Boîte à outils pour les gestionnaires de parc informatique

[0:01] Lynn : Bienvenue dans le podcast de l’ITAM. Ce format permet aux prestataires membres de l’ITAM de présenter leurs produits et services à la communauté des adhérents de l’ITAM. Je m’appelle Lynn Weiss, je travaille chez ITAM et je suis aujourd’hui accompagnée de Tanya Kristiansen, consultante en communication chez Open iT. Ce podcast de l’ITAM comporte quatre questions que nous posons à chaque fournisseur membre concernant son soutien à la gestion des actifs informatiques. Tanya a choisi de les inclure dans la présentation elle-même ; pour commencer, je vais donc lui céder la parole.

[0:42] Tanya : Bonjour, bienvenue à la présentation de la société Open iT et de ses produits. Comme vous l’avez entendu, je m’appelle Tanya Kristiansen et je travaille depuis plusieurs années dans le domaine de la communication marketing chez Open iT. Ma présentation vous donnera un aperçu de notre gamme d’outils destinés aux gestionnaires d’actifs informatiques, suivie de quelques témoignages de réussite de nos clients, et nous aborderons les principes de base du logiciel Open iT. Je vais vous présenter notre version entreprise avec son tableau de bord, quelques exemples de rapports, et vous montrer comment Open iT peut optimiser vos résultats commerciaux et, ce faisant, donner un coup de pouce à votre carrière.

[1:20] Open iT a vu le jour en 1992, à l'initiative d'un groupe de consultants en informatique qui avaient pris conscience que les problèmes de gestion des systèmes auxquels ils étaient confrontés chez de grands clients du secteur des services publics seraient communs à presque toutes les grandes entreprises dépendantes des technologies de l'information, quel que soit leur secteur d'activité. Fort de ce constat, le groupe de consultants a réorienté ses activités, passant du conseil au développement de logiciels, et s'est transformé en éditeur de logiciels en 1999. Open iT s'est constitué une solide base de clients et connaît aujourd'hui une croissance soutenue tout en étant rentable. Nos logiciels mesurent l'utilisation des applications et des licences logicielles à l'aide de modèles d'utilisation dynamiques déployés à l'échelle mondiale, notamment les licences simultanées et les contrats de paiement à l'utilisation, et mesurent l'utilisation du matériel informatique afin de faciliter l'optimisation et la mise en place de modèles de refacturation basés sur l'utilisation.

[2:10] Le cœur de métier d’Open iT consiste à permettre à nos clients d’optimiser leurs actifs informatiques grâce à l’analyse des données. Pour ce faire, nous mesurons l’utilisation des ressources, fournissons un outil d’analyse de cette utilisation et apportons enfin notre expertise en matière d’optimisation des ressources. La mesure et l’analyse automatique sont facilitées par l’outil, tandis que l’optimisation nécessite une connaissance approfondie de votre activité. Pourquoi optimiser les ressources informatiques ? C'est trop coûteux de ne pas le faire. Le retour sur investissement typique des clients d'Open iT est plus de 10 fois supérieur au coût du logiciel.

[2:57] Quels sont donc les processus que vous devez mettre en place aujourd’hui dans le domaine informatique ? Nous allons maintenant nous intéresser aux principaux moteurs commerciaux. Sur le plan financier : le service informatique doit être capable de démontrer sa valeur ajoutée pour l’entreprise ; il doit permettre à l’organisation d’avoir une meilleure visibilité sur ses coûts ; il doit être en mesure de réduire les coûts et d’assurer l’évolutivité de manière responsable et éthique, tout en garantissant la conformité réglementaire. Le service informatique doit pouvoir évaluer les investissements et déterminer s’ils contribuent à l’avenir de votre entreprise. Nos outils de mesure de l’utilisation vous aideront à réussir.

[3:48] Les responsables informatiques se sont peut-être surtout préoccupés de la conformité, mais pourquoi ne pas faire passer la gestion des ressources informatiques à un niveau supérieur afin de trouver de manière proactive des moyens d’en tirer davantage parti ? Il est toujours difficile de trouver le juste équilibre entre une gestion efficace des ressources informatiques et la fourniture des services informatiques attendus, tout en respectant le budget. Un service informatique peut être considéré uniquement comme un centre de coûts et non comme un atout stratégique pour l'entreprise. La clé du succès réside dans le développement d'une relation de partenariat solide entre ces deux fonctions et dans la mise en place de processus, de technologies et d'une gouvernance efficaces pour accompagner l'évolution des stratégies d'entreprise. Les logiciels et rapports Open iT favorisent une meilleure communication et une meilleure collaboration entre les services.

