Conjunto de herramientas para los gestores de activos de TI

[0:01] Lynn: Bienvenidos al podcast de ITAM. Se trata de un espacio en el que los proveedores miembros de ITAM pueden presentar sus productos y servicios a la comunidad de miembros de ITAM. Me llamo Lynn Weiss, soy de ITAM y hoy me acompaña Tanya Kristiansen, asesora de comunicación de Open iT. Este podcast de ITAM incluye cuatro preguntas que planteamos a cada proveedor miembro sobre su apoyo a la gestión de activos de TI. Tanya ha decidido incluirlas en la propia presentación, así que, para empezar, le cedo la palabra a Tanya.

[0:42] Tanya: Hola, bienvenidos a la presentación de la empresa y los productos de Open iT . Como ya habréis oído, me llamo Tanya Kristiansen y llevo varios años trabajando en el área de comunicación de marketing de Open iT . Mi presentación os ofrecerá una visión general de nuestro conjunto de herramientas para gestores de activos de TI, seguida de algunos casos de éxito de clientes, y abordaremos los aspectos básicos del software Open iT . Les mostraré nuestra versión empresarial con su panel de control y algunos ejemplos de informes, y les explicaré cómo Open iT puede optimizar los resultados de su negocio y, de este modo, impulsar su carrera profesional.

[1:20] Open iT comenzó en 1992 con un grupo de consultores informáticos que se dieron cuenta de que los problemas de gestión de sistemas a los que se enfrentaban con grandes clientes del sector de los servicios públicos serían comunes a casi cualquier gran empresa que dependiera de las tecnologías de la información, independientemente de su sector de actividad. Por ello, el grupo de consultoría cambió su enfoque, pasando de la consultoría al software, y renació como empresa de software en 1999. Open iT ha construido una sólida base de clientes y es una empresa en crecimiento y rentable. Nuestro software mide el uso de aplicaciones y licencias de software mediante modelos de uso dinámicos implantados a nivel mundial, que incluyen licencias simultáneas y acuerdos de pago por uso, y mide el uso del hardware para facilitar la optimización y los modelos de repercutición de costes basados en el uso.

[2:10] La competencia clave de Open iTes permitir a nuestros clientes optimizar sus activos de tecnologías de la información mediante el análisis de datos. Esto se consigue midiendo cómo se utilizan los recursos, proporcionando una herramienta para analizar dicho uso y, por último, aportando los conocimientos especializados necesarios para la optimización de los recursos. La herramienta facilita la medición y el análisis automático, mientras que la optimización requiere conocer su negocio. ¿Por qué optimizar los recursos de TI? Es demasiado caro no hacerlo. La rentabilidad típica de la inversión para los clientes de Open iT es más de 10 veces superior al coste del software.

[2:57] Entonces, ¿cuáles son algunos de los procesos que es necesario tener implantados hoy en día en el ámbito de las tecnologías de la información? Ahora analizaremos los principales factores impulsores del negocio. Aspectos financieros: el departamento de TI debe ser capaz de demostrar su valor para la empresa; debe mejorar la concienciación de la organización sobre los costes; debe ser capaz de reducir los costes y crear escalabilidad de forma responsable y ética, así como de documentar el cumplimiento normativo. El departamento de TI debe ser capaz de evaluar las inversiones y determinar si contribuyen al futuro de su empresa. Nuestras herramientas de medición del uso le ayudarán a alcanzar el éxito.

[3:48] Quizás lo que más ha preocupado a los responsables de TI ha sido el cumplimiento normativo, pero ¿por qué no llevar la gestión de los recursos de TI a otro nivel para buscar de forma proactiva formas de sacarles más partido? Siempre resulta difícil encontrar el equilibrio entre gestionar eficazmente los recursos informáticos y prestar los servicios informáticos esperados, todo ello sin salirse del presupuesto. Es posible que se considere al departamento de TI únicamente como un centro de costes y no como una ventaja estratégica para la empresa. La clave del éxito reside en desarrollar una sólida relación de colaboración entre ambas funciones y contar con procesos, tecnologías y mecanismos de gobernanza eficaces que respalden el cambio en las estrategias empresariales. El software y los informes de Open iT facilitan una mejor comunicación y colaboración entre departamentos.

