Vorteile der Software-Nutzungsüberwachung

[0:02] Mae: Guten Tag allerseits und herzlich willkommen zur heutigen Veranstaltung im Rahmen des IT-Asset-Management-Aufklärungsmonats. Unser heutiger Sponsor ist Open iT, Incorporated. Vertreten wird Open iT durch Jim Muckle, einen ihrer Kundenbetreuer. Wie bei allen Präsentationen im Rahmen des ITAM-Awareness-Monats nehmen Sie automatisch an der Verlosung von fünf Eintrittskarten für die Jahreskonferenz und Messe 2012 teil, wenn Sie täglich mindestens eine Veranstaltung verfolgen. Die Verlosung findet in der ersten Januarwoche statt, und die Gewinner werden über die „ITAM Weekly News“ bekannt gegeben. Um nun mit dem Programm fortzufahren, übergebe ich das Wort an Jim.

[0:44] Jim: Hallo zusammen, hier ist Jim Muckle von Open iT. Ich freue mich sehr, dass ihr heute dabei seid, und hoffe, dass wir etwas für euch haben, das euch weiterhilft. Ich habe fast mein gesamtes Berufsleben in der Softwarebranche verbracht, sowohl bei großen Unternehmen wie SAP als auch bei deutlich kleineren Firmen. Es hat mich schon immer fasziniert, dass nicht alles, was in der Softwarewelt verkauft wird, auch tatsächlich genutzt wird. Daher engagiere ich mich hier bei Open iT mit besonderem Interesse für dieses Thema, und wir werden uns heute zunächst einige einfache Folien dazu ansehen.

[1:33] Eine der einfacheren Arten, dies auszudrücken, ist mathematisch gesehen: Wir sagen, 10 + 5 + 8 ergibt 23, richtig? Nun, manchmal ja und manchmal nein, denn manchmal haben wir festgestellt, dass 10 + 5 + 8 30 ergibt, manchmal haben wir festgestellt, dass es 18 oder 23 oder sogar 15 ergibt, und genauist genau das, worüber wir heute sprechen wollen. Was Sie jetzt auf der Folie vor sich sehen, ist lediglich eine Abbildung von drei Lizenzservern. Und um sicherzugehen, dass mir alle folgen können, möchte ich erwähnen, dass wir in der Welt der sehr teuren High-End-Software oft feststellen, dass diese Software gleichzeitig genutzt wird und dass die Software selbst von Berechtigungsmanagern lizenziert wird, die auf Lizenzservern laufen – manchmal werden diese auch als Lizenzmanager bezeichnet – und genaugenau das zeigen wir Ihnen hier auf dem Bild: Wir haben drei Lizenzserver – Lizenzserver A, Lizenzserver B und Lizenzserver C. In den Unternehmen, die wir kennengelernt haben, befinden sich diese Server manchmal alle an einem Standort, manchmal sind sie auf verschiedene Städte im ganzen Land oder weltweit verteilt, aber alle sind mit einer bestimmten Anzahl von gleichzeitigen Lizenzen ausgestattet, die den Mitarbeitern die Nutzung der Software ermöglichen. In diesem Fall haben wirhaben versucht, es so darzustellen, dass es ganz, ganz einfach ist. Was wir hier sehen, ist, dass dieses Unternehmen drei lizenzierte Server hat, von denen jeder mit 10 gleichzeitigen Lizenzen ausgestattet ist. Dieses Unternehmen hat also insgesamt 30 gleichzeitige Lizenzen erworben, und dies ist bei weitem die einfachste Darstellung, die wir haben: 10 + 10 + 10 ergibt 30.

[3:49] Wenn wir jedoch etwas genauer hinschauen, werden wir feststellen: Wenn wir die Anzahl der Lizenzen betrachten, die tatsächlich auf diesen Servern ausgeliehen sind, stellen wir möglicherweise fest, dass, obwohl jeder dieser Server über 10 Lizenzen verfügt, nicht unbedingt alle 10 in diesem speziellen Fall ausgeliehen sind. Wir sehen, dass auf Lizenzserver A zwar 10 Lizenzen vorhanden sind und alle 10 Lizenzen im Laufe des Arbeitstages irgendwann ausgeliehen sind, auf Lizenzserver B jedoch immer nur fünf Lizenzen ausgeliehen sind und auf dem Lizenzserver C sind während des Arbeitstages maximal acht Lizenzen ausgeliehen. Wenn wir diese Zahlen also addieren, sehen wir: Obwohl dieses Unternehmen 30 gleichzeitige Lizenzen gekauft hat – vermutlich zu einem recht hohen Preis –, sieht die Realität so aus, dass bei genauerer Betrachtung jedes einzelnen Servers festzustellen ist, dass insgesamt nur 23 Lizenzen genutzt werden, wenn man die Nutzung aller drei Server zusammenfasst. Daher hätte das Unternehmen eigentlich nie 30 Lizenzen kaufen müssen, sondern lediglich 23.

[5:09] Es wird jedoch noch etwas interessanter, denn wenn wir etwas genauer hinschauen, können wir tatsächlich feststellen, dass die gleichzeitige Nutzung dieser Lizenzen unterschiedlich ist. Wenn wir nun also etwas genauer hinschauen, erkennen wir noch interessantere Informationen: Auf Lizenzserver A, von dem wir wissen, dass er mit 10 gleichzeitigen Lizenzen ausgestattet war und auf dem während des Arbeitstages 10 Lizenzen in Gebrauch waren, sehen wir nun, dass tatsächlich immer nur sieben Lizenzen gleichzeitig in Gebrauch sind und auf Lizenzserver B sehen wir, dass fünf Lizenzen gleichzeitig ausgeliehen sind, und auf Lizenzserver C sehen wir, dass sechs Lizenzen gleichzeitig ausgeliehen sind. Wir stellen also fest: Betrachtet man die globale gleichzeitige Nutzung, d. h. alle Server zusammen, und sieht, wie viele dieser Lizenzen gleichzeitig mit anderen Lizenzen genutzt werden, so stellt sich heraus, dass wir tatsächlich nur 18 gleichzeitige Lizenzen, verteilt auf unsere drei lizenzierten Server, benötigt hätten, um den Nutzungsbedarf des Unternehmens angemessen abzudecken.

