Des économies réelles en dollars sonnants et trébuchants

Points forts

• Une grande entreprise de matières premières avait besoin de réduire ses coûts informatiques sans perturber le travail de ses communautés de géoscientifiques et d'ingénieurs.
• Le suivi de l'utilisation des logiciels par chaque utilisateur et la récupération automatique des licences inactives ont permis de réaliser de réelles économies.
• Un seul logiciel a permis de réaliser des économies estimées à 639 000 dollars sur les licences payées à l'utilisation.
• Les rapports d'utilisation de l'Open iT ont été utilisés pour encourager l'adhésion des parties prenantes et soutenir une conversion logicielle critique.

Défi commercial

En 2006, lorsque l'entreprise a acheté Open iT pour la première fois, l'équipe informatique se préoccupait surtout de s'assurer que les utilisateurs clés des applications techniques avaient accès aux logiciels dont ils avaient besoin. Les utilisateurs se voyaient refuser l'accès pendant les périodes de pointe du cycle de vie de l'entreprise et demandaient des licences supplémentaires, mais il n'y avait que peu d'informations sur le nombre de licences disponibles et sur les personnes qui les utilisaient.

Lorsqu'Open iT LicenseAnalyzer Niveau 1 était en place, l'équipe de support informatique technique l'utilisait pour documenter si de nouvelles licences étaient réellement nécessaires et pour négocier des accords de licence qui correspondaient aux besoins de l'entreprise. Lorsque l'entreprise a cherché à réduire ses coûts en 2015, elle s'est concentrée sur la réduction du coût des actifs logiciels. La direction et le service informatique n'étaient pas les seuls à se préoccuper de la gestion des coûts : la communauté des utilisateurs était également motivée pour rechercher des économies si cela n'avait pas d'incidence sur le résultat de leur travail.

Gérer une conversion logicielle critique à l'aide de données informatiques ouvertes

L'équipe scientifique souhaitait changer de logiciel auprès du même fournisseur. Il fallait donc que les utilisateurs s'impliquent pour obtenir leur adhésion, conduire le changement et contribuer au travail considérable de refonte des flux de travail, de formation des utilisateurs au nouvel outil et de suivi de l'adoption de ce dernier.

Les rapports d'utilisation d'Open iT ont fourni les données permettant d'identifier les utilisateurs les plus performants dans chaque région. Ces personnes ont ensuite participé à l'évaluation et à la conversion, tandis qu'Open iT surveillait l'adoption du nouveau logiciel et le déclin de l'utilisation de l'ancien.