La visibilidad es importante: Cómo las empresas ahorran más de un 30% en software de ingeniería

[0:00] Sagi: Para proporcionarte el informe que necesitas, independientemente de su complejidad. Así que, empecemos. El principal problema que hemos observado es que las organizaciones son incapaces de gestionar de forma eficaz sus licencias de aplicaciones de ingeniería. Esto suele deberse a que carecen de información sobre el uso de las licencias o de análisis que les ayuden a tomar decisiones. Por lo tanto, da igual si tienes licencias concurrentes, licencias nominativas, suscripciones en la nube o licencias basadas en tokens: Open iT las supervisa todas y las consolida en una sola.

[0:50] Así pues, Open iT también permite supervisar todo tipo de licencias. Tanto si se trata de un acuerdo regional, un acuerdo global o incluso una simple aplicación independiente, Open iT te ayuda a supervisar tu entorno de licencias, independientemente del modelo que utilice. Probablemente, lo que buscas básicamente es algo que te indique: «tienes esta cantidad de licencias», «este es el nivel de uso de dichas licencias» y «aquí es donde puedes acudir para optimizar dicho uso». Pues bien, Open iT hace precisamente eso con todos los diferentes tipos de licencias.

[1:35] Todos los distintos tipos de aplicaciones de ingeniería —ya sean de Autodesk, MathWorks, Cadence o muchas otras— se supervisan y optimizan bajo un mismo grupo. Open iT realiza un seguimiento de las aplicaciones de ingeniería de su organización, consolida los datos y ofrece análisis estadísticos a través de una única interfaz de informes flexible. Esto se puede visualizar en nuestra interfaz, en Power BI, Tableau o cualquier otra herramienta de consulta o de inteligencia empresarial que prefiera, para que disponga de flexibilidad sobre sus datos. Pero hablaremos de ello más adelante.

[2:24] ¿Qué ofrece Open iT en su plataforma integrada? Pues bien, una vez que introduzcas el enlace en tu navegador, podrás acceder a datos de uso en tiempo real, funciones de generación de informes históricos y alertas que te ayudarán a gestionar tu entorno de licencias. Podrás ver lo que está ocurriendo en ese mismo momento en tu sistema para poder reaccionar ante cualquier incidencia del día a día. Así sabrás qué aplicaciones tienes, quién las utiliza, cuántas licencias se han asignado, cuánto tiempo las están utilizando realmente, desde dónde las están utilizando y toda la información que necesitas. También podrás saber si se trata de una licencia prestada o reservada, y qué ha ocurrido con ella.

[3:19] Así pues, Open iT te ofrece información estadística sobre el uso de tus licencias, tal y como ves aquí. Se trata de un mapa de calor que representa el uso máximo por cada hora de cada día. De este modo, nos proporciona una visión general de los datos y podemos ver exactamente qué está sucediendo en cada momento de un solo vistazo. Así, si se trata de un servidor de licencias local, es posible que queramos ver algo como esto: un uso concentrado en torno a los días laborables y el horario laboral. En cambio, si es un servidor global, es posible que queramos ver que el uso esté más repartido. En cualquier caso, te ofrece una buena indicación de cómo se está utilizando realmente la licencia.

[4:07] Ahora bien, aunque no haya uso —es decir, aunque se haya denegado a los usuarios el acceso a una licencia—, Open iT también puede supervisar eso. Así podrás hacerte una idea de la gravedad de la situación. ¿Hubo 100 denegaciones o solo 10? ¿Se denegó el acceso a 20 personas o solo a dos? Open iT puede indicarlo y presentarlo en el formato que elijas.

