Desafios e melhores práticas para optimizar qualquer modelo de licenciamento de software

[0:00] Noemí: Bom dia a todos, sejam bem-vindos. Hoje teremos o webinar «Desafios e Melhores Práticas para Otimizar Qualquer Modelo de Licenciamento de Software». Chamo-me Noemí Morales e serei a vossa anfitriã hoje. Em breve, o nosso orador, Alfonso Villanueva, irá juntar-se a nós. Antes de começarmos, permitam-me lembrar-vos que as perguntas são bem-vindas através da plataforma em que se inscreveram, o GoToMeeting, e que o nosso webinar também está a ser transmitido no LinkedIn e no Facebook, pelo que podem colocar as vossas perguntas na secção de comentários destas plataformas. Também podem enviar-nos as vossas perguntas relativas ao produto ou informações sobre o Open iT por e-mail para experts@openit.com e estaremos disponíveis para responder durante a nossa sessão de perguntas e respostas. Caso não tenhamos a oportunidade ou tempo para responder, entraremos em contacto diretamente por e-mail ou mensagem privada no LinkedIn.

[1:04] O nosso apresentador, Alfonso Villanueva, possui uma vasta experiência em pré-venda e implementação de soluções de software, licenciamento, administração de sistemas e desenvolvimento web. Obteve o seu diploma de engenheiro de sistemas eletrónicos no Instituto Tecnológico e de Estudos Superiores de Monterrey, o que o preparou para a sua carreira na consultoria de TI. O Alfonso faz parte da nossa equipa da TPI, pelo que presta apoio aos clientes na assistência técnica e na criação de relatórios e colabora igualmente com a equipa de vendas como especialista técnico para oferecer a melhor solução aos nossos clientes. Por favor, dêem uma grande salva de palmas ao nosso engenheiro de pré-venda na Open iT América Latina, Alfonso Villanueva.

[1:55] Alfonso: Olá, sejam bem-vindos. Obrigado por partilharem o vosso tempo connosco. Nesta ocasião, vamos abordar o processo de otimização de software, a solução oferecida pela Open iT, bem como algumas das melhores práticas na otimização da Autodesk e, no final, falaremos sobre um caso de sucesso da nossa empresa.

[2:18] Atualmente, as empresas fazem grandes investimentos em recursos de software que lhes permitem ser mais produtivas no seu trabalho. No entanto, é difícil gerir esse orçamento sem informações detalhadas sobre a utilização desses recursos. As empresas questionam-se sobre como identificar quais as aplicações de que dispõem, se os seus utilizadores têm as versões suportadas pelo fabricante ou se precisarão de formação para serem mais eficientes. No caso de uma fusão ou aquisição, como posso saber quantos utilizadores terei e de quantas licenças irei precisar? Em suma, são muitas questões e trata-se de um processo longo e complicado.

[3:00] Devemos otimizar? Sim. Se a tudo isto acrescentarmos a complexidade dos modelos de licenças existentes, como, por exemplo, licenças simultâneas, licenças de subscrição na nuvem ou licenças por tokens, torna-se difícil encontrar o equilíbrio entre o número de licenças, os acordos, os tipos de utilizadores e os diferentes fabricantes. Em suma, pode ser um grande desafio para qualquer organização. Temos de conhecer bem tudo isto e também estar a par das mudanças atuais, como, por exemplo, a migração das nossas aplicações para a nuvem; por essas razões, temos de otimizar.

[3:50] Mas o que é otimizar? Por um lado, é garantir que disponibilizamos as aplicações especializadas necessárias para apoiar o processo de negócio, que tenhamos apenas as licenças que são utilizadas e que estas sejam as necessárias. Por outro lado, otimizar é também conseguir reduzir os custos e planear orçamentos. É necessário um processo de otimização, que deve ser contínuo, e através dele garantimos que a organização cumpra as metas com base nos objetivos do negócio, conhecendo os acordos de licença, efetuando medições de utilização e, assim, analisando o panorama global e tomando decisões informadas com base em relatórios específicos, para poder definir medidas a tomar em benefício da organização.

