Les rapports sur les licences de logiciels offrent des informations précieuses sur la manière dont les utilisateurs individuels, en particulier, et l'ensemble de l'organisation, en général, utilisent certains des actifs les plus coûteux de l'entreprise : les licences de logiciels.
La génération de rapports de licence appropriés est une étape cruciale du processus de gestion et d'optimisation des licences logicielles (SLM).
En l'absence de rapports précis et appropriés, il serait difficile d'effectuer des analyses correctes des données d'utilisation qui pourraient fournir une base fondamentale pour la formulation d'un plan d'entreprise efficace.
Toutefois, avant de discuter plus avant de l'importance des rapports de licence et de la manière d'en tirer pleinement parti, commençons par là où tout commence : le comptage des logiciels.
Qu'est-ce que la mesure logicielle ?
La mesure des logiciels est la clé d'une gestion et d'une optimisation efficaces des licences logicielles.
Outre la collecte d'informations sur les licences, elle comprend également la collecte périodique de données sur l'utilisation des licences à partir des gestionnaires de licences, des fichiers journaux, du noyau du système d'exploitation, des événements d'entrée/sortie et d'autres sources, afin d'évaluer avec précision l'utilisation active réelle de chaque application logicielle mesurée et d'identifier correctement qui les utilise, où, quand et pendant combien de temps.
La première étape vers l'optimisation de l'utilisation des licences est le comptage.
Après tout, comme l'a dit Peter Drucker, "on ne peut pas améliorer ce que l'on ne mesure pas". La mesure fournit la visibilité nécessaire sur l'utilisation des logiciels de l'entreprise.
Il leur permet de découvrir des licences logicielles inutilisées ou sous-utilisées, dont la maintenance pourrait grever un budget qui pourrait être économisé ou mieux alloué à d'autres ressources indispensables.
Il expose les risques potentiels de non-conformité, qui pourraient entraîner des pénalités considérables pour l'entreprise s'ils ne sont pas contrôlés.
La mesure de l'utilisation des logiciels pourrait également révéler certaines habitudes inappropriées que les utilisateurs ont pu prendre, telles que l'accaparement de licences, c'est-à-dire l'extraction de plusieurs licences en même temps, et le camping de licences, c'est-à-dire le fait de conserver les licences extraites sans les utiliser réellement.
Ces comportements inappropriés des utilisateurs empêchent d'autres utilisateurs de consulter des licences dont ils ont besoin et peuvent entraîner des refus inutiles.
En outre, les logiciels de mesure peuvent fournir des informations sur les tendances d'utilisation au fil des ans, qui peuvent ensuite être utilisées pour prédire les tendances d'utilisation dans un avenir proche.
Cela permettrait aux entreprises de mieux comprendre leur situation en matière de licences, de planifier plus efficacement le budget logiciel de l'année à venir et d'obtenir un avantage lors des négociations des accords logiciels avec leurs fournisseurs, minimisant ainsi les coûts de réajustement et maximisant l'utilisation des licences dans l'ensemble de l'entreprise.
La mesure des logiciels est essentielle, mais pour tirer pleinement parti de ses avantages, vous devez disposer des rapports d'utilisation des licences appropriés.
Qu'est-ce qu'un rapport sur les licences de logiciels ?
Certains pourraient penser que le rapport sur les licences logicielles consiste simplement à garder un œil sur les informations vitales relatives aux licences qui peuvent être trouvées sur les clés de licence ou les fichiers d'options et à suivre les vérifications de licences par rapport au nombre total de licences dans le pool. Mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg proverbial.
Un rapport efficace sur les licences fournit les informations sur l'utilisation des logiciels dont vous avez besoin pour que les responsables et les dirigeants puissent prendre des décisions opérationnelles basées sur des données concrètes.
Grâce à des rapports précis sur les licences logicielles, les responsables peuvent facilement décider s'ils peuvent supprimer les licences inutilisées ou sous-utilisées et réaffecter le budget à d'autres applications qui pourraient avoir besoin de licences supplémentaires en fonction de l'utilisation réelle.
Les rapports sur les licences peuvent vous alerter lorsque les licences disponibles pour une application critique sont épuisées ou vous fournir des informations importantes en cas de refus.
Vos licences sont sur le point d'expirer ? Ne vous inquiétez pas.
Les rapports sur les licences peuvent vous indiquer quand vous devez commencer à préparer les renouvellements et les renégociations de licences et vous fournir les informations nécessaires pour conclure le meilleur accord possible avec vos fournisseurs de logiciels en utilisant des données d'utilisation réelles et des projections.
