Warum die klügsten Produktteams nie mit leeren Händen zu einer Budgetsitzung gehen

[0:01] Nix: Guten Morgen, guten Nachmittag oder guten Abend, wo auch immer Sie gerade zuschauen. Herzlich willkommen. Sie sind hier genau richtig für das heutige Webinar: „Warum die cleversten Produktteams niemals mit leeren Händen zu einer Budgetbesprechung gehen“. Ich bin Nix, Ihr Moderator, und heute werden wir untersuchen, wie Produktteams besser mit den Finanz- und Technikabteilungen zusammenarbeiten können, indem sie das mitbringen, was jede Budgetbesprechung braucht: datengestützte Klarheit. Sie erfahren, wie Sie Silos überwinden, versteckte Softwarekosten aufdecken und jeden Budgetposten souverän begründen können – ganz gleich, ob Sie verhandeln, Ausgaben verteidigen oder um mehr Ressourcen bitten. Wie immer können Sie Ihre Fragen während der Sitzung gerne im Q&A-Fenster hinterlassen. Wir werden so viele wie möglich live beantworten und uns nach dem Webinar per E-Mail oder LinkedIn bei Ihnen melden, falls wir nicht auf alle Fragen eingehen können. Und nun lernen wir unsere Referenten für heute kennen.

[0:52] David von Open iT, Inc. bringt 25 Jahre Führungserfahrung in der Öl- und Gasbranche bei ConocoPhillips und BP mit und verbindet fundierte Branchenkenntnisse mit Fachwissen im Bereich digitaler Produkte und strategischen Anlagenmanagements aus dem Enterprise Value Consulting Network. Mark ist zertifizierter Experte für Finanzwesen, Technologie-Business-Management und IT Infrastructure Library. Er hilft dabei, eine Brücke zwischen IT, Finanzen und Unternehmensführung zu schlagen, wodurch Technologieinvestitionen transparenter, strategischer und im Vorstand leichter zu verteidigen sind. Begrüßen wir David und Mark zu dieser Sitzung.

[1:29] David: Ich freue mich sehr, dass ich ein bisschen mit Mark zusammenarbeiten, mich ein wenig mit ihm austauschen kann und nicht ganz auf mich allein gestellt bin. Also ja. Also, Mark, du warst gestern bei einer FinOps-Veranstaltung, stimmt’s? Und wie war es? Hat es dir Spaß gemacht?

[1:46] Mark: Ja, es war eine fantastische Veranstaltung in Amsterdam. Das bedeutete zwar einen frühen Hinflug und einen späten Rückflug. Aber für euch alle – oder besonders für dich, David – sollten wir uns das nächste Mal dort treffen. Es gibt dort eine wirklich nette Community von Leuten aus den Bereichen Tech-Finance oder FinTech. Und falls ihr euch jemals fragt, ob es andere gleichgesinnte Experten gibt, die sich über Technik, Software, Lizenzen und Kosten austauschen wollen, kann ich euch einen Besuch dort wirklich empfehlen. Es ist ein wirklich tolles Angebot. Und ja, schaut euch auch mal die Website an. Es ist die FinOps-Website. Da gibt es wirklich gute Inhalte, besonders zum Thema Lizenzmanagement.

[2:32] David: Das werde ich, gut. Das werde ich machen, und ich weiß, dass Open iT auch mit FinOps zusammenarbeitet und Amsterdam für mich von Aberdeen in Schottland aus leicht zu erreichen ist. Das sollte ich also auf jeden Fall einplanen. Okay, dann fangen wir mal an.

[2:50] Das ist also unsere Tagesordnung: Zunächst eine kurze Einführung, und dann werden wir – oder genauer gesagt, Mark wird sich besonders darauf konzentrieren – über einige der Fallstricke von organisatorischen Silos sprechen. Das sind jene Barrieren innerhalb einer Organisation, die Sie daran hindern, gute, fundierte Entscheidungen zu treffen. Was sind das für Barrieren und wie lassen sie sich vermeiden? Wie Sie Kosten und Wert verstehen. Also Kosten und Wert – wie auch immer Sie Wert definieren möchten, denn Organisationen definieren Wert auf unterschiedliche Weise. Ihr ROI wird unterschiedlich gemessen. Je nach Organisation geht es vielleicht mehr um die Produktion? Oder eher um den Vertrieb? Oder einfach um mehr Umsatz? Oder um mehr potenzielle Kunden? Das ist eine schwierige Sache, und man muss dies mit den Kosten in Einklang bringen. Sprechen wir ein wenig darüber, wie Open iT diese guten Entscheidungen untermauern und Ihnen die dafür notwendigen Daten liefern kann, und anschließend werden wir eine kurze Frage-und-Antwort-Runde sowie eine Zusammenfassung haben. Damit übergebe ich das Wort an Sie, Mark, damit Sie das Problem umreißen und uns eine Einführung geben können.

[3:51] Mark: Danke dafür. Ja. Nur um das klarzustellen: Wenn ich spreche, spreche ich hauptsächlich mit dem Leiter des Bereichs Finanz-, Rechnungswesen- und Controlling – das ist also mein Hintergrund –, und genau darüber möchte ich heute ein wenig mit David diskutieren: wie wir das gemeinsam auf die Beine stellen können. Was wir in unseren Projekten häufig beobachten, sind diese drei Rollenbilder, die Sie hier links sehen. Also die Finanzabteilung, die Finanzmitarbeiter, das operative Geschäft – manchmal auch als „Operations“ bezeichnet – und die IT-Abteilung mit einem CIO. Und während all diese Bereiche natürlich ihre eigenen Prioritäten und Ziele haben – wenn wir also über Finanzen sprechen, über die Einhaltung des Budgets und die Vorhersagbarkeit von Kosten, sucht das operative Geschäft nach coolen neuen Technologien, die den Umsatz steigern oder die Effizienz in der Produktion oder in anderen Bereichen verbessern. Technologie steht bei vielen unserer Kunden im Mittelpunkt, nicht wahr? Sie ist der Kern des Geschäfts. Digitale Lösungen ermöglichen es dem Unternehmen, besser zu funktionieren. Und womit wir konfrontiert sind – und das ist gewissermaßen die Problemstellung –, ist oft, dass diese drei Bereiche oder Abteilungen in Silos arbeiten. Das heißt, jeder optimiert für sich allein, und das führt zu Spannungen, die sich auf unterschiedliche Weise äußern können. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass der Finanzvorstand (CFO) extrem frustriert ist und sagt: „Ich verstehe nichts von Technik – warum halten sie sich nicht an das Budget? So kompliziert kann das doch nicht sein.“ Und die Geschäftsseite könnte argumentieren: „Die Technologie trägt nicht zu meinen Geschäftszielen bei. Sie erfüllt die Qualitätsanforderungen nicht. Ich muss mich ständig über SLAs oder die neuesten Funktionen beschweren, die ich nicht bekomme.“ Und dann mischt sich der CFO ein: „Ja, du bekommst sie nicht, weil sie zu teuer sind, oder?“

