Conjunto de ferramentas para gestores de activos de TI

[0:01] Lynn: Bem-vindos ao podcast da ITAM. Trata-se de um espaço onde os membros prestadores de serviços de ITAM podem apresentar os seus produtos e serviços à comunidade de membros da ITAM. Chamo-me Lynn Weiss, sou da ITAM e tenho hoje comigo a Tanya Kristiansen, consultora de comunicação da Open iT. Este podcast da ITAM apresenta quatro perguntas que colocamos a cada fornecedor membro relativamente ao seu apoio à gestão de ativos de TI. A Tanya optou por incluir essas perguntas na própria apresentação, por isso, para darmos início à sessão, vou passar a palavra à Tanya.

[0:42] Tanya: Olá, bem-vindos à apresentação da empresa e dos produtos da Open iT. Como já ouviram, chamo-me Tanya Kristiansen e trabalho na área da comunicação de marketing da Open iT há vários anos. A minha apresentação irá proporcionar-vos uma visão geral do nosso conjunto de ferramentas para gestores de ativos de TI, seguida de algumas histórias de sucesso de clientes, e abordaremos os conceitos básicos do software da Open iT. Vou mostrar-vos a nossa versão empresarial com o seu painel de controlo, alguns exemplos de relatórios e demonstrar como a Open iT pode otimizar os resultados do vosso negócio e, ao fazê-lo, impulsionar a vossa carreira.

[1:20] A Open iT teve início em 1992 com um grupo de consultores de TI que reconheceu que os problemas de gestão de sistemas que estavam a resolver junto de grandes clientes do setor dos serviços públicos seriam comuns a praticamente qualquer grande empresa dependente de TI, independentemente do setor de atividade. Assim, o grupo de consultoria mudou o seu foco da consultoria para o software e renasceu como uma empresa de software em 1999. A Open iT construiu uma sólida base de clientes e está em crescimento e a gerar lucros. O nosso software mede a utilização de aplicações e licenças de software através de modelos de utilização dinâmicos implementados a nível global, incluindo licenciamento simultâneo e acordos de pagamento por utilização, e mede também a utilização de hardware para apoiar a otimização e modelos de refacturação baseados na utilização.

[2:10] A principal competência da Open iT consiste em permitir que os nossos clientes otimizem os seus ativos de tecnologias da informação através da análise de dados. Isto é feito através da medição da forma como os recursos são utilizados, do fornecimento de uma ferramenta para analisar essa utilização e, por fim, da disponibilização dos conhecimentos especializados necessários para a otimização dos recursos. A medição e a análise automática são facilitadas pela ferramenta, enquanto a otimização requer conhecimento do seu negócio. Porquê otimizar os recursos de TI? É demasiado caro não o fazer. O retorno típico do investimento para os clientes da Open iT é superior a 10 vezes o custo do software.

[2:57] Então, quais são alguns dos processos que é necessário ter implementados nas TI atualmente? Vamos agora analisar os principais fatores impulsionadores do negócio. Financeiro: as TI têm de ser capazes de demonstrar valor para o negócio, têm de melhorar a perceção da organização relativamente aos custos, têm de ser capazes de reduzir custos e criar escalabilidade de forma responsável e ética, e de documentar a conformidade. As TI têm de ser capazes de avaliar os investimentos e verificar se estes contribuem para o futuro do seu negócio. As nossas ferramentas de medição de utilização irão ajudá-lo a alcançar o seu sucesso.

[3:48] Talvez os gestores de TI tenham estado mais preocupados com a conformidade, mas por que não elevar a gestão dos recursos de TI a outro nível, de forma a encontrar proativamente formas de tirar maior partido deles? É sempre difícil encontrar o equilíbrio entre a gestão eficaz dos recursos de TI e a prestação dos serviços de TI esperados, mantendo-se ao mesmo tempo dentro do orçamento. Um departamento de TI pode ser visto apenas como um centro de custos e não como um trunfo estratégico para o negócio. A chave para o sucesso reside no desenvolvimento de uma forte relação de parceria entre as duas funções e na existência de processos, tecnologias e governança eficazes que apoiem a mudança nas estratégias de negócio. O software Open iT e os relatórios proporcionam uma melhor comunicação e colaboração entre departamentos.

