determinado tempo de espera? Se reduzir para os 99%, que correspondem a 155, verá isso a amarelo aqui no meu ecrã. Tem aqui algumas horas; na verdade, isso acontece apenas durante cerca de uma semana e, depois, também algumas vezes ao longo de duas semanas, em que temos tempo de espera. Mas, claro, pode não ser um tempo de espera assim tão grande; alguns minutos por dia de tempo de espera podem ser aceitáveis para a sua empresa.

[15:07] Ora, depois de fazermos o redimensionamento — e, claro, há outras formas de o fazer, mas não vou entrar em pormenores sobre cada uma delas —, mas depois de redimensionarmos o nosso portfólio e de termos o necessário, torna-se muito importante dispor de um sistema de monitorização contínua. Porque um pequeno uso indevido, um checkout prolongado aqui e depois vários checkouts ali, podem causar a recusa de acesso e resultar em perda de produtividade, e gostaríamos de evitar isso. Então, o que fazemos? Devemos ter um sistema, uma ferramenta implementada para monitorização em tempo real. Sugiroo LicenseAnalyzer™da Open iT. Este irá proporcionar-lhe uma vista única de todos os gestores de licenças que possui. Terá a capacidade de aprofundar os detalhes ao nível do utilizador e ao nível das funcionalidades. Pode combinar vários gestores de licenças num único sem alterar nada na sua infraestrutura, o que lhe permite também simular acordos globais em comparação com acordos locais. Portanto, há muitas vantagens em fazê-lo.

[16:13] Mas, na verdade, como dispomos de dados em tempo real, podemos utilizá-los para alertar os utilizadores. Referi situações como a utilização prolongada, por um período superior ao esperado. Assim, se houver utilizadores que retenham uma aplicação e a deixem a funcionar durante 48 horas, isso constitui uma utilização prolongada. Podemos alertar os utilizadores e notificá-los. Por vezes, simplesmente esquecem-se de que têm licenças retidas. É realmente positivo que os notifiquemos sobre este comportamento anómalo. Outro caso é o de retirar várias licenças. Talvez tenham vários computadores, estejam a trabalhar em vários projetos e, mais uma vez, se tenham esquecido disso. Devemos poder alertá-los. Temos de envolver os nossos utilizadores, pois o envolvimento dos utilizadores também contribui muito para a otimização. Mencionei isto na primeira parte: temos um cliente que atingiu 99% de eficiência numa das suas aplicações ao envolver os utilizadores. Estabeleceram políticas, informaram a sua comunidade de utilizadores sobre esta iniciativa e explicaram por que razão era necessário fazê-lo. Depois, começaram a enviar alertas durante um determinado período de tempo, e os seus utilizadores mostraram-se muito dispostos a participar e a ajudar de verdade. Foi por isso que conseguiram atingir 99% de eficiência.

[17:48] Agora, claro, os relatórios estarão disponíveis não só em tempo real, mas também como relatórios históricos. Pode criar painéis de controlo, identificar utilizadores com aplicações a executar mais do que uma instância e, depois, também pode analisar o comportamento dos utilizadores. Quando é que estão a utilizar estas licenças ou estas aplicações? Poderá ver aqui, por exemplo, que temos alguns utilizadores a utilizar as licenças fora do horário de trabalho. Isto é, naturalmente, configurável, dependendo da sua localização e do tipo de ambiente de trabalho que tiver. Assim, no meu sistema, configurei o horário de trabalho para ser das 8h00 às 19h00; pode alterar isso e, fora desse intervalo, será considerado fora do horário de trabalho. Assim, no MATLAB, continuamos a ter uma utilização significativa fora do horário de trabalho. Especialmente se tiver um contrato de pagamento por utilização, como o de utilizador pro-ratizado de que falámos na primeira sessão, é aconselhável evitar essa utilização fora do horário de trabalho. Por isso, podemos alertar os utilizadores sobre esta situação, informá-los sobre esta utilização fora do horário de trabalho, porque isso está a fazer-nos gastar mais dinheiro do que o necessário.

