Porque é que as equipas de produtos mais inteligentes nunca vão a uma reunião de orçamento de mãos vazias

[0:01] Nix: Bom dia, boa tarde ou boa noite, seja de onde for que estejam a acompanhar-nos. Sejam bem-vindos. Estão no sítio certo para o webinar de hoje: «Por que é que as equipas de produto mais inteligentes nunca vão a uma reunião de orçamento de mãos vazias». Sou o Nix, o vosso anfitrião, e hoje vamos explorar como as equipas de produto podem colaborar melhor com as áreas financeira e tecnológica, trazendo aquilo de que toda a reunião de orçamento precisa: clareza baseada em dados. Vão aprender a quebrar barreiras entre departamentos, a descobrir custos ocultos de software e a justificar cada rubrica orçamental com confiança. Quer estejam a negociar, a defender despesas ou a procurar mais recursos. Como sempre, sintam-se à vontade para colocar as vossas perguntas no painel de perguntas e respostas durante a sessão. Responderemos ao vivo ao máximo possível e daremos seguimento após o webinar por e-mail ou LinkedIn, caso não consigamos responder a todas. Agora, vamos conhecer os nossos oradores de hoje.

[0:52] Da Open iT, Inc., David traz consigo 25 anos de experiência em cargos de liderança no setor do petróleo e gás, adquirida na ConocoPhillips e na BP, combinando um profundo conhecimento do setor com especialização em gestão de produtos digitais e de ativos estratégicos, adquirida na Enterprise Value Consulting Network. Mark é um especialista certificado em operações financeiras, gestão de negócios tecnológicos e na Biblioteca de Infraestruturas de TI (ITIL). Ele ajuda a estabelecer uma ponte entre as áreas de TI, finanças e governação, tornando os investimentos em tecnologia mais claros, mais estratégicos e mais fáceis de defender na sala de reuniões do conselho de administração. Vamos dar as boas-vindas ao David e ao Mark a esta sessão.

[1:29] David: Estou muito contente por ter esta pequena colaboração com o Mark, por podermos trocar algumas ideias e por não estar aqui sozinho. Pois é. Então, Mark, ontem estiveste num evento de FinOps, certo? E como foi? Gostaste?

[1:46] Mark: Sim, foi um evento fantástico, em Amesterdão. O que significa um voo de chegada cedo e um voo de partida tarde. Mas para todos vocês, ou especialmente para ti, David, da próxima vez devíamos encontrar-nos lá. Há uma comunidade muito simpática de profissionais da área da tecnologia financeira ou fintech. E se alguma vez te perguntares se existem outros especialistas com ideias semelhantes que queiram falar sobre tecnologia, software, licenças e custos, recomendo vivamente que lá vás. É um evento muito bem organizado. E sim, dá também uma vista de olhos no site deles. É o site da FinOps. Tem coisas muito boas lá, especialmente sobre gestão de licenças.

[2:32] David: Vou fazê-lo, ótimo. Vou fazê-lo, e sei que a Open iT também tem uma parceria com a FinOps e que Amesterdão fica bem perto de Aberdeen, na Escócia. Por isso, tenho mesmo de planear isso. Muito bem, vamos lá começar.

[2:50] Então, esta é a nossa agenda: uma breve introdução e, em seguida, vamos falar sobre — ou, mais especificamente, o Mark vai centrar-se em — algumas das armadilhas dos silos organizacionais. Essas barreiras dentro de uma organização que impedem que se tomem decisões boas e sólidas. Quais são elas e como podem ser evitadas? Como compreender o custo e o valor. Portanto, custo e valor — independentemente da forma como se queira definir o valor, porque as organizações definem o valor de maneiras diferentes. O seu ROI é medido de forma diferente. Em diferentes organizações, sabem, será mais produção? Será mais vendas? Será simplesmente mais receita? Será mais clientes potenciais? É uma questão complexa e é preciso conciliar isso com os vossos custos. Fale um pouco sobre como o Open iT pode apoiar essas boas decisões e fornecer os dados necessários para o ajudar, e depois teremos uma breve sessão de perguntas e respostas e uma conclusão. Com isto, passo a palavra ao Mark para que ele enquadre o problema e nos dê uma introdução.

