Desafíos y Mejores Prácticas para Optimizar Cualquier Modelo de Licenciamiento de Software

[0:00] Noemí : Bonjour à tous, bienvenue. Aujourd’hui, nous allons aborder, dans le cadre de ce webinaire, les défis et les bonnes pratiques permettant d’optimiser tout modèle de licence logicielle. Je m’appelle Noemí Morales, je suis votre animatrice aujourd’hui. Notre intervenant, Alfonso Villanueva, va nous rejoindre d’ici peu. Avant de commencer, permettez-moi de vous rappeler que vous pouvez poser vos questions via la plateforme sur laquelle vous vous êtes inscrits, GoToMeeting. Notre webinaire est également diffusé sur LinkedIn et Facebook ; vous pouvez donc poser vos questions dans la section « commentaires » de ces plateformes. Vous pouvez également nous envoyer vos questions concernant le produit ou des informations sur Open iT par e-mail à l'adresse experts@openit.com ; nous nous ferons un plaisir d’y répondre lors de notre session de questions-réponses. Si nous n’avons pas l’occasion ou le temps d’y répondre, nous vous contacterons directement par e-mail ou par message privé sur LinkedIn.

[1:04] Notre animateur, Alfonso Villanueva, possède une vaste expérience dans la prévente et la mise en œuvre de solutions logicielles, la gestion des licences, l’administration des systèmes et le développement web. Il a obtenu son diplôme d’ingénieur en systèmes électroniques à l’Institut technologique et d’études supérieures de Monterrey, ce qui lui a permis de se préparer à sa carrière de consultant en informatique. Alfonso fait partie de notre équipe TPI ; à ce titre, il accompagne les clients dans le support et la création de rapports, et collabore également avec l'équipe commerciale en tant qu'expert technique afin d'apporter la meilleure solution à nos clients. Veuillez accueillir par un grand applaudissement notre ingénieur avant-vente chez Open iT Amérique latine, Alfonso Villanueva.

[1:55] Alfonso : Bonjour et bienvenue. Merci de nous consacrer un peu de votre temps. Aujourd’hui, nous allons aborder le processus d’optimisation logicielle, la solution proposée par Open iT, ainsi que certaines des meilleures pratiques en matière d’optimisation des logiciels Autodesk. Pour finir, nous parlerons d’une réussite de notre entreprise.

[2:18] Aujourd’hui, les entreprises investissent massivement dans des ressources logicielles qui leur permettent d’être plus productives dans leur travail. Il est toutefois difficile de gérer ce budget sans disposer d’informations détaillées sur l’utilisation de ces ressources. Les entreprises se demandent comment recenser les applications dont elles disposent, si leurs utilisateurs possèdent les versions prises en charge par le fabricant, ou s'ils auront besoin d'une formation pour gagner en efficacité. En cas de fusion ou d'acquisition, comment savoir combien d'utilisateurs elles auront et de combien de licences elles auront besoin ? Bref, les questions sont nombreuses et le processus est long et compliqué.

[3:00] Devrions-nous optimiser ? Oui. Si l'on ajoute à tout cela la complexité des modèles de licences existants, comme par exemple les licences concurrentes, les abonnements cloud ou les licences par jetons, il est difficile de trouver le juste équilibre entre le nombre de licences, les contrats, les types d'utilisateurs et les différents fabricants. En somme, cela peut représenter un défi de taille pour n'importe quelle organisation. Nous devons bien maîtriser tous ces aspects et nous tenir informés des évolutions actuelles, comme la migration de nos applications vers le cloud ; c'est pour ces raisons que nous devons optimiser notre gestion.

[3:50] Mais qu’est-ce que l’optimisation ? D’une part, il s’agit de veiller à fournir les applications spécialisées nécessaires pour soutenir les processus métier, en nous assurant de ne disposer que des licences réellement utilisées, et ce, dans la mesure nécessaire. D’autre part, l’optimisation consiste également à réduire les coûts et à planifier les budgets. Un processus d’optimisation est nécessaire ; celui-ci doit être continu et nous permet de nous assurer que l’organisation atteint ses objectifs en fonction des objectifs commerciaux, en connaissant les contrats de licence, en mesurant l’utilisation, et ainsi d’analyser la situation dans son ensemble et de prendre des décisions éclairées à l’aide de rapports spécifiques, afin de mettre en place des mesures concrètes au bénéfice de l’organisation.

