La visibilité est importante : Comment les entreprises économisent plus de 30 % sur les logiciels d'ingénierie

[0:00] Sagi : Pour vous fournir le rapport dont vous avez besoin, quelle que soit sa complexité. Alors, c’est parti. Le principal problème que nous avons constaté est que les entreprises ne parviennent pas à gérer efficacement leurs licences d’applications d’ingénierie. Cela s’explique généralement par le fait qu’elles ne disposent d’aucune information ni d’aucune analyse sur l’utilisation des licences qui puisse les aider à prendre des décisions. Peu importe donc que vous disposiez de licences simultanées, de licences nominatives, d’abonnements cloud ou de licences à jetons : Open iT les surveille toutes et les regroupe en un seul et même système.

[0:50] Open iT permet donc également de surveiller tous les types de licences. Qu’il s’agisse d’un contrat régional, d’un contrat mondial ou même simplement d’une application autonome, Open iT vous aide à surveiller votre environnement de licences, quel que soit le modèle utilisé. En somme, ce que vous recherchez probablement, c’est un outil capable de vous indiquer : « vous disposez de tel nombre de licences », « voici le taux d’utilisation de ces licences », et « voici comment optimiser cette utilisation ». C’est exactement ce que fait Open iT pour tous les différents types de licences.

[1:35] Tous les différents types d'applications d'ingénierie, qu'elles proviennent d'Autodesk, de MathWorks, de Cadence ou de bien d'autres éditeurs, sont tous surveillés et optimisés au sein d'un même groupe. Open iT assure ainsi le suivi des applications d'ingénierie de votre organisation, consolide les données et propose des analyses statistiques via une interface de reporting unique et flexible. Ces informations peuvent être affichées dans notre interface, dans Power BI, Tableau ou tout autre outil de requête ou d'intelligence économique de votre choix, afin de vous offrir une grande flexibilité dans l'exploitation de vos données. Mais nous y reviendrons plus tard.

[2:24] Que propose donc Open iT avec sa plateforme intégrée ? Eh bien, une fois que vous aurez saisi le lien dans votre navigateur, vous aurez accès à des données d’utilisation en temps réel, à des rapports historiques et à des alertes qui vous aideront à gérer votre environnement de licences. Vous pourrez voir ce qui se passe à l’instant même dans votre système afin de réagir à tout problème quotidien. Vous saurez ainsi quelles applications vous possédez, qui les utilise, combien de licences ont été utilisées, pendant combien de temps elles sont réellement utilisées, d’où elles sont utilisées, ainsi que toutes les informations que vous recherchez. Vous pourrez également savoir s’il s’agissait d’une licence empruntée ou réservée, et ce qu’il en est advenu.

[3:19] Open iT vous offre donc des analyses statistiques sur l’utilisation de vos licences, comme vous pouvez le voir ici. Il s’agit d’une carte thermique représentant l’utilisation maximale par heure et par jour. Cela nous donne une vue d’ensemble des données : nous pouvons voir d’un seul coup d’œil ce qui se passe exactement à chaque instant. Ainsi, s’il s’agit d’un serveur de licences local, nous pourrions souhaiter observer un schéma similaire, avec une utilisation concentrée autour des jours et des heures de travail. En revanche, s’il s’agit d’un serveur mondial, nous pourrions souhaiter voir une répartition plus homogène. Mais cela vous donne une bonne indication de la manière dont la licence est réellement utilisée.

[4:07] Même s’il n’y a aucune utilisation, c’est-à-dire si des utilisateurs se sont vu refuser l’accès à une licence, Open iT peut également surveiller cela. Vous pourrez ainsi évaluer la gravité de la situation. Y a-t-il eu 100 refus ou seulement 10 ? 20 personnes se sont-elles vu refuser l’accès ou seulement deux ? Open iT peut donc vous indiquer ces informations et vous les présenter sous la forme de votre choix.

