Les licences SAP sont largement considérées comme l'un des modèles les plus complexes de tous les grands fournisseurs de logiciels. Les coûts annuels des licences SAP continuent d'augmenter plus rapidement que ceux de tout autre fournisseur. SAP a toujours facturé sur la base de l'utilisation, mais il est devenu plus compliqué de définir cette utilisation. L'urgence de la gestion des licences SAP devient de plus en plus cruciale, et pour qu'une entreprise prenne le contrôle de l'utilisation de ses licences SAP, la première étape critique est de bien comprendre les licences SAP et le fonctionnement de la tarification basée sur l'utilisation.
L'utilisateur nommé est la mesure clé pour les licences des applications SAP. Les types de licences de base sont professionnels, professionnels limités et employés.
La licence professionnelle, par définition, est un utilisateur nommé qui peut effectuer certaines tâches opérationnelles, l'administration du système ou la gestion du système dans les limites des paramètres convenus pour la licence. Cette licence est la plus chère et est recommandée pour ceux qui font beaucoup de travail de production ou qui sont des utilisateurs intensifs du système.
La licence professionnelle limitée est un utilisateur nommé qui peut jouer des rôles opérationnels limités tels que définis par la licence du logiciel. Cette licence est moins chère que la licence professionnelle. SAP a cessé de l'acheter car elle permet d'effectuer les mêmes tâches qu'un utilisateur disposant de la licence professionnelle à l'occasion.
La licence employé est un utilisateur nommé qui peut effectuer des tâches uniquement pour son propre usage et non pour le compte de quelqu'un d'autre.
Une fois que les progiciels SAP ont été sélectionnés pour être utilisés par l'entreprise, une gestion minutieuse des licences des utilisateurs désignés aura un effet substantiel sur les coûts réels de SAP.
Il est donc essentiel que chaque utilisateur désigné soit correctement identifié et classé.
Classification des utilisateurs
La classification des utilisateurs est l'un des défis de l'octroi de licences SAP. Il existe différentes façons de classer les utilisateurs. L'utilisation de la bonne classification peut réduire considérablement les coûts, tandis que l'utilisation d'une mauvaise classification peut poser des problèmes pour l'accord SAP et, par conséquent, augmenter les coûts.
Les types de licences sont vagues et mal définis, de sorte que les organisations disposent d'une marge de manœuvre dans la négociation des licences. Il est préférable de classer les utilisateurs, car les utilisateurs non classés se verront attribuer par défaut la licence la plus chère. Il est également préférable de choisir un type de classification et de s'y tenir. Il serait suspect que les classifications des utilisateurs changent souvent.
Les utilisateurs de SAP peuvent être classés en fonction de leur utilisation. Cependant, quelques facteurs doivent être pris en compte lorsque les utilisateurs SAP sont classés en fonction de leur utilisation.
Montant de l'activité
L'une des façons de classer les utilisateurs est de tenir compte de la quantité d'activités qu'ils effectuent. SAP dispose de ce que l'on appelle les "Dialog Steps", qui correspondent simplement au nombre de frappes et d'écrans utilisés. Ainsi, si un utilisateur effectue au moins 1 000 pas de dialogue par mois, il a probablement besoin d'une licence professionnelle puisqu'il utilise beaucoup le système. En revanche, les utilisateurs peu actifs se verront attribuer une licence d'employé.
Classer les utilisateurs en fonction de leur activité est facile à comprendre et à expliquer à SAP. Mais l'inconvénient est qu'elle ne tient pas compte de ce que fait l'utilisateur.
Par exemple, si un utilisateur utilise 1 000 fois l'annuaire téléphonique de l'entreprise dans le système SAP, cette classification suggérera que l'utilisateur a besoin d'une licence professionnelle, même si l'utilisateur n'a vérifié que des numéros dans l'annuaire téléphonique. L'utilisateur n'effectue aucun travail de production et ne fait que lire les données, ce qui ne devrait nécessiter qu'une licence d'employé.
Nombre d'activités différentes
Une autre façon d'identifier les utilisateurs est de se baser sur les différentes activités auxquelles ils accèdent. Les utilisateurs sont classés en fonction des applications qu'ils utilisent. Si l'utilisateur n'utilise qu'une seule application, il se verra attribuer une licence d'employé, tandis qu'une personne qui utilise dix applications SAP ou plus aura probablement besoin d'une licence professionnelle.
Malheureusement, ce type de classification ne tient pas non plus compte de ce que fait l'utilisateur. L'utilisateur peut utiliser plusieurs applications différentes mais ne faire que lire des données, alors que quelqu'un qui n'utilise qu'une seule application peut effectuer un travail de production, tel que la création et la modification de données.
