Sichtbarkeit ist wichtig: Wie Unternehmen über 30 % bei Engineering-Software sparen

[0:00] Sagi: Damit Sie den Bericht erhalten, den Sie benötigen – ganz gleich, wie komplex er auch sein mag. Also legen wir los. Das Hauptproblem, das wir festgestellt haben, ist, dass Unternehmen nicht in der Lage sind, ihre Lizenzen für Engineering-Anwendungen effektiv zu verwalten. Das liegt in der Regel daran, dass ihnen Informationen zur Lizenznutzung oder Analysen fehlen, die ihnen bei ihren Entscheidungen helfen könnten. Es spielt also keine Rolle, ob Sie Concurrent-Lizenzen, Named-Lizenzen, cloudbasierte Abonnements oder tokenbasierte Lizenzen haben – Open iT überwacht sie alle und fasst sie unter einem Dach zusammen.

[0:50] Open iT kann also auch alle Arten von Lizenzen überwachen. Ganz gleich, ob es sich um eine regionale Vereinbarung, eine globale Vereinbarung oder auch nur um eine eigenständige Anwendung handelt – Open iT hilft Ihnen dabei, Ihre Lizenzumgebung unabhängig vom jeweiligen Modell zu überwachen. Im Grunde suchen Sie wahrscheinlich nach einer Lösung, die Ihnen sagt: Sie verfügen über diese Anzahl an Lizenzen, dies ist der Nutzungsgrad dieser Lizenzen, und hier können Sie ansetzen, um diese Lizenznutzung zu optimieren. Genau das leistet Open iT für alle verschiedenen Lizenztypen.

[1:35] Alle verschiedenen Arten von Engineering-Anwendungen – also von Autodesk, MathWorks, Cadence und vielen anderen Anbietern – werden unter einem Dach überwacht und optimiert. Open iT erfasst also die Engineering-Anwendungen Ihres Unternehmens, konsolidiert die Daten und bietet statistische Analysen über eine einzige, flexible Berichtsoberfläche. Die Ergebnisse können in unserer Benutzeroberfläche, in Power BI, Tableau oder jedem anderen Abfrage- oder Business-Intelligence-Tool Ihrer Wahl angezeigt werden, um Ihnen Flexibilität im Umgang mit Ihren Daten zu bieten. Aber dazu später mehr.

[2:24] Was hat Open iT also auf seiner eingebetteten Plattform zu bieten? Sobald Sie den Link in Ihren Browser eingeben, erhalten Sie Zugriff auf Echtzeit-Nutzungsdaten, historische Auswertungen und Benachrichtigungen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Lizenzumgebung helfen. Sie können sehen, was gerade in Ihrem System vor sich geht, sodass Sie auf alltägliche Probleme reagieren können. So wissen Sie, über welche Anwendungen Sie verfügen, wer sie nutzt, wie viele Lizenzen in Anspruch genommen wurden, wie lange sie tatsächlich genutzt werden, von wo aus sie genutzt werden und erhalten alle Informationen, die Sie benötigen. Sie können auch nachvollziehen, ob es sich um eine ausgeliehene oder eine reservierte Lizenz handelte und was damit geschehen ist.

[3:19] Open iT bietet Ihnen also statistische Einblicke in Ihre Lizenznutzung, wie Sie sie hier sehen. Dies ist eine Heatmap, die die maximale Nutzung pro Stunde an jedem Tag darstellt. So erhalten wir einen Überblick über die Daten und können auf einen Blick genau erkennen, was zu jedem Zeitpunkt vor sich geht. Bei einem lokalen Lizenzserver möchten wir vielleicht so etwas sehen: eine Konzentration der Nutzung auf die Werktage und Arbeitszeiten. Bei einem globalen Lizenzserver hingegen möchten wir vielleicht eine gleichmäßigere Verteilung sehen. Aber es gibt Ihnen einen guten Anhaltspunkt dafür, wie die Lizenz tatsächlich genutzt wird.

[4:07] Selbst wenn keine Nutzung vorliegt – das heißt, wenn Nutzern die Nutzung einer Lizenz verweigert wurde –, kann Open iT auch dies überwachen. So können Sie nachvollziehen, wie gravierend die Situation war. Gab es 100 Ablehnungen oder nur 10? Wurden 20 Personen abgelehnt oder nur zwei? Open iT kann dies aufzeigen und in jeder von Ihnen gewählten Form auswerten.