[4:50] Ainsi, au-delà des simples rapports historiques, Open iT vous permet de générer un rapport sur l'efficacité des licences. Cela vous aide à mieux comprendre de combien de licences vous avez réellement besoin. Prenons cet exemple : je dispose de 154 licences, mais de combien en ai-je réellement besoin ? Examinons ce graphique qui nous indique le temps passé à chaque niveau. Faire travailler deux personnes en même temps, c’est facile, ce sera donc le cas la plupart du temps. Mais faire travailler 150 personnes ensemble, c’est plus difficile, cela arrive moins souvent. Or, si nous examinons ce graphique, nous constatons que tout ce qui se situe au-dessus, par exemple au-delà de 100, est pratiquement négligeable : on ne passe pas beaucoup de temps à utiliser toutes ces licences. Ainsi, si vous souhaitez atteindre une efficacité de, disons, 99 %, le système d’Open iT vous indique que vous n’avez pas besoin de 150 licences, mais seulement d’une centaine environ. Qu'est-ce que cela signifie pour l'utilisateur final ? Une efficacité de 99 %, cela signifie que lorsqu'il essaie d'obtenir une licence, il l'obtient dans 99 % des cas ; il obtient immédiatement la licence dont il a besoin. Cela nous aide à réduire les dépenses liées aux licences. Et ce que nous pouvons retenir de ce rapport et d'autres similaires, c'est que vous pouvez réaliser des économies allant de 30 % et plus sur vos coûts de licences.

[6:35] Mais examinons les capacités d’analyse de données d’Open iT et ce qui peut y être intégré. Ainsi, outre l’interface que vous avez déjà vue, vous pouvez également exporter les données vers Excel et agréger et transformer vos données d’utilisation des licences comme vous le souhaitez. Vous pouvez également les importer dans un tableau de bord Power BI ou tout autre outil de BI tel que Tableau, Spotfire, Qlik Sense, etc.

[7:16] Bon, mais prenons l’exemple d’une étude de cas client pour illustrer cela. Il s’agissait d’une entreprise internationale dont le principal défi était que ces applications d’ingénierie représentaient en partie une dépense logicielle considérable. Elle comptait ainsi plus d’un millier d’utilisateurs, mais n’avait aucun contrôle ni aucune visibilité sur le nombre de licences réellement utilisées ni sur leurs utilisateurs. La solution a donc bien sûr étéLicenseAnalyzer™niveau 1. Ce qu’ils ont tout de suite constaté, c’est qu’ils pouvaient réaliser des économies sur les licences. Ils ont identifié quelques serveurs n’enregistrant aucune utilisation, ce qui signifie que personne ne s’en servait ; ils ont donc pu les mettre hors service immédiatement. Cela permet de réduire les coûts de maintenance et de licences. Si l’on chiffre ces économies en fonction du coût de chaque licence d’application, on constate dans ce cas précis une économie de près d’un demi-million de dollars.

[8:26] Une fois que vous saurez ce dont vous disposez et dans quelle mesure vous l’utilisez réellement, vous serez en mesure d’évaluer les économies que vous pouvez réaliser. C’est justement l’un des points forts d’Open iT : il vous permet de saisir les montants en dollars dans le système. Ainsi, il connaîtra le coût de chaque licence et pourra vous indiquer non seulement le prix que vous avez payé, mais aussi le montant des économies potentielles que vous pourriez réaliser.

[9:03] L’objectif d’Open iT est donc, tout d’abord, de surveiller l’utilisation des licences. Une fois cette surveillance effectuée, il s’agit d’en établir des rapports. Et c’est essentiellement ce que vous avez vu jusqu’à présent : vous disposez de différents rapports, tels que la carte thermique, les indicateurs d’efficacité, et tout ce que vous avez pu observer. Mais Open iT va plus loin encore. Au deuxième niveau d’Open iT, vous pouvez également obtenir une visibilité sur l’utilisation active par rapport à l’utilisation inactive, ce qui signifie que vous pouvez obtenir des rapports sur les utilisateurs qui ont emprunté une licence mais ne l’utilisent pas réellement. Il se peut ainsi qu’un utilisateur ait obtenu une licence, ait commencé à l’utiliser, soit parti en réunion ou soit rentré chez lui, mais cette licence reste bloquée sur son poste de travail et personne d’autre ne peut l’utiliser. C’est vraiment dommage. Open iT peut vous indiquer quels utilisateurs utilisent à peine l’application pendant la durée de leur session. Vous pourrez ainsi savoir s’ils utilisent réellement l’application ou non.