[4:44] Como pode tomar melhores decisões relativamente aos ativos que gere? Aproveite as oportunidades mais óbvias. Isto é sempre importante, e ainda mais importante agora, no contexto económico em que nos encontramos. Há oportunidades por aí, vá atrás delas. Onde devo procurar? Não se deve concentrar apenas na redução de custos; deve concentrar-se na otimização das TI. Como pode fazer isso? Acompanhando a utilização e avaliando a forma como utiliza os seus recursos todos os dias ou todas as semanas. Portanto, primeiro passo: acompanhe o máximo possível; não espere otimizar aquilo que não está a medir. Segundo e terceiro passos: analise, comunique e, depois, otimize. Aproveite o retorno do seu investimento e reinvista. Encontrará oportunidades de poupança ou de melhorias na eficiência dos utilizadores ou dos ativos em todo o lado.

[5:36] Porquê o Open iT? Temos três pontos fortes principais. A abrangência da solução: é possível obter uma visão geral da empresa até aos pormenores mais minuciosos, como, por exemplo, um utilizador a utilizar uma funcionalidade de um determinado software. Somos independentes de plataforma, tanto no que diz respeito às fontes de dados de utilização como aos navegadores utilizados para gerar e visualizar relatórios. O nosso software é essencial para empresas que operam num ambiente heterogéneo com Unix, Linux e Windows, para obterem uma visão verdadeiramente abrangente de toda a empresa que inclua todos os recursos. Segurança, robustez e rapidez. Os nossos dados são assinados digitalmente, são inalteráveis no âmbito de contratos de pagamento por utilização e somos uma entidade terceira de confiança entre fornecedores e utilizadores finais. Oferecemos a elaboração rápida de relatórios.

[6:50] E, uma vez que a Open iT é uma entidade terceira de confiança, pode utilizar os relatóriosdo LicenseAnalyzer™para simular quais os contratos de licença mais adequados, sem necessidade de qualquer adaptação. Assim, pode utilizar o License Optimizer para reciclar software inativo e libertar automaticamente licenças de software não utilizadas, poupando assim nestas e também nos contratos de manutenção e suporte. Quer atingir os seus objetivos na gestão de ativos de TI? O conjunto de ferramentas da Open iT irá ajudá-lo a concentrar-se nas tarefas mais importantes que tem pela frente, para que possa acertar em cheio em cada objetivo que definir. Os clientes da Open iT nestes setores utilizam as nossas ferramentas estrategicamente para aumentar a produtividade e, ao mesmo tempo, reduzir custos. Daqui a pouco, vamos ver exemplos de líderes de TI que colhem os frutos ao utilizar as nossas ferramentas em benefício das empresas para as quais trabalham.

[7:58] Então, porquê estas indústrias? O software de modelação para a exploração de recursos naturais pode custar cinquenta mil dólares por licença e até mais. Assim, estas empresas têm licenças de aplicações dispendiosas e utilizam gestores de licenças, como o FlexNet, o IBM LUM, o Sentinel, o Reprise, o LMX, mas, basicamente, podemos dar suporte a qualquer tipo de gestor de licenças ou não. Possuem um ambiente misto, heterogéneo, do tipo «grid», com clusters de computação completos partilhados, ferramentas de gestão de cargas de trabalho, Sun Grid, PBS Pro e software de equilíbrio de carga LSF, tarefas de computação intensiva, armazenamento de ponta e grandes grupos de gestão de dados, como a EMC, e, mais uma vez, múltiplas localizações, frequentemente a nível internacional. Estas empresas multinacionais, espalhadas por todo o mundo com infraestruturas e plataformas diferentes, têm sistemas muito complexos para gerir. Por isso, são necessárias ferramentas empresariais para se ter uma visão global de como os recursos de TI são utilizados — ou, mais frequentemente, de como não estão a ser utilizados.