[4:44] ¿Cómo puedes tomar mejores decisiones sobre los activos que gestionas? Aprovecha las oportunidades más accesibles. Esto siempre es importante, y lo es aún más ahora, dada la situación económica en la que nos encontramos. Hay oportunidades ahí fuera, ve a por ellas. ¿Dónde hay que buscar? No te centres únicamente en recortar gastos, sino en la optimización de las TI. ¿Cómo se puede hacer eso? Realizando un seguimiento del uso y evaluando cómo se utilizan los recursos cada día o cada semana. Así pues, primer paso: realiza un seguimiento lo más exhaustivo posible; no esperes optimizar lo que no estás midiendo. Segundo y tercer paso: analiza, comunica y, a continuación, optimiza. Aprovecha el rendimiento de tu inversión y reinvierte. Encontrarás oportunidades de ahorro o de mejora en la eficiencia de los usuarios o de los activos por todas partes.

[5:36] ¿Por qué Open iT? Contamos con tres puntos fuertes clave. La exhaustividad de la solución: permite obtener una visión general de la empresa y ver detalles muy concretos, como, por ejemplo, un usuario que utiliza una función concreta de un software. Somos independientes de cualquier plataforma, tanto en lo que respecta a las fuentes de datos de uso como a los navegadores utilizados para generar y visualizar informes. Nuestro software es esencial para que las empresas que operan en un entorno heterogéneo con Unix, Linux y Windows obtengan una visión verdaderamente global de toda la empresa que abarque todos los recursos. Seguridad, solidez y rapidez. Contamos con datos firmados digitalmente, que son inalterables para los acuerdos de pago por uso, y actuamos como tercero de confianza entre los proveedores y los usuarios finales. Ofrecemos una generación de informes rápida.

[6:50] Y dado que Open iT es un tercero de confianza, puedes utilizar los informesde LicenseAnalyzer™para simular qué acuerdos de licencia serían los más adecuados sin necesidad de ninguna adaptación. Así, puedes utilizar License Optimizer para reciclar el software inactivo y liberar automáticamente las licencias de software no utilizadas, con el fin de ahorrar en estas y también en los contratos de mantenimiento y asistencia técnica. ¿Quieres alcanzar tus objetivos en la gestión de activos de TI? El conjunto de herramientas de Open iT te ayudará a centrarte en las tareas más importantes que tienes por delante, para que puedas dar en el blanco con cada objetivo que te marques. Los clientes de Open iTen estos sectores utilizan nuestras herramientas de forma estratégica para aumentar la productividad y, al mismo tiempo, reducir costes. En un momento veremos cómo los responsables de TI obtienen beneficios al utilizar nuestras herramientas en beneficio de las empresas para las que trabajan.

[7:58] ¿Y por qué precisamente estos sectores? El software de modelización para la exploración de recursos naturales puede costar cincuenta mil dólares por licencia, e incluso más. Por lo tanto, estas empresas cuentan con costosas licencias de aplicaciones y utilizan gestores de licencias como FlexNet, IBM LUM, Sentinel, Reprise, LMX… pero, básicamente, podemos dar soporte a cualquier tipo de gestor de licencias, o incluso sin él. Cuentan con un entorno mixto, heterogéneo, de tipo grid, clústeres informáticos compartidos completos, herramientas de gestión de cargas de trabajo, Sun Grid, PBS Pro y software de equilibrio de carga LSF, tareas que requieren un uso intensivo de recursos informáticos, almacenamiento de gama alta y grandes grupos de gestión de datos como EMC, y, de nuevo, múltiples sedes, a menudo internacionales. Estas empresas multinacionales, repartidas por todo el mundo con diferentes infraestructuras y plataformas, tienen que gestionar sistemas muy complejos. Por eso se necesitan herramientas empresariales para tener una visión global de cómo se utilizan —o, más a menudo, de cómo no se utilizan— los recursos de TI.

