O chargeback de TI pode ser uma ferramenta muito poderosa para os gestores controlarem os custos crescentes de TI da sua organização. No entanto, sem uma implementação adequada, os mecanismos de chargeback de TI podem ser considerados controversos dentro da organização, ou por vezes até mesmo intragável. Se mal geridos, um estorno de TI eficaz pode criar mal-entendidos entre os departamentos de TI e os seus clientes internos, ou mesmo entre gestores que são directamente responsáveis pelos orçamentos dos seus respectivos departamentos e pelos seus relatórios directos que utilizam e consomem recursos de TI, provocando um aumento dos custos de TI.
O diagrama abaixo mostra um processo eficaz de chargeback de TI numa organização.
Antes mesmo de planear a criação de um mecanismo eficaz de chargeback informático, uma organização deve primeiro estabelecer as razões para a sua implementação. Diferentes objectivos exigiriam, evidentemente, modelos diferentes. No entanto, o resultado final é que o modelo deve ser fácil de comunicar e pode ser facilmente compreendido por qualquer pessoa na empresa. Deve ser fácil para as TI gerir, controlar e verificar, o que significa que seria preferível um sistema totalmente automatizado. Deveria ser considerado justo pela maioria dos utilizadores empresariais. E deve encorajar a utilização optimizada dos recursos informáticos.
Equidade e Bom Comportamento
Considerar um empregado que teve de vir trabalhar num fim-de-semana para poder utilizar uma aplicação que é sempre completamente verificada durante os dias de semana. Trabalhava 8 horas num fim-de-semana e, no entanto, seria cobrado o mesmo que a outro funcionário que açambarcou todas as 8 licenças durante uma hora durante a hora de ponta. Claro que isto não seria justo para o empregado que sacrificou o seu fim-de-semana para conseguir fazer o trabalho.
Neste cenário, o modelo de chargeback informático que foi utilizado não era justo para todos e seria, portanto, uma fonte de descontentamento entre os utilizadores. Além disso, não fomentaria o bom comportamento na utilização de TI entre os utilizadores, uma vez que não há consequências para os porcos-espinhos de licença.
Um mecanismo eficaz de chargeback informático teria estas coisas em consideração a fim de promover a equidade e evitar comportamentos contraproducentes entre os utilizadores. Determinar o melhor modelo de alocação para uma organização é a chave para uma implementação bem sucedida do estorno de TI.
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