[4:39] Agora, a Open iT dispõe de uma solução especificamente dedicada à otimização. Chama-seLicenseAnalyzer™e permite-nos gerir a complexidade das licenças de engenharia, de conceção, de simulação e muito mais. E já está preparada para suportar a maioria das licenças disponíveis no mercado. Através de relatórios históricos ou em tempo real, permite-nos identificar quais as aplicações que estão a ser utilizadas, por quem, e até automatizar a recolha das licenças que não estejam ativas neste momento. Além disso, suportamos diferentes tipos e modelos de licenciamento existentes no mercado.

[5:29] Como funciona a solução da Open iT?O LicenseAnalyzer™é uma plataforma cliente-servidor e divide-se em três níveis. O primeiro nível monitoriza a utilização do software, ou seja, onde as aplicações são utilizadas, quem as está a utilizar e durante quanto tempo. O acesso à plataforma doLicenseAnalyzer™é feito através de um portal web de forma segura, sendo que toda a nossa informação é transmitida encriptada. Aí podemos ver exatamente o que está a acontecer em tempo real com as licenças, os nossos servidores de licenças e informações mais detalhadas. Em cada servidor, vemos as aplicações que gerem e os utilizadores que, neste momento, têm as licenças em uso. Podemos ver quantas licenças existem, quantas estão disponíveis para que outras pessoas possam utilizar as ferramentas e também podemos receber alertas se houver licenças prestes a expirar.

[6:40] No portal, temos acesso a diversos relatórios, gráficos e painéis predefinidos, ou que também podemos personalizar e criar de raiz. Neste exemplo, temos um mapa de calor da utilização das licenças num período de três meses, que nos mostra o total de licenças simultâneas registadas num determinado dia e hora. Como podemos ver neste exemplo relativo à aplicação MATLAB, as cores vermelhas indicam o maior número de licenças simultâneas registadas, por exemplo, na quarta-feira às duas da tarde. Também podemos determinar os horários de pico de utilização, que, neste caso, vão das dez da manhã às seis da tarde. Se o comportamento normal na minha organização é ter pessoas a trabalhar nestes horários, vemos que isto é algo normal; mas nos casos em que observamos cores laranja e vermelho aos sábados ou domingos, é aí que temos uma oportunidade para otimizar este tipo de aplicação: verificar se os utilizadores as estão realmente a utilizar aos sábados e domingos e, caso contrário, saberemos que se trata de um comportamento que devemos alterar junto do pessoal.

[8:02] Outro relatório, e um dos favoritos dos nossos clientes, é o da eficiência das licenças de software. Com ele, vemos um gráfico que nos mostra o total acumulado de horas em comparação com o número máximo de licenças simultâneas que houve num determinado período. Na parte central, podemos ver que esta empresa adquiriu 154 licenças, que é o total de que dispõe, mas, dependendo do comportamento dos utilizadores, o gráfico indica-nos que o máximo utilizado durante todo este período foi de 116. E mostra-nos ainda informações sobre 99% da utilização. Isto significa que, se reduzirmos o número de licenças para 101, poderíamos poupar cerca de 106 000 dólares e, assim, cobrir 99% da procura. Se a prioridade definida no processo de otimização for reduzir ao máximo, podemos até chegar a 95% da procura e ter apenas 92 licenças, o que nos proporciona uma poupança potencial de 124 000 dólares. Este relatório é muito popular porque nos fornece informações muito importantes no processo de otimização.

[9:39] Por outro lado, uma grande vantagem doLicenseAnalyzer™é que toda esta informação que vemos nos relatórios pode ser integrada em tempo real com ferramentas de inteligência empresarial, como o Power BI, o Spotfire, o Tableau e o Excel. Desta forma, se tivermos na organização especialistas em análise que utilizem algumas destas ferramentas, podemos criar relatórios exatamente adaptados às nossas necessidades.

