データは価値を生み出す上で欠かせない要素です
物流、マーケティング＆セールス、人事など、組織はさまざまな部門の業務を把握し、最大限の利益を得るためにリソースをどのように使うかについて、情報に基づいた意思決定をすることができます。
この記事では、IT部門がデータ分析を利用して、ソフトウェア のライセンス利用を最適化する方法について取り上げます。
Open iT ソリューションコンサルタントのエース・ロペスが、ソフトウェア ライセンス管理において4種類のデータ分析をどのように適用するか、ソフトウェア ライセンス使用状況を把握する際に直面するいくつかの課題、そしてデータについて納得のいく話をする際のヒントについて説明します。
データ分析の4つの種類と、ソフトウェア ライセンス管理における活用方法
様々なデータ分析の種類を検索してみたとします。その場合ほとんど、記述分析、診断分析、予測分析、処方分析という4つの主要なタイプを指摘する結果となります。
まず、記述的分析があります。このタイプの分析は、最も複雑でないタイプとされています。
それは、過去の事象に焦点を当てた表面的な質問に対する答えを提供するものです。ソリューションコンサルタントのエース・ロペスは、これを組織のライセンス状況を描写するものと表現しています。
他のすべてのタイプの分析の基礎となる記述分析は、組織が設定した報告パラメータを特定します。
また、高度な分析を行う前に、データのフィルタリングが行われる段階でもあります。Open iT では、リアルタイムのライセンスモニターポータルから SQL Server Reporting Services (SSRS) のレポートテンプレートライブラリに至るまで、記述分析が当社のサーバーの至る所で行われています。
記述分析で答えられる質問例としては、特定のアプリケーションで現在利用可能なライセンス数はどのくらいか、ある部署で通常ユーザーアクティビティが高い水準にあるのは何曜日か、などが挙げられます。
データ分析の2つ目のタイプは、特定の事象の根本的な原因に答えることを目的とした診断分析です。
なぜ従業員がライセンス拒否を経験しているのか、なぜチャートが勤務時間外のライセンス使用を示しているのか、といった疑問に答えようとするものです。診断分析では、異なるソースからのデータをいろいろな角度から検討します。
ライセンスサーバーからデータを収集しても、ライセンスがチェックインまたはチェックアウトされたことを示すだけであり、不十分なのです。
1つのソースだけに頼ることで、マシンがどのようにライセンスを使用しているかを明らかにすることはできません。Open iTは 、ライセンス使用状況のポーリングやログファイルへアクセスして収集したデータに、ベンダーのコスト情報やクライアントからのマッピングデータなどの追加データを組み合わせています。
エースが述べているように、"収集した深いきめ細かいデータがあれば、ソフトウェア 資産管理（SAM）の問題を解決し、様々な方法で実務を改善するために役立つデータ分析の多くの形を探求することができます。"
3つ目は、予測分析です。このタイプの分析は、その名前からして、未来の事象がどのように展開するかを推測することを目的としています。
Open iT では、予測分析を使用して将来の使用量を予測しています。LicensePredictor は、LicenseAnalyzer のプラグインの 1 つであり、データマイニング、予測モデリング、および機械学習を使用して、企業が今後 18 ヶ月間に予測される組織のライセンス使用量を計画できるようにします。
LicensePredictorが分析したデータは、異常の早期発見にも利用できます。異常には、使用状況の異常とデータの異常があります。
使用状況の異常は、ユーザーの行動による不適切な使用を意味しますが、データ異常は、さまざまな原因によるデータエラーによって発生します。
データ分析の4番目、最後のタイプは、処方分析です。この分析のカテゴリーでは、集めたデータを使って、社内のポリシーやライセンスの決定に対して前向きな変更を提案します。
エースによると、処方分析は、SAMツールの機能をフル活用するだけでなく、Open iT のコンサルタントがもたらす豊富な経験も活用することができるそうです。
ライセンス数の削減、ライセンスモデルの組み合わせの変更、ユーザーの行動の改善、アプリケーションの追加トレーニングなど、ソフトウェア のライセンス管理取り組みの目的は各企業によって異なるため、提案される解決策も異なります。
しかし、主な目的は常に変わりません。企業のソフトウェア の投資のROIを最大化することです。
ソフトウェア ライセンス使用量の最適化で使用するデータ分析における3つの課題
