Stratégie de rétrofacturation
La rétrofacturation informatique est un outil très puissant qui permet aux responsables de contrôler l'augmentation des coûts informatiques de l'entreprise.
En établissant un système équitable de répartition des coûts, les entreprises peuvent facilement facturer à chaque département ou unité opérationnelle son utilisation des ressources de stockage et des logiciels.
Ainsi, la responsabilité du contrôle des coûts des technologies de l'information est transférée aux unités opérationnelles, qui deviennent responsables de leur propre utilisation.
Le mécanisme de rétrofacturation informatique doit tenir compte des raisons de sa mise en œuvre, de sa facilité à être compris par n'importe quel membre de l'entreprise, de sa facilité à être géré, contrôlé et vérifié, et de son caractère équitable pour la plupart des utilisateurs de l'entreprise.
Les mécanismes de rétrofacturation doivent être gérés correctement afin d'éviter les malentendus entre le département informatique et ses clients internes.
La transparence des coûts peut prouver la valeur commerciale des systèmes et infrastructures informatiques en offrant à l'entreprise la flexibilité nécessaire pour rester en phase avec la technologie actuelle et pour ajuster les contrats avec les fournisseurs de services grâce à l'utilisation réelle de leurs services informatiques.
En outre, l'administrateur informatique peut utiliser des données d'utilisation précises comme base de facturation interne fondée sur l'utilisation réelle, ce qui est nécessaire pour aider l'informatique et les autres unités commerciales à communiquer et à améliorer la prise de conscience des coûts.
Pourquoi la rétrofacturation ?
Lorsqu'elle envisage de mettre en place une stratégie de rétrofacturation, l'organisation doit d'abord déterminer les raisons de la mise en œuvre de la rétrofacturation informatique.
Quelle politique de rétrofacturation peut être mise en place ? Quelles méthodes peuvent être utilisées pour répartir les coûts ?
Quelles méthodes équitables et pratiques peuvent être mises en place ? Quel serait l'impact de la refacturation sur le budget informatique ?
La compréhension de la rétrofacturation permet aux unités opérationnelles d'être responsables de leur propre utilisation. Et selon la manière dont le système de rétrofacturation est structuré, il peut également susciter un comportement positif de la part des utilisateurs.
Quel est le système de rétrofacturation le plus efficace pour l'entreprise ?
En mettant en place les bons systèmes et processus, il faut toujours trouver un équilibre entre la précision du système et la difficulté de collecter les données nécessaires.
Un système de refacturation efficace devrait comporter un rapport d'utilisation détaillé pour chaque dépense liée aux technologies de l'information, qui pourrait être utilisé pour répartir les coûts afin de favoriser l'équité et d'éviter les comportements contre-productifs parmi les utilisateurs.
Déterminer le meilleur modèle d'allocation pour une organisation est la clé d'une mise en œuvre réussie de la refacturation informatique.
Un modèle pourrait facturer l'utilisation en fonction du nombre d'utilisateurs. Un autre modèle pourrait être basé sur le temps d'utilisation écoulé.
Un troisième modèle peut être basé sur le nombre maximum d'utilisateurs simultanés par groupe d'utilisateurs.
Le système de facturation peut également combiner ces différents modèles, et la durée peut être mensuelle, quotidienne ou même horaire, en fonction des besoins, des licences disponibles, de l'accord (paiement de base pour le service uniquement, paiement pour l'utilisation uniquement, ou avec une limite et paiement pour l'utilisation excédentaire), etc.
Dans tous les cas, elle aura besoin de rapports qui définissent les offres de produits et de services, suivent les coûts réels, gèrent la demande et assurent une facturation précise et efficace.
Pourquoi devrions-nous le faire ?
Projektengagemang AB est un exemple de mise en œuvre efficace d'un système de rétrofacturation.
Cette entreprise est l'une des sociétés d'ingénierie à la croissance la plus rapide d'Europe, présente dans plus de 30 sites.
Cette entreprise est l'une des sociétés d'ingénierie à la croissance la plus rapide d'Europe, présente dans plus de 30 sites.
Ils fournissent des services de conseil et des solutions à une variété d'entreprises dans les domaines du pétrole et du gaz, de l'énergie, de la construction, de la conception et autres, qui dépendent fortement des applications PLM et G&G pour soutenir leurs activités de production.
Leur département informatique est chargé de fournir des solutions logicielles, principalement des produits Autodesk, Solidworks et d'autres applications 3D/production, à leurs 38 filiales.
Mais comme beaucoup d'entreprises, la gestion des coûts des logiciels a été un défi pour eux et ils ont vu la nécessité d'un processus équitable de répartition des coûts qui facturerait chacune de leurs filiales sur la base de l'utilisation réelle de l'application.
Projektengagemang AB a désormais rationalisé son processus de répartition des coûts en produisant des "factures de refacturation" détaillées par utilisateur et par centre de coûts, remises trimestriellement à chaque filiale.
Les systèmes de rapports qui exploitent la facturation informatique peuvent aider les administrateurs à voir clairement les facteurs qui génèrent des coûts et à établir un budget en conséquence.
Un tel système offre aux utilisateurs finaux une plus grande transparence sur les décisions commerciales à l'origine des dépenses. Il aide également la direction à identifier les moyens d'améliorer la rentabilité.
La valeur commerciale que les technologies de l'information apportent à l'organisation serait mieux connue. Enfin, les opérations et les dépenses informatiques seraient alignées sur les activités de l'entreprise en les intégrant dans la planification, la stratégie et les opérations de l'entreprise.
En examinant attentivement le modèle d'allocation qui conviendrait le mieux à l'organisation, un programme efficace de stratégie de rétrofacturation informatique peut aider les administrateurs informatiques à articuler le coût et la valeur de leurs services dans l'ensemble de l'organisation.
En savoir plus sur la stratégie de rétrofacturation et déterminer le système de rétrofacturation le mieux adapté aux besoins de votre organisation.