[19:20] Outra forma de envolver os utilizadores é através do chargeback. Para além de poder redistribuir os custos pelas unidades de negócio, também pode utilizar esta funcionalidade para orientar o comportamento dos utilizadores. Na Open iT, dispomos de uma métrica muito flexível para o chargeback; pode escolher entre utilizadores simultâneos, utilizadores distintos, tempo decorrido, anfitriões distintos e muito mais. Por exemplo, se tiver licenças simultâneas e registar muitos eventos de recusa, perceberá que muitos utilizadores estão a utilizar as licenças em simultâneo — estão a utilizá-las ao mesmo tempo — e gostaria de minimizar essa situação. O que pode fazer é implementar um chargeback com base no número máximo de utilizadores simultâneos por grupo como métrica. Isso significa que, se houver mais utilizadores a aceder a várias licenças ao mesmo tempo para utilizar as aplicações durante essa hora, terão de pagar mais. E irá observar a mudança no comportamento dos utilizadores com base nisso.

[20:41] Não vou entrar em pormenores sobre o chargeback, porque isso seria um tema totalmente novo, mas deixem-me apenas referir que o modelo de chargeback que temos não é apenas flexível no que diz respeito à métrica, mas também no que se refere ao modelo global. Assim, é possível ter um contrato de pagamento por utilização, um contrato com uma mensalidade fixa, ou ainda um contrato exclusivamente de pagamento por utilização ou exclusivamente de mensalidade fixa. Por exemplo, neste ecrã, temos o MATLAB com encargos fixos e encargos de utilização. Isso significa que implementámos, pelo menos para o MATLAB, um pagamento base que têm de pagar independentemente da quantidade utilizada, até um limite, claro, e tudo o que exceder esse limite será cobrado de acordo com uma unidade que definimos no nosso catálogo de custos. Além disso, esta fatura, este relatório exato que está a ver no ecrã, vem pronto a usar. Pode subscrevê-lo e definir a frequência de envio do relatório de acordo com a periodicidade que desejar. Pode enviar o relatório mensalmente ou trimestralmente, dependendo da frequência com que efetua o refacturo às suas unidades de negócio.

[22:08] Muito bem, agora, ter uma ideia de quanto custam estas licenças será ainda melhor para a tomada de decisões. Será mais fácil comunicar com as partes interessadas. Aqui mostramos quanto custarão as licenças com base na utilização de diferentes tipos de licença. Por exemplo, o Aerospace Blockset custará este valor, digamos 50 000 dólares, com base em 10 utilizadores simultâneos. Mas com a licença de utilizador nomeado em rede será mais caro, e será mais barato para a licença de utilizador rateada, porque não se utiliza muito tempo decorrido por utilizador. A propósito, estes dados são brutos, baseados na utilização, pelo que não implementámos qualquer filtro. Falámos no início sobre identificar utilizadores que possam partilhar licenças e transferi-los para a modalidade simultânea, identificar utilizadores avançados e, em seguida, atribuir-lhes licenças de utilizador nomeado. Portanto, esse tipo de combinação de diferentes acordos de licença ainda não foi aplicado aqui; este é apenas o relatório bruto, tal como vem de fábrica. Terá de aplicar a filtragem, a análise e todas essas regras para conseguir obter essa combinação. Há certas tarefas a realizar para chegar a esse resultado; pode fazê-lo por si próprio ou pedir a um dos nossos analistas para obter esse tipo de visão combinada. Mas, sem dúvida, dispomos de um sistema que lhe pode fornecer informações sobre custos através de relatórios prontos a usar, como este.

[24:00] Ora, a otimização, evidentemente, não é um exercício pontual, tem de ser um processo contínuo. E existem também vários níveis de otimização. Recolher e analisar a utilização ativa em comparação com a inativa constitui, de certa forma, o nível dois da otimização. Até agora, temos vindo a analisar o tempo de execução, observando o check-in e o check-out, caso tenha aplicações compatíveis com o FlexNet. Se tiver aplicações autónomas, analisamos a abertura e o encerramento — ou seja, se a aplicação MATLAB está a ser executada ou se estas caixas de ferramentas estão a ser utilizadas. Mas, neste caso, estamos a analisar uma medição mais aprofundada, porque estamos a avaliar a verdadeira utilização ativa. Sabemos que a aplicação está a ser executada porque as licenças estão em «check-out», mas será que está realmente a ser utilizada de forma ativa? O objetivo final, claro, é determinar o dimensionamento adequado com base na verdadeira utilização ativa. As licenças disponíveis devem basear-se na atividade real.