[4:39] Open iT propose désormais une solution spécialement dédiée à l'optimisation. BaptiséeLicenseAnalyzer™, elle nous permet de gérer la complexité des licences d'ingénierie, de conception, de simulation et bien plus encore. Elle est d'ores et déjà prête à prendre en charge la plupart des licences disponibles sur le marché. Grâce à des rapports historiques ou en temps réel, elle nous permet d'identifier quelles applications sont utilisées et par qui, et même d'automatiser la collecte des licences qui ne sont pas actives pour le moment. De plus, nous prenons en charge différents types et modèles de licences disponibles sur le marché.

[5:29] Comment fonctionne la solution Open iT ?LicenseAnalyzer™est une plateforme client-serveur qui s’articule en trois niveaux. Le premier niveau surveille l’utilisation des logiciels, c’est-à-dire où les applications sont utilisées, qui les utilise et pendant combien de temps. L’accès à la plateformeLicenseAnalyzer™s’effectue via un portail web sécurisé ; toutes nos données sont transmises de manière cryptée. Nous pouvons ainsi voir exactement ce qui se passe en temps réel concernant les licences, nos serveurs de licences et d’autres informations détaillées. Sur chaque serveur, nous voyons les applications qu’il gère et les utilisateurs qui utilisent actuellement les licences. Nous pouvons voir combien il y a de licences, combien sont disponibles pour que d’autres personnes puissent utiliser les outils, et le système peut également nous alerter si certaines licences sont sur le point d’expirer.

[6:40] Au sein du portail, nous avons accès à différents rapports, graphiques et tableaux de bord prédéfinis, que nous pouvons également personnaliser ou créer nous-mêmes. Dans cet exemple, nous avons une carte thermique illustrant l'utilisation des licences sur une période de trois mois ; elle nous indique le nombre total de licences simultanées enregistrées à un jour et une heure donnés. Comme on peut le voir dans cet exemple concernant l’application MATLAB, les couleurs rouges indiquent les pics d’utilisation des licences, par exemple le mercredi à 14 h. On peut également déterminer les plages horaires de pic d’utilisation, qui, dans ce cas, s’étendent de 10 h à 18 h. Si, au sein de mon organisation, il est normal que des personnes travaillent à ces horaires, cela n’a rien d’anormal ; en revanche, lorsque nous observons des couleurs orange et rouges les dimanches ou les samedis, c’est là que se présente une opportunité d’optimiser ce type d’application : il s’agit de vérifier si les utilisateurs s’en servent réellement le week-end, et dans le cas contraire, de déterminer s’il s’agit d’un comportement que nous devons modifier chez le personnel.

[8:02] Un autre rapport, qui figure parmi les préférés de nos clients, concerne l'efficacité des licences logicielles. Il présente un graphique qui compare le total cumulé d’heures au nombre maximal de licences simultanées utilisées à un moment donné. Au centre, on constate que cette entreprise a acquis 154 licences, ce qui correspond à son parc total, mais que, selon le comportement des utilisateurs, le nombre maximal de licences utilisées sur l’ensemble de cette période s’élève à 116. Le rapport fournit même des informations sur 99 % de l’utilisation. Cela signifie que si nous réduisions le nombre de licences à 101, nous pourrions économiser environ 106 000 $ tout en couvrant 99 % de la demande. Si la priorité définie dans le processus d’optimisation est de réduire au maximum, nous pouvons même descendre à 95 % de la demande et ne disposer que de 92 licences, ce qui nous permet de réaliser une économie potentielle de 124 000 $. Ce rapport est très apprécié car il nous fournit des informations essentielles dans le cadre du processus d’optimisation.

[9:39] D’autre part, l’un des grands avantages deLicenseAnalyzer™est que toutes ces informations figurant dans les rapports peuvent être reliées en temps réel à des outils de business intelligence tels que Power BI, Spotfire, Tableau et Excel. Ainsi, si notre organisation compte des experts en analyse qui utilisent certains de ces outils, nous pouvons créer des rapports parfaitement adaptés à nos besoins.