[4:44] Comment faire de meilleurs choix concernant les ressources dont vous avez la charge ? Récoltez les fruits à portée de main. C’est toujours important, mais encore plus dans le contexte économique actuel. Il y a des fruits à cueillir, allez les chercher. Où faut-il chercher ? Ne vous contentez pas de vous concentrer sur la réduction des coûts, vous devez vous concentrer sur l’optimisation informatique. Comment y parvenir ? En suivant l'utilisation et en évaluant la manière dont vous utilisez vos ressources chaque jour ou chaque semaine. Première étape : suivez autant que possible ; ne vous attendez pas à optimiser ce que vous ne mesurez pas. Deuxième et troisième étapes : analysez, communiquez, puis optimisez. Récoltez le retour sur investissement, puis réinvestissez. Vous trouverez partout des possibilités d'économies ou d'améliorations en matière d'efficacité des utilisateurs ou des actifs.

[5:36] Pourquoi choisir Open iT ? Nous disposons de trois atouts majeurs. L’exhaustivité de la solution : vous pouvez obtenir une vue d’ensemble de l’entreprise tout en accédant à des détails très précis, comme l’utilisation d’une fonctionnalité d’un logiciel par un utilisateur donné. Nous sommes indépendants de toute plateforme, tant au niveau des sources de données d’utilisation que des navigateurs utilisés pour générer et consulter les rapports. Notre logiciel est indispensable aux entreprises exploitant un environnement hétérogène comprenant Unix, Linux et Windows pour obtenir une vue d’ensemble véritablement à l’échelle de l’entreprise, englobant toutes les ressources. Sécurité, robustesse et rapidité. Nos données sont signées numériquement, ce qui les rend inaltérables dans le cadre de contrats de paiement à l’utilisation, et nous agissons en tant que tiers de confiance entre les fournisseurs et les utilisateurs finaux. Nous proposons une génération rapide de rapports.

[6:50] Et comme Open iT est un tiers de confiance, vous pouvez utiliser les rapportsde LicenseAnalyzer™pour simuler les contrats de licence les plus adaptés, sans qu’aucune adaptation ne soit nécessaire. Vous pouvez ainsi utiliser License Optimizer pour recycler les logiciels inactifs et libérer automatiquement les licences logicielles inutilisées, ce qui vous permettra de réaliser des économies sur ces dernières ainsi que sur les contrats de maintenance et d’assistance. Souhaitez-vous atteindre vos objectifs en matière de gestion des actifs informatiques ? La gamme d’outils Open iT vous aidera à vous concentrer sur les tâches les plus importantes qui vous attendent, afin que vous puissiez atteindre chaque objectif que vous vous êtes fixé. Les clients d’Open iT dans ces secteurs utilisent nos outils de manière stratégique pour accroître leur productivité tout en réduisant leurs coûts. Dans un instant, nous découvrirons comment des responsables informatiques tirent profit de nos outils au bénéfice des entreprises pour lesquelles ils travaillent.

[7:58] Pourquoi ces secteurs d’activité ? Les logiciels de modélisation destinés à l’exploration des ressources naturelles peuvent coûter cinquante mille dollars par licence, voire davantage. Ces entreprises disposent donc de licences d’application coûteuses et utilisent des gestionnaires de licences tels que FlexNet, IBM LUM, Sentinel, Reprise, LMX ; mais nous sommes en mesure de prendre en charge pratiquement n’importe quel type de gestionnaire de licences, ou de fonctionner sans. Elles disposent d’un environnement mixte, hétérogène, de type grille, avec des clusters de calcul entièrement partagés, des outils de gestion des charges de travail, Sun Grid, PBS Pro et des logiciels d’équilibrage de charge LSF, des tâches nécessitant une forte puissance de calcul, un stockage haut de gamme, ainsi que de grands groupes de gestion des données comme EMC, le tout réparti sur plusieurs sites, souvent à l’international. Ces multinationales, réparties à travers le monde avec des infrastructures et des plateformes différentes, ont des systèmes très complexes à gérer. Il faut donc disposer d’outils d’entreprise pour avoir une vue d’ensemble de la manière dont vos ressources informatiques sont utilisées – ou, le plus souvent, ne le sont pas.