[4:50] Así que, además de los informes históricos, Open iT te ofrece la posibilidad de generar un informe de eficiencia de licencias. Esto te ayuda a comprender mejor cuántas licencias necesitas realmente. Tomemos este ejemplo: tengo 154 licencias, pero ¿cuántas necesito realmente? Echemos un vistazo a este gráfico, que nos muestra el tiempo dedicado a cada nivel. Hacer que dos personas trabajen al mismo tiempo es fácil, así que eso ocurrirá la mayor parte del tiempo. Pero conseguir que 150 personas trabajen juntas es más difícil y ocurre con menos frecuencia. Ahora bien, si echamos un vistazo a este gráfico, vemos que todo lo que está por encima de, digamos, 100, es prácticamente insignificante; no se dedica mucho tiempo a utilizar todas esas licencias. Así que, si quieres alcanzar una eficiencia del, digamos, 99 %, el sistema de Open iTte indica: «Oye, no necesitas 150 licencias, solo necesitas unas cien». ¿Qué significa esto para el usuario final? Una eficiencia del 99 % significa que, cuando intente obtener una licencia, la conseguirá el 99 % de las veces; obtendrá la licencia que necesita de inmediato. Esto nos ayuda a reducir el gasto en licencias. Y lo que podemos deducir de este informe y otros similares es que se puede ahorrar entre un 30 % y más en los costes de las licencias.

[6:35] Pero echemos un vistazo a las capacidades de análisis de datos de Open iT y a lo que se puede integrar con él. Así pues, además de la interfaz que ya habéis visto, también podéis importar los datos a Excel y agregar y transformar vuestros datos de uso de licencias como queráis. Podéis importarlos a un panel de Power BI o a cualquier otra herramienta de BI como Tableau, Spotfire, Qlik Sense, etc.

[7:16] Vale, pero tomemos como ejemplo un caso práctico de un cliente. Se trataba de una empresa internacional y su principal reto era que estas aplicaciones de ingeniería eran en parte responsables de un enorme gasto en software. Tenían más de mil usuarios, pero carecían de control o visibilidad sobre cuántas licencias se estaban utilizando realmente y quién las utilizaba. Así que la solución fue, por supuesto,LicenseAnalyzer™nivel uno. Lo que descubrieron de inmediato fue que podían ahorrar dinero en licencias. Encontraron varios servidores sin ningún uso, lo que significa que nadie los utilizaba, por lo que pudieron desactivarlos desde el primer momento. Así se ahorra dinero en costes de mantenimiento y de licencias. Si calculamos la cantidad en dólares basándonos en el coste de la licencia de cada aplicación, en este caso se ha conseguido un ahorro de casi medio millón de dólares.

[8:26] Una vez que sepas qué tienes y cómo lo estás utilizando realmente, podrás calcular cuánto dinero puedes ahorrar. Esto es precisamente una de las cosas que mejor hace Open iT : te permite introducir el importe en dólares en el sistema. De este modo, sabrá el coste de cada licencia y podrá indicarte no solo cuánto pagaste por ella, sino también cuál es el ahorro potencial que podrías obtener.

[9:03] Así pues, lo que pretende hacer Open iT es, en primer lugar, supervisar el uso de las licencias. Una vez supervisado, generar informes al respecto. Y eso es básicamente lo que habéis visto hasta ahora: disponéis de diferentes informes, como el mapa de calor, la eficiencia y todo lo que habéis visto. Pero Open iT va más allá, ofrece algo adicional. Así pues, en el segundo nivel de Open iT, también podéis obtener visibilidad sobre el uso activo frente al inactivo, lo que significa que podéis recibir informes sobre los usuarios que han obtenido una licencia pero que, en realidad, no la están utilizando. Por ejemplo, puede que alguien haya obtenido una licencia, haya empezado a usarla, quizá haya ido a una reunión o se haya ido a casa, pero esa licencia sigue ocupando su puesto de trabajo y nadie más puede utilizarla. Y eso es una lástima. Lo que puede hacer Open iT es indicarte qué usuario apenas utiliza la aplicación durante el tiempo que dura su sesión. Podrás saber si realmente están utilizando la aplicación o no.

