Nous sommes souvent surpris par le nombre d'organisations qui s'appuient sur les logiciels de gestion de licences fournis par les vendeurs pour gérer leur portefeuille de logiciels. Tout d'abord, ces applications sont conçues pour maximiser les revenus du fournisseur, et non pour minimiser le gaspillage et les dépenses du client. IBM attire même l'attention des clients Maximo sur ce point, en déclarant qu'IBM LUM "n'empêche pas la surutilisation des licences et ne remplace pas le processus d'audit des licences d'IBM".
Deuxièmement, la plupart de nos clients travaillent dans les secteurs de l'ingénierie, des sciences et des sciences de la vie, où ils dépendent entièrement d'une large gamme d'outils logiciels spécialisés. Les fournisseurs de ces applications utilisent un large éventail de systèmes de gestion des licences, tels que Flexnet, DSLS, Sentinel Hasp et les autres produits Sentinel, LS-DYNA, et bien d'autres encore. Cela signifie que votre administrateur de licences doit connaître toutes les variantes de ces gestionnaires de licences et passer sa journée à interroger chacun d'entre eux pour obtenir une vue d'ensemble de votre portefeuille. Si le seul outil de reporting disponible est une feuille de calcul Excel, cela ne fait qu'alourdir la charge de travail. Il s'agit également d'une approche de gestion très réactive, alors qu'il faut vraiment être proactif.
De toute évidence, il ne s'agit pas là d'une méthode viable de gestion et de suivi des licences logicielles. Ce dont vous avez besoin, c'est d'un gestionnaire de licences logicielles polyvalent, capable de s'interfacer avec la plupart ou l'ensemble des gestionnaires de licences des fournisseurs présents sur le marché et au sein de votre organisation. LicenseAnalyzer®est le principal produit d'Open-iT, et c'est le premier choix des principaux acteurs des secteurs de l'automobile, des soins de santé, du pétrole et du gaz, et d'autres industries.
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Ce que révèle le suivi de l'utilisation des licences
Savoir comment et quand, voire si, vos licences sont utilisées peut s'avérer très précieux. On estime qu'une entreprise moyenne dépense 30 % de son budget en licences pour diverses raisons. Dans le même temps, il se peut que certains utilisateurs se voient refuser l' accès à une application ou à un logiciel essentiel. Cela rend les utilisateurs mécontents et réduit la productivité.
Cependant, vous avez besoin de visibilité et de transparence sur la manière dont le pool de licences existant est utilisé, par qui et s'il utilise réellement le logiciel. C'est là que LicenseAnalyzer peut venir à la rescousse. Un tableau de bord unique permet d'obtenir des rapports complets sur les différents produits logiciels, les serveurs de licences et l'utilisation. Voici quelques exemples de ce qu'un suivi détaillé des licences peut révéler :
- Une licence qui a été retirée et qui n'a pas été libérée lorsque l'utilisateur a fini de l'utiliser, créant ainsi une pénurie artificielle de licences et entraînant un refus pour quelqu'un qui a besoin d'utiliser le logiciel. Ce problème peut également se poser dans le cas d'une présence mondiale, où le temps d'utilisation d'un utilisateur doit être limité aux heures de travail locales.
- Un produit logiciel dans le portefeuille d'un fournisseur qui n'est pas utilisé, bien que vous le payiez. C'est le cas de fournisseurs tels qu'Autodesk.
- Les logiciels hérités qui sont sur le point de disparaître et qui devraient être retirés et remplacés ou mis au rebut.
- Licences BYOD (bring your own device). Il se peut que vous ayez sur place des sous-traitants qui disposent de leurs propres licences logicielles et qui les utilisent sur votre réseau. Cela pourrait constituer une violation de votre accord de licence avec ce fournisseur et entraîner des sanctions.
La possibilité de voir qui a utilisé une licence pendant combien de temps, les cartes thermiques révélant l'utilisation maximale et l'heure à laquelle elle s'est produite, le nombre de refus survenus pour un produit et un graphique de l'utilisation réelle du logiciel ne sont que quelques-uns des rapports à la disposition de l'administrateur des licences. Ces données sont disponibles pour l'ensemble des serveurs, des fournisseurs, des produits et même des fonctionnalités d'un produit logiciel. Les différences entre les types de licences, des licences pour utilisateurs nommés aux logiciels basés sur des jetons, sont gérées par l'outil de gestion des licences logicielles. Cela inclut même les licences matérielles sur dongles, comme Wibu CodeMeter.
Vous serez également en mesure d'identifier les rôles spécifiques des utilisateurs et les droits logiciels appropriés. Par exemple, quelles fonctions nécessitent une licence Visio complète ou une visionneuse suffit-elle ? Cela peut également s'appliquer à d'autres produits courants comme Adobe Acrobat. Lorsqu'il s'agit de logiciels spécialisés et coûteux comme Aris, Catia ou PTC Creo, il suffit de se débarrasser d'une ou deux licences excédentaires pour alléger le budget annuel consacré aux logiciels.
Tirer parti des avantages d'un suivi efficace des logiciels
Bien entendu, si les rapports révèlent les domaines dans lesquels vous pouvez améliorer l'utilisation des licences, il reste encore du travail à faire pour analyser les domaines dans lesquels des économies et des gains d'efficacité peuvent être réalisés. Vous devriez être en mesure de réaliser au moins 10 % d'économies sur vos logiciels les plus importants, mais cela nécessite une négociation avec le fournisseur. Vous disposez désormais d'un outil de négociation viable pour le prochain renouvellement de votre contrat, sans être tributaire de l'avis de votre fournisseur sur l'utilisation des logiciels. L'anxiété liée aux audits et aux vérifications des logiciels disparaît, car vous avez désormais le contrôle et la preuve documentée de l'utilisation des logiciels.
La réalisation des gains d'efficacité révélés par votre gestionnaire de licences logicielles ne se fait pas du jour au lendemain. Vous devrez peut-être revoir vos politiques, processus et procédures, et former les utilisateurs pour qu'ils soient conscients des coûts qu'ils encourent. Certaines pratiques, comme la récolte de licences, sont très efficaces, mais vous devez d'abord marcher sur le chemin du suivi des logiciels avant de pouvoir courir.
La gestion efficace des licences logicielles est un voyage
Le suivi de vos licences logicielles est un bon point de départ sur la voie de la maturité en matière de gestion des actifs logiciels (SAM). Il existe plusieurs modèles de maturité SAM, allant de la norme ISO/IEC 19770-1, complète mais complexe, au modèle SOM (Software Optimization Model) de Microsoft, qui comporte quatre étapes. Dans le modèle SOM, si vous suivez les actifs, vous avez commencé à passer à la deuxième étape. Mais il y a d'autres exigences à remplir pour obtenir un pied sûr sur cet échelon de l'échelle, comme s'assurer que les politiques et les processus pour SAM sont en place. Contactez un représentant commercial Open iT pour commencer votre voyage de maturité SAM.
Vous serez également en mesure d'identifier les rôles spécifiques des utilisateurs et les droits logiciels appropriés. Par exemple, quelles fonctions nécessitent une licence Visio complète, ou si une visionneuse suffit.
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