[9:11] Alors, qui peut tirer profit de l’utilisation de notre logiciel ? Non seulement les grandes entreprises, mais aussi toute entreprise comptant au moins une centaine de salariés, utilisant des logiciels sous licence et disposant d’un réseau informatique, peut bénéficier de nos outils et services. Cela concerne également celles qui souhaitent bénéficier d’un accompagnement en matière de contrats d’accès, les entreprises ayant fait l’objet d’une fusion ou d’une acquisition, ou encore celles en phase de réduction d’effectifs ou de consolidation, les responsables informatiques soucieux de la responsabilisation en matière de niveaux de service et d’allocation budgétaire, ainsi que celles qui se préparent à un audit.

[9:52] Je vais vous présenter l'architecture produit d'Open iT. Les données sont collectées par un client Open iT. Le type de données collectées dépend du module installé et de ce que vous souhaitez mesurer. Vous pouvez installer un client sur chaque système ou ordinateur portable, ou uniquement sur les serveurs, selon vos objectifs. Si vous souhaitez surveiller uniquement un programme local, vous devrez installer un client sur chaque PC. En revanche, pour Oracle, vous pourriez n’avoir que quelques clients pour l’ensemble du réseau. Notez que le client peut fonctionner aussi bien hors ligne qu’en ligne ; s’il fonctionne hors ligne, il transférera les données vers le serveur dès qu’il sera reconnecté. Le serveur structure les données de manière à ce que vous n’ayez pas à parcourir des milliards d’enregistrements pour obtenir une vue d’ensemble. Depuis votre navigateur préféré, vous pouvez accéder à divers rapports et créer un tableau de bord d’entreprise. Examinons donc quelques exemples de l’interface Web et des rapports dans la section suivante de cette présentation. Tous ces modules disposent d’un entrepôt de données commun et d’une interface graphique Web, mais ils diffèrent selon le type de données que vous souhaitez mesurer, analyser et optimiser.

[11 h 08] Voici l'interface Web standard du portail produit Open iT. À partir de là, vous pouvez choisir l'outil de reporting ou d'administration. Sur cette capture d'écran, vous pouvez voir l'une des fonctionnalités de reportingde LicenseAnalyzer™, l'outil de surveillance des licences, qui est facilement configurable ici, à gauche. Les nouveaux développements sur lesquels nous travaillons actuellement visent à améliorer nos produits au cours des 12 prochains mois, notamment en créant davantage de modèles de rapports, en améliorant la convivialité de notre interface graphique et en facilitant encore davantage la création de rapports pour les responsables. Il est possible de créer des tableaux de bord Excel en exportant un rapport depuis la page Web d’analyse.

[11 h 55] La nouvelle version de base « Enterprise Edition » utilise une base de données multidimensionnelle conforme aux normes du secteur, qui s’intègre à d’autres systèmes d’entreprise tels qu’Active Directory. Grâce à une connexion à cette base de données, les utilisateurs peuvent accéder directement aux données d’utilisation depuis un hub mondial à l’aide de leur outil de reporting préféré, ou créer leurs propres tableaux de bord Excel. La connexion en temps réel aux données permet de créer rapidement des prototypes de rapports et d’effectuer des requêtes ad hoc quasi instantanées. Il suffit d’actualiser les rapports enregistrés pour charger automatiquement les données récentes, sans avoir à les réexporter. Les parties prenantes de l’entreprise peuvent utiliser des graphiques croisés dynamiques et des fonctionnalités de glisser-déposer pour organiser et analyser facilement vos données d’utilisation.