[10:17] Este tercer nivel te permite actuar en consecuencia y te ayuda a liberar las licencias inactivas. Pongamos como ejemplo a un usuario final que ha retirado una licencia pero que, en realidad, no está utilizando la aplicación. Quizá se haya ido a una reunión, quizá esté haciendo otra cosa, o quizá simplemente haya abierto la aplicación para disponer de una licencia durante el resto del día. Así pues, esta licencia está ahora ocupada y nadie más puede retirarla, lo que hace que, en la práctica, la licencia quede bloqueada en su estación de trabajo. Así pues, con el nivel dos puedes ver que esto está ocurriendo, pero con el nivel tres puedes actuar al respecto y suspender esta aplicación, devolver la licencia al fondo común y, básicamente, decir: «Mira, si vemos que llevas demasiado tiempo inactivo, necesitamos esa licencia; necesitamos esa licencia compartida para que la utilicen otras personas», por lo que se devuelve automáticamente al fondo común.

[11:28] Pero echemos un vistazo más detallado al nivel dos y veamos qué ofrece y cómo lo hace. Así pues, Open iT puede supervisar la actividad de la CPU, del ratón y del teclado, así como las operaciones de lectura y escritura en el disco, lo que significa que podrá saber si el usuario está utilizando activamente la aplicación o si esta se encuentra inactiva. Por supuesto, podrás obtener informes al respecto: los tiempos de inactividad frente a los de actividad por aplicación, por usuario, lo que elijas, según la agregación que desees mostrar.

[12:08] Supongamos ahora que alguien ha hecho clic con el ratón, quizá ha tecleado algo, pero luego ha dejado la aplicación en marcha para que realice alguna simulación o algún cálculo. Pues bien, el sistema sabrá que la CPU está ocupada, que la memoria está ocupada, que esta aplicación lo está utilizando todo. Así que está haciendo algo, está ejecutando algo. « Open iT » sabrá que no debe marcarla como inactiva porque está funcionando. Así que, aunque se trate de una simulación, « Open iT » distinguirá y comprenderá cuándo debe empezar a contar el tiempo de inactividad. Por lo tanto, en este caso, empezará a contar solo una vez que todo se estabilice o alcance su umbral de estado de inactividad.

[13:07] Ahora, los tiempos de inactividad y de actividad se registran y se presentan, como es lógico, según la agregación que desees.

[13:17] Veamos ahora el nivel tres. En el nivel uno, como ya hemos dicho, solo se trataba de supervisar y generar informes. El nivel dos consistía en comprender el comportamiento de los usuarios: ¿están utilizando realmente las licencias que han obtenido? Y el nivel tres consiste en actuar en consecuencia, básicamente devolviendo la licencia al fondo de forma automatizada, lo que también se conoce como «recuperación automatizada de licencias». Veamos un ejemplo. Supongamos que tenemos un usuario final que, en ese momento, está utilizando la aplicación; todo va bien. Pero, al cabo de un rato, entra en estado de inactividad. Recibirá un mensaje que le indicará: «Por favor, responde o tu aplicación quedará suspendida». Si no responde a tiempo, su aplicación se suspende, lo que significa que la licencia vuelve al servidor de licencias, vuelve al fondo común y queda disponible para que la utilicen otros usuarios. Por supuesto, esto te ofrece una visibilidad total sobre tus usuarios y su comportamiento, y también te permite corregir comportamientos incorrectos, como la inactividad. Puedes obtener informes sobre las suspensiones, los tiempos de actividad e inactividad, cuántas se han suspendido, durante cuánto tiempo, etcétera. Tienes todo en un solo lugar, independientemente del gestor de licencias o de la aplicación de que se trate.

[15:01] Entonces, ¿qué es lo que buscamos? Supongamos que tenemos el nivel uno instalado en tu sistema. Pues bien, podrás ver cuántas licencias tienes y cuántas se están utilizando realmente. A continuación, activamos el nivel dos y podrás ver el uso real, es decir, cuál sería el uso si nadie estuviera inactivo. A continuación, activamos el nivel tres y vemos que el uso, gracias a toda la recopilación automatizada, se reducirá hasta coincidir aproximadamente con el uso activo real, lo que te permitirá, por supuesto, reducir el número de licencias que tienes.

[15:54] Así pues, « Open iT » es compatible con todos estos gestores de licencias. Aquí puedes ver a todos los líderes del mercado, como FlexLM, DSLS, RLM y RMS; todos ellos están integrados en una única interfaz.

