À medida que a organização se expande, muitas empresas apercebem-se de que precisam de ferramentas de medição da utilização de software para ter visibilidade e ganhar mais controlo sobre a sua crescente carteira de aplicações técnicas de software.
O que muitos deles não se apercebem é que uma ferramenta de medição da utilização de software é apenas o primeiro passo, e não o fim de tudo e mais alguma coisa, da gestão destes dispendiosos activos de software.
A vasta gama de características e funcionalidades das ferramentas de medição da utilização de software só são valiosas se souber como utilizá-las correctamente para atingir os seus objectivos de optimização de licenças de software.
Aqui estão 4 passos para alcançar a verdadeira optimização da licença:
1. Obter a ferramenta certa para uma verdadeira optimização da licença
Obter uma ferramenta de medição de utilização de software é relativamente fácil.
Pode encontrar facilmente ferramentas descarregáveis com instalações de um clique na Internet.
No entanto, essas ferramentas podem não responder exactamente aos requisitos únicos da sua organização porque são concebidas como soluções gerais.
Estas ferramentas podem parecer baratas no início porque incluem apenas as características básicas, mas pode acabar por pagar muito mais para obter as características e funcionalidades que realmente necessita.
Encontrar a ferramenta certa que enfrentaria os seus actuais desafios específicos e lhe permitiria ir além das suas expectativas iniciais é o primeiro passo para uma bem sucedida gestão de activos de software e optimização da viagem.
Lembre-se de que uma visão da utilização da sua licença de software é apenas o início, não o resultado final, da sua iniciativa de optimização.
E a ferramenta certa deve conduzi-lo ao seu objectivo final.
2. Implantar e Configurar Solução para Ajustar os Requisitos
Uma vez que tenha a ferramenta certa, seria imperativo tê-la instalada e configurada com base nos requisitos e objectivos específicos da sua iniciativa.
Não só deve funcionar sem problemas e recolher os dados de utilização correctos e precisos do seu ambiente, como também deve ser configurado de forma a fornecer a informação necessária quando esta for necessária.
Isto significaria que os painéis e relatórios deveriam ser personalizados para que cada utilizador ou administrador obtenha imediatamente as informações de que necessita no formato ou apresentação que prefere.
Estas exigiriam instalação e configuração profissionalmente assistida.
Os utilizadores e administradores podem também precisar de receber formação prática de peritos na matéria, a fim de compreenderem plenamente como utilizar e gerir eficazmente a ferramenta de forma proficiente.
A implementação de um programa eficaz para gerir a utilização de aplicações de software técnico exigiria não só a ferramenta certa, mas também a informação certa agregada a partir da recolha de dados correcta e precisa da ferramenta.
3. Analisar dados de utilização para uma verdadeira optimização da licença
A análise dos dados de utilização é crucial para optimizar a utilização de aplicações técnicas de software dispendiosas.
A informação correcta apresentada em relatórios facilmente compreensíveis deve ser suficiente para uma análise completa do software e da utilização da licença.
Estas análises de utilização devem ser capazes de lhe dizer quantas licenças de cada característica de que aplicação estão a ser utilizadas em cada hora de cada dia de cada semana ou mês.
Devem também ser capazes de lhe dizer que utilizadores estão a utilizar que licença de cada vez, e se estão a utilizar mais do que uma licença de cada vez ou se estão a manter as licenças ociosas durante longos períodos.
Com as análises de relatório certas, deverá ser capaz de dizer quais as características ou aplicações que necessitam de mais licenças, e quais as que podem resistir a alguma redução.
Deverá ser capaz de simular a combinação perfeita de métodos de licenciamento que se adaptariam às suas necessidades actuais e maximizar a utilização da sua licença, reduzindo ao mesmo tempo os seus custos globais de licenciamento.
Mas além disso, deverá ser capaz de prever as necessidades futuras de licenciamento com base nas suas actuais tendências de utilização e projecções de crescimento, permitindo-lhe assim planear adequadamente os orçamentos futuros.
Uma análise eficaz dos dados de utilização forneceria a documentação de que necessita para apresentar medidas que permitam alcançar os seus objectivos de optimização de licenças.
4. Implementar Iniciativas de Optimização de Valor
O objectivo final é, evidentemente, optimizar o valor dos seus activos de software.
Com uma análise eficaz dos dados de utilização, poderá alcançar uma melhor posição negocial com os fornecedores de software porque sabe exactamente o que precisa, quanto, e quando.
Poderá reequilibrar a sua carteira e libertar custos de M&S desnecessários, dependendo das suas necessidades reais.
Poderá também implementar um sistema de chargeback justo e preciso que permita uma melhor gestão dos seus activos de software disponíveis.
A optimização de valor significa que deverá ser capaz de maximizar a utilização de cada activo de software e melhorar a produtividade do utilizador ao custo óptimo para a empresa.
Isto significa que deverá ser capaz de atribuir mais orçamento para novas tecnologias, actualizações, melhoria do pessoal, expansão do negócio, etc., mantendo ao mesmo tempo a produtividade a níveis óptimos.
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