[6:09] Und diese manchmal verborgenen oder auch oft offen zutage tretenden Spannungen sehen wir in unseren ITFM-Projekten, also im IT-Finanzmanagement. Zu den Symptomen, die man dann beobachtet, gehören eine intransparente oder fehlende Produktkostentransparenz, das Fehlen von ITFM als unternehmensweiter Triebkraft sowie die Tatsache, dass Technik und Business insgesamt nicht darüber diskutieren können, was die Kosten für den technologischen Mehrwert sind – also: Was bekomme ich für meine Technologieausgaben? Das ist also ein wirklich häufiges Muster, das wir beobachten.

[6:50] Um etwas genauer darauf einzugehen, möchte ich kurz die Grafik erläutern, die wir hier sehen. Auf der X-Achse ist der Kooperationsstil dargestellt: Entweder befindet man sich – ich würde es nicht als „feindliches Umfeld“ bezeichnen, aber zumindest findet keine Zusammenarbeit statt – oder man arbeitet zusammen (unten rechts). Auf der Y-Achse sehen wir die Ausrichtung: Ist man eher funktionsorientiert oder in Silos organisiert, oder ist man ergebnisorientiert? Und was wir hier sehen – und genau hier entsteht die Spannung – ist der Bereich unten links, während unser Ziel der Bereich oben rechts ist. Das ist es also, was das Aufbrechen dieser Silos wirklich bedeutet: diese drei Gruppen an einen Tisch zu bringen und über dasselbe Thema in derselben Sprache zu sprechen, allerdings natürlich aus drei unterschiedlichen Blickwinkeln – und genau darum geht es hier eigentlich.

[7:56] David: Könntest du bitte zum nächsten Punkt übergehen? Ja, da stimme ich dir voll und ganz zu, Mark, und eine der Gefahren einer solchen in Silos gegliederten Organisation ist natürlich die Schatten- oder Grau-IT, die alle Kontrollen umgeht. Du weißt ja, dass jemand Software aus dem Projekt- oder Investitionsbudget kauft, weil er das Gefühl hat, nicht ausreichend bedient zu werden – denn, wie du sagst, der Dialog fehlt, der Mehrwert wird nicht deutlich gemacht. Und diese Schatten-IT ist natürlich einerseits schlecht, treibt aber oft die Innovation voran, die das Unternehmen für notwendig hält. Der Schlüssel dazu sind jedoch wirklich gute Daten und Transparenz. Das Wort ist wieder bei dir.

[8:41] Mark: Da stimme ich zu. Ich habe da vielleicht eine – nun ja, rückblickend ist es eigentlich nur eine Anekdote, oder? Ich habe also für eines der Unternehmen gearbeitet, und in diesen Zeiten von SaaS und „Pay-as-you-go“-Softwareausgaben haben wir bei einem unserer Projekte festgestellt, dass einige erhebliche Softwareausgaben über Kreditkarten abgewickelt wurden. Das heißt, jemand hat im Grunde genommen die gesamte Finanzkontrolle umgangen, und das ist wirklich ein Symptom dafür, dass etwas nicht richtig funktioniert. Die Innovationsrate und die Liefergeschwindigkeit entsprechen nicht den Erwartungen, und man umgeht die Finanzabteilung – aber ja, dieser Fall löste eine gute Diskussion im Unternehmen aus, wie man eine ordnungsgemäße Governance umsetzen und gleichzeitig schnelle Software an den Kunden liefern kann.

[9:44] Okay. Um vielleicht noch einmal auf die Vorteile unseres Feldes oben rechts zurückzukommen – richtig, wenn wir uns damit befassen oder überlegen, warum wir das tun sollten –, geht es in erster Linie darum, alle unter einem Dach zu vereinen, damit alle dieselbe Sprache sprechen. Wenn jemand beispielsweise von „Software“ spricht, kann das für den Finanzbereich etwas ganz anderes bedeuten. Die Finanzabteilung denkt im schlimmsten Fall an eine Investition (Capex), die abgeschrieben werden muss; der Geschäftsbereich spricht oft von Funktionen oder Fähigkeiten – wie unterstützt das mein Geschäft? – und die Technikabteilung spricht dann oft über Technologie oder den Tech-Stack: Was brauche ich, um das zu betreiben? Brauche ich einen Server, eine On-Premise-Lösung oder die Cloud? Diese drei Perspektiven zusammenzuführen, ist wirklich hilfreich. Der Grund dafür ist, dass man von Schätzungen und unklaren Informationen zu faktenbasierten Entscheidungen gelangt, und diese Optimierung führt zu einer besseren Entscheidungsfindung. Das bedeutet also weniger finanzielles Risiko, bessere Vorhersehbarkeit, eine höhere Qualität der Prognosen und letztendlich, so glaube ich, insbesondere in diesen Zeiten, die Freisetzung von Budgetmitteln. Wenn man also Informationsungleichgewichte verringert, wenn man über dieselben Informationen, Datenpunkte und Erkenntnisse verfügt, trägt dies mittel- bis langfristig wirklich dazu bei, die Ausgaben zu optimieren.