[12:47] Comment savoir quand on ne sait pas ? Les dépenses liées aux applications informatiques peuvent être ventilées et présentées de nombreuses façons afin d’offrir différentes perspectives sur l’activité. Ces ventilations constituent généralement des instantanés ponctuels, mais elles doivent servir de base au suivi des coûts. Par exemple, un budget par unité opérationnelle ou par site. Les responsables ITSM doivent être en mesure d’indiquer quelle part du budget informatique est consacrée au soutien d’une unité opérationnelle ou d’un site particulier. Cela ne signifie pas pour autant que chaque organisation doive aller jusqu’à l’extrême en affectant chaque coût, jusqu’au dernier, à une partie spécifique de l’entreprise. Les ressources partagées qui prennent en charge les applications utilisées par tous peuvent être regroupées dans une catégorie « société » ou « entreprise ». En revanche, les dépenses informatiques dédiées à une partie spécifique de l’entreprise, telles que les projets propres à une unité opérationnelle ou les applications fonctionnelles, ainsi que l’infrastructure dédiée à leur prise en charge (serveurs, stockage ou bases de données), doivent être suivies et présentées.

[13:52] Établissez un budget par application ou par suite d’applications. Il est essentiel de bien comprendre les dépenses globales liées aux portefeuilles de projets pour le processus de planification des applications. Vous pouvez établir un budget par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs afin de mieux cerner la réalité au sein de l’organisation informatique. Établissez un budget en distinguant les coûts fixes des coûts variables ; vous devez notamment suivre les licences complémentaires que vous louez ou pour lesquelles vous avez conclu un accord de paiement à l’utilisation avec vos fournisseurs. Vous pouvez établir un budget par fournisseur ; avec les applications groupées, vous pouvez regrouper vos applications ou vos produits afin d’obtenir une vue d’ensemble de l’utilisation des solutions d’un fournisseur. Pour vos projets prioritaires, les organisations doivent être en mesure de communiquer les dépenses globales liées aux projets ainsi que la répartition des fonds entre les projets prioritaires, ce qui peut s’avérer un peu délicat car tous les projets ne démarrent ni ne se terminent au même moment, et leur composition en termes d’investissements en capital et de dépenses peut varier considérablement. Parfois, la clé consiste à mettre en avant la vue d’ensemble tout en notant les détails supplémentaires.

[15:11] Personne n’aime voir une partie de son budget consacrée à quelque chose qui n’est pas vraiment utilisé. Comment cela se produit-il au sein des organisations ? En raison des évolutions métier, des innovations technologiques, des fusions et acquisitions, un projet bénéficie d’un financement initial, mais de peu de moyens pour la maintenance et le support, d’un investissement minimal en formation et en conseil, et les « champions » du produit changent de poste. Que vos achats soient décentralisés ou centralisés, savez-vous quelle part de vos investissements en matériel et logiciels, ainsi qu’en maintenance et assistance, est gaspillée ? Les clients suivants l’ont découvert. Permettez-moi de vous présenter quelques exemples de réussite.

[15 h 56] Cette page présente des entreprises qui utilisent les données d'utilisation d'Open iT pour étayer leurs décisions en matière d'optimisation des coûts, d'efficacité des utilisateurs et d'amélioration de la gestion. Elles ont réduit leurs coûts sans nuire aux utilisateurs, en s'attachant à recenser les pénuries, à éviter les refus et à cibler la formation là où elle est la plus efficace. L’un de nos clients chez Murphy Oil a déclaré avoir économisé 1,35 million de dollars après un an d’utilisation d’Open iT. Le directeur des systèmes informatiques en amont chez Murphy Oil Corporation a rendu ces économies publiques lors de sa présentation à une conférence sur la gestion des données. Un autre client a déclaré avoir économisé 250 000 dollars dès la génération de son premier rapport. Avio Aerospace a réalisé une économie de 47 % par an sur ses dépenses en logiciels d’ingénierie grâce à l’utilisation d’Open iTLicenseAnalyzer™et de License Optimizer. Un autre client, Nissan, a déclaré qu’après cinq ans d’utilisation d’Open iT comme plateforme centrale mondiale pour nos données d’utilisation des applications, nous avions économisé 10 millions de dollars. Ces études de cas sont désormais disponibles sur notre site web à l’adresse www.openit.com.