[4:50] Neben der reinen historischen Berichterstattung bietet Ihnen Open iT also die Möglichkeit, einen Bericht zur Lizenzauslastung zu erstellen. So können Sie besser nachvollziehen, wie viele Lizenzen Sie tatsächlich benötigen. Nehmen wir also diesen Fall: Ich habe 154 Lizenzen, aber wie viele Lizenzen brauche ich tatsächlich? Schauen wir uns diese Grafik an, die uns zeigt, wie viel Zeit auf jeder Ebene aufgewendet wird. Zwei Personen gleichzeitig arbeiten zu lassen, ist einfach – das wird also die meiste Zeit der Fall sein. Aber 150 Personen zusammenarbeiten zu lassen, ist schwieriger und kommt seltener vor. Wenn wir uns nun diese Grafik ansehen, stellen wir fest, dass alles oberhalb von etwa 100 so gut wie vernachlässigbar ist – es wird nicht viel Zeit damit verbracht, all diese Lizenzen zu nutzen. Wenn Sie also eine Effizienz von, sagen wir, 99 % erreichen wollen, sagt Ihnen das System von Open iT: „Hey, Sie brauchen keine 150 Lizenzen, Sie brauchen nur etwa hundert.“ Was bedeutet das nun für den Endnutzer? 99 % Effizienz – das heißt, wenn er versucht, eine Lizenz zu erhalten, bekommt er sie in 99 % der Fälle; er erhält die benötigte Lizenz sofort. Das hilft uns, die Lizenzkosten zu senken. Und was wir aus diesem Bericht und ähnlichen Berichten erkennen können, ist, dass Sie bei Ihren Lizenzkosten Einsparungen von 30 % und mehr erzielen können.

[6:35] Werfen wir nun einen Blick auf die Datenanalysefunktionen von Open iT und darauf, was sich damit integrieren lässt. Neben der Oberfläche, die Sie bereits gesehen haben, können Sie die Daten auch in Excel importieren und Ihre Lizenznutzungsdaten nach Belieben aggregieren und umgestalten. Sie können sie in ein Power BI-Dashboard oder ein beliebiges anderes BI-Tool wie Tableau, Spotfire, Qlik Sense usw. importieren.

[7:16] Okay, aber nehmen wir dazu doch einmal eine Kundenfallstudie als Beispiel. Es handelte sich um ein globales Unternehmen, dessen größte Herausforderung darin bestand, dass diese Engineering-Anwendungen teilweise für enorme Softwarekosten verantwortlich waren. Das Unternehmen hatte zwar über tausend Nutzer, verfügte jedoch weder über Kontrolle noch über Transparenz darüber, wie viele Lizenzen tatsächlich genutzt wurden und von wem. Die Lösung war natürlichLicenseAnalyzer™Level 1. Was sie also sofort feststellten, war, dass sie bei den Lizenzkosten Geld sparen konnten. Sie fanden einige Server mit null Nutzung, was bedeutet, dass niemand sie nutzte, sodass sie sofort außer Betrieb genommen werden konnten. So lassen sich Kosten für Wartung und Lizenzen einsparen. Wenn man nun den Dollarbetrag auf der Grundlage der Kosten für die jeweilige Anwendungslizenz berechnet, sieht man, dass in diesem Fall fast eine halbe Million Dollar eingespart wurden.

[8:26] Sobald Sie wissen, was Sie haben und wie gut Sie es tatsächlich nutzen, können Sie einschätzen, wie viel Geld Sie einsparen können. Das ist eine der Stärken von Open iT: Es ermöglicht Ihnen, die Beträge in das System einzugeben. So kennt das System die Kosten jeder einzelnen Lizenz und kann Ihnen nicht nur sagen, wie viel Sie dafür bezahlt haben, sondern auch, wie hoch Ihre potenziellen Einsparungen sein könnten.