[10 h 03] Passons maintenant au niveau 2. Nous pouvons y évaluer l’efficacité de l’utilisation des licences ou des logiciels, c’est-à-dire identifier qui utilise réellement l’application et connaître la durée pendant laquelle celle-ci reste inactive. Pour mieux comprendre le niveau 2, examinons ce rapport. Ce graphique illustre l’efficacité d’utilisation d’une application ; il présente les dix jours ayant enregistré le plus grand nombre de sessions au cours de l’année. De même, il met en évidence en rouge les pics de sessions d’utilisation active réelle, c’est-à-dire le temps pendant lequel l’utilisateur a interagi avec l’outil. Si l’on examine les détails, le 12 mars, il y a eu quarante-huit sessions, et le 15 septembre, vingt-et-une : ce sont les deux pics entre le nombre maximal de sessions et l’utilisation réelle maximale. En calculant le rapport entre ces données, on constate que l’application est utilisée avec un taux d’efficacité de 44 %. Il s’agit donc d’un autre élément à prendre en compte pour optimiser notre logiciel.

[11:32] Mais comment le niveau deux recueille-t-il des données d'utilisation réelles ? Eh bien, un agent installé sur le poste de travail surveille l'activité d'entrée et de sortie du processeur, de la souris et du clavier, et toutes ces informations sont transmises àLicenseAnalyzer™afin d'obtenir des rapports comme celui ci-dessus, voire de consulter des détails utilisateur par utilisateur. Si nous analysons ce tableau, nous constatons que l’utilisateur 116 a accumulé environ dix mille heures de temps d’activité et ne compte que deux mille cinq cents heures d’inactivité. On pourrait dire qu’il s’agit d’un utilisateur expert, quelqu’un qui maîtrise très bien cet outil. En revanche, en analysant l’utilisateur 97, nous voyons qu’il totalise 12 000 heures de temps d’activité, mais qu’il présente un temps d’inactivité encore plus important, soit 15 300 heures. On peut donc dire qu’il s’agit d’un utilisateur qui passe beaucoup de temps sur cet outil, mais qui le laisse également inactif pendant une durée plus longue. Si l’application est facturée en fonction du temps d’utilisation, imaginez les dépenses excessives que cela engendre.

[12:53] Passons maintenant au niveau 3. Le niveau 3 deLicenseAnalyzer™va au-delà des rapports et permet d'automatiser la libération des licences des applications inactives. Il s'appuie sur les informations du niveau 2 et, en fonction des règles que nous définissons, nous pouvons par exemple décider qu'une application inactive depuis une heure soit automatiquement suspendue. Prenons cet exemple : une personne travaille sur une application de conception ; tant qu’elle interagit avec celle-ci, le système la reconnaît comme active. Si, pour une raison quelconque, elle s’éloigne de son poste, peut-être pour assister à une réunion ou aller prendre un café, le système détecte l’absence d’interaction et la marque comme inactive. Au bout d’un certain temps, une fenêtre s’affiche sur le poste de travail de l’utilisateur lui indiquant : « Votre application ANSYS Mechanical est inactive depuis longtemps. Pouvez-vous reprendre l’activité, sinon elle sera suspendue ? » Si l’utilisateur ne réagit pas, l’application reste inactive. Au bout d’un autre délai que nous définissons également, le système la marquera comme inactive et renverra cette licence à son serveur de licences afin que d’autres utilisateurs puissent alors profiter de l’application.

[14:28] Bon, voyons comment nous pouvons résumer les trois niveaux que nous venons d’aborder. Ce graphique analyse une application en particulier : il peut s’agir d’AutoCAD, de Petrel, voire même de SAP. Au fil du temps, l’entreprise a acquis de plus en plus de licences, mais elle ne savait pas ce qu’il en était réellement : si les utilisateurs les utilisaient vraiment, si elles étaient suffisantes ou s’il en fallait davantage. Avec l’aide d’Open iT, elle a mis en place le niveau 1 de la solution et a pu consulter ce graphique qui représente le nombre d’applications en cours d’exécution, c’est-à-dire les licences qui ont été prélevées sur les serveurs qui les gèrent. On constate immédiatement qu’il existe un écart entre le nombre total de licences acquises et l’utilisation maximale : c’est là une opportunité d’optimisation.

