Les entreprises qui s'efforcent d'intégrer l'obligation de rendre compte et la responsabilité dans leurs processus en retirent des avantages qui contribuent positivement à leur objectif de création et de maximisation de la valeur.
Les progrès technologiques facilitent la mise en œuvre de stratégies axées sur le changement de la culture organisationnelle afin d'améliorer l'efficacité et de réaliser des économies.
La rétrofacturation informatique est l'une de ces stratégies.
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Qu'est-ce que la rétrofacturation informatique ?
L'un des exemples de la manière dont la technologie contribue à façonner les organisations est la façon dont les gestionnaires peuvent agréger différents types de données pour identifier, suivre et imputer les coûts informatiques à des activités ou unités commerciales spécifiques.
Massimo Dal Vecchio, responsable du développement commercial d'Open iT, définit la rétrofacturation informatique dans le contexte de la gestion des licences de logiciels d'ingénierie comme un moyen de recouvrer les coûts en attribuant les coûts des licences de logiciels aux entités qui consomment l'actif sur la base de l'utilisation réelle.
En utilisant la définition ci-dessus, les deux idées principales que nous souhaitons aborder dans ce blog sont la façon dont le comptage de l'utilisation réelle crée une culture de responsabilité et d'efficacité et la façon dont la mise en place d'un système de refacturation informatique soutient les stratégies de gestion des coûts.
Instaurer une culture de la responsabilité et de l'efficacité
Transformer la culture de votre entreprise est une tâche difficile ; elle ne se fait pas du jour au lendemain, d'autant plus si le changement que vous introduisez nécessite des stratégies qui incluent la responsabilisation des personnes sur la manière dont elles utilisent les ressources.
Elle nécessite des employés bien informés et engagés, une direction compréhensive, des politiques bien définies et un objectif clair.
Identifier un objectif clair
Pourquoi souhaitez-vous introduire la refacturation informatique dans votre organisation ?
Comment peut-elle apporter une valeur ajoutée à vos activités ?
Pourquoi la transparence est-elle importante pour savoir si vous atteignez vos objectifs de production ?
Pour commencer à instaurer une culture de la responsabilité et de l'efficacité, vous devez être en mesure d'expliquer pourquoi le changement que vous proposez est important pour l'entreprise.
Maintenir l'engagement de vos employés
Le succès de toute nouvelle initiative nécessite le soutien des employés, car ils sont, en fait, l'organisation elle-même.
Il est donc important que les employés soient bien informés de l'impact de la mise en œuvre d'un système de rétrofacturation sur leur façon de travailler.
mener des campagnes d'information. Massimo suggère de faire une analogie ; par exemple, il peut être considéré comme une extension de la feuille de temps d'un employé.
Tout comme les feuilles de temps sont utilisées pour garder une trace de ce à quoi nous avons consacré notre temps de travail, un système de rétrofacturation ajoute des informations sur les outils que nous utilisons et sur la durée de leur utilisation.
Vous pouvez également ajouter que cette transparence peut être utilisée pour les aider à mieux réussir dans leur travail. Elle peut permettre d'identifier les besoins en formation ou de réduire les cas de refus de permis, qui peuvent nuire à leur productivité.
Obtenir le soutien de l'encadrement supérieur
L'objectif premier d'un projet de rétrofacturation est de mettre en place un cadre dans lequel le coût du logiciel pour une activité donnée peut être indiqué.
Massimo explique en outre que le coût associé à chaque utilisateur n'est pas pertinent ; il s'agit seulement d'un point de départ pour le calcul des dépenses agrégées.
Par conséquent, il affirme que la valeur de la mise en œuvre d'un cadre de rétrofacturation ou de rétrocession est de fournir à la direction un compte rendu approprié des dépenses totales afin qu'elle puisse prendre des décisions éclairées et fondées sur des données.
La répartition des coûts favorise une culture de la transparence et, par conséquent, améliore la productivité et la compétitivité.
Cette compétitivité ne se limite pas à la rivalité producteur-producteur ; elle peut également favoriser une saine concurrence entre les clients internes, chaque service s'efforçant de gérer ses propres coûts.
Établir des politiques bien définies
Toutes les organisations disposent d'un ensemble de règles pour partager les coûts des outils logiciels. Massimo explique que les entreprises qui ne disposent pas de politiques bien définies et de données ciblées risquent d'attribuer les coûts en utilisant des agrégations qui ne correspondent pas à leur modèle d'entreprise.
Création d'un système de réduction des coûts informatiques
Selon Heizer et al. (2020), certaines entreprises se concurrencent en utilisant des stratégies à faible coût qui se concentrent sur l'optimisation et l'utilisation efficace des ressources.
En tant que gestionnaire, si vous cherchez à réduire les coûts informatiques liés à l'achat de logiciels d'ingénierie coûteux, envisagez de mettre en place un système de facturation informatique qui vous permettra de tirer le meilleur parti de votre investissement.
Existe-t-il une différence entre la refacturation des logiciels généraux et celle des logiciels d'ingénierie ?
D'un point de vue technique, ils sont très similaires. Toutefois, si l'on se place du point de vue de l'entreprise, Massimo affirme que les différences sont nombreuses et importantes.
Voici quelques-uns de ses exemples.
Dans le cas des logiciels généraux :
- Les systèmes de paie, de comptabilité et, dans de nombreux cas, les systèmes ERP sont considérés comme des nécessités par l'entreprise. Par conséquent, les coûts de ces applications ne sont pas partagés entre les unités organisationnelles. Ils font partie intégrante des dépenses de l'entreprise. Vous en avez besoin quoi qu'il arrive.