[6:47] Und es gibt noch eine letzte Möglichkeit, die tatsächliche Nutzung der Lizenzen zu überprüfen und zu ermitteln: Dabei achten wir nicht mehr nur darauf, welche Lizenzen auf dem Lizenzserver ausgeliehen sind, sondern werfen einen Blick auf den tatsächlichen Desktop des Mitarbeiters und prüfen, ob die Lizenz, die ertatsächlich ausgecheckt hat, auch wirklich genutzt wird. Es kommt nicht selten vor, dass Mitarbeiter eine Lizenz vielleicht morgens beim Hochfahren ihres Computers auschecken, die Software, für die sie die Lizenz ausgecheckt haben, aber nie wirklich nutzen. In diesem Fall haben wirhaben es auf allen drei Lizenzservern sehr einfach gestaltet: Wir stellen fest, dass nie mehr als fünf dieser teuren Lizenzen gleichzeitig von den Mitarbeitern, die auf diesen Server zugreifen, tatsächlich genutzt werden. Das bedeutet letztendlich, dass dieses Unternehmen zwar zu Beginn dieses Prozesses 30 gleichzeitige Lizenzen erworben hat, in der Annahme, dass es auf jedem seiner drei Server 10 Lizenzen benötigen würde, sich aber bei Betrachtung der tatsächlichen Nutzung herausstellt, dass das Unternehmen lediglich 15 gleichzeitige Lizenzen erwerben musste, um seine Mitarbeiter ordnungsgemäß mit der Software auszustatten, die sie nutzen sollten.

[8:19] Nun stellt sich die Frage, wie Sie diese Dinge herausfinden können, und hier kommt die Software-Erfassung ins Spiel. Wir zeigen Ihnen einen sehr einfachen Bericht – einen ziemlich standardmäßigen Bericht – und werden Ihnen nun erläutern, was diese drei Punkte jeweils bedeuten. Oben verläuft eine Linie, und ich möchte kurz darauf hinweisen, dass dieser Bericht, was die Zahlen angeht, nicht mit demBeispiel, das wir gerade besprochen haben. Auf der linken Seite sehen wir die Anzahl der Benutzer – also von null bis 350. In diesem speziellen Fall sehen wir, dass dieses Unternehmen offenbar etwa 290 Lizenzen für ein bestimmtes Softwarepaket erworben hat. Die blaue Linie darunter zeigt die Ausleihnutzung über einen bestimmten Zeitraum. Das verdeutlicht dem Unternehmen, wie viele Lizenzen in diesem Zeitraum tatsächlich vom Lizenzserver ausgeliehen wurden, und Siesehen, dass es eine erhebliche Diskrepanz zwischen der Anzahl der Lizenzen, die dieses Unternehmen erworben hat, und der Anzahl der Lizenzen gibt, die im Laufe der Zeit tatsächlich von den Mitarbeitern ausgecheckt werden. Und schließlich, wenn wir unseren Blick weiter nach unten auf den Desktop richten,können wir die Anzahl der Lizenzen ermitteln, die tatsächlich auf den Desktops genutzt werden, und auch hier sehen wir wieder einen deutlichen Unterschied. Genau das kann die Nutzungserfassung für Sie und Ihr Unternehmen leisten, und deshalb ist die Nutzungserfassung in letzter Zeit so in den Vordergrund gerückt: Wenn Menschen versuchen, die tatsächlichen Nutzungszahlen zu erfassen, um die geschäftlichen Entscheidungen zu untermauern, die sie treffen müssen – genau das leistet Open iT, und wirmöchten damit zum Abschluss kommen: Das ist es, was unser Unternehmen interessiert. Open iT beschäftigt sich bereits seit den frühen 1990er Jahren damit – es ist etwas, das dem Unternehmen am Herzen liegt, und etwas, das wir besonders gut für interessierte Unternehmen umsetzen können. Und wenn Sie denken, dass Sie an weiteren Informationen interessiert sind oder jemand in Ihrem Unternehmen mehr darüber erfahren möchte, wie die Nutzungserfassung dazu beitragen kann, die geschäftlichen Entscheidungen zu unterstützen, an denen Sie, würden wir uns natürlich sehr über ein Gespräch mit Ihnen freuen. Wir haben auf diesem letzten Bildschirm noch einmal einige Kontaktinformationen bereitgestellt. Mein Name ist Jim Muckle von Open iT. Ich habe unsere Zeit hier sehr genossen und freue mich auf jeden Fall über Ihre Anrufe für weitere Rückfragen, falls Sie interessiert sind. Vielen Dank und einen schönen Tag noch.

[11:17] Mae: Nochmals vielen Dank, Jim, und vielen Dank an alle unsere Zuhörer. Bitte denken Sie daran, dass die heutige Präsentation von Open iT gesponsert wurde. Wie Jim bereits erwähnt hat: Wenn Sie Fragen haben, finden Sie die Kontaktdaten auf dieser Folie. Damit ist die heutige Präsentation beendet.