[10:03] Agora vamos ver o nível 2. Podemos verificar a eficiência da utilização das licenças ou do software, ou seja, quem está realmente a utilizar a aplicação e também o tempo em que esta fica inativa. Para compreender melhor o nível 2, vamos analisar este relatório. Neste gráfico, podemos ver a eficiência de utilização de uma aplicação; são apresentados os dez dias com o maior número de sessões registadas ao longo do ano. Da mesma forma, mostra a vermelho as sessões máximas de utilização ativa real, ou seja, o tempo em que o utilizador interagiu com a ferramenta. Se analisarmos os detalhes, no dia 12 de março houve quarenta e oito sessões, no dia 15 de setembro houve 21; estes são os dois picos entre o máximo de sessões e o máximo de utilização real. Ao calcular a relação entre estes dados, percebemos que a aplicação está a ser utilizada com uma eficácia de 44%. Trata-se, portanto, de outro aspeto a ter em conta para otimizar o nosso software.

[11:32] Mas como é que o nível dois obtém dados de utilização real? Bem, existe um agente na estação de trabalho que monitoriza a atividade de entrada e saída da CPU, do rato e do teclado, e toda esta informação é enviada parao LicenseAnalyzer™para obter relatórios como o anterior ou até mesmo ver detalhes utilizador a utilizador. Se analisarmos esta tabela, percebemos que o utilizador 116 acumulou cerca de dez mil horas de tempo ativo e tem apenas duas mil e quinhentas de inatividade. Poderíamos dizer que se trata de um utilizador experiente, alguém que utiliza muito bem esta ferramenta. No entanto, ao analisarmos o utilizador 97, vemos que tem 12 000 horas de tempo ativo, mas tem ainda mais tempo de inatividade: 15 300 horas. Aqui, podemos dizer que se trata de um utilizador que utiliza esta ferramenta durante muito tempo, mas que também a deixa inativa por mais tempo. Se a aplicação for cobrada com base no tempo de utilização, imaginem o gasto excessivo que isso acarreta.

[12:53] Passemos agora ao nível 3. O nível 3 doLicenseAnalyzer™vai além dos relatórios e permite automatizar a libertação de licenças das aplicações que estejam inativas. Recorre à informação do nível 2 e, com base nas políticas que definimos, podemos determinar que, se uma aplicação estiver inativa há uma hora, seja automaticamente suspensa. Vejamos este exemplo: uma pessoa está a trabalhar numa aplicação de design; enquanto interage com ela, o sistema reconhece-a como ativa. Se, por qualquer motivo, se afastar do seu posto de trabalho — talvez para participar numa reunião ou tomar um café —, o sistema reconhece que não há interação e marca-a como inativa. Passado algum tempo, surge uma janela no computador do utilizador a indicar: «A sua aplicação ANSYS Mechanical está inativa há muito tempo. Pode retomar a atividade ou, caso contrário, será suspensa?» Se o utilizador não fizer nada, a aplicação permanece inativa. Após um período adicional, também definido por nós, o sistema irá marcá-la como inativa e devolverá esta licença ao servidor de licenças para que outros utilizadores possam, então, tirar partido da aplicação.

[14:28] Enfim, vamos ver como podemos resumir os três níveis que acabámos de ver. Este gráfico analisa uma aplicação em particular, que pode ser o AutoCAD, o Petrel ou até mesmo o SAP. Com o passar do tempo, a empresa foi adquirindo cada vez mais licenças, mas não sabia o que se passava: se os utilizadores as utilizavam realmente, se eram suficientes ou se precisavam de mais. Com a ajuda do Open iT, implementaram o nível um da solução e puderam ver este gráfico que representa o número de aplicações em execução, ou seja, as licenças que foram retiradas dos servidores que as gerem. E podemos ver imediatamente que existe uma diferença entre o total de licenças adquiridas e o pico de utilização; esta é uma oportunidade para otimizar.