[11:18] Genau, und man könnte sich fragen: Okay, das klingt doch gut, oder? Auf dem Papier mag es also einfach umsetzbar erscheinen, aber wie setzen wir das in die Tat um? Und eines unserer wichtigsten Mantras lautet: Man braucht ein Kernteam oder einen Kern in der Organisation – also Teams, die wirklich daran interessiert sind, diesen Wandel voranzutreiben. Nach unserer Erfahrung sowie laut Untersuchungen von Gartner und anderen sollten die Produktteams die treibende Kraft hinter diesem Wandel sein, der Katalysator. Sie können Produktteams, Serviceteams, Anwendungsteams oder Anwendungsportfolio-Teams heißen. Letztendlich sind dies die Teams, die direkt mit dem Geschäft in Kontakt stehen. Sie liefern also technische Dienstleistungen oder Technologien und schlagen eine Brücke zu diesen drei Bereichen, richtig? Und die Produktteams oder die Product Owner – sie sind es, die alle Fäden zusammenführen. Sie können eine Brücke zum Geschäft schlagen, verstehen, was die Anforderungen sind, und werden so zu einer Art Co-Piloten des Geschäfts: Sie verstehen die geschäftlichen Anforderungen und setzen diese in technische Anforderungen um. Andererseits sind sie – mit ein wenig Unterstützung, würde ich sagen – auch in der Lage, mit der Finanzabteilung zu verhandeln oder Gespräche zu führen und zu erklären: „Okay, das sind unsere Gesamtbetriebskosten (TCO) für diese Anwendung; wir haben mit dem Geschäft gesprochen, sie benötigen mehr oder weniger davon; das bedeutet, dass unsere Prognose bzw. unser Budget nach oben oder unten geht; wir haben gemeinsam diese Optimierungshebel identifiziert“, was dann die drei Bereiche wieder zusammenbringt.

[13:26] Und ich glaube, jetzt bist du an der Reihe, David, oder? Also: Wie treiben wir diese Art der Optimierung voran, wie sorgen wir dafür – ja, genau –, wie unterstützen wir sie?

[13:34] David: Ja, wie können wir helfen? Weißt du, ich habe großes Mitgefühl für die Leute, die sich in der Mitte dieses Dreiecks befinden – zum Teil, weil ich selbst schon oft in dieser Situation war. Aber oft sind das Menschen, die die gesamte Verantwortung tragen, aber nicht unbedingt die Befugnisse haben. Sie sind dafür verantwortlich, das Budget einzuhalten. Sie sind dafür verantwortlich, die richtige Dienstleistung für das Unternehmen aufrechtzuerhalten. Sie müssen sich an die Vorgaben ihrer Organisation halten, haben aber oft nicht die tatsächliche Entscheidungsbefugnis. Ihr Name steht nicht auf dem Budget, aber sie sind dafür verantwortlich, den Service zu erbringen. Deshalb muss man diesen Leuten die bestmöglichen Informationen zur Verfügung stellen. Im Idealfall verfügen sie auch über Fachwissen – was wirklich hilfreich ist, egal in welchem Bereich, in welcher Branche oder in welchem Sektor man tätig ist –, und dieses betriebswirtschaftliche Wissen ist natürlich ebenfalls ideal. Was wir also wirklich versuchen, ist, diese Menschen zu befähigen.

[14:36] Wenn man also betrachtet, wie Sie Ihre Produkte – als Oberbegriff für Anwendungen – optimieren, wie Ihr Arbeitsablauf aussieht und wie Open iT Ihnen dabei helfen kann, dann geht es im Grunde genommen darum: Sie erhalten Ihre Rechnung, Sie bekommen Ihr Angebot, Sie wissen, dass Sie bezahlen müssen – und was tun Sie nun? Sie müssen prüfen, über welche Lizenzen Sie verfügen und was Sie tatsächlich nutzen. Sie müssen wissen, wo es Einschränkungen gibt. Stoßen Sie an eine Grenze? Schränken Sie Ihr Geschäft ein, weil Sie zu wenige Lizenzen haben, oder verfügen Sie noch über Kapazitäten? Haben Sie zu viele Lizenzen? Sie haben eine Obergrenze, die Sie nicht benötigen, die Sie analysieren und durch die Sie möglicherweise Einsparungen erzielen können. Man muss herausfinden, wer – das „Wer“ ist so wichtig. Wer sind Ihre Top-Nutzer? Denn sie werden Ihnen an der Spitze dieses Dreiecks helfen, Ihre wichtigsten Geschäftspartner. Und das sind vielleicht nicht immer die Leute, die man vermutet. Es ist vielleicht nicht der Typ mit der schicken Berufsbezeichnung. Es könnte jemand sein, der das einfach zum Wohle des Unternehmens nutzt. Und man muss sie identifizieren, weil man sie mit ins Boot holen muss. Anschließend müssen Sie sich auf etwaige notwendige Änderungen einigen und den Prozess von dort aus weiterführen – und das ist tatsächlich ein zyklischer Prozess, der je nach Vertrag Jahr für Jahr fortgesetzt wird. Es ist immer wichtig, Fragen zu stellen: Wer nutzt das Tool, und sollte diese Person es überhaupt nutzen? Denn das von ihr verwendete Tool ist möglicherweise nicht geeignet, und auch hier werden Ihnen einige Ihrer Geschäfts- oder Fachbereichsleiter helfen. Gibt es eine Alternative, eine bessere Alternative, sowohl aus Sicht des geistigen Eigentums als auch aus Kostensicht? Und wer trifft dann die entsprechenden Entscheidungen? Ist es das beste Tool für die jeweilige Aufgabe? Haben Sie eine gute Beziehung zum Anbieter? Wie steht es um dessen Stabilität? Wie sieht die Zukunft unserer Partnerschaft aus? Auch das ist eine sehr wichtige Frage, die es zu betrachten und zu analysieren gilt, denn sie kann entscheidend dafür sein, wie Sie langfristig vorankommen. Investiert der Anbieter in das Produkt, das Sie kaufen, oder befindet er sich in einer Auslaufphase? Die Lizenzüberwachung, Ablehnungen und Kapazitäten in Ihrem Unternehmen sind ein Bereich, in dem Open iT sehr gut helfen kann, und genau darauf werde ich mich konzentrieren.