[9:11] Entonces, ¿quién puede beneficiarse del uso de nuestro software? No solo las grandes empresas, sino también cualquier empresa que cuente con cien o más empleados que utilicen software con licencia y disponga de una red informática puede beneficiarse de nuestras herramientas y servicios, así como aquellas que deseen recibir asistencia en materia de acuerdos de acceso, las empresas que hayan pasado por una fusión o adquisición o que se encuentren en proceso de reducción de plantilla o consolidación, los responsables de TI interesados en la rendición de cuentas sobre los niveles de servicio y la asignación de presupuestos, y quienes se estén preparando para una auditoría.

[9:52] Os voy a mostrar un esquema de la arquitectura de producto de Open iT. Los datos son recopilados por un cliente de Open iT . El tipo de datos recopilados depende del módulo que se haya instalado y de lo que se quiera medir. Se puede tener un cliente en cada sistema o portátil, o solo en los servidores, dependiendo de lo que se quiera conseguir. Si se quiere supervisar únicamente un programa local, sería necesario instalar un cliente en cada PC. En el caso de Oracle, por el contrario, es posible que solo se necesiten unos pocos clientes para toda la red. Ten en cuenta que el cliente puede funcionar tanto en modo offline como en línea; si está en modo offline, transferirá los datos al servidor en cuanto se conecte a Internet. El servidor estructura los datos de tal forma que no es necesario buscar entre miles de millones de registros para obtener una visión general. Desde tu navegador favorito puedes acceder a diversos informes y crear un panel de control empresarial. Veamos, pues, algunos ejemplos de la interfaz web y los informes en la siguiente sección de esta presentación. Todos estos módulos con los que contamos comparten un almacén de datos común, un data warehouse y una interfaz gráfica de usuario (GUI) basada en web, pero difieren en función del tipo de datos que se deseen medir, analizar y optimizar.

[11:08] Esta es la interfaz web estándar del portal de productos Open iT . Desde aquí puedes elegir entre la herramienta de informes o la de administración. En esta captura de pantalla se muestra una de las funciones de generación de informes del monitor de licenciasLicenseAnalyzer™, que se puede configurar fácilmente aquí, en la parte izquierda. Los nuevos desarrollos en los que estamos trabajando actualmente tienen como objetivo mejorar nuestros productos durante los próximos 12 meses, lo que se logrará creando más plantillas de informes, mejorando la usabilidad de nuestra interfaz gráfica de usuario y facilitando aún más la generación de informes para los responsables. Se pueden crear paneles de control en Excel exportando un informe desde la página web de análisis.

[11:55] La nueva versión básica Enterprise Edition utiliza la base de datos multidimensional estándar del sector, que se integra con otros sistemas empresariales como Active Directory. A través de una conexión a esta base de datos, los usuarios pueden acceder a los datos de uso desde un centro global directamente mediante su herramienta de generación de informes preferida o pueden crear sus propios paneles de control en Excel. La conexión en tiempo real con los datos permite crear rápidamente prototipos de informes y realizar consultas ad hoc casi al instante. Los informes guardados se pueden actualizar fácilmente para cargar automáticamente los datos más recientes sin necesidad de volver a exportarlos. Las partes interesadas de la empresa pueden utilizar gráficos dinámicos y la función de arrastrar y soltar para organizar y analizar fácilmente los datos de uso.