[9:03] Das Ziel von Open iT ist es also zunächst einmal, die Lizenznutzung zu überwachen. Sobald diese überwacht wird, werden Berichte darüber erstellt. Und das ist im Grunde das, was Sie bisher gesehen haben: Sie haben die verschiedenen Berichte wie die Heatmap, die Effizienz und alles, was Sie bisher gesehen haben. Aber Open iT leistet noch mehr, geht noch einen Schritt weiter. Auf der zweiten Ebene von Open iT erhalten Sie zudem Einblick in die aktive im Vergleich zur inaktiven Nutzung, d. h., Sie können Berichte über Benutzer abrufen, die eine Lizenz ausgecheckt haben, diese aber nicht tatsächlich nutzen. Es kann also sein, dass jemand eine Lizenz erhalten hat, sie zunächst genutzt hat, dann vielleicht zu einer Besprechung gegangen ist oder nach Hause gefahren ist – doch diese Lizenz liegt nun auf seinem Arbeitsplatzrechner und kann von niemand anderem genutzt werden. Das ist natürlich schade. Open iT kann Ihnen aufzeigen, welcher Nutzer die Anwendung während der Dauer seiner Sitzung kaum nutzt. So können Sie feststellen, ob die Anwendung tatsächlich genutzt wird oder nicht.

[10:17] Auf dieser dritten Ebene können Sie nun entsprechende Maßnahmen ergreifen, und sie hilft Ihnen dabei, ungenutzte Lizenzen freizugeben. Nehmen wir also das Beispiel eines Endnutzers, der eine Lizenz ausgecheckt hat, die Anwendung aber eigentlich gar nicht nutzt. Vielleicht ist er zu einer Besprechung gegangen, vielleicht macht er gerade etwas anderes, oder vielleicht hat er die App nur geöffnet, um für den Rest des Tages über eine Lizenz dafür zu verfügen. Diese Lizenz ist nun also belegt und kann von niemand anderem ausgecheckt werden, wodurch die Lizenz praktisch an seinem Arbeitsplatz festsitzt. Auf Stufe zwei können Sie also erkennen, dass dies geschieht, aber auf Stufe drei können Sie tatsächlich darauf reagieren und diese Anwendung sperren, die Lizenz wieder in den Pool zurückführen und im Grunde sagen: „Hören Sie, wenn wir sehen, dass Sie zu lange untätig sind, dann brauchen wir diese Lizenz – wir brauchen diese gemeinsam genutzte Lizenz, damit andere sie nutzen können“, sodass sie automatisch wieder in den Pool zurückgeführt wird.

[11:28] Aber schauen wir uns Stufe zwei einmal genauer an und verstehen wir, was sie zu bieten hat und wie sie das macht. Open iT kann also die CPU-Aktivität, die Mausaktivität, die Tastaturaktivität sowie Lese- und Schreibvorgänge auf der Festplatte überwachen, was bedeutet, dass es erkennen kann, ob der Benutzer die Anwendung aktiv nutzt oder ob die Anwendung im Leerlauf ist. Selbstverständlich erhalten Sie dazu Berichte – über die inaktiven und aktiven Zeiten pro Anwendung, pro Benutzer oder nach beliebigen anderen Kriterien, je nachdem, nach welcher Aggregation Sie die Daten anzeigen möchten.

[12:08] Nehmen wir nun an, jemand hat mit der Maus geklickt, vielleicht ein paar Zeichen auf der Tastatur eingegeben, die Anwendung dann aber laufen gelassen, um eine Simulation oder eine Berechnung durchzuführen. Nun weiß das System, dass die CPU belegt ist, der Arbeitsspeicher belegt ist und alles von dieser Anwendung genutzt wird. Es ist also etwas im Gange, es läuft etwas. Open iT weiß, dass es den Prozess nicht als im Leerlauf befindlich markieren darf, da er aktiv ist. Selbst wenn es sich um eine Simulation handelt, erkennt und versteht Open iT, wann mit der Erfassung der Leerlaufzeit begonnen werden muss. In diesem Fall beginnt die Erfassung also erst, sobald alle Werte abflachen oder den Schwellenwert für den Leerlaufzustand erreichen.

[13:07] Nun werden die Leerlauf- und Aktivitätszeiten natürlich protokolliert und entsprechend der von Ihnen gewünschten Aggregation ausgewertet.