[16:37] Einfach ausgedrückt: Ihr Unternehmen verfügt über ein Lizenzprofil, das Sie erworben haben, und Open iT kann Ihnen dieses anzeigen. Dahinter verbirgt sich jedoch die tatsächliche Nutzung. Wissen Sie, was tatsächlich vor sich geht? Wo liegen die Leerlaufzeiten? Wo die Inaktivitätszeiten? Wo sind Sie überlizenziert? Wo gibt es Module innerhalb einer Untergruppe, die Sie gar nicht nutzen? Sie möchten also diese beiden Kurven miteinander abgleichen und aufzeigen, wo Ihre Lizenz- bzw. Berechtigungssituation genau mit Ihrer tatsächlichen Nutzungssituation übereinstimmt.

[17:16] Und Mark, ich glaube, das findest du immer wieder faszinierend.

[17:20] Mark: Ja. Da muss ich dich kurz unterbrechen. Also aus finanzieller Sicht – ich betrachte das noch einmal aus finanzieller Perspektive. Was wir bei SAP, ERP und Oracle sehen, ist nur die grüne Linie, richtig? Das ist es, worüber wir in den traditionellen Budgetbesprechungen hin und her diskutieren. Wie viele Lizenzen wurden erworben? Wie hoch sind die Kosten? Was wir aber nicht sehen, ist: Wie wird diese Kapazität genutzt? Wie hoch ist die ungenutzte Kapazität? Welche Muster gibt es? Steigt sie oder sinkt sie? Als ich das zum ersten Mal sah, war ich wirklich – und bin es immer noch – sehr begeistert davon. Aber wenn man das auf alle technischen Anwendungen übergreifend betrachtet, gelangt man von dieser reinen Kostenperspektive hin zu Kosten pro Wert, Kosten pro Einheit. Damit verlagert sich die Diskussion auf einen völlig anderen Punkt, oder? Man diskutiert nicht mehr über Posten in der Gewinn- und Verlustrechnung. Es ist in Ordnung: Das ist die Anwendung, die wir mit dieser Kapazität erwerben, und wir sehen, ob sie sehr gut genutzt wird oder nicht – und das ist für die Finanzabteilung wirklich ein Aha-Erlebnis, denn wir sind immer auf der Suche nach Ineffizienzen.

[18:55] David: Großartig. Danke, Mark. Und ich finde es toll, dass du dich mit Finanzen auskennst, denn ich bin kein Finanzfachmann, und es ist großartig, mit jemandem zusammenzuarbeiten, der diese Erfahrung mitbringt.

[19:05] Also ganz einfach: Was macht Open iT eigentlich, falls Sie es nicht wissen? Im Grunde überwacht es Lizenzserver. Es analysiert die Ein- und Auscheckvorgänge Ihrer Nutzung. Es weiß, wer die Software wie lange nutzt und zu welchem Zweck. Ziemlich grundlegende Dinge. Und Sie können sich das über einen langen Zeitraum hinweg ansehen. Sie können es auch in Echtzeit verfolgen. Wer ist gerade über diesen Lizenzserver angemeldet? Wie hat sich der Trend im Laufe der Zeit entwickelt? Das sind wirklich nützliche Informationen und bilden die Grundlage Ihrer Analyse. Darüber hinaus können Sie jedoch auch die Leerlaufzeiten betrachten. Open iT verfügt über einen Agenten, der Desktops und Cloud-Plattformen überwachen kann. Er ist weitgehend plattform- und lizenztechnologieunabhängig und kann Ihnen anzeigen, wer eine Anwendung geöffnet und sich abgemeldet hat, diese aber nicht tatsächlich nutzt. Das kann eine wirklich wertvolle Erkenntnis sein, um auch diese Kurve zu senken, denn zusätzlich zur Betrachtung der aktiven Nutzung können Sie tatsächlich Maßnahmen ergreifen und nach bestimmten Kriterien Lizenzen zurückgewinnen. Wenn Sie also viele Nutzer haben, die teure Lizenzen ausleihen, diese aber nicht nutzen, können Sie diesbezüglich Daten erheben und diese Anwendungslizenzen wieder in den Pool zurückführen, damit sie für andere verfügbar sind – wobei die Sitzungen offen bleiben. So schränken Sie die Funktionalität der Nutzer nicht ein. Es kann ja durchaus legitime Gründe geben, warum sie ihren Rechner inaktiv lassen, aber wenn sie wieder an die Arbeit gehen, ist alles für sie bereit, und sie können sich eine weitere Lizenz aus dem Pool zuweisen lassen. Das ist wirklich sehr effizient und gibt den Nutzern tatsächlich viel Freiheit, das zu tun, was sie tun müssen.

[20:50] Ja. Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass Open iT Ihnen die Antworten liefert, die Sie benötigen, um an den Diskussionen teilzunehmen, über die wir gesprochen haben. Wer nutzt die Lösung derzeit und wer hat sie in der Vergangenheit genutzt? Wie lange wird sie genutzt? Wer sind diese Nutzer? In welchen Bereichen sind sie tätig? Welche Funktion haben sie? Durch die Anbindung an Active Directory erhalten Sie viele dieser Informationen, z. B. wie die Nutzergruppe aussieht. Außerdem sind viele Anwendungen sehr modular aufgebaut und verfügen über eine Reihe von Funktionen, die Sie sich umfassend ansehen sollten, denn Ihre erfahrenen Nutzer können einige dieser hochkomplexen Funktionen durchaus sinnvoll nutzen, während viele andere sie gar nicht benötigen. Ich möchte hier das Beispiel der Adobe Creative Cloud anführen: Nicht jeder benötigt Premiere Pro, Audition oder After Effects – manche müssen lediglich ein PDF erstellen. Und wir haben entsprechende Beispiele in der Automobilbranche – etwa bei Autodesk – sowie in der Öl- und Gasindustrie, wo diese Anwendungen für unterschiedliche Funktionsstufen konzipiert sind.