[12:47] Entonces, ¿cómo puedes saberlo cuando no lo sabes? El gasto en aplicaciones de TI puede desglosarse y representarse de muchas formas para ofrecer múltiples perspectivas del negocio. Estos desgloses suelen ser instantáneas en el tiempo; sin embargo, deberían constituir la base para el cálculo de los costes corrientes. Por ejemplo, el presupuesto por unidad de negocio o por ubicación. Los responsables de ITSM deberían poder comunicar qué parte del presupuesto de TI se destina a dar soporte a una unidad de negocio o ubicación concreta. Esto no significa que todas las organizaciones deban llegar al extremo de asignar hasta el último coste a una parte concreta del negocio. Los recursos compartidos que dan soporte a aplicaciones que todo el mundo utiliza pueden representarse en una categoría corporativa o empresarial. Sin embargo, el gasto en TI dedicado a una parte concreta del negocio —como proyectos específicos de una unidad de negocio o aplicaciones funcionales, así como la infraestructura dedicada a darles soporte, como servidores, almacenamiento o bases de datos— debe ser objeto de seguimiento y representación.

[13:52] Elaborar presupuestos por aplicación o por suites de aplicaciones. Comprender el gasto global de las carteras de proyectos es fundamental para el proceso de planificación de aplicaciones. Se pueden elaborar presupuestos por usuarios o grupos de usuarios para ayudar a aclarar qué está sucediendo realmente en la organización de TI. Elaborar presupuestos distinguiendo entre costes fijos y variables; es importante realizar un seguimiento de aquellas licencias adicionales que se alquilan o que se tienen mediante un acuerdo de pago por uso con los proveedores. Se puede elaborar el presupuesto por proveedor; con las aplicaciones agrupadas, se pueden agrupar las aplicaciones o productos para ofrecer una visión general del uso de un proveedor. En cuanto a los proyectos principales del presupuesto, las organizaciones deben ser capaces de comunicar el gasto total del proyecto y la asignación de fondos entre los proyectos principales, lo cual puede resultar un poco complicado, ya que no todos los proyectos comienzan o terminan al mismo tiempo, y presentan combinaciones radicalmente diferentes de inversiones de capital frente a gastos. A veces, la clave está en destacar el panorama general y señalar los detalles adicionales.

[15:11] A nadie le gusta que se destine parte de su presupuesto a algo que realmente no se utiliza. ¿Cómo ocurre esto en las organizaciones? Debido a los cambios empresariales, la innovación tecnológica, las fusiones y adquisiciones, un proyecto recibe financiación inicial, pero pocos fondos para mantenimiento y soporte, una inversión mínima en formación y consultoría, y los responsables de los productos cambian de puesto. Tienes un sistema de compras descentralizado o centralizado, pero ¿sabes cuánto estás desperdiciando de tu inversión en hardware y software, así como en mantenimiento y soporte técnico? Los siguientes clientes lo descubrieron. Permíteme compartir algunas historias de éxito.

[15:56] En esta página se recogen empresas que utilizan los datos de uso de Open iTpara tomar decisiones que permitan optimizar costes, mejorar la eficiencia de los usuarios y lograr una mejor gestión. Han reducido costes sin perjudicar a los usuarios, centrándose en documentar las carencias, evitar denegaciones y orientar la formación hacia donde tiene mayor impacto. Uno de nuestros clientes, de Murphy Oil, afirmó que ahorré 1,35 millones de dólares tras un año utilizando Open iT. El director de sistemas informáticos para el negocio de exploración y producción de Murphy Oil Corporation hizo público este ahorro en su presentación en una conferencia sobre gestión de datos. Otro cliente afirmó que ahorró 250 000 dólares al generar su primer informe. Avio Aerospace ahorró un 47 % anual en sus gastos de software de ingeniería utilizando Open iT LicenseAnalyzer™y License Optimizer. Otro cliente más, Nissan, afirmó que, tras cinco años utilizando Open iT como centro global para nuestros datos de uso de aplicaciones, ahorramos 10 millones de dólares. Ahora se pueden consultar estos casos prácticos en nuestra página web: www.openit.com.

