- Bundesbehörden benötigen qualitativ hochwertigere Softwaredaten, um Beschaffung, Compliance und Optimierung effektiver zu steuern.
- Eine schlechte Datenqualität kann Softwareentscheidungen beeinträchtigen und zu Verschwendung oder einem erhöhten Compliance-Risiko führen.
- Open iT trägt zu einer besseren Datenqualität bei Software bei, indem es Transparenz hinsichtlich der Nutzung und Einblicke für das Management bietet.
Ein für SAM zuständiger Beamter auf Bundesebene, der versucht, den Optimierungsplan für das nächste Jahr zu entwerfen, stößt immer wieder auf dasselbe Hindernis: Die zugrunde liegenden Softwaredaten sind nicht sauber genug, um die für den Plan erforderlichen Entscheidungen zu stützen. Beschaffungsdaten und Compliance-Nachweise weichen systemübergreifend voneinander ab, und die Optimierungsanalysen können die Qualität ihrer Datengrundlage nicht übertreffen. Eine bessere Qualität der Software-Daten ist die Voraussetzung für alle nachfolgenden Schritte – für eine disziplinierte Beschaffung, die Einhaltung von Vorschriften und eine Optimierung, die tatsächlich zu Ergebnissen führt. Open iT positioniert „ LicenseAnalyzer “ als die Plattform, die Bundesbehörden die nötige Transparenz über die Nutzung und die erforderlichen Management-Einblicke bietet, um die Datenqualität dort zu verbessern, wo die Entscheidungen tatsächlich getroffen werden.
Die US-Regierung gibt jährlich Milliardenbeträge für Softwarelizenzen aus, von Office-Suiten bis hin zu Spezialanwendungen. Das ineffektive Lizenzmanagement in den Bundesbehörden hat jedoch zu einer unzuverlässigen Qualität der Softwaredaten geführt, wodurch die Prozesse für Erwerb, Erneuerung, Nutzung und Ressourcenzuweisung gestört werden. Open iT bietet umfassende Lösungen, um diese Ineffizienzen zu beseitigen.
Schlechte Software-Datenqualität in der gesamten US-Regierung
Im Rahmen einer Untersuchung der Softwarenutzung in mehreren Bundesbehörden wollte das Government Accountability Office (GAO) ermitteln, welche Softwareprodukte am häufigsten eingesetzt werden und die höchsten Kosten verursachen. Die Bemühungen wurden jedoch durch die schlechte Qualität der Softwaredaten behindert.
"Wir waren nicht in der Lage, diese Feststellung zu treffen", erklärte Carol Harris, Direktorin für Informationstechnologie und Beschaffungsmanagement beim GAO. "Denn die Softwaredaten der Behörden sind inkonsistent und unvollständig."
Obwohl die US-Regierung jährlich 100 Milliarden Dollar für Softwarelizenzen ausgibt, ist sie mit erheblichen betrieblichen Ineffizienzen und finanziellen Verlusten konfrontiert, die auf die fragmentierte und unzuverlässige Qualität der Lizenznutzungsdaten zurückzuführen sind.
Gartner berichtet, dass Unternehmen aufgrund schlechter Datenqualität jährlich durchschnittlich 12,9 Millionen Dollar verlieren.
Besseres Lizenzmanagement = bessere Datenqualität
Das GAO betont die Notwendigkeit eines zentralisierten und effizienten Softwarelizenzmanagements, um Probleme mit der Datenqualität zu lösen. Open iT, ein GSA-zertifizierter Anbieter, bietet eine umfassende Reihe von Tools, die die Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Lizenzdaten in einem Unternehmen verbessern.
Open iT aggregiert Daten aus verschiedenen Quellen und nutzt gezielte Datensammler, um detaillierte Nutzungsmetriken von Servern, Workstations und Cloud-Umgebungen zu erfassen. Die nahtlose Integration mit Systemen wie Active Directory und SAP ermöglicht die Verbindung zwischen Geschäfts- und IT-Daten und erstellt umfassende Berichte über die Lizenznutzung nach Standort, Kostenstelle oder Projekt. Die REST-API der Plattform ermöglicht maßgeschneiderte Berichte, während die Lizenzverfolgung sowohl in lokalen als auch in Cloud-Umgebungen einen vollständigen und präzisen Überblick über die Softwarebestände gewährleistet.