[3:51] Mark: Obrigado por isso. Sim. Só para esclarecer: quando falo, dirijo-me principalmente ao responsável pela área de finanças, contabilidade e controlo, certo? Essa é a minha experiência e é sobre isso que quero debater um pouco hoje com o David: como podemos articular tudo isto. O que vemos frequentemente nos nossos projetos são estas três figuras que se vêem à esquerda. Portanto, a comunidade financeira, a equipa financeira, a área de negócios — ou, por vezes, chamada de operações — e a área de TI, com um CIO. E embora todos estes tenham, obviamente, a sua própria agenda e os seus próprios objetivos, quando falamos de finanças, de cumprimento do orçamento e previsibilidade dos custos, a área de negócios procura novas tecnologias interessantes que impulsionem as receitas ou aumentem a eficiência na produção, entre outras coisas. A tecnologia está no centro de muitos dos nossos clientes, certo? É o cerne do negócio. As soluções digitais estão a permitir que o negócio funcione melhor. E o que enfrentamos — e isso é, de certa forma, a definição do problema — é, muitas vezes, o facto de estas três comunidades ou departamentos operarem em silos. Assim, todos, sem exceção, estão a otimizar por conta própria, o que cria tensão, e essa tensão pode manifestar-se de diversas formas. Assim, pode significar que o diretor financeiro (CFO) fique extremamente frustrado, dizendo: «Não percebo de tecnologia, porque é que eles não cumprem o orçamento? Não pode ser assim tão complicado.» E a empresa pode argumentar que a tecnologia não está a contribuir para os seus objetivos de negócio. Não está a cumprir os requisitos de qualidade. Tenho sempre de me queixar dos SLAs ou das funcionalidades mais recentes que não compreendo. E então o CFO intervém: «Sim, não as compreendes porque são demasiado caras, certo?»

[6:09] E estas tensões, por vezes ocultas ou, muitas vezes, também evidentes, que observamos na nossa ITFM, ou seja, nos projetos de gestão financeira de TI. E alguns dos sintomas que se observam são a falta de transparência nos custos dos produtos, a ausência da ITFM como «músculo» corporativo e, de um modo geral, a incapacidade das áreas de tecnologia e de negócios de discutir o que constitui um custo em termos de valor tecnológico — ou seja, o que se ganha com os gastos em tecnologia. Este é, portanto, um padrão muito comum que observamos.

[6:50] E, para aprofundar um pouco mais este assunto, vou começar rapidamente por explicar o gráfico que estamos a ver. X representa o estilo de colaboração; ou seja, ou se está numa zona — não diria propriamente hostil —, mas pelo menos não está a colaborar, ou está a colaborar no canto inferior direito; e depois temos a orientação: se está mais focado na funcionalidade ou em silos, ou se está orientado para os resultados do negócio. E o que estamos a ver — e é aqui que surge a tensão — é o canto inferior esquerdo, enquanto o nosso objetivo é o canto superior direito. Portanto, é isto que significa realmente quebrar estes silos: reunir estas três comunidades à volta de uma mesa e falar a mesma língua sobre o mesmo tema, mas, obviamente, com três perspetivas diferentes, e é disso que se trata, na verdade.

[7:56] David: Se pudesses passar para o próximo. Sim, concordo plenamente, Mark, e um dos perigos dessa organização em silos é, claro, a TI paralela ou cinzenta, que contorna todos os controlos; sabes, alguém compra software com um orçamento de projeto ou de capital porque sente que não está a ser atendido, pois, como dizes, não há diálogo, o valor não está a ser articulado. E essa TI paralela, obviamente, por um lado é negativa, mas muitas vezes impulsiona a inovação de que a empresa sente que precisa; no entanto, dispor de dados de qualidade e de transparência é a chave para isso. A palavra é sua.

[8:41] Mark: Concordo. Talvez tenha uma… bem, olhando para trás, é uma anedota, certo? Então, eu estava a trabalhar para uma das empresas e, nestes tempos de SaaS e de gastos com software do tipo «pague à medida que utiliza», o que descobrimos num dos nossos projetos foi que havia algumas despesas significativas com software pagas com cartões de crédito. Ou seja, alguém contornou, de certa forma, toda a governança financeira, certo? E isto é realmente um sintoma de que algo não está a funcionar bem. A taxa de inovação e a velocidade de entrega não estão à altura das expectativas, e acaba-se por contornar o departamento financeiro, mas sim, este caso desencadeou uma boa discussão na organização sobre como implementar uma governação adequada, mas também entregar software rapidamente ao consumidor.

[9:44] Muito bem. Voltando, talvez, aos benefícios do nosso canto superior direito, certo? Quando nos dirigimos para lá, ou quando pensamos na razão pela qual devemos fazê-lo, o primeiro objetivo é reunir as pessoas sob um mesmo guarda-chuva, falando a mesma linguagem. Assim, quando alguém fala de software, isso pode ter significados diferentes para o departamento financeiro. Assim, pensam que, na pior das hipóteses, trata-se de um capex — um investimento que preciso de amortizar; a área de negócios fala frequentemente de funcionalidades ou capacidades, de como isso apoia o meu negócio; e a área de tecnologia fala, muitas vezes, de tecnologia ou da pilha tecnológica, certo? O que preciso para fazer isto funcionar? Preciso de um servidor, no local ou na nuvem? E reunir estas três perspetivas é realmente útil. O que impulsiona isto é a transição de estimativas aproximadas e informações vagas para decisões baseadas em factos, e esta otimização conduz a uma melhor tomada de decisões. Assim, há menos risco financeiro, maior previsibilidade, a qualidade das previsões aumenta e, em última análise, penso que — especialmente nestes tempos — isto liberta orçamento. Portanto, se reduzirmos os desequilíbrios de informação, se tivermos à nossa frente as mesmas informações, pontos de dados e insights, isso ajuda imenso a otimizar as despesas a médio ou longo prazo.