[17:20] Otro de nuestros clientes del sector energético ahorró 5 millones de dólares en costes de software en dos años, con una reducción del 36 % el primer año y de un 19 % adicional el segundo año. Además, mejoró su combinación de software para dar un mejor apoyo al negocio y calculó que el valor empresarial era 20 veces superior al ahorro en costes.

[17:44] Déjame contarte una historia sencilla sobre un cliente. Este responsable sabía lo que había comprado. La línea verde de capacidad muestra que había 300 licencias de usuario simultáneo de Magic Earth; la línea azul indica cuántas licencias se habían activado, y la línea roja muestra cuántas licencias se estaban utilizando activamente tras haber sido activadas. Se trataba de un entorno alojado. Este cliente ahorró 5,75 millones de dólares en costes de licencia al reducir 115 costosas licencias de software sin comprometer la disponibilidad de las mismas para los usuarios que las necesitaban.

[18:33] Y podemos utilizar License Optimizer para recuperar automáticamente las licencias inactivas. En este caso, teníamos un cliente en una de nuestras sedes que empezó a liberar licencias de software asignadas pero sin usar. La tasa de éxito semanal se situaba entre 20 y 30 sesiones de licencia, pero tras implementar nuestro software a gran escala, la tasa de éxito se disparó a más de 300 sesiones de licencia cada semana hasta que llegaron las vacaciones. Se puede observar la caída en el uso en la parte derecha debido a las vacaciones.

[19:13] Ahora que has visto ejemplos reales de los éxitos de nuestros clientes, ¿cómo puedes beneficiarte del uso de nuestras herramientas en lo que respecta a la optimización de costes? La ejecución de distintos tipos de optimización de costes implicará a diferentes áreas de la organización y distintos niveles de participación del departamento de TI. El primer paso es el más sencillo y el que implica a menos personas. La medición del uso puede proporcionar datos muy valiosos, tanto para dimensionar adecuadamente los contratos como para decidir qué condiciones serían más beneficiosas para la empresa. El segundo paso consiste en optimizar las operaciones de TI. Con un buen acceso a los datos de uso, podrá planificar, priorizar y documentar los distintos pasos para optimizar las operaciones y respaldar sus proyectos de reducción de costes en el marco de la estandarización, la consolidación, la automatización y la virtualización. El uso de herramientas de medición y generación de informes también reduce el tiempo que dedica a la elaboración de informes y a la recopilación de datos, además de automatizar parte del análisis y la optimización. Las herramientas avanzadas cuentan con controles de acceso para las distintas partes interesadas y una estructura de carpetas sencilla para que los informes se les envíen directamente.

[20:33] Tercer paso: cualquier medida de optimización para ahorrar costes debe llevarse a cabo con el apoyo de los usuarios de la empresa, para que puedan ser más eficientes en su trabajo. Con License Optimizer puedes reducir fácilmente los costes de software, pero también puedes ayudar a los usuarios de TI a realizar más trabajo en menos tiempo, ya que no tienen que estar entrando y saliendo de las aplicaciones, incluso si las licencias están disponibles para otros usuarios. Aquí abajo, en el paso 4, se trata de tomar las decisiones correctas. Trabaja de forma más inteligente, no más dura. Con la combinación adecuada de software, puedes facilitar un flujo de trabajo óptimo. Si has tenido éxito en una sede o en un proyecto, debes documentar las mejores prácticas e implementarlas en toda la organización. Los datos de uso permiten identificar las mejores prácticas. La documentación puede ayudarte a decidir quién necesita más apoyo y puedes ofrecer formación a estas personas para que se pongan al día con los nuevos productos y flujos de trabajo.

[21:45] Open iT informa de que se añade escalabilidad a los acuerdos de software con elementos de pago por uso. Aplica la medición y la optimización del uso para analizar las tendencias actuales de uso antes, durante y después de recurrir a la externalización o a los servicios en la nube. Pasa a un sistema de repercutición interna más basado en el uso para aumentar la rendición de cuentas.

