Lorsqu'il s'agit de licences de logiciels Autodesk®, personne ne se gratte la tête plus que les responsables informatiques qui doivent jongler avec de nombreuses tâches pour être du "bon côté" de diverses personnes - des dirigeants aux utilisateurs finaux.
D'une part, le responsable informatique doit être économe et doit être à l'affût des possibilités de réduire les coûts des logiciels à forte valeur ajoutée.
Toutefois, si le professionnel de la gestion informatique ne fournit pas la quantité exacte d'inventaire disponible, il risque d'être confronté à un flot de plaintes par courrier électronique de la part d'ingénieurs et d'autres utilisateurs finaux qui l'accusent d'être la cause des retards du projet.
Pour répondre aux besoins de nombreuses personnes, l'administrateur d'applications logicielles travaille dur, pendant de longues heures, pour tenir un registre des applications utilisées, par qui et pendant combien de temps.
Certains le font en tirant des rapports des outils fournis par le vendeur.
Mais ces outils sont loin d'être suffisants pour fournir une image claire de l'utilisation active réelle d'une application logicielle.
D'un autre côté, il y a un grand nombre de responsables informatiques qui se disent : "J'ai accès aux données... alors je vais le faire moi-même à l'aide de feuilles de calcul".
Malheureusement, le fait de se concentrer sur cette tâche chronophage risque de faire perdre de vue d'autres priorités.
La situation n'est cependant pas désespérée. Après tout, le responsable informatique qui réussit (et qui est admiré) est celui qui trouve des solutions viables aux défis les plus difficiles.
Pour vous inspirer, ou simplement vous orienter, voici une liste de cinq raisons différentes pour lesquelles vous avez besoin d'un outil efficace pour mesurer l'utilisation active réelle de votre logiciel Autodesk.
1. Vue d'ensemble
Un outil de mesure efficace pour les licences d'utilisation des logiciels Autodesk peut fournir un aperçu complet de l'utilisation des licences dans l'ensemble de l'entreprise.
Cette capacité permet d'obtenir des informations depuis le niveau global de l'entreprise jusqu'au point de vue de l'utilisateur individuel.
Grâce à ces informations, des données essentielles sur l'utilisation des licences peuvent être affichées en temps réel ou sous forme de rapports historiques via les navigateurs web préférés pour une visualisation rapide ou des rapports imprimés pour les réunions budgétaires.
Les données peuvent également être exportées vers des feuilles de calcul régulièrement utilisées ou intégrées à des outils de veille stratégique (BI) pour une analyse plus approfondie.
Ces données sur l'utilisation des licences sont complétées par des détails clés sur chaque utilisateur de l'environnement, affichant les dates, les heures, l'emplacement et même le contact e-mail pour une communication rationalisée.
2. Communication complète et alertes
Un outil spécialement conçu pour le comptage des applications Autodesk devrait être capable de distinguer les différents accords de licence, tels que le réseau ou la concurrence, l'utilisateur unique ou l'utilisateur nommé, ainsi que le modèle émergent de licence par jeton.
Étant donné que chaque contrat de licence exige des directives de gestion différentes, il est important que l'administrateur communique efficacement (et rapidement) avec les utilisateurs et les autres responsables de l'état actuel et de la disponibilité de l'inventaire des logiciels Autodesk.
L'outil doit permettre à l'administrateur de définir des configurations spéciales qui aideront à détecter et à alerter les utilisateurs, ainsi que les gestionnaires, d'un nombre excessif de licences utilisées par un seul utilisateur ou de licences retirées qui restent inutilisées pendant trop longtemps.
La fonction de communication peut également être utilisée pour partager des rapports d'utilisation réguliers que la direction souhaitera consulter.
3. Rapport d'analyse complet
Outre la production de rapports sur les données en temps réel ou les données historiques, cet outil devrait aller plus loin en permettant aux administrateurs de personnaliser entièrement une interface web avancée.
Si l'un des outils de BI les plus courants est utilisé régulièrement au point que l'administrateur a une préférence pour cet outil, il doit pouvoir exporter les données vers l'outil de BI qu'il préfère.
L'accès à des rapports personnalisables ou à des rapports provenant de la bibliothèque de modèles est important pour les administrateurs informatiques en chef qui veulent être prêts à travailler avec leur directeur financier ou leur responsable des finances pour valider l'inventaire actuel et surtout pour préparer le budget de l'année suivante pour leurs dépenses en logiciels informatiques.
4. Compléter les données pour la rétrofacturation
Supposons qu'un responsable financier s'adresse au responsable informatique pour lui demander les informations nécessaires à l'affectation des coûts à des départements ou divisions spécifiques dans l'ensemble de l'environnement de l'entreprise.
Comment le responsable informatique est-il censé préparer toutes ces informations pour le service financier en utilisant des méthodes manuelles ? Cette tâche peut s'avérer fastidieuse et difficile, sans compter que le service financier demande ce rapport pour la fin de la journée !
Heureusement, un puissant outil de mesure permet de générer rapidement et facilement des rapports personnalisables sur ces applications Autodesk, qui devraient fournir des données importantes sur l'utilisation de produits, d'applications ou de fonctions spécifiques, voire même sur le nom d'hôte ou le nom d'utilisateur.
Une fois les données agrégées, le responsable informatique peut utiliser cet outil pour créer des graphiques et des tableaux faciles à comprendre et les partager cet après-midi même. Passons à la tâche suivante !
5. Analyse complète pour la budgétisation annuelle
Il ne s'agit pas exactement d'une boule de cristal, mais un outil avancé de mesure des logiciels Autodesk a la capacité d'aider les administrateurs d'applications logicielles à obtenir une meilleure position dans les négociations avec les fournisseurs sur la base de données d'utilisation active réelles, de simuler différents accords de licence et même d'établir des prévisions d'utilisation.
La réduction des dépenses inutiles est importante pour toute entreprise, c'est pourquoi cet outil doit permettre à l'administrateur de fournir des données précises et fiables sur le nombre de licences logicielles nécessaires pour mener à bien les projets sans sacrifier la productivité en raison d'un manque d'inventaire.
Les modèles de licence Autodesk étant en constante évolution, il est important de disposer d'une capacité intemporelle à simuler différents accords de licence afin de découvrir les domaines dans lesquels il est possible de réaliser des économies.
Qu'une entreprise utilise des licences symboliques ou passe à l'informatique en nuage, le gestionnaire des actifs informatiques peut produire les données dans des rapports à utiliser lors des négociations et pour prévoir l'utilisation future.
Peut-être cette même entreprise est-elle en pleine croissance et doit-elle s'assurer que les ingénieurs nouvellement embauchés disposent du nombre adéquat de logiciels Autodesk.
Grâce à un puissant outil de mesure Autodesk, le gestionnaire de ressources logicielles pourra s'acquitter de cette tâche en toute simplicité.
Quelle est la prochaine étape ?
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