[21:52] Um aufzuzeigen, wie man in Zeiten geringer Auslastung Lizenzen zurückgewinnen kann, um den Benutzern ein Höchstmaß an Flexibilität und Freiheit zu bieten.

[22:00] Mark: David, eine Anmerkung. Wenn du kurz zurückgehst, richtig, und ich greife noch einmal auf meine FinOps-Erfahrung zurück, richtig. All diese Art von Fragen sind Fragen, mit denen auch andere Lizenz- oder Softwarebesitzer zu kämpfen haben, richtig. Ich denke also, die Fragen sind dieselben. Egal, ob man Microsoft 365, PTC, ANSYS oder Autodesk nutzt – es geht immer um dasselbe: Wie kann ich Transparenz in Bezug auf Kosten, Kapazität und Nutzung schaffen? Wie kann ich die richtigen Personen informieren, optimieren und dies in einen kontinuierlichen Kreislauf einbinden, damit wir von der „Crawl, Walk, Run“-Phase vorankommen und besser werden? Und das ist wirklich eines dieser FinOps-Muster, die ich gestern gesehen habe, und vielleicht gilt für alle von Ihnen, die ebenfalls damit zu kämpfen haben: Sie sind nicht allein, oder? Es ist also ein sehr, sehr häufiges Schema, das sich immer wieder wiederholt. Je nach Software oder Lizenz gibt es unterschiedliche Perspektiven, aber das Kernproblem ist immer dasselbe. Das ist es, was ich aus der Sicht des IT-Finanzmanagements beobachte.

[23:22] David: Großartig, vielen Dank, vielen Dank, Mark. Ich werde heute nicht allzu sehr ins Detail gehen, was die Berichterstellung und die verschiedenen Konsolen von Open iT angeht. Wir bieten weitere Webinare an, und wir zeigen Ihnen gerne die für Ihr Unternehmen relevanten Details – lassen Sie es uns einfach wissen.

[23:43] Sie können sich jedoch Diagramme zur Gesamtnutzung und zur kumulativen Nutzung ansehen. Es gibt eine schöne Heatmap, mit der Sie erkennen können, wie sich die Anwendungsnutzung zu verschiedenen Tageszeiten über Ihre Zeitzonen hinweg verändert – das kann wirklich faszinierend sein, wenn es darum geht, Ihre Spitzenzeiten zu ermitteln. Man sollte natürlich sehr vorsichtig sein, wenn man seine gesamte Lizenzierungsstruktur auf Nutzungsspitzen ausrichtet – wir stellen oft fest, dass Unternehmen im Frühjahr und dann wieder im September besonders viel Arbeit haben, und dass die meisten Checkouts typischerweise an einem Mittwochnachmittag oder einem Donnerstagnachmittag stattfinden. Sie sollten also vorsichtig sein, Ihre gesamte Lizenzstruktur auf einen Spitzenwert im Mai und einen im September auszurichten – was durchaus vorkommen kann –, und eine solche Heatmap kann Ihnen wirklich dabei helfen, dies zu analysieren, entsprechend zu planen und diese Kurve wieder abzuflachen, damit Ihre Lizenzkontingente Ihrer tatsächlichen Nutzung entsprechen.

[24:41] Auch hier gibt es wieder viele Details. Das obere Diagramm zeigt Ihnen alle Instanzen, die eine Anwendung zu einem bestimmten Zeitpunkt ausführt. Es zeigt aber auch, wie viele davon aktiv sind, also aktiv genutzt werden, und wie viele angehalten sind. Sie sehen also: Wenn Anwendungen angehalten sind, laufen sie zwar weiterhin, aber die Lizenz ist wieder im Pool verfügbar – das bedeutet Effizienz. Sie wissen, dass Ihre Nutzer viel Freiheit haben und Sie sie mit einem kleineren Lizenzpool effizient bedienen, ohne dabei Abstriche bei der Funktionalität zu machen. Das ist wirklich sehr, sehr, sehr leistungsstark.

[25:18] Sie können das Gleiche auch teamübergreifend tun, also Analysen über technische Teams hinweg erstellen, und das kann bei diesen Budgetbesprechungen wirklich wertvoll sein, bei denen jemand zu Recht fragt: „Wer sind diese Leute eigentlich, was sind ihre Aufgabenbereiche, sollten sie das überhaupt tun?“ – und Sie können diese Informationen dann sofort parat haben. Diese spezielle Ansicht stammt übrigens aus Power BI. Sie können Open iT mit Power BI verknüpfen, um es mit jeder beliebigen Datenquelle innerhalb Ihres Unternehmens abzugleichen. Das ist sehr hilfreich, um zu zeigen, wer und auch wo – und der Aspekt „wo“ ist bei der Budgetierung und bei Zuweisungsmodellen in großen Unternehmen besonders wichtig. Sie wissen, dass es unterschiedliche Steuerregelungen und unterschiedliche Anforderungen gibt. Sie möchten also in der Lage sein, die unterschiedlichen Steuerregelungen in den USA, in Europa oder im Fernen Osten zu berücksichtigen und diese zu analysieren. Geschäftseinheiten möchten möglicherweise wissen, wofür sie bezahlen und wofür sie Mittel einplanen. Das ist sehr, sehr nützlich und sehr, sehr wertvoll, wenn diese schwierigen Fragen aufkommen – dass man die Daten sehr schnell aufschlüsseln und diese Antworten liefern kann.

