- La budgétisation informatique consacrée aux logiciels devrait relever d'un processus continu de planification des investissements plutôt que d'une activité annuelle ponctuelle.
- L'article recommande d'élaborer une feuille de route, de prendre en compte les coûts des licences, de renégocier les contrats, de mettre en place des procédures de refacturation, d'investir dans des projets offrant un retour sur investissement positif, de renforcer la cybersécurité et de définir les priorités.
- Le suivi de l'utilisation des logiciels facilite la gestion budgétaire en indiquant si le parc actuel est activement utilisé et à quels niveaux les contrats ou les licences peuvent être adaptés.
Un responsable informatique soumet le budget logiciel de l’année suivante le 15 janvier et considère que le travail est terminé. En avril, trois imprévus liés aux fournisseurs ont déjà remis en cause ses hypothèses, et en août, le budget n’a plus grand-chose à voir avec les dépenses réelles. La budgétisation des logiciels est un processus continu de planification des investissements, et non une opération ponctuelle : elle implique une feuille de route, un suivi des coûts de licence, un calendrier de renégociation des contrats, des initiatives de refacturation, des projets à retour sur investissement positif, des provisions pour la cybersécurité et un cadre de hiérarchisation des priorités capable de résister aux chocs survenant en cours d’année. La mesure de l’utilisation permet de relier tous ces éléments en montrant si le parc logiciel est réellement rentable.
Soyons honnêtes. Il est très difficile d'établir un budget pour l'informatique. Certains ne savent pas comment le faire correctement. Pire encore, certains ne reconnaissent même pas la nécessité de planifier le budget informatique.
Selon Gartner, les dépenses informatiques mondiales devraient s'élever à 3 800 milliards de dollars en 2019, soit une augmentation de 3,2 % par rapport aux 3 700 milliards de dollars prévus en 2018.
Cela montre simplement que le budget informatique annuel doit être considéré comme un investissement global dans des capacités qui ajoutent de la valeur à l'entreprise et offrent un retour sur investissement positif pour les parties prenantes de l'entreprise. Il ne s'agit pas d'une activité ponctuelle.
Voici sept éléments à prendre en compte lors de la planification de votre budget informatique pour les logiciels :
1. Créer une feuille de route
Examinez les projets que l'organisation informatique doit réaliser au cours de l'année à venir pour atteindre l'objectif à trois ou cinq ans.
L'organisation dispose-t-elle de l'infrastructure nécessaire pour mener à bien les projets de la feuille de route ?
Quelles sont les préoccupations et les difficultés rencontrées cette année qui ont empêché l'organisation d'atteindre ses objectifs ? Élaborez la feuille de route en tenant compte de ces questions.
Envisagez d'engager des sous-traitants, ce qui devrait permettre de faire appel à des personnes hautement spécialisées pour les projets appropriés, sans avoir à augmenter les dépenses générales et administratives à long terme.
2. Tenir compte des coûts de licence
Il s'agit d'un poste budgétaire dont les entreprises font souvent les frais lorsqu'elles ne le prévoient pas de manière suffisamment proactive.
Aucune entreprise ne souhaite avoir la surprise et le coût extrême d'acheter 30 licences supplémentaires en une seule fois.
Avoir une première visibilité sur l'utilisation active de l'inventaire actuel grâce à un outil logiciel efficace de mesure de l'utilisation.
3. Renégocier les contrats de logiciels
L'évaluation initiale des licences logicielles permet aux entreprises d'éviter les amendes pour non-conformité en comblant les écarts entre les applications utilisées et les licences.
Si l'on connaît l'utilisation réelle des licences actives, il est possible d'éliminer les licences sous-utilisées ou inutilisées.
Profitez des renouvellements de contrats.
Demander des incitations supplémentaires.
Réexaminez les contrats qui prévoient une redevance d'entreprise fixe et voyez si le fournisseur peut facturer sur la base de l'utilisation réelle.