Recevez-vous autant de refus alors que vous disposez d'un nombre de licences plus que suffisant pour couvrir l'ensemble de la main-d'œuvre ?
Vérifier les rapports de licences au niveau de l'utilisateur pour voir s'il y a des cas possibles de surcharge et de camping de licences parmi les utilisateurs et les traiter en conséquence.
Ce ne sont là que quelques exemples de la manière dont vous pouvez tirer parti des rapports sur les licences logicielles pour créer de la valeur commerciale. Les bons rapports de licences peuvent vous fournir la solution adaptée à vos objectifs et initiatives spécifiques.
Comment tirer parti des rapports sur les licences logicielles ?
La première étape consiste à définir votre objectif.
Que voulez-vous accomplir ?
Vous voulez assurer la conformité ?
Réduisez vos coûts de logiciels ?
Optimisez vos licences ?
Rendre chaque service ou équipe responsable de l'utilisation de ses propres licences ?
Veiller à l'efficacité de l'utilisation des licences ?
Souvent, ces objectifs peuvent avoir des effets qui se recoupent, et la réalisation de l'un d'entre eux peut également contribuer à la réalisation d'un autre, mais les rapports de licence spécifiques dont vous auriez besoin pour atteindre un objectif spécifique peuvent différer légèrement.
Par exemple, l'optimisation de vos licences pourrait éventuellement vous permettre de réduire au moins une partie de vos coûts logiciels, mais différents niveaux d'optimisation nécessiteraient différents rapports d'utilisation des licences et pourraient se traduire par des économies variables.
Si l'objectif est d'optimiser et pas nécessairement de réduire les coûts, vous pouvez vous contenter d'un niveau d'optimisation inférieur, qui est plus sûr, mais qui pourrait permettre de réaliser beaucoup moins d'économies. En revanche, si l'objectif est de réduire les coûts, il faut essayer tous les niveaux d'optimisation pour réaliser le plus d'économies possible.
Il s'agit ensuite de trouver la bonne solution de comptage de l'utilisation des logiciels qui puisse recueillir les données d'utilisation nécessaires pour vous aider à comprendre votre position actuelle et vous montrer les tendances d'utilisation dont vous avez besoin pour pouvoir effectuer les analyses de données nécessaires.
Open iT LicenseAnalyzer, par exemple, collecte diverses données d'utilisation à partir d'un large éventail de sources, notamment les utilitaires de gestion de licences, les fichiers journaux, le noyau du système d'exploitation, les E/S, les événements liés à la souris et au clavier, etc.
Vous avez maintenant besoin d'un moteur puissant capable d'agréger et de traiter les données collectées et de les transformer en informations utiles et exploitables en générant un large éventail de rapports de licence à différents niveaux de l'organisation (de l'entreprise au niveau de l'utilisateur), sur des périodes spécifiquement définies et à différentes échéances (annuelle, mensuelle, hebdomadaire, journalière, horaire).
L'idéal serait de disposer de différentes formes de rapports, tels que des tableaux, des cartes thermiques, des graphiques, etc., pour une présentation plus claire et de meilleure qualité, et de pouvoir créer votre propre tableau de bord qui vous fournira instantanément tous les rapports dont vous avez besoin sur une seule page.
Il serait également intéressant d'intégrer les données dans votre outil de BI préféré pour faciliter la navigation. Tout cela, et bien plus encore, peut être réalisé grâce à LicenseAnalyzer.
Une fois que vous avez les bons rapports de licence à portée de main, vous pouvez maintenant les utiliser pour tirer des conclusions et formuler vos plans d'action sur la base de vos résultats.
Les rapports de licence sont des faits concrets et irréfutables, et si vos plans d'action sont basés sur ces rapports, les parties prenantes auront du mal à les rejeter.
Vient ensuite la partie la plus difficile : la mise en œuvre.
Tous vos efforts seront vains si vous ne parvenez pas à exécuter vos plans d'action. Or, on constate que de nombreuses organisations éprouvent des difficultés à cet égard. Allez jusqu'au bout et ne perdez pas de vue vos objectifs.
Enfin, rincez et répétez. Vous pouvez soit trouver un nouvel objectif principal, soit continuer à vous améliorer en poussant plus loin vos objectifs actuels. L'important est de continuer à aller de l'avant et de continuer à récolter les fruits d'un rapport efficace sur les licences logicielles.
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