[9:11] Então, quem pode beneficiar com a utilização do nosso software? Não só as grandes empresas, mas também qualquer empresa com cem ou mais colaboradores que utilize software licenciado e disponha de uma rede informática pode beneficiar das nossas ferramentas e serviços, bem como aquelas que pretendam obter apoio em matéria de acordos de acesso, empresas que tenham passado por uma fusão ou aquisição ou que se encontrem em processo de redução de pessoal ou consolidação, gestores de TI interessados na prestação de contas relativamente aos níveis de serviço e à afetação de orçamentos, e aqueles que se estejam a preparar para uma auditoria.

[9:52] Vou apresentar-vos um panorama da arquitetura do produto Open iT. Os dados são recolhidos por um cliente Open iT. O tipo de dados recolhidos depende do módulo instalado e do que se pretende monitorizar. Podem ter um cliente em cada sistema ou computador portátil, ou apenas nos servidores, dependendo do que pretendem alcançar. Se pretenderem monitorizar apenas um programa local, será necessário instalar um cliente em cada PC. Por outro lado, no caso da Oracle, poderá ter apenas alguns clientes para toda a rede. Note que o cliente pode funcionar tanto offline como online; se estiver a funcionar offline, transferirá os dados para o servidor assim que ficar online. O servidor organiza os dados de forma a que não seja necessário pesquisar entre milhares de milhões de registos para obter uma visão geral. A partir do seu navegador preferido, pode aceder a vários relatórios e criar um painel de controlo empresarial. Vamos, então, ver alguns exemplos da interface web e dos relatórios na próxima secção desta apresentação. Todos estes módulos de que dispomos têm um armazenamento de dados comum, um data warehouse e uma interface gráfica de utilizador (GUI) baseada na web, mas diferem consoante o tipo de dados que pretende medir, analisar e otimizar.

[11:08] Eis a interface web padrão do portal de produtos Open iT. A partir daqui, pode escolher a ferramenta de relatórios ou de administração. Nesta captura de ecrã, vê-se uma das funcionalidades de relatórios do monitor de licençasLicenseAnalyzer™, que é facilmente configurável aqui, no lado esquerdo. Os novos desenvolvimentos em que estamos a trabalhar atualmente visam melhorar os nossos produtos nos próximos 12 meses, nomeadamente através da criação de mais modelos de relatórios, da melhoria da usabilidade da nossa interface gráfica e da simplificação da elaboração de relatórios para os gestores. É possível criar painéis no Excel exportando um relatório a partir da página web de análise.

[11:55] A nova versão base Enterprise Edition utiliza a base de dados multidimensional padrão do setor, que se integra com outros sistemas empresariais, como o Active Directory. Através de uma ligação a esta base de dados, os utilizadores podem aceder a dados de utilização a partir de um hub global diretamente com a sua ferramenta de relatórios preferida ou podem criar os seus próprios painéis no Excel. A ligação aos dados em tempo real permite a prototipagem rápida de relatórios e consultas ad hoc quase instantâneas. Os relatórios guardados podem ser simplesmente atualizados para carregar automaticamente os dados mais recentes, sem necessidade de reexportação. As partes interessadas da empresa podem utilizar gráficos dinâmicos e funcionalidades de arrastar e largar para organizar e analisar facilmente os seus dados de utilização.