[10:17] Ce troisième niveau vous permet justement d’agir en conséquence et vous aide à libérer les licences inutilisées. Prenons l’exemple d’un utilisateur final qui a emprunté une licence mais qui n’utilise pas réellement l’application. Peut-être est-il parti en réunion, peut-être est-il simplement occupé à autre chose, ou peut-être a-t-il simplement ouvert l’application pour disposer d’une licence pendant la journée. Cette licence est donc désormais occupée et ne peut être empruntée par personne d’autre, ce qui la rend, en pratique, bloquée sur son poste de travail. Avec le niveau deux, vous pouvez constater que cela se produit, mais avec le niveau trois, vous pouvez réellement agir : suspendre cette application, réintégrer la licence dans le pool et, en substance, dire : « Écoutez, si nous constatons que vous restez inactif trop longtemps, nous avons besoin de cette licence, nous avons besoin de cette licence partagée pour que d’autres personnes puissent l’utiliser », de sorte qu’elle est automatiquement réintégrée dans le pool.

[11:28] Mais examinons de plus près le niveau deux pour comprendre ce qu’il offre et comment il fonctionne. Ainsi, Open iT peut surveiller l’activité du processeur, celle de la souris, celle du clavier, ainsi que les opérations de lecture et d’écriture sur le disque ; cela signifie qu’il sera capable de déterminer si l’utilisateur utilise activement l’application ou si celle-ci est inactive. Vous pourrez bien sûr obtenir des rapports à ce sujet : les durées d'inactivité par rapport aux durées d'activité, par application, par utilisateur, selon vos choix et selon la méthode d'agrégation que vous souhaitez utiliser.

[12:08] Imaginons maintenant que quelqu’un ait cliqué avec la souris, tapé quelques caractères au clavier, puis laissé l’application tourner pour effectuer une simulation ou un calcul. Le système sait alors que le processeur est occupé, que la mémoire est occupée, que tout est utilisé par cette application. Elle est donc en train de faire quelque chose, d’exécuter une tâche. Open iT saura qu’il ne faut pas la marquer comme inactive, car elle est en cours d’exécution. Ainsi, même s’il s’agit d’une simulation, Open iT saura discerner et comprendre quand commencer à compter le temps d’inactivité. Dans ce cas précis, il ne commencera à compter qu’une fois que tout sera stabilisé ou aura atteint son seuil d’état d’inactivité.

[13 h 07] Les durées d'inactivité et d'activité sont bien sûr enregistrées et présentées selon les critères d'agrégation de votre choix.

[13:17] Examinons donc le niveau trois. Nous avons vu que le niveau un consistait simplement à surveiller et à générer des rapports. Le niveau deux consistait à comprendre le comportement des utilisateurs : utilisent-ils réellement les licences qu’ils ont empruntées ? Et le niveau trois consiste à agir en conséquence, c’est-à-dire à réintégrer automatiquement la licence dans le pool, ce que l’on appelle également la « récupération automatisée des licences ». Prenons un scénario. Imaginons un utilisateur final qui utilise actuellement l’application, tout va bien. Mais après un court moment, il devient inactif. Il reçoit alors un message lui demandant de répondre, faute de quoi son application sera suspendue. S’il ne répond pas dans un délai raisonnable, son application est suspendue, ce qui signifie que la licence est à nouveau disponible sur le serveur de licences, réintégrée dans le pool, et peut être utilisée par d’autres. Cela vous offre bien sûr une visibilité complète sur vos utilisateurs et leur comportement, et vous permet également de corriger les comportements inappropriés, notamment l’inactivité. Vous pouvez obtenir des rapports sur les suspensions, sur les périodes d’activité et d’inactivité, sur le nombre d’utilisateurs suspendus, la durée de suspension, etc. Vous disposez de toutes ces informations en un seul endroit, quel que soit le gestionnaire de licences ou l’application concernée.

[15:01] Alors, que recherchons-nous ? Imaginons que le niveau 1 soit installé sur votre système. Vous pouvez alors voir combien de licences vous possédez et combien sont réellement utilisées. Ensuite, nous lançons le niveau 2 et vous pourrez voir l’utilisation réelle, c’est-à-dire quelle serait l’utilisation si personne ne laissait le système inactif. Ensuite, nous lançons le niveau trois et nous constatons que l’utilisation, grâce à la collecte automatisée des données, diminue pour correspondre approximativement à la véritable utilisation active, ce qui vous permet bien sûr de réduire le nombre de licences dont vous disposez.

[15 h 54] Open iT prend donc en charge tous ces différents gestionnaires de licences. Vous pouvez voir ici tous les leaders du marché, par exemple FlexLM, DSLS, RLM, RMS : tous sont regroupés au sein d'une seule et même interface.