[25:22] Digamos, por exemplo, que já tenhamos realizado o exercício que fizemos há algum tempo para o dimensionamento adequado; podemos fazer parte desse mesmo exercício, mas utilizando estes dados. A questão é: porque é que não o fizemos logo? Na verdade, é possível fazê-lo, mas muitos dos nossos clientes consideram mais fácil fazê-lo passo a passo. Assim, faz-se a otimização com base na utilização em tempo de execução e, em seguida, implementamos a medição da utilização ativa real e, por fim, procedemos ao dimensionamento adequado e à otimização com base nisso.

[25:51] Ora, a utilização ativa versus inativa é classificada ou definida com base em diferentes indicadores. Assim, neste ecrã, listei a atividade da CPU, E/S, rato e teclado. Depende do tipo de aplicação. Por exemplo, no caso de aplicações de design, que são muito interativas, faz sentido utilizar o teclado e o rato como indicadores de atividade. Mas se tivermos aplicações de simulação a funcionar em segundo plano a realizar cálculos, isso não faz sentido, e a aplicação será sempre considerada inativa se utilizarmos apenas a atividade do teclado e do rato. É por isso que podemos utilizar a CPU como indicador ou, por vezes, é melhor utilizar estes quatro elementos como indicadores de atividade.

[26:47] Agora, assim que este relatório estiver em vigor, pode decidir se devemos proceder à recolha automática de licenças. Se houver muita inatividade, a recolha automática de licenças basear-se-á na utilização ativa real. Assim, se estiverem inativos, dependendo da configuração, digamos que após 30 minutos de inatividade devemos recolher a licença. Também pode definir que seja após uma hora; é realmente muito configurável. A recuperação de licenças pode consistir numa suspensão e retoma, pode também ser um encerramento ou um «guardar e encerrar». Estou a pensar nas aplicações com cobrança proporcional por utilizador ou de pagamento por utilização; especialmente se tiver esse tipo de aplicações, torna-se ainda mais importante termos um sistema capaz de suspender ou encerrar a sessão quando as aplicações estão inativas.

[28:05] Bem, isto marca, na verdade, o fim da minha apresentação e estou agora disponível para responder a perguntas.

[28:15] Mae: Muito obrigada, Malou, pela tua apresentação tão esclarecedora. Temos aqui algumas perguntas que nos chegaram pela nossa caixa de entrada, enviadas através do endereço optimize@openit.com. Em primeiro lugar, o que é que o sistema faz automaticamente e para que é que precisamos de ajuda ou de serviços profissionais?

[28:41] Malou: Assim, todos os relatórios que foram apresentados aqui hoje provêm ou de relatórios pré-definidos, do tipo em que é possível subscrever, ou de painéis de BI ou do Excel. Mas a análise e a filtragem dos dados terão de ser feitas por si, ou também podem recorrer aos nossos serviços de análise. O chargeback requer serviços profissionais.

[29:21] Mae: Obrigada, e a nossa segunda pergunta: qual é o retorno médio do investimento (ROI) que os vossos clientes têm obtido até agora?

[29:30] Malou: Em média, uma poupança de 30% nos primeiros 3 a 9 meses. Mas isso pode variar; já observámos valores superiores a esse, especialmente quando não existem sistemas já implementados. No entanto, 30% nos primeiros 3 a 9 meses é o que costumamos observar.

[29:52] Mae: Muito obrigada, Malou, e a todos os participantes por se terem juntado ao nosso webinar hoje. Com isto, concluímos a nossa série de webinars em duas partes. Um breve lembrete: este webinar foi gravado e será enviado por e-mail. Também o iremos publicar no nosso site, juntamente com a apresentação da Malou. Além disso, disponibilizamos uma cópia da apresentação, que podem descarregar na secção de materiais do painel de controlo do GoToWebinar. Agradecemos a vossa participação nesta série de webinars. Podem marcar uma consulta individual gratuita com um dos nossos Consultores de Soluções Empresariais para falar sobre o vosso ambiente específico. Visitem o nosso site em openit.com para agendar uma demonstração e saber mais sobre as nossas soluções. Aproveito também esta oportunidade para vos convidar a ouvir o nosso podcast, «Talk IT at SAM», dedicado à engenharia, no Spotify, Amazon Music, Apple Podcasts e Google Podcasts. E se tiver quaisquer pedidos, sugestões ou comentários, escreva-nos para podcast@openit.com. Teremos todo o prazer em ajudá-lo na sua jornada de otimização de software. Mantenha-se sempre atualizado, siga-nos nas redes sociais. Mais uma vez, sou a Mae, a sua anfitriã de hoje. Obrigada e fique bem. Obrigada.