[12:47] Então, como é possível saber quando não se sabe? As despesas com aplicações de TI podem ser desagregadas e apresentadas de várias formas, de modo a proporcionar múltiplas perspetivas do negócio. Estas desagregações são, normalmente, instantâneos num determinado momento, mas devem servir de base para a gestão contínua dos custos. Por exemplo, o orçamento por unidade de negócio ou localização. Os gestores de ITSM devem ser capazes de comunicar que percentagem do orçamento de TI é dedicada ao apoio a uma determinada unidade de negócio ou localização. Isso não significa que todas as organizações devam ir ao extremo de atribuir cada custo, até ao último, a uma parte específica do negócio. Os recursos partilhados que suportam aplicações utilizadas por todos podem ser representados numa categoria corporativa ou empresarial. No entanto, as despesas de TI dedicadas a uma parte específica do negócio — tais como projetos específicos de unidades de negócio ou aplicações funcionais — e a infraestrutura dedicada a suportá-las, como servidores, armazenamento ou bases de dados, devem ser acompanhadas e representadas.

[13:52] Orçamento por aplicação ou conjuntos de aplicações. Compreender as despesas globais com carteiras de projetos é fundamental para o processo de planeamento de aplicações. Pode elaborar o orçamento por utilizadores ou grupos de utilizadores para ajudar a esclarecer o que realmente se passa na organização de TI. Faça o orçamento distinguindo custos fixos de custos variáveis; é importante acompanhar as licenças adicionais que está a alugar ou que tem ao abrigo de um contrato de pagamento por utilização com os seus fornecedores. Pode elaborar o orçamento por fornecedor; no caso de aplicações agrupadas, pode agrupar as suas aplicações ou produtos para obter uma visão global da utilização por fornecedor. No que diz respeito aos principais projetos do orçamento, as organizações precisam de ser capazes de comunicar as despesas globais dos projetos e a alocação de fundos entre os principais projetos, o que pode ser um pouco complicado, uma vez que nem todos os projetos começam ou terminam ao mesmo tempo e apresentam combinações radicalmente diferentes de investimentos de capital e despesas. Por vezes, a chave está em destacar o panorama geral e assinalar os detalhes adicionais.

[15:11] Ninguém gosta que qualquer parte do seu orçamento seja gasta em algo que não está realmente a ser utilizado. Como é que isso acontece nas organizações? Devido a mudanças no negócio, inovação tecnológica, fusões e aquisições, um projeto recebe financiamento inicial, mas poucos fundos para manutenção e suporte, investimento mínimo em formação e consultoria, e os responsáveis pelo produto mudam de cargo. Tem um sistema de compras descentralizado ou centralizado, mas sabe quanto do seu investimento em hardware e software, bem como em manutenção e suporte, está a desperdiçar? Os seguintes clientes descobriram. Deixem-me partilhar algumas histórias de sucesso.

[15:56] Nesta página, apresentam-se empresas que utilizam os dados de utilização do Open iT para apoiar decisões relacionadas com a otimização de custos, a eficiência dos utilizadores e uma melhor gestão. Conseguiram reduzir custos sem prejudicar os utilizadores, concentrando-se na identificação de carências, evitando recusas e direcionando a formação para as áreas onde tem maior impacto. Um dos nossos clientes, da Murphy Oil, afirmou ter poupado 1,35 milhões de dólares após um ano a utilizar a Open iT. O diretor de sistemas de negócios de TI de upstream da Murphy Oil Corporation divulgou estas poupanças na sua apresentação numa conferência sobre gestão de dados. Outro cliente afirmou ter poupado 250 000 dólares logo na primeira vez que gerou um relatório. A Avio Aerospace poupou 47% ao ano nas suas despesas com software de engenharia ao utilizar o Open iTLicenseAnalyzer™e o License Optimizer. Outro cliente, a Nissan, afirmou que, após cinco anos com o Open iT como centro global para os nossos dados de utilização de aplicações, poupámos 10 milhões de dólares. Estes estudos de caso podem agora ser consultados no nosso site em www.openit.com.