[15:25] Mas vejamos o que acontece com o nível dois. Se avançarmos mais no nível dois, obtemos uma maior visibilidade; agora vemos as sessões de utilizadores que estão ativas nesta linha vermelha e verificamos que a diferença entre as licenças adquiridas e as ativas é ainda muito maior. Desta forma, poderíamos poupar muito mais. Ao utilizar o nível três, que devolve automaticamente as licenças ao servidor, a tendência de utilização simultânea acabará por diminuir, aproximando-se quase do nível da utilização real, e foi aqui que esta empresa tomou a decisão de reduzir as suas licenças de quase trezentas para 151, o que representou uma poupança muito significativa.

[16:28] Muito bem, passando ao próximo tema, vamos ver algumas das melhores práticas na otimização do Autodesk. O Autodesk, como sabem, é um software de engenharia, design e simulação muito popular em todo o mundo, que inclui vários pacotes, como o AutoCAD, o Revit, o Inventor e outros. No entanto, também apresenta um dos modelos de licenciamento mais complexos. Desde o início, a Autodesk oferecia uma licença padrão ou independente que era instalada em cada computador do utilizador. Posteriormente, surgiram as licenças simultâneas, depois o Token Flex, que já funciona com cobrança por utilização através de fichas, e, atualmente, a empresa pretende que os seus utilizadores mudem para o modelo Autodesk Flex. Mas a questão que se coloca é: será que esta mudança é realmente vantajosa para a minha organização? Vejamos algumas das melhores práticas.

[17:31] Em primeiro lugar, muitas organizações permitem que cada departamento, país ou região efetue a aquisição das suas licenças, o que faz com que tenhamos várias datas de renovação com preços diferentes, sendo difícil controlar tudo isto. Por isso, recomendamos a consolidação de todos os portais da Autodesk num único, de modo a que haja apenas um departamento ou área responsável pela gestão da aquisição das licenças. Podemos negociar com a Autodesk para alinhar as subscrições e as datas de pagamento e também podemos equilibrar os utilizadores nomeados com os da subscrição na nuvem do Autodesk Flex. Este é um exemplo que veremos a seguir. Outro ponto, ou melhor, uma boa prática, é conhecer o comportamento dos utilizadores: quem são os utilizadores experientes, quem são os que praticamente não utilizam as aplicações e, como já referimos, devemos rever esta informação periodicamente para ajustar a otimização.

[18:42] Então, como podemos equilibrar os utilizadores nomeados com os da subscrição Flex? Vejamos este exemplo. Trata-se de uma empresa que tinha 647 utilizadores da Autodesk, dos quais 580 eram simultâneos e os restantes eram licenças autónomas. Queriam mudar para o novo esquema Flex, mas não sabiam exatamente quantos utilizadores, quantos tokens deviam mudar ou adquirir. Ao utilizaro LicenseAnalyzer™, conseguimos calcular que, se mudassem 647 utilizadores — ou seja, o total de utilizadores — para o Flex, o investimento seria de 760 000 dólares, que corresponde à barra verde que vemos no centro. No entanto, ao equilibrar os utilizadores com licenças autónomas com os do Flex, verificamos que o investimento seria de apenas 161 000 dólares. Um dos relatórios que ajudou esta empresa a determinar o número de utilizadores e a quantidade de tokens necessários foi este. Nas colunas da esquerda, podemos ver a lista dos utilizadores que têm mais horas acumuladas na utilização das ferramentas da Autodesk; verificamos que alguns têm 2 800 horas, 1 700, 11 700; enfim, cada utilizador que consta desta lista tem um número significativo de horas. Em contrapartida, as colunas do lado direito mostram-nos os utilizadores que têm muito poucas horas de utilização: alguns com 249, quase duas horas, 116 500. Esta é a grande maioria dos utilizadores.