[26:20] Um also auf unseren Workflow zur Produktoptimierung zurückzukommen: Der Schlüsselbereich, auf den wir uns konzentrieren wollen, ist dieser Bereich der Einigung, der Diskussionsbereich. Alles außerhalb davon ist – ich zögere fast, es als „transaktional“ zu bezeichnen –, aber nun ja, einerseits gibt es da die Abläufe rund um die Begleichung der Rechnungen. Dann gibt es die Abläufe bei der Auswertung der Daten – und diese Daten sind zwar alle sehr spannend, aber sie sind eigentlich nur insofern von Nutzen, als sie Antworten liefern können. Es geht um die Informationen, die man aus den Daten benötigt. Und wenn es um diese Einigung geht, sprechen wir eigentlich von dieser Partnerschaft in der Mitte der Pyramide.

[26:58] Und wenn man überlegt, wie man das umsetzen soll und wer daran beteiligt sein sollte – nun ja, Produktverantwortliche sind natürlich die Gruppe, auf die wir uns bisher konzentriert haben, also die Personen, die die Verantwortung tragen, aber nicht unbedingt die Entscheidungsbefugnis haben. Deshalb wollen wir diese Budgetverantwortlichen einbeziehen, die Service-Verantwortlichen. Wer unterstützt diese Anwendungen? Wir haben zwar über die reinen finanziellen Kosten für die Begleichung der Rechnungen gesprochen, aber wenn eine Anwendung einen hohen Supportaufwand verursacht, viel Datenladung erfordert, viele Probleme mit sich bringt und eine problematische Infrastruktur nutzt, muss man das ebenfalls in die Gleichung einbeziehen, denn das muss gegen den Wert abgewogen werden, den man dem Unternehmen – und natürlich den Geschäftsexperten – bietet. Nun, wen finden Sie, wie finden Sie diese Fachexperten? Ihre Top-Nutzer von Open iT sind, wie gesagt, ein perfekter Weg, diese Fachexperten zu finden. Die Leute werden Ihnen eine klare Meinung mitteilen. Sie werden Ihr Unternehmen voranbringen und Ihnen die Legitimität verschaffen, die Sie benötigen, um ein fundiertes Gespräch mit Ihrer Finanzabteilung und der Geschäftsleitung zu führen. Dazu gehört auch eine gute Bandbreite an Geschäftsbereichen. Ich habe bereits von einem weltweiten Ansatz gesprochen. Wenn Sie verschiedene Bereiche zusammenbringen können, um eine fundierte Entscheidungsfindung zu gewährleisten – denn wenn Sie diese Personen nicht in den Entscheidungsprozess einbeziehen, wird sich das später rächen und zu weiteren Problemen im Zusammenhang mit der Abschottung führen. Diese Abschottung kann organisatorischer Natur sein, aber auch regionaler Art.

[28:26] Und das habe ich ganz sicher in großen Organisationen erlebt, in denen die Unternehmenszentrale immer Recht hat. Man hat eben eine Zentrale, die die Wünsche und Bedürfnisse der dezentralen Geschäftsbereiche nicht angemessen berücksichtigt.

[28:39] Auch das Beschaffungswesen – wir haben das Thema Beschaffung bisher noch gar nicht angesprochen –, und eines der Dinge, die man Ihnen sagen wird, ist, dass sie möglicherweise für den Vertrag zuständig sind. Sie sollten also wissen, um welche Verträge es sich handelt. Sie sollten sich auf die „niedrig hängenden Früchte“ konzentrieren, bei denen Sie einen Mehrwert erzielen können. Das heißt, Sie sollten sich vor allem auf den Vertrag konzentrieren, der bald ausgehandelt wird und den höchsten Wert bietet – das ist natürlich das Ziel, das Sie anstreben und über das Sie am meisten nachdenken sollten. Wenn Sie einen Vertrag haben, der erst in 18 Monaten oder später fällig wird, sollten Sie ihn erst einmal zurückstellen, und die Beschaffungsabteilung kann Sie dabei am besten beraten. Gibt es in diesem Vertrag eine Klausel, die besagt, dass Sie eine Kündigungsfrist von 90 Tagen, 30 Tagen oder vielleicht sogar noch länger einhalten müssen? Es ist äußerst wichtig, dass jemand, der sich mit den Verträgen auskennt, an dieser Diskussion beteiligt ist.

[29:24] Und was werden sie für Sie tun? Sie werden Ihnen bei der so wichtigen Priorisierung helfen, damit Sie den größtmöglichen Nutzen erzielen. Sie werden Ihnen ein Maß an Entscheidungsbefugnis einräumen, das Sie im Rahmen dieser Pyramide nutzen können, um sich klar auszudrücken und selbstbewusst zu kommunizieren. Sie erhalten einen Nachverfolgungsnachweis der getroffenen Entscheidungen, und die Gründe für diese Entscheidungen werden sehr deutlich gemacht – damit Sie wirklich vorankommen.

[29:52] Also, das war’s dann wohl auch schon – ich glaube, wir kommen langsam zum Ende unseres heutigen Gesprächs. Ja, und Product Owner – heimliche Rockstars, Superhelden … Wir waren uns zwar nicht ganz sicher, wie wir das heutige Gespräch betiteln sollten, aber ich denke, wir wollen diese eher unbekannten Menschen in der Mitte der Pyramide stärken und ihnen mehr Einfluss verschaffen.

[30:16] Mark: Stimmt. Und was ich in der Praxis beobachtet habe, ist, dass man das auf diese Weise durchführt. Auf der vorherigen Folie hast du es als Projektgremium oder Lenkungsausschuss bezeichnet. Manchmal verwenden wir auch einen Begriff wie „vierteljährliche Geschäftsbesprechung“. Es ist genau diese Art von Rhythmus, bei dem man zusammenkommt – stell dir vor, du bist der Product Owner und bringst alle Erkenntnisse ein, um zu zeigen: „Wir haben unsere Arbeit erledigt.“ Wir haben die Kapazität optimiert. Wir wissen, wie sich die Nachfrage in Zukunft möglicherweise entwickeln wird, richtig? Dann gibt es keine Überraschungen, und diese mentale Hürde, vielleicht in eine dieser Budgetbesprechungen zu gehen – es ist ja nicht so, als würde man vor Gericht gehen, oder? Es geht vielmehr darum, diese drei Gruppen zusammenzubringen, und Sie als Product Owner können wirklich das gute, ergebnisorientierte Gespräch vorantreiben. Und ich denke, das ist auch auf persönlicher Ebene eine ziemlich positive, enthusiastische Art, die Arbeit zu erledigen – nur auf eine andere Art und Weise, nicht wahr? Der Finanzbereich ist Teil der Muster, die es zu optimieren gilt.