[17:20] Outro cliente nosso do setor energético poupou 5 milhões de dólares em custos de software em dois anos, com uma redução de 36% no primeiro ano e de mais 19% no segundo ano. Além disso, melhoraram o seu conjunto de soluções de software para apoiar melhor o negócio e calcularam que o valor comercial era 20 vezes superior à poupança de custos.

[17:44] Deixem-me contar-vos uma história simples sobre um cliente. Este gestor sabia o que tinha comprado. A linha verde de capacidade mostra que havia 300 licenças de utilizador simultâneas do Magic Earth; a linha azul mostra quantas licenças tinham sido retiradas; e a linha vermelha mostra quantas licenças estavam ativamente em uso após terem sido retiradas. Tratava-se de um ambiente alojado. Este cliente poupou 5,75 milhões de dólares em custos de licenças, ao eliminar 115 licenças de software dispendiosas, sem comprometer a disponibilidade das licenças para os utilizadores que delas necessitavam.

[18:33] E podemos utilizar o License Optimizer para a recuperação automática de licenças inativas. Neste caso, tivemos um cliente numa determinada localização que começou a libertar licenças de software que tinham sido atribuídas, mas que ainda não tinham sido utilizadas. A taxa de sucesso semanal situava-se entre 20 e 30 sessões de licença, mas após a implementação em grande escala do nosso software, a taxa de sucesso subiu para mais de 300 sessões de licença por semana, até ao início das férias. É possível observar a queda na utilização no lado direito do gráfico, devido às férias.

[19:13] Agora que já viu exemplos reais de casos de sucesso dos nossos clientes, como pode beneficiar da utilização das nossas ferramentas no que diz respeito à otimização de custos? A implementação de vários tipos de otimização de custos envolverá diferentes áreas da organização e vários níveis de envolvimento das TI. O primeiro passo é o mais fácil e envolve o menor número de intervenientes. A medição da utilização pode fornecer dados inestimáveis, tanto para o dimensionamento adequado dos contratos como para decidir quais os termos que seriam benéficos para a empresa. O segundo passo consiste em otimizar as operações de TI. Com um bom acesso aos dados de utilização, é possível planear, priorizar e documentar os vários passos para otimizar as operações e apoiar os seus projetos de redução de custos no âmbito da normalização, consolidação, automatização e virtualização. A utilização de ferramentas de medição e relatórios também reduz o tempo que gasta na elaboração de relatórios e na recolha de dados, além de automatizar parte da análise e otimização. As ferramentas avançadas dispõem de controlos de acesso para as várias partes interessadas e de uma estrutura de pastas simples para os relatórios que lhes são enviados diretamente.

[20:33] Terceiro passo: qualquer otimização de redução de custos tem de ser feita de forma a apoiar os utilizadores empresariais, para que possam ser mais eficientes no seu trabalho. Com o License Optimizer, é possível reduzir facilmente os custos com software, mas também apoiar os utilizadores de TI para que consigam realizar mais trabalho em menos tempo, uma vez que não precisam de estar a entrar e a sair das aplicações, mesmo que as licenças sejam disponibilizadas a outros utilizadores. Na parte inferior, vê-se aqui o passo 4, que tem a ver com fazer as escolhas certas. Trabalhe de forma mais inteligente, não mais árdua. Com a combinação certa de software, pode apoiar o fluxo de trabalho ideal. Se tiver tido sucesso num local ou num projeto, deve documentar as melhores práticas e implementá-las em toda a organização. Os dados de utilização podem identificar as melhores práticas. A documentação pode ajudá-lo a decidir quem precisa de mais apoio e pode providenciar formação para que esses utilizadores se familiarizem rapidamente com novos produtos e fluxos de trabalho.

[21:45] Os relatórios do Open iT conferem escalabilidade aos contratos de software com elementos de pagamento por utilização. Aplique a medição e a otimização da utilização para analisar as tendências de utilização atuais antes, durante e após a utilização de serviços de externalização ou na nuvem. Adote um sistema de refacturação interna mais baseado na utilização para aumentar a responsabilização.