- Les outils de productivité bureautique, tels que MS Office, sont généralement considérés comme des coûts associés à chaque employé, au même titre que sa part du loyer du bureau ou sa part des coûts de chauffage/climatisation. Les coûts de ces services sont partagés entre les unités organisationnelles sur la base des effectifs.
Dans le cas des logiciels d'ingénierie :
- Le coût des logiciels d'ingénierie est considéré comme une composante du projet pour lequel ils sont utilisés. Dans de nombreux cas, il devient un élément du coût du produit. Le prix de ce type de logiciel oblige la direction à récupérer les coûts encourus pour maintenir la compétitivité de l'entreprise. Pour gérer correctement le coût des logiciels d'ingénierie, nous avons besoin d'un cadre plus souple, capable de fournir une meilleure granularité sur la manière dont les coûts basés sur l'utilisation sont alloués. C'est pourquoi la mise en œuvre d'un cadre de rétrofacturation convient aux entreprises qui dépendent fortement de ce type de logiciel.
Constituez le trésor de données de votre organisation
Pour mettre en œuvre un système de rétrofacturation équitable et efficace, il est indispensable que les données soient exactes.
Cela signifie que nous ne devrions pas nous contenter d'examiner un seul ensemble de données. Dans le contexte de la gestion des licences logicielles, cela signifie qu'il faut obtenir l'utilisation active réelle à partir de différentes sources, assurer l'inventaire correct du nombre d'utilisateurs et d'appareils, déterminer le type d'accord de licence et récupérer les bonnes informations sur les coûts, entre autres.
Établir une méthodologie de refacturation des coûts informatiques
Bien qu'il ne soit pas possible d'aborder en détail le modèle de rétrofacturation informatique dans ce blog, voici un aperçu rapide des éléments de base dont vous avez besoin pour commencer à en créer un.
Il s'agit du générateur de coûts, du centre de coûts, du modèle d'allocation et, bien sûr, du rapport de facturation.
Générateurs de coûts - Le terme lui-même indique instinctivement qu'il s'agit des actifs qui génèrent des coûts pour l'organisation.
Identifier les installations, les serveurs, les logiciels, le personnel et les autres actifs informatiques à partir desquels les données seront collectées.
Centres de coûts - Il peut s'agir de départements, de projets, de groupes d'utilisateurs ou de tout autre groupe ou entité où le budget est alloué.
Rapport de facturation - Au minimum, ce site doit inclure le nom de l'actif, le modèle d'allocation utilisé, l'unité de mesure et le coût de l'actif.
Modèles d'allocation - Il s'agit de la formule de refacturation de l'informatique, qui varie en fonction des besoins de l'organisation.
Il s'agit notamment d'identifier les différents paramètres, tels que le type d'accord de licence ou le volume de stockage utilisé.
La fréquence de facturation doit également être déterminée, ainsi que les différents filtres à appliquer en fonction de la personnalisation nécessaire pour chaque projet.
Malgré les avantages que l'on peut tirer de la rétrofacturation informatique, certaines organisations ont encore du mal à la mettre en œuvre.
Selon Massimo, cela s'explique par le fait qu'un cadre de rétrofacturation va au-delà du simple suivi de l'utilisation.
Selon lui, les gestionnaires doivent établir un lien entre l'utilisation du bien et son coût d'achat, ce qui nécessite souvent de revoir le modèle de calcul des coûts actuellement en place.
Cette complexité nécessite l'intervention d'un expert qui connaît bien le sujet. Vous pouvez disposer d'une solution permettant de suivre votre utilisation, mais sans un expert capable de combiner et de traduire les données en chiffres pertinents, il peut y avoir des retards dans la mise en place du cadre, ou pire, des litiges dus à des calculs erronés.
Ces connaissances ne sont pas facilement disponibles sur le marché, c'est pourquoi il est préférable de faire appel à un vendeur qui a des années d'expérience dans le secteur.
Open iT travaille avec ses clients pour configurer la meilleure solution pour leurs besoins.
Envisager la rétrocession informatique au lieu de la facturation informatique
Certaines entreprises ont besoin de temps pour rassembler les données et monter un dossier à l'appui de leurs initiatives en matière de rétrofacturation.
Les gestionnaires qui veulent aller lentement devraient plutôt envisager d'adopter un système de rétrocession. Massimo explique qu'en matière de gestion des licences logicielles, le showback informatique et le chargeback informatique sont très proches l'un de l'autre.
Tous deux partent des mêmes données : l'utilisation et le coût des logiciels, et l'agrégation des données qui correspondront aux besoins du client. La différence réside toutefois dans la manière dont les informations sont utilisées.
Dans le cadre de la rétrofacturation, les données acquises sont utilisées pour facturer les utilisateurs des actifs informatiques dans le but de recouvrer les coûts supportés pour la mise à disposition des outils. Le processus se termine par une transaction financière avec les clients internes/externes de l'organisation.
D'autre part, l'IT showback est l'option privilégiée lorsque l'objectif est simplement de sensibiliser l'organisation aux coûts liés à l'utilisation des outils, mais qu'elle ne génère pas de transactions financières réelles.
Les gestionnaires peuvent alors utiliser ces informations supplémentaires pour améliorer leur efficacité et élaborer des stratégies de réduction des coûts.
Si vous souhaitez ajouter la rétrofacturation ou le showback à votre programme de gestion des actifs informatiques, planifiez une démonstration dès aujourd'hui.
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