[16:19] Nuestra misión consiste, básicamente, en ayudar a las empresas a reducir los costes y la complejidad que supone la gestión de los activos de TI mediante la medición y la optimización del uso de las licencias.

[16:36] ¿Por dónde se empieza? En primer lugar, ponemos en marcha una prueba piloto, un POC. A continuación, una vez que recibimos el pedido, instalamos, configuramos y os formamos en Open iT para que podamos generar cualquier informe o panel de control que necesitéis. El siguiente paso es el análisis. Así pues, cualquier agregación, tipo de datos o integración externa que necesitéis estará a vuestra disposición. Y, por último, le ayudaremos a optimizar su entorno de licencias, reequilibrando carteras, calculando ajustes de precios, negociando con los proveedores… lo que necesite.

[17:24] Así pues, una vez que te registres en Open iT , podrás disfrutar de la experiencia completa. En primer lugar, contarás con el equipo del proyecto, que estará a tu disposición para formarte en el uso de Open iT, para generar cualquier informe que puedas necesitar e incluso para ofrecerte servicios de consultoría sobre las soluciones necesarias para tu entorno de licencias. Así que, si tienes algún problema o alguna duda, podrás contar con la ayuda de nuestro equipo de asistencia y ventas. Estarán a tu lado, listos para ayudarte, las 24 horas del día, cinco días a la semana. Y, por supuesto, también puedes contratar Open iT como servicio profesional, en el que nosotros nos encargamos de todo el trabajo pesado. Y eso es todo por ahora.

[18:12] Muchas gracias por vuestro tiempo y atención. Pero ahora os toca a vosotros: ¿tenéis alguna pregunta que hacerme sobre « Open iT » y la presentación que acabáis de ver? Os cedo la palabra.

[18:28] Mae: Gracias, Sagi, por esa presentación tan esclarecedora. Estoy segura de que muchos de los asistentes tienen preguntas que hacer a nuestro ponente. Así que ya estamos listos para la ronda de preguntas y respuestas. Hemos recibido varias preguntas de los asistentes a través de asktheexperts@openit.com. La primera pregunta es: ¿cómo puede Open iT ayudar a nuestra empresa a ahorrar más del 30 % en nuestros costes de licencias?

[18:58] Sagi: Muy bien, pues Open iT puede ayudarte a ahorrar más del 30 % con unas cuantas medidas. En primer lugar, la visibilidad. Como hemos visto, una vez que sabes lo que tienes y cómo lo estás utilizando, sabes dónde puedes recortar gastos. Además, podrás detectar componentes que no se están utilizando en tu sistema, o licencias que no se aprovechan al máximo durante todo su periodo de vigencia, lo que te permitirá recuperar las licencias inactivas y, básicamente, reducir el número de licencias que tienes.

[19:33] Mae: Gracias. Sí, tenemos otra pregunta aquí. Dice: «¿Cómo puede Open iT automatizar nuestro entorno de licencias?».

[19:47] Sagi: Muy bien, pues el entorno de licencias normalmente no te da ninguna información. Si un servidor de licencias se cae, normalmente no te enteras. Open iT puede ayudarte a configurar diferentes criterios, de modo que si un servidor de licencias se cae, si una licencia está a punto de caducar o si alguien la está utilizando durante demasiado tiempo, puedes recibir una notificación sobre esa infracción y reaccionar rápidamente. No solo tú, como administrador, puedes recibir notificaciones, sino que también se puede notificar a los propios usuarios finales. Imaginemos, por ejemplo, que alguien ha obtenido tres licencias a la vez en lugar de una. El administrador recibe una alerta, pero ese usuario también puede recibir un correo electrónico que le indique: «Oye, no obtengas tantas licencias». De este modo, tu sistema se automatiza, ya que no tienes que trabajar para él, sino que es él quien trabaja para ti. Básicamente, te avisa si hay alguna discrepancia o si se han cumplido los criterios que has establecido.

[21:04] Mae: Sí, gracias. Y también tenemos aquí una pregunta de Irfan. ¿En qué se diferencia el tiempo de inactividad de la pantalla del tiempo de uso real?