[31:39] David: Ja, ja, auf jeden Fall. Und weißt du, es spielt keine Rolle, welche Methodik du anwendest – und wir in unserer Branche experimentieren ja gerne mit verschiedenen Methoden, sei es Agile, Kanban oder was auch immer, mit ADO oder was auch immer –, diese Prinzipien lassen sich in jede davon integrieren, denn es sind Prinzipien der Kommunikation, der Befähigung und guter Information. Es ist quasi irrelevant, welche Methodik du anwendest oder welchen Rhythmus du hast. Und ich stimme zu: Es ist eine positive Botschaft – es geht nicht darum, Innovation zu unterdrücken oder einzuschränken. Es geht vielmehr darum: Das kannst du tun. Es ist immer gut, sich auf das zu konzentrieren, was man tun kann. Diese Informationen dienen dazu, die richtige Unterstützung zu bieten und die richtigen Informationen zu liefern, um die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen. Okay, ich weiß nicht, meine Kehle ist jetzt ein bisschen trocken vom vielen Reden, also geben wir vielleicht zurück an Nix im Studio, um zu fragen, ob wir noch Fragen haben.

[32:44] Nix: Vielen Dank, David und Mark, für die Einblicke. Das waren jede Menge praktische Ideen. Wir haben hier einige tolle Fragen. Lasst uns also gleich mit der Fragerunde beginnen.

[32:53] Also, als Erstes haben wir – ich glaube, diese Frage hätte eigentlich schon früher gestellt werden sollen – die Frage, ob wir uns näher damit befassen können, wie wir „Shadow Spend“ aufspüren können. Ich glaube, David, du hast dieses Thema vorhin schon kurz angesprochen, aber ja, wie wäre es, wenn wir uns nun eingehender mit „Shadow Spend“ beschäftigen?

[33:08] David: Wie siehst du das? Mark, du hast ja erwähnt, dass jemand Software mit seiner Kreditkarte bezahlt. Ich meine, was ich beobachtet habe – und das war in der Ölbranche –, ist, dass Leute für Projekte wie das Bohren eines Brunnens Kapital beschaffen und dann einfach einen Teil dieses Geldes nutzen, um einen Anbieter anzurufen und ein paar zusätzliche Lizenzen auf Kapitalbasis zu kaufen, ohne an Wartung und Support zu denken, ohne an den Support zu denken. Und tatsächlich lässt sich das unter anderem daran erkennen, dass es als zusätzliche Lizenz in Ihrem System auftaucht – Open iT weist Sie also tatsächlich darauf hin: „Oh, da tauchen plötzlich Lizenzen auf, und Sie sollten darauf achten.“ Das ist also eine der Möglichkeiten, und wie gesagt, ich möchte Shadow-IT nicht komplett verurteilen, denn man muss verstehen, dass die Mitarbeiter dies aus einem bestimmten Grund tun und dass Ihre derzeitige Organisation ihren Bedürfnissen nicht gerecht wird – und genau das müssen Sie angehen. Ja, das ist eine knifflige Angelegenheit. Es ist eine gute Frage. Ich denke, bei Shadow-IT geht es wahrscheinlich darum, solche Anomalien frühzeitig zu erkennen.

[34:33] Nix: Großartig. Vielen Dank. Danke dafür, David. Wir haben hier noch eine weitere Frage. Können Sie einen Ansatz nennen, wie man das umsetzen könnte?

[34:47] Meinst du so etwas wie, ja. Wie man vielleicht die richtigen Leute findet und wie man das Richtige bekommt, ja. Entschuldigung. Vielleicht hat es etwas damit zu tun, weil du vorhin FinOps erwähnt hast. Vielleicht hat es also etwas damit zu tun.

[35:05] Mark: Ja. Ich finde, das Schöne an FinOps ist, dass man klein anfangen kann, oder? Man muss nicht gleich die gesamten Softwarekosten über alle Anwendungen hinweg betrachten. Es ist eher so, dass man einen Kern aufbaut, quasi einen Prototyp, und daraus dann lernt, richtig? Man fängt also beispielsweise mit der MATLAB-Anwendung an, schaut sich die Kosten an, die in der Buchhaltung und auch in Open iT ausgewiesen sind, wirft einen Blick auf die Nutzung und die Nutzer, und dann stellt man die ersten gezielten Fragen und wendet sich an die Kollegen: „Okay, wir sehen hier eine Anomalie – was bedeutet das? Ist das in Ordnung? Kann das in Ordnung sein?“ aber dann befinden wir uns, sagen wir mal, bereits in diesem Zyklus aus „Informieren, Optimieren und Betreiben“. Und das ist wirklich das Schwungrad, das unter anderem hinter FinOps steht, aber ich denke, das ist wirklich der Kern. Man beginnt also mit den Daten, die man hat, und optimiert von dort aus weiter.

[36:13] Nix: Super. Vielen Dank. Danke, Mark. Kommen wir also zur nächsten Frage. Funktioniert das mit einer nutzungsabhängigen Abrechnung oder einer tokenbasierten Lizenzierung?