- Zentralisierte Verwaltung von Softwarelizenzen: Durch die Zentralisierung der Softwarelizenzverwaltung führt Open iT verstreute Daten in einem einzigen Echtzeitsystem zusammen und bietet so einen umfassenden Überblick über Nutzung und Kosten sowohl auf Unternehmens- als auch auf Produktebene.
- Umfassende Bestandsverfolgung: Open iT kann Lizenzaktivitäten wie Installationen, Aktivierungen und Deaktivierungen nachverfolgen und so sicherstellen, dass Lizenzen korrekt bereitgestellt werden und verfügbar sind. Dies hilft Behörden dabei, ungenutzte oder nicht ausreichend genutzte Lizenzen zu identifizieren und so die Ressourcenzuweisung zu verbessern.
- Erweiterte Analyse der Lizenznutzung: Mit seinen leistungsstarken Analysetools bietet Open iT tiefgehende Einblicke in die Nutzungsmuster von Software und ermöglicht es Behörden, die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen zu überprüfen. Die Plattform hilft dabei, überflüssige Anwendungen zu identifizieren und zu entfernen, ungenutzte Lizenzen zu reduzieren und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufzudecken – all dies trägt zu einer effektiveren Budgetverwaltung bei.
- Kostenoptimierung und Risikominderung: Durch die Erfassung und Analyse des Ressourcenverbrauchs identifiziert Open iT proaktiv Über- und Unterauslastung sowie Möglichkeiten zur Optimierung von Softwarelizenzen und trägt so dazu bei, Risiken wie Strafen wegen Nichteinhaltung von Vorschriften und unnötige Verlängerungen zu minimieren.
- IT-Kostenverrechnung: Open iT unterstützt die IT-Kostenverrechnung, bei der Softwarekosten den Abteilungen entsprechend der tatsächlichen Nutzung zugeordnet werden. Dies erhöht die Verantwortlichkeit und sorgt für eine effizientere Lizenznutzung.
- Sicherstellung der Compliance: Open iT überwacht kontinuierlich die Nutzung im Vergleich zu den erworbenen Lizenzen und erstellt Compliance-Berichte, um Behörden dabei zu unterstützen, kostspielige Strafen von Anbietern zu vermeiden und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
- Integration mit Business-Intelligence-Tools: Open iT lässt sich nahtlos in Business-Intelligence-Plattformen wie Power BI und Tableau integrieren, sodass Bundesbehörden Daten zum Lizenzmanagement mit umfassenderen Einblicken in die Organisationsstruktur kombinieren können. Dies trägt zur Erstellung aussagekräftiger Berichte bei, die die Entscheidungsfindung hinsichtlich der Optimierung von Softwarelizenzen, der Beschaffung und von Kostensenkungsmaßnahmen unterstützen.
Finanzielle Risiken einer schlechten Qualität der Softwarelizenzdaten
Eine vom GAO untersuchte Behörde verfügte über mehr als 140 verschiedene Softwareprodukte, hatte aber keinen Überblick darüber, welche davon am häufigsten verwendet wurden oder die höchsten Kosten verursachten. Dieses Problem ist kein Einzelfall, sondern auch in anderen Bundesämtern weit verbreitet.
Harris wies auf die erheblichen finanziellen Risiken hin, die sich aus ungenauen Softwarelizenzdaten ergeben, insbesondere bei Audits von Anbietern. Diskrepanzen zwischen gekauften und eingesetzten Lizenzen führen oft zu erheblichen " True-up-Gebühren", d. h. zu Strafen für die Überschreitung von Berechtigungen. Diese Gebühren können empfindlich sein, vor allem, wenn die Behörden unwissentlich mehr Lizenzen nutzen als beschafft wurden, was zu unerwarteten Kosten führt.
Beseitigen Sie die Fallstricke einer schlechten Software-Datenqualität
Laut Gartner verlieren Unternehmen jährlich durchschnittlich 12,9 Millionen Dollar durch schlechte Datenqualität. Für Bundesbehörden, bei denen Softwarelizenzen einen erheblichen Teil der IT-Kosten ausmachen, können fragmentierte und unzuverlässige Lizenzdaten zu überhöhten Kosten und geringerer betrieblicher Effizienz führen.
Durch die Implementierung von GSA-geprüften, fortschrittlichen Lizenzmanagementlösungen können Behörden eine genaue Verfolgung der Nutzung sicherstellen, die Einhaltung von Vorschriften durchsetzen und ihre Softwarebestände optimieren.
Kontaktieren Sie Open iT um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen die Qualität der Softwaredaten verbessern, finanzielle Risiken mindern und die Kosteneffizienz steigern kann.