[22:16] Se houver um pico elevado na utilização do software apenas alguns dias por mês ou por ano, devem ser consideradas opções de leasing, aluguer ou pagamento por utilização. Se existir uma necessidade local ou regional de um determinado tipo de software, não deve haver motivo para adquirir ou utilizar licenças globais, caso estas sejam mais caras. Com os dados de utilização, pode simular qual seria a combinação mais económica para si, tendo em conta o seu padrão de utilização e a estrutura de preços que o fornecedor aplica às licenças locais, regionais ou globais, ou aos contratos de utilização simultânea em comparação com os de utilizador nomeado, etc. Se tiver instalada uma ferramenta que automatize toda a medição e a elaboração de relatórios por si, poderá realizar todas as análises valiosas para apoiar os seus programas de otimização de custos no âmbito das aquisições de TI, sem incomodar os engenheiros de sistemas de TI com soluções caseiras nem os seus utilizadores com inquéritos complicados. E obterá o retorno do seu investimento em meio ano.

[23:22] Os relatóriosdo LicenseAnalyzer™podem ser utilizados para negociar as melhores condições e para apoiar a sua tomada de decisões na definição do dimensionamento adequado dos contratos. Além disso, pode aprofundar a análise para obter mais detalhes sobre quem são os utilizadores que utilizaram esta aplicação e quanto tempo passaram nela, distinguindo entre tempo ativo e inativo. Isto é útil se pretender identificar utilizadores que possam tornar-se promotores das suas ferramentas principais, com vista a melhorar a eficiência dos utilizadores e a aumentar a adoção de novas tecnologias em toda a empresa. Também pode analisar a forma como os utilizadores utilizam o software, observando os cliques do rato ou as teclas premidas.

[24:11] Resumindo, eis como os nossos clientes alcançam um elevado retorno do investimento. Aproveite as oportunidades mais fáceis de alcançar: encontrará em todo o lado oportunidades de poupança ou de melhoria na eficiência dos utilizadores ou dos ativos. Não renove o software que não está a utilizar ou que está a subutilizar. Certifique-se de que todo o software licenciado é necessário e reatribua os ativos que pretende manter, mas que seriam mais úteis para outro utilizador ou grupo de utilizadores. Este processo pode ser automatizado através da definição de regras específicas para utilizadores de alta prioridade relativamente a cada ativo, etc. Acompanhe a utilização por utilizador, grupo de utilizadores e localização. Certifique-se de que investe o seu orçamento de suporte e formação onde tem maior impacto, incluindo o apoio a todos os utilizadores «silenciosos». Identifique os pontos de estrangulamento. Reduza os seus custos operacionais. Obtenha os relatórios de que necessita mais rapidamente, não perca tempo com tarefas administrativas manuais ou com a recolha de relatórios. Pode obter acesso direto aos dados de que necessita e certifique-se de que dedica algum tempo a definir que tipo de dados de utilização seria mais útil obter e com que frequência. Por último, mas não menos importante, não corra o risco de incorrer em incumprimento.

[25:35] O Open iT pode ajudá-lo a saber o que possui, para que possa tirar o máximo partido disso. Agora já sabe como utilizar as ferramentas de gestão de ativos do Open iT para tirar o máximo partido do seu investimento em hardware e software, bem como da manutenção e do apoio técnico. Obrigado pela vossa atenção hoje. Gostaria apenas de convidar todos a visitarem o nosso site em www.openit.com e a agendarem uma demonstração ao vivo, se assim o desejarem.

[26:05] Lynn: Ótimo. Gostaria de agradecer à Tanya Kristiansen, da Open iT, pela participação neste programa hoje e, tal como ela disse, se tiverem mais alguma dúvida, consultem os dados de contacto que constam neste último slide. Obrigada a todos.