[17 h 20] Un autre de nos clients du secteur de l'énergie a économisé 5 millions de dollars sur ses coûts logiciels en deux ans, avec une réduction de 36 % la première année et de 19 % supplémentaires la deuxième année. De plus, il a optimisé son portefeuille de logiciels afin de mieux soutenir son activité et a estimé que la valeur ajoutée pour l'entreprise était 20 fois supérieure aux économies réalisées.

[17 h 44] Laissez-moi vous raconter un exemple simple tiré de l’expérience d’un client. Ce responsable savait exactement ce qu’il avait acheté. La ligne verte de capacité indique les 300 licences d’utilisateurs simultanés de Magic Earth, la ligne bleue montre le nombre de licences qui avaient été attribuées, et la ligne rouge indique le nombre de licences activement utilisées après leur attribution. Il s’agissait d’un environnement hébergé. Ce client a économisé 5,75 millions de dollars en coûts de licences sur 115 licences logicielles onéreuses, sans pour autant compromettre la disponibilité des licences pour les utilisateurs qui en avaient besoin.

[18:33] Nous pouvons également utiliser License Optimizer pour récupérer automatiquement les licences inactives. Nous avons eu le cas d’un client, sur un site, qui a commencé à libérer des licences logicielles empruntées mais non utilisées. Le taux de réussite hebdomadaire se situait entre 20 et 30 sessions de licence, mais après avoir déployé notre logiciel à grande échelle, ce taux a grimpé à plus de 300 sessions de licence par semaine, jusqu’à l’arrivée des vacances. Vous pouvez constater la baisse d'utilisation sur la partie droite du graphique, due aux vacances.

[19:13] Maintenant que vous avez découvert des exemples concrets de réussite chez nos clients, comment pouvez-vous tirer parti de nos outils en matière d’optimisation des coûts ? La mise en œuvre de différents types d’optimisation des coûts impliquera divers services de l’entreprise et des niveaux d’implication variables de la part du service informatique. La première étape est la plus simple et mobilise le moins d’acteurs. La mesure de l’utilisation peut fournir des données précieuses tant pour le dimensionnement adéquat des contrats que pour déterminer les conditions les plus avantageuses pour l’entreprise. La deuxième étape consiste à optimiser les opérations informatiques. Grâce à un accès efficace aux données d’utilisation, vous êtes en mesure de planifier, hiérarchiser et documenter les différentes étapes visant à optimiser les opérations et à soutenir vos projets de réduction des coûts dans les domaines de la standardisation, de la consolidation, de l’automatisation et de la virtualisation. L’utilisation d’outils de mesure et de reporting permet également de réduire le temps consacré à la création de rapports et à la collecte de données, tout en automatisant une partie de l’analyse et de l’optimisation. Les outils avancés intègrent des contrôles d’accès pour les différentes parties prenantes ainsi qu’une structure de dossiers simple permettant de leur transmettre directement les rapports.

[20:33] Troisième étape : toute optimisation visant à réduire les coûts doit s’accompagner d’un accompagnement des utilisateurs métier afin qu’ils puissent gagner en efficacité dans leur travail. Grâce à License Optimizer, vous pouvez facilement réduire les coûts liés aux logiciels, mais aussi aider les utilisateurs informatiques à être plus productifs en moins de temps, puisqu’ils n’ont plus besoin de passer d’une application à l’autre, même si les licences sont mises à la disposition d’autres utilisateurs. En bas de cette page, vous voyez la quatrième étape, qui consiste à faire les bons choix. Travaillez plus intelligemment, pas plus dur. Avec la bonne combinaison de logiciels, vous pouvez favoriser un flux de travail optimal. Si vous avez réussi dans un site ou sur un projet, vous devez documenter les meilleures pratiques et les mettre en œuvre à l'échelle de l'entreprise. Les données d'utilisation permettent de recenser ces meilleures pratiques. La documentation peut vous aider à déterminer qui a besoin d'un accompagnement supplémentaire, et vous pouvez organiser des formations pour ces personnes afin qu'elles se familiarisent rapidement avec les nouveaux produits et flux de travail.

[21 h 45] Les rapports Open iT apportent une plus grande évolutivité aux contrats logiciels comportant des éléments de facturation à l'utilisation. Mettez en place un système de mesure et d'optimisation de l'utilisation afin d'analyser les tendances actuelles avant, pendant et après le recours à des services d'externalisation ou au cloud. Adoptez un système de refacturation interne davantage basé sur l'utilisation afin de renforcer la responsabilisation.