[16 h 19] Notre mission consiste essentiellement à aider les entreprises à réduire les coûts et la complexité liés à la gestion de leurs actifs informatiques, grâce au suivi et à l'optimisation de l'utilisation des licences.

[16:36] Alors, par où commencer ? Tout d’abord, nous mettons en place un projet pilote, un POC. Ensuite, une fois la commande validée, nous installons, configurons et vous formons à Open iT afin de pouvoir générer tous les rapports ou tableaux de bord dont vous avez besoin. L’étape suivante est l’analyse. Ainsi, toutes les agrégations, tous les types de données ou toutes les intégrations externes dont vous avez besoin seront à votre disposition. Enfin, nous vous aiderons à optimiser votre environnement de licences : rééquilibrage des portefeuilles, calcul des ajustements, négociation avec les fournisseurs… tout ce dont vous avez besoin.

[17:24] Ainsi, dès votre inscription à Open iT, vous bénéficiez d’une expérience complète. Tout d’abord, une équipe dédiée sera à votre disposition pour vous former à l’utilisation d’Open iT, générer tous les rapports dont vous pourriez avoir besoin et même vous proposer des services de conseil sur les solutions adaptées à votre environnement de licences. Ainsi, si vous rencontrez des problèmes ou avez des questions, vous pourrez compter sur l’aide de nos équipes d’assistance et de vente. Elles seront à vos côtés, prêtes à vous aider, 24 heures sur 24, cinq jours par semaine. Et bien sûr, vous pouvez également opter pour Open iT en tant que service professionnel, dans le cadre duquel nous nous chargeons de tout le travail fastidieux. C’est tout pour le moment.

[18 h 12] Merci beaucoup pour votre temps et votre attention. Mais à vous maintenant : avez-vous des questions à me poser au sujet d’Open iT et de la présentation que vous venez de voir ? Je vous laisse la parole.

[18 h 28] Mae : Merci Sagi pour cette présentation très instructive. Je suis sûre que bon nombre de nos participants ont des questions à poser à notre intervenant. Nous sommes donc prêts à passer à la séance de questions-réponses. Nous avons reçu plusieurs questions de la part de notre public via asktheexperts@openit.com. La première question est la suivante : comment Open iT peut-il aider notre entreprise à économiser plus de 30 % sur nos coûts de licences ?

[18 h 58] Sagi : Bon, Open iT peut donc vous aider à réaliser plus de 30 % d’économies grâce à plusieurs mesures. Tout d’abord, la visibilité. Comme nous l’avons vu, une fois que vous savez ce dont vous disposez et dans quelle mesure vous l’utilisez, vous savez où vous pouvez réduire vos coûts. En outre, vous pourrez identifier les composants qui ne sont pas utilisés dans votre système, ou les licences qui ne sont pas utilisées pendant toute leur durée de validité, ce qui vous permettra de récupérer les licences inutilisées et, en somme, de réduire le nombre de licences dont vous disposez.

[19 h 33] Mae : Merci. Oui, nous en avons une autre ici. La question est la suivante : « Comment Open iT peut-il automatiser notre environnement de gestion des licences ? »

[19:47] Sagi : Bon, en général, votre environnement de gestion des licences ne vous fournit aucune information. Si un serveur de licences tombe en panne, vous ne le savez généralement pas. Open iT peut vous aider à définir différents critères : ainsi, si un serveur de licences tombe en panne, si une licence est sur le point d’expirer, si quelqu’un l’utilise depuis trop longtemps, vous pouvez être averti de cette infraction et réagir rapidement. Non seulement vous, en tant qu’administrateur, pouvez être averti, mais les utilisateurs finaux eux-mêmes peuvent également l’être. Imaginons, par exemple, que quelqu’un ait prélevé trois licences en même temps au lieu d’une seule. L’administrateur reçoit une alerte, mais cet utilisateur peut également recevoir un e-mail lui indiquant : « Attention, ne prélevez pas autant de licences. » Ainsi, votre système est automatisé : vous n’avez pas à vous en occuper, c’est lui qui travaille pour vous. En gros, il vous avertit en cas de non-conformité ou lorsque les critères que vous avez définis sont remplis.

[21 h 04] Mae : Oui, merci. Nous avons également ici une question d’Irfan. Comment distingue-t-on le temps d’inactivité de l’écran et la durée d’utilisation effective ?

