Au fur et à mesure que la société grandissait en taille et en couverture mondiale, Burns & McDonnell s'est rendu compte qu'elle dépensait de plus en plus en licences de logiciels d'ingénierie. Elle a réalisé qu'elle devait être en mesure de gérer efficacement plus de 30 millions de dollars d'investissements dans diverses technologies d'ingénierie à travers le monde. Elle avait besoin d'une solution capable de mesurer et d'analyser l'utilisation de ses logiciels.
"Nous avions l'idée qu'il serait important de gérer ces licences. Au fur et à mesure de notre croissance au cours des 24 dernières années, nous avons vu des chiffres s'ajouter à nos renouvellements de contrats. En tant que salariés-propriétaires, nous préférons faire de bons investissements et voir comment nous utilisons notre argent. Nous devons savoir où il va et comment nous l'utilisons", déclare Michael Allen, directeur des technologies d'ingénierie chez Burns & McDonnell.
Défis
L'un des principaux défis auxquels ils ont dû faire face était que plusieurs renouvellements de licences les frappaient la même année. En outre, certains fournisseurs introduisaient également des changements dans leurs modèles de licences et/ou leurs gestionnaires de licences. Ils savaient que ces renouvellements allaient représenter une dépense importante et ils voulaient explorer les moyens de contrôler leurs frais généraux. Il leur fallait examiner les données relatives à l'utilisation des logiciels.
Ils avaient déjà la possibilité de collecter des données d'utilisation par le biais de fichiers journaux. Toutefois, compte tenu du nombre et de la diversité des licences dont elle dispose, cela aurait été une entreprise de grande envergure pour l'entreprise. Ils avaient déjà la possibilité de collecter des données d'utilisation par le biais de fichiers journaux. Toutefois, compte tenu du nombre et de la variété des licences dont elle dispose, cela aurait été une entreprise de grande envergure pour l'entreprise.
"Ce n'était pas extensible pour Burns & McDonnell. Nous n'aurons pas le personnel nécessaire pour interpréter de telles quantités de données", ajoute Michael.
A la recherche d'une solution logicielle de comptage
Ils ont alors commencé à chercher des solutions de mesure de l'utilisation des logiciels et de création de rapports qui leur permettraient non seulement de consulter leurs données d'utilisation des logiciels, mais aussi de créer divers rapports qui les aideraient à maximiser leurs licences et à prendre de meilleures décisions.
Nous avons dit : "Montrez-nous ce que vous pouvez faire. Quelle est votre envergure ? Combien d'applications pouvez-vous suivre ? À quelle profondeur pouvez-vous creuser ? Dans quelle mesure pouvez-vous interpréter les données issues de ces applications ? Quelle est votre agilité ? Devons-nous installer des serveurs ? Devons-nous gérer et patcher le logiciel en permanence ? Tels sont les critères que nous avons définis pour évaluer les solutions que nous envisagions", a déclaré Michael.
Après une recherche approfondie de solutions logicielles de mesure de l'utilisation répondant à toutes leurs exigences, ils ont décidé de déployer Open iT pour sa capacité à mesurer un large éventail d'applications, qu'elles soient autonomes, à utilisateur unique ou simultanées ; perpétuelles, par abonnement ou avec paiement à l'utilisation ; sur site ou dans le nuage ; etc.
"Nous ne voulions pas mettre en place une infrastructure. Nous ne voulions pas augmenter les coûts d'administration pour gérer les licences. Il fallait donc que ce soit un service auquel nous allions nous abonner", a expliqué Michael. "Il devait s'accompagner d'un savoir intellectuel. Ces personnes savaient-elles ? Peuvent-ils apporter une valeur ajoutée au processus ? Comprennent-ils les données qu'ils font apparaître ? Peuvent-ils nous aider en nous recommandant des choses que nous ne voyons peut-être pas à première vue ?"
Les avantages de l'utilisation d'un logiciel de mesure
Après une installation réussie et une première collecte de données, ils ont commencé à récolter les bénéfices de la solution Open iT. L'un des avantages les plus évidents est la transparence de l'utilisation des logiciels. Le portail web de l'Open iT a permis aux utilisateurs de se connecter et de voir la liste des produits et des fonctionnalités, les détenteurs de la licence et l'utilisation qui en est faite.
Les cartes thermiques ont joué un rôle essentiel en leur indiquant les périodes pendant lesquelles les licences étaient disponibles, ce qui a permis d'éviter les refus.
"Nous avons également vu la possibilité de prendre de meilleures décisions commerciales", a déclaré Michael.
Elle disposait d'un logiciel pour lequel elle dépensait 85 000 dollars par an pour deux postes de travail. Ils ont demandé aux deux utilisateurs si le logiciel était nécessaire, et la réponse initiale a été qu'il était essentiel pour l'entreprise. Toutefois, en examinant les données, il est apparu clairement que les deux licences avaient été à peine utilisées pendant toute l'année. Ils ont donc demandé s'il était possible pour les utilisateurs de partager une seule licence. Lorsque les chefs d'entreprise ont vu les données, ils ont décidé que s'ils ne pouvaient pas vendre suffisamment de projets pour justifier le paiement des licences, ils n'allaient tout simplement plus soumissionner pour ce type de projets et ont simplement laissé tomber les licences.
Conclusion
Les données relatives à l'utilisation des logiciels leur ont également permis d'être agiles dans un secteur qui évolue rapidement. "Nous avons vu des paquets d'infrastructures. Le nombre de projets de transport attribués a augmenté. Nous avons vu des gens mettre les raffineries en attente pendant un certain temps. Nous avons vu des centres de fabrication être mis en attente. Nous avons constaté une forte augmentation des centres de données. Ainsi, lorsque nous avons vu les marchés se déplacer en raison de la situation mondiale, nous avons été en mesure d'examiner comment cela affectait nos licences et nous avons trouvé une position de licence efficace pour nous", a déclaré Michael.
Quant à ce qu'il dirait aux entreprises qui souhaitent optimiser leurs licences d'ingénierie, Michael conseille de "commencer tôt". Plus vous optimisez rapidement, plus vous avez de possibilités d'économiser. Plus vous avez d'opportunités d'économiser. Nous avons probablement réalisé des économies de l'ordre de 10 % sur nos licences [depuis le déploiement de la solution Open iT], et ce avec une croissance de 6 % d'une année sur l'autre."
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