[13:17] Werfen wir also einen Blick auf Stufe drei. Stufe eins, so haben wir gesagt, bestand lediglich aus Überwachung und Berichterstellung. Stufe zwei betraf das Verständnis des Nutzerverhaltens: Nutzen die Nutzer die von ihnen ausgeliehenen Lizenzen tatsächlich? Und Stufe drei besteht darin, entsprechend zu handeln, d. h. die Lizenz im Grunde automatisiert wieder in den Pool zurückzuführen – was auch als „automatisiertes Lizenz-Harvesting“ bezeichnet wird. Betrachten wir also ein Szenario. Nehmen wir an, wir haben einen Endnutzer, der gerade die Anwendung nutzt – alles in Ordnung. Doch nach kurzer Zeit wird er inaktiv. Er erhält eine Meldung mit der Aufforderung, zu reagieren, da die Anwendung sonst gesperrt wird. Reagiert er nicht rechtzeitig, wird seine Anwendung gesperrt, was bedeutet, dass die Lizenz nun wieder auf dem Lizenzserver im Pool verfügbar ist und von anderen genutzt werden kann. Dadurch erhalten Sie natürlich vollständige Transparenz über Ihre Nutzer und deren Verhalten und können zudem Fehlverhalten, wie z. B. Inaktivität, korrigieren. Sie können Berichte über Sperrungen, über aktive und inaktive Zeiten, darüber, wie viele Nutzer gesperrt wurden und für wie lange usw. abrufen. Sie erhalten alle Informationen an einem Ort – unabhängig davon, um welchen Lizenzmanager oder welche Anwendung es sich handelt.

[15:01] Wonach suchen wir also? Nehmen wir an, auf Ihrem System ist Stufe eins installiert. Dann können Sie sehen, wie viele Lizenzen Sie haben und wie viele Lizenzen tatsächlich genutzt werden. Anschließend starten wir Stufe zwei, und Sie können die tatsächliche Nutzung sehen, d. h. wie die Nutzung aussehen würde, wenn niemand im Leerlauf wäre. Dann starten wir Stufe drei und sehen, dass die Auslastung aufgrund der automatisierten Erfassung sinkt und in etwa der tatsächlichen aktiven Auslastung entspricht, sodass Sie natürlich die Anzahl Ihrer Lizenzen reduzieren können.

[15:54] Open iT unterstützt also all diese verschiedenen Lizenzmanager. Wie Sie hier sehen können, sind alle Marktführer vertreten, zum Beispiel FlexLM, DSLS, RLM und RMS – sie alle sind in einer einzigen Benutzeroberfläche zusammengefasst.

[16:19] Unsere Aufgabe besteht im Wesentlichen darin, Unternehmen dabei zu unterstützen, die Kosten und den Aufwand für die Verwaltung ihrer IT-Ressourcen durch die Erfassung und Optimierung der Lizenznutzung zu reduzieren.

[16:36] Wie fangen Sie also an? Zunächst richten wir ein Pilotprojekt, einen POC, ein. Sobald wir den Auftrag erhalten haben, installieren und konfigurieren wir Open iT und schulen Sie in der Nutzung, damit wir jeden gewünschten Bericht oder jedes gewünschte Dashboard erstellen können. Der nächste Schritt ist die Analyse. Alle von Ihnen benötigten Aggregationen, Datentypen oder externen Integrationen stehen Ihnen dann zur Verfügung. Und schließlich helfen wir Ihnen dabei, Ihre Lizenzumgebung zu optimieren – sei es durch die Neugewichtung von Portfolios, die Berechnung von Nachzahlungen, Verhandlungen mit Anbietern oder was auch immer Sie benötigen.

[17:24] Sobald Sie sich bei Open iT registriert haben, steht Ihnen das gesamte Leistungsspektrum zur Verfügung. Zunächst einmal steht Ihnen das Projektteam zur Seite, das Sie in der Nutzung von Open iT schult, alle von Ihnen benötigten Berichte erstellt und Ihnen sogar Beratungsleistungen zu Lösungen für Ihre Lizenzumgebung anbietet. Sollten Sie also Probleme oder Fragen haben, können Sie sich auf die Unterstützung unseres Support- und Vertriebsteams verlassen. Dieses steht Ihnen rund um die Uhr an fünf Tagen in der Woche zur Seite. Und natürlich können Sie Open iT auch als professionellen Service in Anspruch nehmen, bei dem wir Ihnen die ganze Arbeit abnehmen. Das war’s fürs Erste.