Type d'activité ou de groupe d'activité
Dans la classification des utilisateurs par groupe d'activité, les utilisateurs sont classés selon le niveau le plus élevé du groupe auquel ils participent en fonction de l'utilisation qu'ils en font. La classification des groupes d'utilisateurs s'effectue en identifiant les applications utilisées par l'utilisateur, puis en créant des groupes d'activités et en associant les groupes d'activités au type de licence. Par exemple, un groupe qui ne fait que consulter des données provenant de plusieurs applications disposera de licences d'employé, tandis qu'un groupe qui crée et modifie des entrées dans des bases de données disposera de licences professionnelles. Un utilisateur nommé peut faire partie de plusieurs groupes d'activité avec des noms d'utilisateur différents et le groupe d'activité avec le type de licence le plus élevé sera attribué à l'utilisateur.
La classification par groupe d'activité prend beaucoup de temps. Une enquête approfondie sur les activités réelles de chaque utilisateur est nécessaire pour optimiser l'utilisation des licences.
Optimisation des licences à plusieurs niveaux
Dans les grandes organisations ayant plusieurs bureaux ou des filiales dans différentes régions, il est préférable que chaque filiale optimise et gère ses propres données.
Le siège principal de l'organisation définit les mesures de licence, les distribue et optimise les licences à l'échelle mondiale. Il peut superviser l'optimisation de chaque unité subsidiaire, tandis que les unités subsidiaires optimisent les données localement sans affecter les autres unités subsidiaires et sans modifier les paramètres globaux définis par le siège.
Ce type d'optimisation est recommandé pour les grandes organisations. Une bonne pratique consiste à mettre en place un système capable d'isoler les données de l'unité subsidiaire pour permettre une optimisation locale, de manière à ce que chaque filiale ait le contrôle de ses propres coûts.
Identifier les utilisateurs nommés inactifs et les utilisateurs redondants
SAP n'attribue qu'un seul type de licence par utilisateur nommé, mais un utilisateur nommé peut avoir plusieurs noms d'utilisateur dans le système. Le nom d'utilisateur qui est classé avec la licence la plus chère sera le type de licence pour l'utilisateur nommé.
Supposons qu'un utilisateur ait reçu une licence professionnelle parce que l'un de ses groupes d'activité est associé à des licences professionnelles, tandis que l'autre groupe n'est affecté qu'à des licences d'employé. Si cet utilisateur n'utilise pas le groupe d'activités auquel est associée la licence professionnelle, il n'a pas besoin de ce type de licence.
Cela peut se produire si tous les gestionnaires reçoivent des licences professionnelles SAP pour effectuer leur travail, mais que tous n'ont pas besoin d'accéder à certaines de ces applications. Ils paieraient alors une licence professionnelle qu'ils n'utiliseraient pas.
Ce problème peut également se produire si l'utilisateur nommé ne fait plus partie de l'organisation et que les noms d'utilisateur associés à l'utilisateur nommé n'ont pas été fermés. SAP a un moyen de détecter si un utilisateur ne s'est pas connecté depuis un certain temps et en informe l'organisation. Il est préférable de vérifier cela souvent pour se préparer à un audit.
Identifier l'accès indirect
Il faut également se méfier de l'accès au système SAP par le biais d'une application tierce. SAP identifie les applications tierces qui utilisent indirectement le système SAP et qui se présentent sous la forme d'appels de fonction à distance (RFC).
Il serait préférable d'identifier les appels à distance vers SAP. Un accès non identifié peut être interprété comme étant celui de différents utilisateurs. Par exemple, une application tierce accède dix fois au système SAP pour consulter des données. SAP pourrait l'interpréter comme dix utilisateurs accédant à SAP et demander le paiement pour dix utilisateurs supplémentaires.
Si l'accès a été identifié, l'organisation peut réduire les coûts en donnant à SAP un compte rendu précis de l'accès indirect.
Recommandations
- Les licences SAP peuvent être optimisées de différentes manières. Il est préférable d'identifier la méthode qui convient le mieux à l'organisation et d'attribuer le type de licence approprié à chaque utilisateur.
- Vérifiez régulièrement l'utilisation des utilisateurs afin d'identifier rapidement les utilisateurs inactifs et de modifier les types de licence en conséquence.
- Identifier tous les appels de fonctions à distance afin d'éviter les coûts supplémentaires liés aux licences.
- L'optimisation des licences à plusieurs niveaux est une bonne pratique pour les grandes entreprises afin de rester compétitives et de gérer efficacement les applications à forte valeur ajoutée, y compris la plateforme SAP.
Sources :
http://searchsap.techtarget.com/definition/SAP
https://www.itassetmanagement.net/wp-content/uploads/2015/04/ITAM_QUICKGUIDE_SAPLICENSING.pdf