[21:26] Sagi: En primer lugar está el tiempo de ejecución, es decir, cuando alguien ha obtenido una licencia y quieres saber cuánto tiempo ha durado su sesión. Bueno, este dato lo podemos obtener del gestor de licencias, ya que Open iT lee los registros, el archivo de licencias, el lmstat y toda la información de las licencias para generar un informe de quién ha obtenido una licencia, desde dónde, cuándo, etc. Ahora bien, en las propias estaciones de trabajo contaremos con un componente, el cliente « Open iT », que realiza un seguimiento del uso de la CPU, del uso de la memoria y de los clics del teclado y el ratón, y puede discernir si ese usuario se encuentra inactivo con esa aplicación o no. Así que no tiene por qué ser necesariamente ese usuario; también puede ser la propia aplicación la que esté ejecutando alguna simulación, consumiendo CPU y recursos, y entonces el sistema « Open iT » sabe si se está utilizando o si está inactiva. Toda esta información se envía al componente central. Así, el componente central obtiene datos de los servidores de licencias, de la estación de trabajo y de todas partes, y los combina para presentarlos de forma coherente. De este modo, podrás distinguir el tiempo de inactividad del de actividad, así como la duración total de la sesión.

[23:06] Mae: Gracias, Sagi. Y tenemos una pregunta más: ¿qué hace que « Open iT » sea único en su ámbito?

[23:13] Sagi: Ah, hay varias cosas. En primer lugar, Open iT puede ayudarte a entender qué modelo de licencia necesitas. ¿Es mejor tener una licencia local? ¿Quizás sea mejor tener una licencia global? ¿O tal vez sea mejor tener licencias por usuario? Quizás lo mejor sea una combinación de las tres. ¿Cuál es la más adecuada para tu organización? Esto es algo que Open iT puede indicarte; te permite realizar diferentes simulaciones y comprender, por ejemplo, que te convendría más tener 50 usuarios designados, dos licencias locales y una licencia global. Como cada organización tiene un patrón de uso diferente —unas tendrán sesiones cortas, otras largas y otras una combinación de ambas—, en función de eso, Open iT puede indicarte qué modelo será el más adecuado. Y no solo eso: además de indicarte cuál es realmente la mejor opción para ti o la configuración óptima, Open iT también puede ayudarte a cuantificarlo en dólares, como has podido ver. Esto es lo que distingue a Open iT de sus competidores, ya que puedes introducir tus derechos de uso, tus contratos y toda la información en el sistema para que los datos se fusionen y se presenten en informes y en cualquier formato que necesites, lo que hace que Open iT destaque realmente en ese aspecto. Así que diría que hay muchas cosas, pero me quedaría con dos. En primer lugar, podemos ayudarte a entender qué modelo de licencia es el más adecuado para ti y cómo contabilizarlo. Y también podemos ayudarte a comprender el coste de las licencias. Por ejemplo, si quieres realizar un cargo retroactivo, podrás saber exactamente cuánto facturar a cada departamento.

[25:23] Mae: Gracias, creo que esas son todas las preguntas. Muchísimas gracias por todas las preguntas que habéis enviado. Y con esto damos por concluido nuestro seminario web. Gracias, Sagi, y a todos los asistentes: si tenéis alguna pregunta para nuestro ponente, no dudéis en enviar un correo electrónico a Sagi a s.reuven@openit.com. Visita también nuestra página web, openit.com, para concertar una demostración y obtener más información sobre nuestras soluciones. Aprovecho también esta oportunidad para invitaros a escuchar nuestro podcast, «Talk IT at SAM», dedicado a la ingeniería, en Spotify, Amazon Music, Apple Podcasts y Google Podcasts. Y si tenéis alguna petición, sugerencia o comentario, escribidnos a podcast@openit.com. Estaremos encantados de ayudaros en vuestro proceso de optimización de software. Mantente siempre al día, síguenos en las redes sociales. Una vez más, soy Mae, tu presentadora de hoy. Gracias y cuídate.

[26:27] Sagi: Muy bien, muchas gracias a todos, que tengáis un día estupendo. Gracias.