- Le suivi des licences logicielles permet aux entreprises de contrôler l'utilisation, la disponibilité et les coûts liés aux licences.
- Le suivi des licences permet d'identifier les ressources sous-utilisées, les tendances d'utilisation, les refus et les besoins de renouvellement.
- Mettre en place un suivi des postes iT afin de renforcer la gestion et l'optimisation des licences logicielles.
Les licences logicielles sont précieuses, coûteuses et faciles à perdre de vue. Or, le gaspillage lié à des licences non gérées a tendance à croître plus rapidement que le budget d’achat dont dispose l’entreprise pour le compenser. Le suivi systématique des licences offre aux entreprises une visibilité sur les modes d’utilisation, le tableau des coûts sous-jacents et les opportunités d’optimisation que la plupart des environnements de licences ne mettent pas en évidence d’eux-mêmes. Open iT présente « LicenseAnalyzer » comme la plateforme qui permet aux entreprises de prendre le contrôle de leur parc de licences en identifiant ce qui est réellement utilisé — condition préalable à toute décision de coûts en aval.
We are frequently surprised by the number of organizations who rely on license management software supplied by vendors to manage their software portfolio. First of all, these applications are designed to maximize income for the vendor, not minimize wastage and spend for the customer. IBM even draws Maximo customers’ attention to this, stating that IBM LUM “does not prevent overuse of licenses and does not replace the IBM license auditing process”.
Deuxièmement, la plupart de nos clients travaillent dans les secteurs de l'ingénierie, des sciences et des sciences de la vie, où ils dépendent entièrement d'une large gamme d'outils logiciels spécialisés. Les fournisseurs de ces applications utilisent un large éventail de systèmes de gestion des licences, tels que Flexnet, DSLS, Sentinel Hasp et les autres produits Sentinel, LS-DYNA, et bien d'autres encore. Cela signifie que votre administrateur de licences doit connaître toutes les variantes de ces gestionnaires de licences et passer sa journée à interroger chacun d'entre eux pour obtenir une vue d'ensemble de votre portefeuille. Si le seul outil de reporting disponible est une feuille de calcul Excel, cela ne fait qu'alourdir la charge de travail. Il s'agit également d'une approche de gestion très réactive, alors qu'il faut vraiment être proactif.
De toute évidence, il ne s'agit pas là d'une méthode viable de gestion et de suivi des licences logicielles. Ce dont vous avez besoin, c'est d'un gestionnaire de licences logicielles polyvalent, capable de s'interfacer avec la plupart ou l'ensemble des gestionnaires de licences des fournisseurs présents sur le marché et au sein de votre organisation. LicenseAnalyzer®est le principal produit d'Open-iT, et c'est le premier choix des principaux acteurs des secteurs de l'automobile, des soins de santé, du pétrole et du gaz, et d'autres industries.
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Ce que révèle le suivi de l'utilisation des licences
Knowing how and when, or even if, your licenses are being used can prove very valuable. It is estimated that the average company overspends 30% of their budget on licenses for a variety of reasons. At the same time, you may have users who are receiving denials when they want to check out a vital application or software. This makes for unhappy users and reduces productivity.
The kneejerk reaction is to obtain more licenses.However, what you need is visibility and transparency as to how the existing license pool is being accessed, by whom and whether they are actually using the software. This is where LicenseAnalyzer can come to the rescue. Comprehensive reporting across various software products, license servers, and usage is available on a single dashboard. Here are only a few examples of what detailed license tracking can reveal:
- Une licence qui a été retirée et qui n'a pas été libérée lorsque l'utilisateur a fini de l'utiliser, créant ainsi une pénurie artificielle de licences et entraînant un refus pour quelqu'un qui a besoin d'utiliser le logiciel. Ce problème peut également se poser dans le cas d'une présence mondiale, où le temps d'utilisation d'un utilisateur doit être limité aux heures de travail locales.
- Un produit logiciel dans le portefeuille d'un fournisseur qui n'est pas utilisé, bien que vous le payiez. C'est le cas de fournisseurs tels qu'Autodesk.
- Les logiciels hérités qui sont sur le point de disparaître et qui devraient être retirés et remplacés ou mis au rebut.
- Licences BYOD (bring your own device). Il se peut que vous ayez sur place des sous-traitants qui disposent de leurs propres licences logicielles et qui les utilisent sur votre réseau. Cela pourrait constituer une violation de votre accord de licence avec ce fournisseur et entraîner des sanctions.
La possibilité de voir qui a utilisé une licence pendant combien de temps, les cartes thermiques révélant l'utilisation maximale et l'heure à laquelle elle s'est produite, le nombre de refus survenus pour un produit et un graphique de l'utilisation réelle du logiciel ne sont que quelques-uns des rapports à la disposition de l'administrateur des licences. Ces données sont disponibles pour l'ensemble des serveurs, des fournisseurs, des produits et même des fonctionnalités d'un produit logiciel. Les différences entre les types de licences, des licences pour utilisateurs nommés aux logiciels basés sur des jetons, sont gérées par l'outil de gestion des licences logicielles. Cela inclut même les licences matérielles sur dongles, comme Wibu CodeMeter.
What you will also be able to identify are specific user roles and which software entitlements are appropriate, for instance, what jobs need a full Visio license, or is a Viewer sufficient? This can also apply to other common products like Adobe Acrobat. When it comes to specialized and expensive software like Aris, Catia, or PTC Creo, just shedding one or two surplus licenses eases the annual software budget.
Tirer parti des avantages d'un suivi efficace des logiciels
Bien entendu, si les rapports révèlent les domaines dans lesquels vous pouvez améliorer l'utilisation des licences, il reste encore du travail à faire pour analyser les domaines dans lesquels des économies et des gains d'efficacité peuvent être réalisés. Vous devriez être en mesure de réaliser au moins 10 % d'économies sur vos logiciels les plus importants, mais cela nécessite une négociation avec le fournisseur. Vous disposez désormais d'un outil de négociation viable pour le prochain renouvellement de votre contrat, sans être tributaire de l'avis de votre fournisseur sur l'utilisation des logiciels. L'anxiété liée aux audits et aux vérifications des logiciels disparaît, car vous avez désormais le contrôle et la preuve documentée de l'utilisation des logiciels.
La réalisation des gains d'efficacité révélés par votre gestionnaire de licences logicielles ne se fait pas du jour au lendemain. Vous devrez peut-être revoir vos politiques, processus et procédures, et former les utilisateurs pour qu'ils soient conscients des coûts qu'ils encourent. Certaines pratiques, comme la récolte de licences, sont très efficaces, mais vous devez d'abord marcher sur le chemin du suivi des logiciels avant de pouvoir courir.
La gestion efficace des licences logicielles est un voyage
Tracking your software licenses is a good start on the roadmap to software asset management (SAM) maturity. There are several SAM Maturity models to choose from, ranging from ISO’s comprehensive but complex ISO/IEC 19770-1 to Microsoft’s SOM (Software Optimization Model), which has 4 stages. In the SOM Model, if you are tracking assets, you have started moving to the second stage. But there are other requirements you have to meet to get a secure foothold on that rung of the ladder, such as ensuring that policies and processes for SAM are in place. Get in touch with an Open iT sales representative to start your SAM maturity journey.
Vous serez également en mesure d'identifier les rôles spécifiques des utilisateurs et les droits logiciels appropriés. Par exemple, quelles fonctions nécessitent une licence Visio complète, ou si une visionneuse suffit.
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