[22:16] Si l’utilisation du logiciel connaît un pic important seulement quelques jours par mois ou par an, il convient d’envisager des options de location ou de location-vente, ou encore des formules de paiement à l’utilisation. S’il existe un besoin local ou régional pour un certain type de logiciel, il n’y a aucune raison d’acheter ou d’utiliser des licences mondiales si celles-ci s’avèrent plus coûteuses. Grâce aux données d’utilisation, vous pouvez simuler la combinaison la plus rentable pour vous, compte tenu de votre profil d’utilisation et de la structure tarifaire proposée par le fournisseur pour les licences locales, régionales ou mondiales, ou encore entre les contrats d’utilisation simultanée et les contrats par utilisateur désigné, etc. Si vous disposez d’un outil qui automatise pour vous l’ensemble du comptage et du reporting, vous pouvez réaliser toutes les analyses pertinentes pour étayer vos programmes d’optimisation des coûts dans le cadre des achats informatiques, sans importuner les ingénieurs systèmes avec des solutions maison ni vos utilisateurs avec des enquêtes compliquées. Et vous obtiendrez un retour sur investissement en six mois.

[23:22] Les rapportsde LicenseAnalyzer™peuvent être utilisés pour négocier les meilleures conditions et vous aider à prendre les bonnes décisions concernant le dimensionnement des contrats. Vous pouvez également zoomer pour obtenir plus de détails sur les utilisateurs qui ont utilisé cette application, ainsi que sur le temps qu’ils ont passé dans cette application, entre temps d’activité et temps d’inactivité. Cela s’avère utile si vous souhaitez identifier les utilisateurs susceptibles de devenir des ambassadeurs de vos outils clés, d’améliorer l’efficacité des utilisateurs et de favoriser l’adoption des nouvelles technologies à l’échelle de l’entreprise. Vous pouvez également analyser la manière dont les utilisateurs utilisent le logiciel en examinant leurs clics de souris ou leurs frappes au clavier.

[24:11] Pour résumer comment nos clients parviennent à obtenir un retour sur investissement élevé : commencez par les gains les plus faciles à réaliser ; vous trouverez partout des possibilités d’économies ou d’améliorations en matière d’efficacité des utilisateurs ou des actifs. Ne renouvelez pas les logiciels que vous n’utilisez pas ou que vous sous-utilisez. Assurez-vous que tous vos logiciels sous licence sont réellement nécessaires et redéployez les ressources que vous comptez conserver mais qui seraient plus utiles à un autre utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ces opérations peuvent être automatisées en configurant des règles spécifiques pour les utilisateurs hautement prioritaires pour chaque ressource, etc. Suivez votre utilisation par utilisateur, groupe d’utilisateurs et site. Veillez à consacrer vos budgets d’assistance et de formation là où ils auront le plus d’impact, notamment pour soutenir tous les utilisateurs « silencieux ». Identifiez les goulots d’étranglement. Réduisez vos coûts d’exploitation. Obtenez plus rapidement les rapports dont vous avez besoin, ne perdez pas de temps en tâches administratives manuelles ou en collecte de rapports. Vous pouvez accéder directement aux données dont vous avez besoin et prendre le temps de définir quels types de données d’utilisation seraient les plus utiles à collecter et à quelle fréquence. Enfin, et surtout, ne prenez pas le risque de vous exposer à une non-conformité.

[25:35] Open iT peut désormais vous aider à identifier vos ressources afin d’en tirer le meilleur parti. Vous savez désormais comment utiliser les outils de gestion des actifs d’Open iT pour optimiser vos investissements en matériel et en logiciels, ainsi que la maintenance et l’assistance. Merci de votre attention aujourd’hui. Je tiens simplement à vous inviter tous à consulter notre site web à l’adresse www.openit.com et à programmer une démonstration en direct si vous le souhaitez.

[26:05] Lynn : C'est formidable. Je tiens à remercier Tanya Kristiansen, d'Open iT, d'avoir participé à cette émission aujourd'hui. Comme elle l'a dit, si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à consulter les coordonnées indiquées sur cette dernière diapositive. Merci à tous.