La productivité des employés est cruciale pour le succès d'une organisation.
Dans la gestion des logiciels d'ingénierie, la productivité des utilisateurs dépend de la disponibilité des licences logicielles et de l'utilisation efficace de ces licences. Cependant, maintenir la disponibilité des applications d'ingénierie critiques tout en maîtrisant les coûts n'est pas une tâche facile.
C'est pourquoi les gestionnaires de parc informatique recherchent souvent de nouvelles méthodes et de nouveaux outils de mesure de l'utilisation afin de s'assurer que les employés peuvent travailler de manière efficace et efficiente.
Pour maintenir la productivité des employés à un niveau élevé, les entreprises doivent identifier ce qui pourrait empêcher les utilisateurs de faire leur travail.
Voici cinq éléments susceptibles d'entraver la productivité des utilisateurs et quelques conseils pour y remédier.
Cas n° 1
Dénégations
Les refus de licence de logiciel perturbent de nombreuses entreprises et organisations, en particulier celles qui dépendent fortement des applications d'ingénierie et de conception.
Des dizaines de notifications de refus de licence de logiciel et de plaintes d'utilisateurs inondent le service d'assistance informatique à cause de cela. Il peut être très difficile pour eux d'équilibrer les demandes des utilisateurs avec un budget informatique très limité.
Fixer :
Lorsque le nombre maximum de licences est déjà atteint, les entreprises peuvent soit acheter des licences supplémentaires, soit optimiser l'utilisation des licences.
Un outil qui pourrait aider les entreprises à faire la distinction entre les vrais et les faux refus, et à trouver la cause profonde de chaque refus, est essentiel pour éviter l'achat inutile de licences supplémentaires.
Cas n°2
Chasseurs de permis/campeurs
Lorsqu'un utilisateur retire inutilement des licences ou en utilise plusieurs simultanément, il s'agit d'un utilisateur excessif.
Un campeur de licence, quant à lui, est un utilisateur qui consulte une licence et la conserve même s'il ne l'utilise pas, afin de s'assurer qu'elle sera disponible le jour où il en aura besoin.
Il arrive aussi que les utilisateurs négligent de fermer correctement une application après avoir terminé une tâche, et qu'ils ouvrent ensuite une autre instance de la même application pour effectuer d'autres tâches.
Il peut y avoir de bonnes raisons d'utiliser plus d'une licence à la fois, mais si cela va à l'encontre de la politique de l'entreprise ou n'est pas habituel, cela doit être corrigé pour éviter les pénuries de licences disponibles, les refus et les plaintes des utilisateurs.
Fixer :
Des rapports d'utilisation précis qui détectent les éventuels accapareurs de licences et les campeurs peuvent aider à éviter les hypothèses erronées sur la nécessité d'obtenir des licences supplémentaires.
Les rapports et les alertes peuvent sensibiliser les utilisateurs aux avantages d'une utilisation efficace des applications.
Un outil de surveillance qui fournit des informations sur l'utilisation des licences logicielles par utilisateur peut s'avérer très utile pour corriger un comportement inapproprié de l'utilisateur susceptible d'affecter la productivité globale de l'équipe.
Cas n°3
Utilisation inactive
Certains utilisateurs peuvent avoir ouvert des applications mais ne les utilisent pas.
Fixer :
Grâce à un outil de mesure et d'analyse de l'utilisation puissant et flexible, les administrateurs peuvent créer différents rapports pour une analyse complète de l'utilisation qui peut les aider à identifier si les utilisateurs utilisent activement les licences ou non.
Des recherches plus approfondies pourraient permettre de déterminer si certains utilisateurs ont besoin d'une formation pour des applications spécifiques, ou si d'autres ont simplement besoin de rappels pour ajuster leur comportement.
Cas n°4
Logiciels sans licence
En raison de la forte demande de licences disponibles et d'un budget très limité, certains utilisateurs peuvent avoir recours au téléchargement et à l'installation de logiciels sans licence pour leur propre usage.
Selon l'enquête mondiale sur les logiciels de 2018, la valeur commerciale des logiciels sans licence s'élève à 46,3 milliards de dollars dans le monde, et 37 % des logiciels installés sur les ordinateurs personnels ne sont pas protégés par une licence.
Cela peut être très préjudiciable à l'entreprise. Lorsqu'ils sont détectés lors des audits des fournisseurs de logiciels, les logiciels sans licence peuvent donner lieu à de lourdes amendes.
Il peut également exposer l'ensemble du système au piratage, aux attaques de logiciels malveillants et à d'autres risques de sécurité.
Fixer :
Il est impératif que les gestionnaires de parc informatique comprennent les conditions de licence et les politiques de l'accord conclu avec l'éditeur du logiciel.
Garder une trace des contrats de logiciels, des licences et de l'inventaire des appareils qui utilisent les licences.
Les responsables informatiques peuvent également mettre en œuvre des politiques d'utilisation des logiciels pour l'entreprise afin de contrôler et d'éviter les installations de logiciels non autorisées.
Cas n°5
Licences expirées ou périmées
Les licences expirées ou périmées peuvent empêcher les applications de fonctionner, ce qui risque de perturber la productivité des utilisateurs. Si les applications fonctionnent toujours, leur utilisation continue crée une situation de non-conformité et peut être découverte lors d'audits des fournisseurs, ce qui peut coûter très cher à l'entreprise.
Fixer :
Il est pratiquement impossible de se souvenir de la date à laquelle chaque licence de logiciel doit être renouvelée ou rachetée, ce qui signifie que certains renouvellements peuvent être retardés ou négligés.
Il est important de disposer d'un outil de gestion des logiciels d'ingénierie qui permette de notifier automatiquement ces dates.
Non seulement les entreprises seraient averties afin de mieux se préparer, mais elles recevraient également les informations nécessaires pour prendre les meilleures décisions d'achat.
Ils peuvent ainsi consacrer plus de temps à la préparation d'une meilleure position de négociation avec l'éditeur du logiciel, ce qui pourrait réduire considérablement les coûts.
Les gestionnaires de parc informatique doivent choisir des outils capables de collecter des informations précises et complètes sur l'utilisation des logiciels afin de comprendre l'utilisation réelle des logiciels de leur organisation et d'améliorer la productivité du personnel.
En savoir plus sur la façon de mieux suivre la productivité des employés grâce à la mesure de l'utilisation des logiciels.