Réalisez davantage d'économies lors des négociations avec les fournisseurs en utilisant un outil de surveillance de l'utilisation des logiciels pour mesurer et calculer la véritable simultanéité globale de l'utilisation des licences et produire des rapports précis sur l'utilisation des logiciels dans l'ensemble de l'organisation.
4. Responsabiliser par le biais de la rétrofacturation de l'informatique
Rendre les départements ou les unités de projet responsables de leur utilisation en maintenant un niveau de communication cohérent avec un agent de liaison comptable pour garantir la conformité et voir si certains budgets informatiques peuvent être transférés vers d'autres budgets départementaux.
Pour une meilleure évaluation des services informatiques, mettez en place un mécanisme de facturation juste et fiable pour une mesure, une analyse et un rapport continus afin de savoir quels actifs sont utilisés et combien ils coûtent.
Un mécanisme efficace de rétrofacturation des TI et un modèle d'allocation approprié favoriseront l'équité et aideront à éviter les comportements contre-productifs parmi les utilisateurs.
5. Investir dans des projets dont le retour sur investissement est positif
Le budget informatique annuel doit être considéré globalement comme un investissement dans des capacités qui ajoutent de la valeur à l'entreprise et offrent un retour sur investissement (ROI) positif pour les parties prenantes de l'entreprise. Les projets qui peuvent soutenir cette démarche sont les suivants :
a. Projets de statu quo - Ils couvrent le personnel, les installations, l'infrastructure informatique, les services de tiers, les applications, ainsi que leur soutien et leur maintenance.
b. Projets d'entreprise - Il s'agit de projets qui apportent de nouveaux clients et de nouveaux revenus, qui incitent les individus ou les entreprises à devenir et à rester des clients, et qui utilisent la technologie comme une colonne vertébrale numérique qui aide l'entreprise à devenir plus rapide, moins chère et meilleure.
c. Projets informatiques - remplacer les appareils de productivité personnelle et les logiciels selon un cycle convenu, améliorer l'assistance et les services informatiques à l'échelle de l'entreprise et tirer parti des nouvelles technologies et des démonstrations de faisabilité axées sur les entreprises.
d. Projets de réduction des coûts - remplacer les logiciels sur site par des solutions en nuage ou rationaliser les applications avant de procéder à une mise à jour technologique.
6. Prendre en compte la cybersécurité
La sécurité peut faire ou défaire le produit ou le service. Il est donc important de consacrer des ressources internes adéquates pour rester à jour.
La sécurité doit être prise au sérieux.
Selon The Software Alliance (BSA), les attaques de logiciels malveillants peuvent coûter en moyenne 2,4 millions de dollars à une entreprise et prendre jusqu'à 50 jours pour être résolues.
Les équipes informatiques doivent utiliser la meilleure série d'outils disponibles pour se protéger contre les cybermenaces croissantes.
7. Identifier les priorités
Les priorités informatiques comprennent généralement les fonctionnalités destinées aux clients, les améliorations opérationnelles internes et les initiatives d'innovation stratégique.
Leur importance est relative aux besoins des clients, aux objectifs de gestion des coûts ou aux nouvelles opportunités de marché. Il est essentiel d'identifier les priorités qui génèrent de la valeur pour le client à court terme sans sacrifier le temps consacré aux initiatives à plus long terme.
Synthèse
C'est en forgeant qu'on devient forgeron. Efforcez-vous d'établir votre budget informatique à peu près à la même période chaque année.
Réduire les coûts informatiques ne signifie pas nécessairement supprimer des dépenses. En fin de compte, votre budget informatique doit refléter ce dont votre organisation a besoin pour répondre à ses attentes.
Découvrez comment la mesure de l'utilisation des logiciels peut vous aider à planifier efficacement votre budget informatique.
Une visite guidée sur les avantages des outils de gestion et d'optimisation des logiciels d'ingénierie Open iT.