[15:25] Mais voyons ce qu’il en est du niveau deux. Si nous allons plus loin avec le niveau deux, nous obtenons une meilleure visibilité : nous voyons désormais les sessions utilisateur actives sur cette ligne rouge et nous constatons que la différence entre les licences achetées et celles qui sont actives est encore bien plus importante. De cette manière, nous pourrions réaliser des économies bien plus importantes. En utilisant le niveau trois, qui renvoie automatiquement les licences vers son serveur, la tendance d’utilisation simultanée finira par baisser pour atteindre presque le même niveau que l’utilisation réelle, et c’est là que cette entreprise a pris la décision de réduire ses licences de près de trois cents à 151, ce qui a représenté une économie considérable.

[16:28] Bon, passons au sujet suivant : voyons quelques bonnes pratiques en matière d’optimisation d’Autodesk. Comme vous le savez, Autodesk est un logiciel d’ingénierie, de conception et de simulation très populaire dans le monde entier, qui comprend plusieurs suites telles qu’AutoCAD, Revit, Inventor et bien d’autres encore. Cependant, il présente également l’un des modèles de licence les plus complexes. Dès ses débuts, Autodesk proposait une licence standard ou autonome qui s’installait sur chaque poste de travail. Par la suite, les licences concurrentes ont fait leur apparition, puis le Token Flex, qui fonctionne selon un modèle de facturation à l’utilisation via des jetons, et aujourd’hui, l’entreprise souhaite que ses utilisateurs adoptent le modèle Autodesk Flex. Mais la question qui se pose ici est la suivante : est-ce vraiment dans l’intérêt de mon organisation de procéder à ce changement ? Examinons quelques bonnes pratiques.

[17:31] Tout d’abord, de nombreuses organisations autorisent chaque service, chaque pays ou chaque région à acheter ses propres licences, ce qui entraîne des dates de renouvellement variées avec des prix différents et rend difficile la gestion de l’ensemble. Nous recommandons donc de regrouper tous les portails Autodesk en un seul, afin qu’un seul service ou une seule équipe gère l’achat des licences. Nous pouvons négocier avec Autodesk pour harmoniser les abonnements et les dates de paiement, et nous pouvons également équilibrer le nombre d’utilisateurs désignés avec celui des abonnements au cloud Autodesk Flex. Voici un exemple que nous allons voir ci-après. Un autre point important, ou plutôt une bonne pratique, consiste à connaître le comportement des utilisateurs : qui sont les utilisateurs experts, qui sont ceux qui n’utilisent pratiquement pas les applications ? Comme nous l’avons mentionné, nous devons examiner ces informations régulièrement afin d’ajuster l’optimisation.

[18:42] Alors, comment trouver le bon équilibre entre les utilisateurs nommés et ceux sous licence Flex ? Prenons cet exemple. Il s’agit d’une entreprise qui comptait 647 utilisateurs Autodesk, dont 580 étaient des licences concurrentes et les autres des licences autonomes. Elle souhaitait passer au nouveau modèle Flex, mais ne savait pas exactement combien d’utilisateurs ni combien de jetons convertir ou acheter. Grâce àLicenseAnalyzer™, nous avons pu calculer que si elle faisait passer les 647 utilisateurs, c’est-à-dire l’ensemble de ses utilisateurs, au modèle Flex, l’investissement s’élèverait à 760 000 $, ce que représente la barre verte au centre. Cependant, en combinant les utilisateurs de licences autonomes et ceux du modèle Flex, nous constatons que l’investissement ne s’élèverait qu’à 161 000 $. L’un des rapports qui a aidé cette entreprise à déterminer le nombre d’utilisateurs et la quantité de jetons nécessaires était celui-ci. Dans les colonnes de gauche, nous pouvons voir la liste des utilisateurs ayant accumulé le plus d’heures d’utilisation des outils Autodesk ; nous constatons que certains totalisent 2 800 heures, 1 700, 11 700… Bref, chaque utilisateur figurant sur cette liste a accumulé un nombre d’heures important. À l’inverse, les colonnes de droite nous montrent les utilisateurs qui ont très peu d’heures d’utilisation : certains 249, soit près de deux heures, d’autres 116 500. Il s’agit là de la grande majorité des utilisateurs.