[21:26] Sagi : Il y a donc tout d’abord la durée d’exécution : cela signifie que quelqu’un a obtenu une licence et que vous souhaitez connaître la durée écoulée de sa session. Eh bien, cette information peut être obtenue auprès du gestionnaire de licences, car Open iT lit les journaux, le fichier de licence, la commande `lmstat` et toutes les sorties relatives aux licences afin de déterminer qui a obtenu une licence, d’où, quand, etc. Sur les postes de travail eux-mêmes, nous disposons d’un composant, le client Open iT, qui suit l’utilisation du processeur, de la mémoire, ainsi que les clics de clavier et de souris, et qui peut déterminer si l’utilisateur est actuellement inactif avec cette application ou non. Il ne s’agit donc pas nécessairement de l’utilisateur : cela peut aussi être l’application elle-même qui exécute une simulation, mobilise le processeur et consomme des ressources ; le système Open iT sait alors s’il est utilisé ou en veille. Toutes ces informations sont renvoyées au composant central. Ce dernier recueille donc les données provenant des serveurs de licences, des postes de travail et de toutes les sources possibles, puis les regroupe afin de les présenter de manière cohérente. Vous pourrez ainsi distinguer les périodes d’inactivité des périodes d’activité, par rapport à la durée totale de la session.

[23:06] Mae : Merci, Sagi. Il nous reste encore une question : qu'est-ce qui rend Open iT unique dans ce domaine ?

[23:13] Sagi : Oh, plusieurs choses. Tout d’abord, Open iT peut vous aider à déterminer quel modèle de licence vous convient le mieux. Vaut-il mieux opter pour une licence locale ? Peut-être une licence globale ? Ou bien des licences par utilisateur ? Peut-être qu’une combinaison des trois est la meilleure solution. Quelle est celle qui convient le mieux à votre organisation ? C’est précisément ce qu’Open iT peut vous indiquer : il vous permet d’effectuer différentes simulations pour comprendre, par exemple, qu’il serait plus avantageux d’opter pour 50 utilisateurs nommés, deux licences locales et une licence globale. En effet, chaque organisation présente un profil d’utilisation différent : certaines auront des sessions courtes, d’autres des sessions longues, et d’autres encore un mélange des deux. Sur cette base, Open iT peut vous indiquer quel modèle sera le plus adapté. Mais ce n’est pas tout : non seulement Open iT vous indique quelle est la meilleure option ou la configuration optimale pour vous, mais il peut également vous aider à chiffrer le coût correspondant, comme vous l’avez vu. C’est ce qui distingue Open iT de ses concurrents : vous pouvez intégrer vos droits d’utilisation, vos contrats et toutes vos données dans le système, puis les regrouper et les présenter sous forme de rapports ou de tout autre format dont vous avez besoin, ce qui fait vraiment la force d’Open iT à cet égard. Je dirais donc qu’il y a beaucoup d’aspects, mais je retiendrai deux points. Tout d’abord, nous pouvons vous aider à déterminer quel modèle de licence vous convient le mieux et comment le chiffrer. Nous pouvons également vous aider à évaluer le coût de vos licences. Par exemple, si vous souhaitez mettre en place un système de refacturation, vous serez en mesure de savoir exactement quel montant facturer à chaque service.

[25:23] Mae : Merci, je crois que ce sont là toutes les questions. Un grand merci pour toutes les questions que vous nous avez envoyées. Et voilà, notre webinaire touche à sa fin. Merci à Sagi, et à tous nos participants : si vous avez des questions à poser à notre intervenant, n’hésitez pas à envoyer un e-mail à Sagi à l’adresse s.reuven@openit.com. N’hésitez pas non plus à vous rendre sur notre site web openit.com pour planifier une démonstration et en savoir plus sur nos solutions. Je profite également de cette occasion pour vous inviter à écouter notre podcast, « Talk IT at SAM », dédié à l’ingénierie, disponible sur Spotify, Amazon Music, Apple Podcasts et Google Podcasts. Et si vous avez des demandes, des suggestions ou des commentaires, n’hésitez pas à nous écrire à l’adresse podcast@openit.com. Nous serons ravis de vous accompagner dans votre démarche d’optimisation logicielle. Restez informés, suivez-nous sur les réseaux sociaux. Je suis Mae, votre animatrice du jour. Merci et prenez soin de vous.

[26:27] Sagi : Très bien, merci beaucoup à tous, passez une excellente journée. Merci.