Accords de licence de logiciel
Pour certaines personnes, la nouvelle année est la promesse d'un nouvel espoir et d'une nouvelle chance de redresser la situation. C'est le début d'un nouveau cycle. Et bien qu'elle nous montre de nouvelles possibilités, elle peut aussi être pleine d'inquiétudes et de frustrations. Il en va de même dans toutes les langues et dans tous les types d'environnement. Les débuts peuvent être assez inquiétants, en particulier pour les entreprises très organisées où de grosses sommes d'argent sont en jeu.
Pour les entreprises, l'achat de logiciels est l'un de ceux qui nécessitent le plus d'attention au début d'une nouvelle année fiscale. Après une planification et une préparation minutieuses au cours du dernier trimestre de l'année fiscale précédente, le premier trimestre de la nouvelle année fiscale est celui de l'exécution de ces plans. Les tâches les plus difficiles consistent à assurer le suivi et à tirer le meilleur parti de tous les contrats de licence de logiciel. Voici quelques points importants à garder à l'esprit pour faciliter le processus et aider à obtenir de meilleurs accords de licence de logiciel au sein de l'organisation.
1. Réactualiser l'équipe en fonction de l'objectif de l'organisation
Il est important de commencer l'année avec de nouvelles idées et un objectif clair à l'esprit. Assurez-vous que l'équipe est bien consciente des objectifs de l'organisation et que toute l'équipe est impliquée dans la réalisation de ces objectifs. Qu'il s'agisse de soutenir et de maintenir des audits logiciels sains ou de réduire les coûts, il est essentiel que l'état d'esprit de l'équipe soit aligné sur les objectifs de l'entreprise.
2. Connaître sa situation actuelle
Il est essentiel d'avoir une connaissance approfondie de tous les contrats de logiciels de l'organisation afin d'en prendre totalement le contrôle. Assurez-vous que l'équipe passe en revue tous les contrats de logiciels et qu'elle est bien consciente de la situation actuelle de l'entreprise vis-à-vis de chaque fournisseur de logiciels. En plus de savoir ce que l'organisation possède, il est également important d'avoir une connaissance approfondie des objectifs et des opérations internes du fournisseur.
3. Évaluer les licences à renouveler
L'évaluation des licences en vue de leur renouvellement est une tâche tout à fait différente qui doit faire l'objet d'un processus et de délégations spécifiques. L'organisation doit disposer d'une méthode d'analyse des licences qu'elle doit réellement renouveler pour l'année. Il est important d'identifier toutes les dépenses et tous les résultats associés au nouvel accord ou au renouvellement de chaque licence spécifique. Évaluez les besoins de l'entreprise pour chaque licence en vérifiant les coûts réels pour chacune d'entre elles et en comparant le coût à l'importance des besoins de l'entreprise. Il peut également être opportun d'envisager d'autres options sur le marché. Évaluez s'il y a des exigences que le fournisseur actuel n'a pas satisfaites ou certaines fonctionnalités dont l'organisation a besoin mais qui manquent dans le logiciel existant.
4. Renforcer votre portefeuille
Pour tirer le meilleur parti de vos contrats de licence de logiciel, il est essentiel de disposer d'une base d'informations précise pour définir les besoins futurs, qui serviront de base aux futurs achats. Recueillez des informations pertinentes auprès de chaque unité opérationnelle afin de savoir ce dont elle a réellement besoin pour ses besoins futurs, ce qui servira de point de référence pour les droits actuels de l'entreprise.
- a. Connaître l'utilisation réelle de vos licences
- L'une des informations les plus essentielles est l'utilisation active réelle du logiciel au sein de l'organisation. Elle est cruciale pour les décisions futures concernant le nombre de licences à acheter et à installer dans l'entreprise. Ces informations constituent l'une des principales bases sur lesquelles sont construits les accords de licence de logiciel. Il est donc essentiel de disposer d'un outil de reporting précis qui permette d'avoir une idée exacte de l'utilisation active réelle des licences logicielles.
b. Enquêter sur les habitudes de l'utilisateur final- Afin de renforcer tout accord de licence logicielle avec les fournisseurs et d'avoir une meilleure idée du type d'accord le mieux adapté à l'organisation, il est temps de prêter attention à la façon dont les utilisateurs finaux utilisent les différentes licences. La recherche d'un outil de reporting capable de fournir ces informations avec précision faciliterait réellement le processus de prise de décision concernant les accords de licence logicielle tout au long de l'année.
5. Analyser l'écart entre les acquis et les besoins actuels
Il est important d'anticiper. Cela coûte moins cher qu'un achat impromptu de logiciels. Il est important de garder à l'esprit les licences qui pourraient être nécessaires pour les années à venir. Ainsi, après avoir recueilli des informations auprès des différentes unités opérationnelles et de chaque utilisateur final, le moment est venu d'analyser l'écart entre les droits actuels de l'organisation et ce dont elle pourrait avoir besoin à l'avenir.
6. Ne plus négliger les petites choses
Le début de l'année est l'occasion de désapprendre l'habitude d'ignorer les petites choses. Gardez toujours à l'esprit de suivre toutes les documentations. Il est très utile de disposer d'un outil de rapport précis pour garder une trace de toutes les informations importantes. La base d'un bon contrat de licence de logiciel est un bon ensemble de preuves pour étayer toutes les décisions et négociations futures avec les fournisseurs de logiciels.