[20:35] A partir daí, concluiu-se que a empresa precisava apenas de 47 utilizadores nomeados, ou «Power Users», como lhes chamam, enquanto os restantes 600 utilizadores precisariam de 35 400 tokens para um ano inteiro. E é aí que entra a poupança que mencionámos: se pagassem tudo, o valor seria de 760 000 dólares, mas, ao equilibrar entre utilizadores nomeados e utilizadores Flex, o valor é de apenas 161 000 dólares.

[21:14] Agora vamos ver o outro ponto, que é: que tipos de utilizadores tenho e como os identificar? Já vimos queo LicenseAnalyzer™fornece diferentes relatórios, seja ao nível do utilizador, seja ao nível das aplicações. Através destes, podemos conhecer muitos dos comportamentos dos nossos utilizadores. Por exemplo, os utilizadores «colecionadores» são aqueles que pegam numa licença, depois noutra, e noutra, e não as devolvem; estão a consumir — neste caso, podem ser tokens — que outra pessoa poderia aproveitar. E os utilizadores «acampantes» são aqueles que talvez tenham pegado numa licença há quatro meses e ainda não a devolveram ao servidor; portanto, esta é também uma oportunidade para otimizar. Os utilizadores ocasionais são aqueles que entram por alguns minutos ou por pouco tempo e saem da aplicação. O utilizador «pescador» é aquele que chega muito cedo ao escritório e obtém uma, duas, três licenças apenas para o caso de vir a utilizá-las durante o dia; isto faz com que outros utilizadores possam ter o acesso negado. Os utilizadores relutantes são aqueles que têm aplicações em versões anteriores que talvez já nem sejam suportadas pelo fabricante; isto também pode representar um risco de segurança, uma vez que se mantêm versões que a empresa já não deveria ter. E, finalmente, os utilizadores intrusos: aqueles que, por alguma razão, continuam a ter acesso às aplicações apesar de já não trabalharem na organização.

[23:04] Podemos definir quem são cada um deles através dos relatórios de que dispomos noLicenseAnalyzer™. Mas como podemos gerir isso? Em primeiro lugar, podemos utilizar os relatórios para os identificar e, através destes, enviar-lhes notificações. Se alguém tiver muitas licenças ocupadas, receberá um aviso por e-mail a solicitar que devolva essas licenças; da mesma forma, se alguém tiver uma licença há muito tempo, receberá uma notificação a solicitar que a liberte. Outro aspeto é que, através disto, podemos formar os nossos utilizadores para que sejam mais eficientes na utilização do software.

[23:49] Muito bem, vamos agora ver um dos nossos casos de sucesso. Com este exemplo, vemos como a organização obtém grandes benefícios com a otimização. Esta empresa global, dedicada à extração de minerais, com escritórios e instalações em várias partes do mundo, reconhecia que as suas aplicações especializadas representavam uma grande despesa em software; não sabia o que tinha, quem as utilizava e contava com mais de mil utilizadores. Assim, para otimizar os seus recursos de software, implementaram o nível um doLicenseAnalyzer™. Um dos relatórios que mais ajudou esta empresa foi a identificação do inventário de aplicações, da quantidade de licenças que possuíam e das que estavam a ser utilizadas.

[24:42] Neste relatório, podemos ver na primeira coluna as aplicações de engenharia de que dispunham; na coluna seguinte, vemos o número de licenças disponíveis, o máximo que foi utilizado ao longo de todo o período histórico dos relatórios e também calculámos as licenças que estão sem uso. Assim, logo à partida, verificamos que, no caso do MATLAB, a empresa tinha adquirido 320 licenças, mas apenas tinha utilizado 40 neste período de quase dois anos, ou seja, 280 licenças não estavam a ser utilizadas. Também no caso do Blue Marvel, tinham 37 licenças, com um máximo de utilização de vinte e 17 sem utilização; da mesma forma, era possível ver aplicações com utilização nula, ou seja, estavam a pagá-las, mas ninguém as utilizava.