[20 h 35] Il a donc été établi que l'entreprise n'avait besoin que de 47 utilisateurs désignés, ou « Power Users » comme ils les appellent, tandis que les 600 autres utilisateurs auraient besoin de 35 400 jetons pour une année entière. Et c’est là que réside l’économie dont nous avons parlé : si tout était payé, cela reviendrait à 760 000 $, mais en faisant la part des comptes désignés et des comptes « Flex », le montant s’élève à seulement 161 000 $.

[21:14] Voyons maintenant l’autre point : quels types d’utilisateurs ai-je et comment les identifier ? Nous avons déjà vu queLicenseAnalyzer™fournit différents rapports, que ce soit au niveau des utilisateurs ou des applications. Grâce à ceux-ci, nous pouvons identifier bon nombre des comportements de nos utilisateurs. Par exemple, les « utilisateurs collectionneurs » sont ceux qui prennent une licence, puis une autre, et encore une autre, sans les restituer ; ils consomment ainsi des ressources – dans ce cas, il pourrait s’agir de jetons – dont quelqu’un d’autre pourrait profiter. Quant aux « utilisateurs campeurs », ce sont ceux qui ont peut-être pris une licence il y a quatre mois, mais qui ne l’ont toujours pas restituée au serveur ; cela représente donc également une opportunité d’optimisation. Les utilisateurs occasionnels sont ceux qui se connectent quelques minutes ou peu de temps avant de quitter l’application. L’utilisateur « pêcheur » est celui qui arrive très tôt au bureau et prend une, deux ou trois licences uniquement au cas où il en aurait besoin pendant la journée, ce qui peut entraîner des refus d’accès pour d’autres utilisateurs. Les utilisateurs réticents sont ceux qui disposent d’applications dans des versions antérieures qui ne sont peut-être même plus prises en charge par le fabricant ; cela peut également représenter un risque de sécurité, car l’entreprise ne devrait plus posséder ces versions. Et enfin, les utilisateurs intrus, ceux qui, pour une raison quelconque, continuent d’avoir accès aux applications alors qu’ils ne travaillent plus au sein de l’organisation.

[23:04] Nous pouvons déterminer qui sont ces utilisateurs grâce aux rapports disponibles dansLicenseAnalyzer™. Mais comment gérer cela ? Tout d’abord, nous pouvons utiliser ces rapports pour les identifier et, à partir de là, leur envoyer des notifications. Si un utilisateur détient un trop grand nombre de licences, il recevra un avertissement par e-mail lui demandant de restituer ces licences ; de même, si un utilisateur conserve une licence depuis trop longtemps, il recevra une notification lui demandant de la libérer. Cela nous permet également de former nos utilisateurs afin qu’ils utilisent le logiciel de manière plus efficace.

[23:49] Bon, voyons maintenant l'un de nos exemples de réussite. Cet exemple illustre comment l'entreprise tire un grand bénéfice de l'optimisation. Cette société internationale spécialisée dans l'extraction minière, qui possède des bureaux et des sites dans différentes régions du monde, avait pris conscience que ses applications spécialisées représentaient une dépense logicielle considérable ; elle ne savait pas exactement de quoi elle disposait, ni qui les utilisait, et comptait plus d'un millier d'utilisateurs. Afin d’optimiser ses ressources logicielles, elle a donc mis en place le niveau 1 deLicenseAnalyzer™. L’un des rapports qui s’est avéré le plus utile pour cette entreprise a été celui permettant d’identifier l’inventaire des applications, le nombre de licences dont elle disposait et celles qui étaient utilisées.

[24:42] Dans ce rapport, nous pouvons voir dans la première colonne les applications d'ingénierie dont ils disposaient ; dans la colonne suivante, nous voyons le nombre de licences disponibles, le nombre maximal de licences utilisées depuis le début de l'historique des rapports, et nous avons également calculé le nombre de licences inutilisées. On constate donc d'emblée que, pour MATLAB, l'entreprise avait acheté 320 licences, mais n'en avait utilisé que 40 au cours de cette période de près de deux ans ; en d'autres termes, 280 licences n'étaient pas utilisées. De même, pour Blue Marvel, elle disposait de 37 licences, avec un pic d'utilisation de vingt, et 17 licences inutilisées ; on pouvait également constater des applications n'ayant fait l'objet d'aucune utilisation, c'est-à-dire qu'elles étaient payées mais que personne ne les utilisait.