[18:12] Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Aufmerksamkeit. Aber nun sind Sie an der Reihe: Haben Sie Fragen an mich zu Open iT und der Präsentation, die Sie gerade gesehen haben? Das Wort ist nun bei Ihnen.

[18:28] Mae: Vielen Dank, Sagi, für diesen sehr aufschlussreichen Vortrag. Ich bin mir sicher, dass viele unserer Zuhörer Fragen an unseren Referenten haben. Wir sind nun bereit für die Fragerunde. Wir haben hier über asktheexperts@openit.com mehrere Fragen von unseren Zuhörern erhalten. Die erste Frage lautet: Wie kann Open iT unserem Unternehmen helfen, mehr als 30 % unserer Lizenzkosten einzusparen?

[18:58] Sagi: Okay, Open iT kann Ihnen also helfen, mit ein paar Maßnahmen mehr als 30 % einzusparen. Zunächst einmal geht es um Transparenz. Wie wir gesehen haben: Sobald Sie wissen, was Sie haben und wie gut Sie es nutzen, wissen Sie auch, wo Sie Kosten einsparen können. Darüber hinaus können Sie Komponenten identifizieren, die in Ihrem System nicht genutzt werden, oder Lizenzen, die nicht über die gesamte Laufzeit hinweg genutzt werden. So können Sie ungenutzte Lizenzen zurückgewinnen und im Grunde die Anzahl Ihrer Lizenzen reduzieren.

[19:33] Mae: Danke. Ja, hier ist noch eine Frage. Darin heißt es: Wie kann Open iT unsere Lizenzierungsumgebung automatisieren?

[19:47] Sagi: Okay, also gibt Ihnen Ihre Lizenzumgebung normalerweise keine Informationen. Wenn ein Lizenzserver ausfällt, merkt man das meist gar nicht. Mit Open iT können Sie verschiedene Kriterien festlegen: Wenn ein Lizenzserver ausfällt, eine Lizenz bald abläuft oder jemand sie zu lange nutzt, werden Sie über diesen Verstoß benachrichtigt und können schnell reagieren. Nicht nur Sie als Administrator können benachrichtigt werden, sondern auch die Endnutzer selbst. Nehmen wir also an, jemand hat drei Lizenzen gleichzeitig statt nur einer abgerufen. Der Administrator erhält eine Benachrichtigung, aber auch dieser Nutzer kann eine E-Mail erhalten, in der steht: „Hey, nimm nicht so viele Lizenzen in Anspruch.“ So wird Ihr System automatisiert, denn Sie müssen nicht dafür arbeiten – es arbeitet für Sie. Es benachrichtigt Sie im Grunde genommen, wenn Unstimmigkeiten auftreten oder von Ihnen festgelegte Kriterien erfüllt wurden.

[21:04] Mae: Ja, danke. Und wir haben hier auch eine Frage von Irfan. Wie wird zwischen der Leerlaufzeit des Bildschirms und der tatsächlichen Nutzungszeit unterschieden?

[21:26] Sagi: Da wäre zunächst einmal die Laufzeit, d. h., jemand hat eine Lizenz ausgecheckt und man möchte wissen, wie lange die Sitzung bereits dauert. Diese Information können wir vom Lizenzmanager beziehen, da Open iT die Protokolle, die Lizenzdatei, den lmstat und alle Lizenzausgaben auswertet, um zu ermitteln, wer eine Lizenz wo und wann ausgecheckt hat und so weiter. Auf den Arbeitsstationen selbst gibt es eine Komponente, den Open iT-Client, der die CPU-Auslastung, die Speicherauslastung sowie Tastatur- und Mausklicks erfasst und erkennen kann, ob der Benutzer die Anwendung gerade aktiv nutzt oder sich im Leerlauf befindet. Es muss also nicht unbedingt der Benutzer sein – es kann auch die Anwendung selbst sein, die eine Simulation ausführt, CPU-Leistung beansprucht und Ressourcen belegt. Das Open iT-System erkennt dann, ob die Anwendung genutzt wird oder im Leerlauf ist. All diese Informationen werden an die Kernkomponente zurückgesendet. Die Kernkomponente erhält also Daten von den Lizenzservern, von den Arbeitsstationen und aus allen anderen Quellen und führt sie zusammen, um sie in einem einheitlichen Überblick darzustellen. So können Sie zwischen inaktiver und aktiver Zeit sowie der gesamten Sitzungsdauer unterscheiden.

