- Les données du gestionnaire de licences peuvent ne pas refléter directement l'utilisation réelle des applications, car les applications, les suites et les licences individuelles ne correspondent pas toujours de manière biunivoque.
- Le suivi de l'utilisation réelle des applications peut nécessiter une surveillance des processus, l'identification des licences clés, l'assistance du fournisseur ou des outils de reporting avancés.
- Open iT utilise des listes de licences, des limites de concurrence et les coûts relatifs des applications pour estimer plus précisément l'utilisation réelle des applications, tout en minimisant les coûts pour le client.
Un responsable informatique génère un rapport d’utilisation des licences avant les négociations de renouvellement et constate que 200 postes sont systématiquement en cours d’utilisation. L’équipe des achats est prête à renouveler le contrat à ce niveau. Mais le nombre de licences en cours d’utilisation ne correspond pas à l’utilisation réelle des applications : une seule licence de suite peut couvrir plusieurs produits, et une licence en cours d’utilisation peut rester inactive pendant des heures. Pour calculer l’utilisation réelle des applications, il faut aller au-delà du gestionnaire de licences, en passant par la surveillance des processus, l’identification des licences clés et le type d’analyse en plusieurs niveaux qui permet de distinguer une licence activée d’une utilisation effective. Open iT utilise des listes de licences, des limites de concurrence et les coûts relatifs des applications pour garantir la fiabilité de l’estimation sans gonfler les coûts pour le client.
Lors du contrôle des licences par le biais d'un gestionnaire de licences, il n'est pas toujours possible d'établir une correspondance univoque entre les applications achetées et les licences individuelles délivrées par le fournisseur. Souvent, de nombreuses applications d'une suite partagent des licences individuelles et seul le "jeu" combiné de licences identifie une application particulière.
Afin de suivre l'utilisation réelle d'une application particulière, les DSI peuvent être amenés à (a) surveiller l'utilisation des processus pertinents dans chaque hôte du système, ou (b) trouver un moyen de recalculer l'utilisation des applications par le biais de l'utilisation des licences.
À première vue, l'option (a) semble prometteuse. Malheureusement, elle se heurte à quelques obstacles :
1) Il faut mettre en place un système capable de surveiller les applications sur toutes les machines qui exécutent l'application en question.
2) Si l'application permet le partage des licences, plusieurs applications en cours d'exécution n'obtiendront pas nécessairement plusieurs licences.
3) Un binaire d'application unique peut être utilisé pour exécuter plusieurs applications du point de vue des licences (c'est-à-dire que des licences différentes font que le binaire se comporte différemment).
En se basant sur les données relatives à l'utilisation des licences, comment résoudre le problème des applications disposant de deux licences ou plus ? Dans certains cas, il est possible d'identifier des licences clés uniques pour chaque produit et de ne surveiller que celles-ci. Lorsque ce n'est pas possible, l'aide du fournisseur de l'application peut être nécessaire pour calculer l'utilisation, ou un outil de rapport plus avancé peut être utilisé.
Chez Open iT, nous utilisons des moyens plus avancés pour suivre l'utilisation des applications grâce à l'utilisation de certaines informations clés :
- la liste des licences qu'une application peut utiliser
- le nombre maximum d'applications pouvant fonctionner simultanément (le cas échéant)
- le coût relatif de chaque application
Grâce à ces informations, nous pouvons obtenir une bonne évaluation de l'utilisation réelle de l'application. Les outils Open iT permettent d'obtenir des rapports beaucoup plus précis sur l'utilisation des applications. L'objectif est de minimiser les coûts pour le client tout en répondant aux exigences du fournisseur.