[25:50] Si nous traduisons cela en chiffres en calculant un coût approximatif par licence, nous pouvons intégrer ces informations à notre rapport. Nous voyons alors le coût approximatif par licence et les économies potentielles que l’entreprise pourrait réaliser en cessant de payer ces licences qui n’étaient pas utilisées. Au final, ils ont constaté que les économies potentielles totales s’élevaient à 463 000 dollars, une somme considérable qui pourrait être réaffectée à d’autres ressources ou allouée à d’autres services. En résumé, les résultats obtenus grâce àLicenseAnalyzer™ont montré qu’il était possible de réaliser une économie potentielle de près de 60 % sur l’ensemble des dépenses en logiciels spécialisés.

[26:55] Bon, pour conclure, la solution Open iT permet aux organisations de relever les défis dont nous avons parlé aujourd’hui. Elle offre un suivi d’entreprise des ressources logicielles en temps réel et historique, aide les organisations à simplifier la répartition des dépenses par centre de coûts, optimise l’utilisation des licences et la productivité des utilisateurs, nous fournit des informations détaillées pour négocier avec les éditeurs de logiciels, et enfin apporte de la visibilité sur les différents types de logiciels, les variations du nombre d’utilisateurs, ainsi que sur les logiciels utilisés et ceux qui ne le sont pas. La solution d’Open iT offre aux organisations une visibilité sur l’ensemble de notre parc de licences, ainsi que des rapports d’utilisation. En matière d’optimisation, des informations pertinentes, associées à des rapports spécialisés historiques et en temps réel, aident à prendre des décisions éclairées pour réduire les coûts et améliorer l’efficacité dans l’utilisation des logiciels. L'équipe d'Open iT accompagne le client dès le début du processus d'optimisation, tout au long de la mise en œuvre, de la configuration, du conseil sur les rapports et les tableaux de bord, ainsi que lors des négociations avec l'éditeur. Nous proposons également une assistance technique spécialisée tout au long de l'année, dans différents fuseaux horaires à travers le monde. Notre objectif est d'assurer aux entreprises une satisfaction maximale et un excellent retour sur investissement. Merci beaucoup.

[28:50] Noemí : Merci Alfonso pour cette excellente présentation. Nous avons reçu quelques questions de la part de nos participants via notre adresse e-mail experts@openit.com. Faute de temps, nous ne pourrons répondre qu’à l’une d’entre elles ; les autres recevront une réponse directement. Au niveau deux, que se passe-t-il si une personne se contente de réduire l’application technique en arrière-plan et continue à travailler sur son PC avec un autre outil ?

[29:17] Alfonso : Excellente question. Le niveau deux, comme nous le disions, mesure les statistiques relatives au clavier, à la souris et au processeur, mais il le fait pour chaque processus en cours d’exécution sur le poste de travail de l’utilisateur. Si vous travaillez sur ANSYS Mechanical, comme dans l’un des exemples que nous avons vus précédemment, que vous réduisez la fenêtre et que vous passez à un autre outil, comme Excel ou PowerPoint, ou que vous consultez vos e-mails,LicenseAnalyzer™détecte que, même s’il y a une activité de la souris, celle-ci ne correspond pas à l’application technique ; il commence alors à comptabiliser le temps d’inactivité. Il fait la distinction entre les deux. Est-ce clair ?

[30:02] Noemí : C'est dit, c'est clair. Bon, un grand merci à tous pour les questions que nous avons reçues. Nous clôturons donc ici notre webinaire. Merci à Alfonso et à tous nos participants. Si vous avez des questions spécifiques à poser à notre intervenant, n'hésitez pas à les envoyer par e-mail à l'adresse avillanueva@openit.com. N’hésitez pas à consulter notre site web openit.com pour programmer une démonstration et en savoir plus sur notre solution. Si vous avez des questions, des commentaires ou des demandes concernant ce webinaire en particulier, vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adresse webinars@openit.com. Nous serons ravis de vous accompagner dans votre démarche d’optimisation. Restez informés et suivez-nous sur nos réseaux sociaux. Merci de votre participation. Je m’appelle Noemí Morales et ce fut un plaisir de vous accueillir.

[31:06] Alfonso : Merci, Noemí. Merci à tous.