[36:24] David: Ausgezeichnet, eine ausgezeichnete Frage. Ja, ich meine, die Beispiele, über die wir bisher gesprochen haben, basieren größtenteils auf der traditionellen parallelen Lizenzierung, aber das funktioniert absolut auch bei der tokenbasierten Lizenzierung oder bei nutzungsabhängigen Abrechnungsmodellen. Und in vielerlei Hinsicht ist es sogar noch wertvoller, denn bei herkömmlichen Lizenzmodellen zahlt man sein Geld, erhält die Software und kann sein Budget in diesem Kalenderjahr eigentlich nicht überschreiten. Bei einer tokenbasierten oder nutzungsabhängigen Abrechnung kann es zwar effizient sein, aber auch unvorhersehbar. Man sollte also unbedingt von Anfang an den Überblick behalten, um zu sehen, wie hoch die Run Rate ist, wie sich die 1/1-, 2/10- und 3-Werte im Laufe des Jahres entwickeln. Außerdem sollte man die Nutzungsmuster aus einer bereits bestehenden Lizenzierungsmethode kennen. Man weiß also genau: Okay, unsere Nutzung im Januar spiegelt wahrscheinlich nicht das gesamte Jahr wider, da der Januar eher ein ruhiger Monat ist. Man muss sich dieser Muster also bewusst sein und im Laufe des Jahres entsprechende Pläne schmieden. In solchen Situationen würde man wahrscheinlich auch häufiger Besprechungen ansetzen. Die gute Nachricht ist jedoch, dass einem alle Daten auf genau dieselbe Weise zur Verfügung stehen und griffbereit sind – man muss sie dann nur nutzen, um die voraussichtliche Run Rate zu prognostizieren. Aber ja, diese Lizenzierung und die neueren Lizenzierungstechnologien sind definitiv etwas, worin Open iT sich bestens auskennt.

[37:53] Mark: Das kann ich auch aus finanzieller Sicht voll und ganz bestätigen, oder? Früher war es so, dass wir die Lizenzen quasi nach dem Prinzip „Bezahlen und vergessen“ erworben haben, und jetzt haben wir die Möglichkeit, wenn wir gemeinsam daran arbeiten, die Optimierung in kürzeren Abständen vorzunehmen, oder? Das führt also dazu, dass wir regelmäßig Informationen benötigen. Wie du bereits betont hast: täglich, wöchentlich, monatlich – um die Trends zu erkennen. Und das wird in dieser Welt der nutzungsabhängigen Abrechnung und Tokenisierung zu einer Standardaufgabe eines Product Owners.

[38:45] Nix: Vielen Dank für die gemeinsame Antwort. Und zum Schluss haben wir hier noch eine weitere Frage: Was empfehlen Sie, um die richtigen Personen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen?

[38:58] David: Lade sie zum Mittagessen ein. Ja. Das ist zwar eine Art Geheimkunst, aber es ist wirklich sehr, sehr wichtig. Und ich würde noch einmal darauf zurückkommen, Open iT zu nutzen, um die richtigen Ansprechpartner zu finden: zu schauen, wer die Software nutzt – wer vielleicht einige der eher unbekannten Module verwendet –, wer seit langem Nutzer ist, wessen Name im Vertrag steht, mit wem der Anbieter spricht und wer beim Kundenbetreuer dieses Unternehmens auf der Kurzwahltaste steht. Wer verursacht die meisten Supportanrufe? Das ist ein weiterer wirklich guter Ansatz. Man sollte also einen Blick in die IT-Asset-Management-Datenbank werfen, um zu sehen, wer die Anrufe auslöst. Das kann ein weiterer kleiner Trick sein, um die richtigen Ansprechpartner zusammenzubringen, denn oft werden sie – je nach ihrer Position – bei solchen Entscheidungen nicht unbedingt konsultiert, sollten es aber unbedingt sein. Ich denke, in den guten alten Zeiten, als noch alle im Büro waren, hätte man einfach die Etagen abgeklappert, um diese Personen zu identifizieren, aber heute sucht man nach subtileren Methoden: Nutzungsdaten, Ticket-Systeme, wer die Anrufe tätigt – solche nützlichen Informationen eben. Ja, es ist eine knifflige Angelegenheit, aber es lohnt sich auf jeden Fall, dem nachzugehen.

[40:32] Nix: Großartig. Damit sind wir am Ende unserer Fragerunde angelangt. Vielen Dank an Sie beide für Ihre fundierten Antworten. Bevor wir zum Abschluss kommen, noch eine kurze Erinnerung: Dieses Webinar wurde aufgezeichnet, und Sie erhalten in Kürze einen Link zur Aufzeichnung in Ihrem Posteingang; außerdem finden Sie diese auf unserer Seite „Webinare auf Abruf“ unter openit.com. Neben den Webinar-Aufzeichnungen finden Sie dort auch einen Link zu unserer Umfrage. Bitte senden Sie uns Ihr Feedback und teilen Sie uns mit, welche Themen Sie gerne von uns behandelt hätten. Scannen Sie einfach die QR-Codes auf Ihrem Bildschirm, um sowohl auf die Aufzeichnung als auch auf die Umfrage zuzugreifen. Wenn Sie bereit sind, bei Ihrer nächsten Budgetbesprechung mit Daten aufzutreten, die für sich selbst sprechen, vereinbaren Sie eine kostenlose 30-minütige Beratung mit einem unserer Berater für Unternehmenslösungen, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können. Wenn Sie bereits Kunde bei uns sind, können Sie sich gerne direkt an Ihren Kundenbetreuer wenden, um die nächsten Schritte zu besprechen oder weitere Informationen zu erhalten. Nutzen Sie dazu einfach die Kontaktdaten auf Ihrem Bildschirm. Und vergessen Sie nicht, uns bei Open iT in den sozialen Medien zu folgen, um weitere Einblicke und Neuigkeiten zu erhalten. Wenn Sie mit Mark in Kontakt treten oder mehr über das Enterprise Value Consulting Network erfahren möchten, finden Sie hier die entsprechenden Kontaktdaten. Das Netzwerk ist eine hervorragende Ressource für die Abstimmung von IT, Finanzen und Unternehmensstrategie. Noch einmal: Ich bin Nix. Vielen Dank, dass Sie sich heute Zeit für uns genommen haben. Wir sehen uns beim nächsten Webinar.