[22:16] Si se produce un pico elevado en el uso del software solo unos pocos días al mes o al año, se deberían considerar opciones de leasing, alquiler o pago por uso. Si existe una necesidad local o regional de un determinado tipo de software, no debería haber motivo para comprar o utilizar licencias globales si estas resultan más caras. Con los datos de uso, puedes simular cuál sería la combinación más rentable para ti, teniendo en cuenta tu patrón de uso y la estructura de precios que ofrece el proveedor para las licencias locales, regionales o globales, o para los acuerdos de usuarios simultáneos frente a los de usuarios designados, etc. Si dispone de una herramienta instalada que automatiza toda la medición y la generación de informes por usted, podrá realizar todos los valiosos análisis necesarios para respaldar sus programas de optimización de costes en el ámbito de las adquisiciones de TI sin molestar a los ingenieros de sistemas de TI con soluciones de desarrollo propio ni a sus usuarios con encuestas complicadas. Y recuperará su inversión en medio año.

[23:22] Los informesde LicenseAnalyzer™pueden utilizarse para negociar las mejores condiciones y para respaldar la toma de decisiones a la hora de ajustar el volumen de los acuerdos. Además, puedes ampliar la vista para obtener más detalles sobre quiénes son los usuarios que han utilizado esta aplicación y cuánto tiempo activo frente a inactivo han dedicado a ella. Esto resulta útil si deseas identificar a los usuarios que podrían convertirse en promotores de tus herramientas principales, para mejorar la eficiencia de los usuarios y para aumentar la adopción de nuevas tecnologías en toda la empresa. También puede analizar la forma en que los usuarios utilizan el software observando los clics del ratón o las pulsaciones de teclas.

[24:11] En resumen, así es como nuestros clientes consiguen un alto retorno de la inversión. Aprovecha las oportunidades más evidentes: encontrarás posibilidades de ahorro o de mejora en la eficiencia de los usuarios o de los activos por todas partes. No renueves el software que no utilizas o que está infrautilizado. Asegúrate de que todo tu software con licencia sea realmente necesario y reasigna los activos que pretendas conservar, pero que podrían beneficiar más a otro usuario o grupo de usuarios. Esto se puede automatizar configurando reglas especiales para usuarios de alta prioridad para cada activo, etc. Realiza un seguimiento del uso por usuario, grupo de usuarios y ubicación. Asegúrate de invertir tu presupuesto en asistencia técnica y formación donde tenga mayor repercusión, y de dar soporte también a todos los usuarios «silenciosos» que hay por ahí. Detecta los cuellos de botella. Reduce tus costes operativos. Obtén los informes que necesitas más rápidamente; no pierdas tiempo en tareas administrativas manuales ni en la recopilación de informes. Puedes acceder directamente a los datos que necesitas y asegúrate de dedicar algo de tiempo a definir qué tipo de datos de uso sería útil obtener y con qué frecuencia. Por último, pero no por ello menos importante, no te arriesgues a incumplir la normativa.

[25:35] Ahora, Open iT puede ayudarte a saber de qué dispones para sacarle el máximo partido. Ya sabes cómo utilizar las herramientas de gestión de activos de Open iT para sacar el máximo partido a tu inversión en hardware y software, así como al mantenimiento y la asistencia técnica. Gracias por tu atención hoy. Solo quiero invitaros a todos a visitar nuestra página web, www.openit.com, y a concertar una demostración en directo si lo deseáis.

[26:05] Lynn: Estupendo. Me gustaría dar las gracias a Tanya Kristiansen, de Open iT , por participar hoy en este programa y, tal y como ella ha dicho, si tenéis alguna pregunta adicional, consultad los datos de contacto que aparecen en esta última diapositiva. Gracias a todos.