La refacturation des frais informatiques peut être un outil très puissant permettant aux responsables de contrôler les coûts informatiques croissants de leur organisation. Toutefois, s'ils ne sont pas correctement mis en œuvre, les mécanismes de refacturation peuvent être jugés controversés au sein de l'organisation, voire carrément désagréables. Si elle est mal gérée, la rétrofacturation peut créer des malentendus entre les services informatiques et leurs clients internes, ou même entre les gestionnaires qui sont directement responsables des budgets de leurs services respectifs et leurs subordonnés directs qui utilisent et consomment les ressources informatiques, ce qui entraîne une augmentation des coûts informatiques.
Le diagramme ci-dessous montre un processus de déploiement efficace de la refacturation informatique dans une organisation.
Avant même de planifier la création d'un mécanisme de rétrofacturation informatique efficace, une organisation doit d'abord déterminer les raisons de sa mise en œuvre. Il va de soi que des objectifs différents appellent des modèles différents. Toutefois, l'essentiel est que le modèle soit facile à communiquer et à comprendre par n'importe quel membre de l'entreprise. Il doit être facile à gérer, à contrôler et à vérifier pour les services informatiques, ce qui signifie qu'un système entièrement automatisé est préférable. Il doit être considéré comme équitable par la plupart des utilisateurs professionnels. Enfin, il doit encourager une utilisation optimisée des ressources informatiques.
Équité et bonne conduite
Prenons l'exemple d'un employé qui a dû venir travailler un week-end pour pouvoir utiliser une application qui est toujours complètement effacée en semaine. Il a travaillé 8 heures pendant un week-end et pourtant, il serait facturé au même titre qu'un autre employé qui a monopolisé les 8 licences pendant une heure en période de pointe. Bien entendu, cela ne serait pas juste pour l'employé qui a sacrifié son week-end pour faire son travail.
Dans ce scénario, le modèle de facturation informatique utilisé n'est pas équitable pour tout le monde et serait donc une source de mécontentement parmi les utilisateurs. En outre, il n'encourage pas les utilisateurs à adopter un bon comportement en matière d'utilisation des technologies de l'information puisqu'il n'y a pas de conséquences pour les utilisateurs qui accaparent les licences.
Un mécanisme efficace de refacturation des frais informatiques prendrait ces éléments en considération afin de favoriser l'équité et d'éviter tout comportement contre-productif de la part des utilisateurs. La détermination du meilleur modèle d'allocation pour une organisation est la clé d'une mise en œuvre réussie de la rétrofacturation informatique.
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