[23:06] Mae: Danke, Sagi. Und wir haben noch eine Frage: Was macht Open iT in diesem Bereich so einzigartig?

[23:13] Sagi: Oh, da gibt es ein paar Dinge. Zunächst einmal kann Open iT Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welches Lizenzmodell Sie benötigen. Ist es also besser, eine lokale Lizenz zu haben? Vielleicht ist eine globale Lizenz die bessere Wahl? Oder sind benutzerbasierte Lizenzen vielleicht die bessere Lösung? Vielleicht ist eine Mischung aus allen dreien am besten. Welche Variante ist für Ihr Unternehmen optimal? Das kann Open iT Ihnen nun sagen. Es ermöglicht Ihnen, verschiedene Simulationen durchzuführen und zu erkennen: „Oh, für mich wären zum Beispiel 50 benannte Benutzer sowie zwei lokale Lizenzen und eine globale Lizenz besser.“ Denn jedes Unternehmen hat ein anderes Nutzungsmuster – manche haben kurze Sitzungen, andere lange und wieder andere eine Mischung aus beidem. Auf dieser Grundlage kann Open iT Ihnen sagen, welches Modell am besten geeignet ist. Und nicht nur das: Open iT sagt Ihnen nicht nur, welche Option tatsächlich die beste für Sie ist oder welche Konfiguration für Sie optimal ist, sondern kann Ihnen auch dabei helfen, die Kosten dafür zu beziffern, wie Sie gesehen haben. Das unterscheidet Open iT von seinen Mitbewerbern, denn Sie können Ihre Berechtigungen, Ihre Verträge und alles andere in das System einpflegen und die Daten zusammenführen lassen, um sie in Berichten und in jeder gewünschten Form darzustellen – was Open iT in dieser Hinsicht wirklich hervorhebt. Ich würde also sagen, es gibt viele Aspekte, aber zwei möchte ich besonders hervorheben. Erstens können wir Ihnen helfen zu verstehen, welches Lizenzmodell für Sie am besten geeignet ist und wie Sie die Kosten dafür berechnen. Und wir können Ihnen auch dabei helfen, den Kostenwert der Lizenzen zu ermitteln. Wenn Sie beispielsweise eine Kostenverrechnung durchführen möchten, können Sie genau wissen, wie viel Sie jeder Abteilung in Rechnung stellen müssen.

[25:23] Mae: Vielen Dank, ich glaube, das waren alle Fragen. Vielen Dank für all die Fragen, die Sie uns geschickt haben. Damit ist unser Webinar beendet. Vielen Dank, Sagi, und an alle Teilnehmer: Wenn Sie Fragen an unseren Referenten haben, zögern Sie bitte nicht, Sagi eine E-Mail an s.reuven@openit.com zu senden. Besuchen Sie bitte auch unsere Website unter openit.com, um eine Demo zu vereinbaren und mehr über unsere Lösungen zu erfahren. Ich möchte diese Gelegenheit auch nutzen, um Sie einzuladen, unseren Podcast „Talk IT at SAM“ für Ingenieure auf Spotify, Amazon Music, Apple Podcasts und Google Podcasts anzuhören. Und wenn Sie Wünsche, Vorschläge oder Anmerkungen haben, schreiben Sie uns bitte an podcast@openit.com. Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zur Softwareoptimierung. Bleiben Sie immer auf dem Laufenden und folgen Sie uns in den sozialen Medien. Hier ist noch einmal Mae, Ihre Moderatorin für heute. Vielen Dank und bleiben Sie gesund.

[26:27] Sagi: Na gut, vielen Dank an euch alle, ich wünsche euch einen schönen Tag. Danke.