[25:50] Se traduzirmos isto em números, com um custo aproximado por licença, podemos adicionar essa informação ao nosso relatório e, assim, ver o custo aproximado por licença e a poupança potencial que a empresa poderia obter ao deixar de pagar estas licenças que não estavam a ser utilizadas. E, no final, verificaram que a poupança potencial total era de 463 000 dólares, um montante avultado que poderia ser aproveitado para outros recursos ou destinado a outros departamentos. Em suma, os resultados obtidos com a utilizaçãodo LicenseAnalyzer™revelaram que poderiam ter uma poupança potencial de quase 60% de toda a despesa com software especializado.

[26:55] Muito bem, para concluir, a solução da Open iT permite que as organizações enfrentem os desafios de que falámos hoje. Oferece um monitor empresarial de recursos de software em tempo real e histórico, ajuda as organizações a simplificar a atribuição de despesas a cada centro de custos, otimiza a utilização de licenças e a produtividade dos utilizadores, fornece-nos informações detalhadas para podermos negociar com os fabricantes de software e, por fim, proporciona visibilidade sobre os diversos tipos de software, as variações no número de utilizadores e o software que é utilizado e aquele que não é. A solução da Open iT proporciona às organizações visibilidade de todo o panorama das nossas licenças, bem como relatórios de utilização. No que diz respeito à otimização, a informação adequada, com relatórios especializados históricos e em tempo real, ajuda a tomar decisões informadas para reduzir custos e também para ser mais eficiente na utilização do software. A equipa da Open iT acompanha o cliente desde o início do processo de otimização, durante a implementação, a configuração, a consultoria sobre relatórios e painéis, nas negociações com o fabricante, e ainda oferecemos suporte técnico especializado durante todo o ano em diferentes fusos horários em todo o mundo. O nosso objetivo é que as empresas tenham a maior satisfação e um excelente retorno do investimento. Muito obrigado.

[28:50] Noemí: Obrigada, Alfonso, por esta excelente apresentação. Recebemos algumas perguntas dos nossos participantes através do nosso e-mail experts@openit.com. Devido ao tempo, só temos a oportunidade de responder a uma delas; as restantes serão respondidas diretamente. No nível dois, o que acontece se uma pessoa apenas minimizar a aplicação técnica e continuar a trabalhar no seu computador com outra ferramenta?

[29:17] Alfonso: Excelente pergunta. O nível dois, como estávamos a comentar, mede as estatísticas do teclado, do rato e da CPU, mas fá-lo para cada processo que esteja a ser executado na estação de trabalho do utilizador. Se estiver a trabalhar no ANSYS Mechanical, como um dos exemplos que vimos anteriormente, minimizar a janela e começar a trabalhar noutra ferramenta, como o Excel ou o PowerPoint, ou a verificar os seus e-mails,o LicenseAnalyzer™reconhece que, embora haja atividade do rato, esta não corresponde à aplicação técnica e, por isso, começa a contabilizar o tempo de inatividade. Faz a distinção entre uma e outra. Ficou claro?

[30:02] Noemí: Ficou por aí, ficou claro. Bem, muito obrigada a todos pelas perguntas que recebemos e, com isto, concluímos o nosso webinar. Obrigada, Alfonso, e a todos os nossos participantes. Se tiverem alguma pergunta específica para o nosso orador, não hesitem em enviá-la para o seu endereço de e-mail: avillanueva@openit.com. Por favor, visitem o nosso site openit.com para agendar uma demonstração e saber mais sobre a nossa solução. Se tiverem alguma pergunta, comentário ou pedido sobre este webinar em particular, podem contactar-nos enviando um e-mail para webinars@openit.com. Teremos todo o prazer em acompanhá-los no seu percurso de otimização. Mantenham-se atualizados e sigam-nos nas nossas redes sociais. Obrigada pela vossa participação. Chamo-me Noemí Morales e foi um prazer ser a vossa anfitriã.

[31:06] Alfonso: Obrigado, Noemí. Obrigado a todos.