IT市場調査会社であるガートナー社の記事によると、データ品質の低さが組織に与えるコストは年間1200万ドルを超えるといいます。
したがって、ソフトウェア ライセンスの使用状況の収集、クリーニングと正規化、および解釈する際に、組織が遭遇し得るさまざまな課題について認識することが不可欠です。
1. ソフトウェア ライセンスデータ収集の課題
前節で述べた課題のひとつに、定められたデータソースから分析やポーリングができる量に限界があることが挙げられます。
複数のソースからデータを収集する必要性を改めて示しています。しかし、ソースとは別に、組織が直面するもう一つの困難は、ベンダーが使用するコードを理解し分解できるデータコレクタを開発することだとエースは述べています。
技術系アプリケーションのほとんどのベンダーは、複雑なライセンスファイルを作成するため、ライセンス使用状況データが読みづらくなっています。個別のデータコレクタを1つ設計するだけでも大変なのに、すべての技術系 アプリケーションや特殊アプリケーションのコレクタを設計することを想像してみてください！
多くの企業にとって、社内でツールを開発し、このタスクのための専門チームを作ることは、持続できる活動ではありません。
2. ソフトウェア使用状況データのクリーニングと正規化における課題
エースは、ソフトウェア ライセンス使用状況データのクリーニングと正規化は、複数のバージョンの、最悪の場合、非常に似通ったバージョンの単一あるいは実際のイベントのデータを解釈することであるとコメントしています。
また、私たちが分析しようとするデータは、通常、当初は保存または読み取るためだけに作られ、分析することはほぼなく、最適化のために使用することもあまりありません。
この課題は、データセット間の潜在的なミスマッチを読み解き、熟知した上で、洞察や解釈の準備をすることなのです。
また、データをどのように処理し、どのように並べ替えるか、データの整合性を維持し、柔軟に対応できるように設計することです。
3.収集したライセンス使用状況データの解釈の課題
ソフトウェア ライセンス管理の分野でデータの解釈が難しいとされる理由は、さまざまな要因によるものです。
これらの要因の中には、廃棄や新しいライセンスモデルの導入、ベンダーの価格の変更、各ベンダーの監査要件の違いなどが含まれます。
また、企業が直面するもう一つの課題は、受信した大量のデータを解釈する必要があることで、マネージド・サービス・プロバイダーに支援を求める企業もあります。
例えば、Open iTでは、ユーザー、機能、時間、マシンごとにドリルダウンしたライセンス使用状況のデータを収集することができます。
このレベルの粒度は、実用的な洞察に変換することができる最も賢明な分析を行うために、対象に関する広範かつ深い知識を必要とします。
ソフトウェア ライセンス管理でデータについての説明を活用するための3つのヒント
データ分析の成果から洞察を引き出そうという話をしました。しかし、洞察の価値は、受け手がその関連性を理解しているかどうかにかかっています。
ここでは、ソフトウェア のライセンス管理の取り組みを推し進めるために、データについての説明を使用するヒントを紹介します。
1.思い付きの体裁は避ける。
思い付きの体裁とは？
不要なフォントスタイル、フォントカラー、グラフなど、要点から読者の注意をそらすようなものです。
最悪の場合、誤解を招くデータや間違った解釈をしてしまう可能性があります。下の画像のように、シンプルで適切な体裁を心がけましょう。
2.稚拙な語り口は避ける。
エースは、下手な語り口はオチを台無しにし、ユニークで価値ある物語になるはずだったものを、ぼんやりとした印象しか聞き手に残さないと注意を促しています。
論理的な進行を心がけることで、聞き手に不快感を与えないようにしましょう。
エースはもうひとつ、「プレゼンをする相手によって、言葉や内容をカスタマイズすること」をアドバイスしています。技術者ではない意思決定者に話す場合は、専門用語に集中できるよう、概要を説明します。
もしあなたが、自社のライセンス状況の一部始終を知っている人と話しているのであれば、より良い情報に基づいた意思決定をするのに役立つ、具体的な詳細を提供することです。
3.要点を絞る。
重要なことに集中することで、聞き手の注目度を維持することができます。
通常、最高責任者レベルのマネージャーは忙しいので、あなたの提案が現在と将来の状況にどのような影響を与えるかに興味があり、理解したいと思っている人がほとんどです。
提案された変更が生産レベルにどのような影響を与えるかを議論し、行動を起こす場合と起こさない場合のコストを示し、それが組織文化にどのような影響を与えるかを議論してください。
ソフトウェア ライセンス使用データの理解、操作、解釈にご興味をお持ちですか？今すぐ担当者からご連絡を差し上げます。