[11:18] Exato, e podem perguntar-se: «Está bem, isto parece bom, certo?» Então, no papel, pode parecer fácil de concretizar, mas como é que fazemos com que isto aconteça? E um dos nossos verdadeiros mantras é que é preciso ter uma equipa central ou um núcleo na organização, algumas equipas que estejam realmente interessadas em impulsionar esta mudança; e, com base na nossa experiência e também em estudos da Gartner e de outras entidades, as equipas de produto devem ser as responsáveis por impulsionar esta mudança, as catalisadoras. Podem ser designadas por equipas de produto, equipas de serviço, equipas de aplicações ou equipas de portfólio de aplicações. No fim de contas, são estas as equipas que estão em contacto direto com o negócio. Portanto, prestam serviços tecnológicos ou fornecem tecnologia e fazem a ponte entre estas três comunidades, certo? E as equipas de produto ou os proprietários de produto são quem une todos os fios. Conseguem estabelecer uma ligação com o negócio, compreendendo quais são os requisitos, e tornam-se uma espécie de copiloto do negócio, compreendendo os requisitos de negócio e traduzindo-os em requisitos tecnológicos. Por outro lado, também são capazes — com um pouco de ajuda, diria eu — de negociar ou dialogar com a comunidade financeira, dizendo: «Muito bem, este é o nosso custo total de propriedade (TCO) para esta aplicação; falámos com a empresa, que precisa de mais ou menos disso; isto significa que a nossa previsão e o nosso orçamento aumentam ou diminuem; identificámos em conjunto estas alavancas de otimização», o que, por sua vez, volta a unir as três comunidades.

[13:26] E acho que agora é a tua vez, David, certo? Então, como é que promovemos este tipo de otimização, como é que contribuímos, sim, exatamente, como é que a apoiamos.

[13:34] David: Sim, como é que podemos ajudar, sabes, e sinto uma enorme simpatia por essas pessoas que estão no meio deste triângulo, em parte porque eu próprio já passei por essa situação muitas vezes. Mas, muitas vezes, são pessoas que têm toda a responsabilidade, mas não necessariamente a autoridade. Sabes que são responsáveis por manter o orçamento dentro dos limites. São responsáveis por garantir o serviço adequado à empresa. Sabes que têm de se manter dentro das restrições da sua organização, mas muitas vezes não têm a autoridade efetiva. O nome deles não consta desse orçamento, mas são responsáveis por prestar o serviço. Por isso, é preciso dar a essas pessoas a melhor informação possível. Idealmente, sabes, se também tiverem conhecimento da área, o que ajuda imenso, seja qual for a área em que te encontras, seja qual for o setor ou a indústria em que atuas, esse conhecimento empresarial também é, obviamente, o ideal. Portanto, o que estamos realmente a tentar fazer é capacitar essas pessoas.

[14:36] Então, ao analisar como otimiza os seus produtos — num sentido geral, no que diz respeito a aplicações —, qual é o seu fluxo de trabalho e como o Open iT pode ajudar nesse processo, o que se passa, na verdade, é o seguinte: recebe a fatura, recebe o orçamento, sabe que tem de pagar e… o que vai fazer? Precisa de verificar quais são as suas licenças e o que está a utilizar. Precisa de saber quais são as restrições. Está a atingir um limite? Está a restringir o seu negócio por ter licenças insuficientes, ou ainda tem capacidade disponível? Tem licenças em excesso? Tem um limite máximo de que não precisa, que pode analisar e, potencialmente, gerar poupanças. Tem de descobrir quem são esses utilizadores — o «quem» é extremamente importante. Quem são os seus principais utilizadores? Porque são eles que o vão ajudar com o vértice superior desse triângulo, os seus principais intervenientes no negócio. E nem sempre serão as pessoas que imagina. Pode não ser o tipo com um cargo pomposo. Pode ser alguém que simplesmente está a utilizar isso em benefício da organização. E tem de os identificar porque precisa de os ter do seu lado. Depois, tem de chegar a acordo sobre quaisquer alterações que seja necessário fazer e, a partir daí, dar seguimento ao processo; e isso é, na verdade, um ciclo que, dependendo do seu contrato, se repete ano após ano. É sempre importante fazer perguntas, sabe, quem está a usá-la, se deveriam estar a usá-la, porque a ferramenta que estão a utilizar pode não ser adequada e, mais uma vez, é aí que alguns dos seus líderes empresariais ou de área de negócio o ajudarão. Existe uma alternativa, uma alternativa melhor, tanto do ponto de vista da propriedade intelectual como do ponto de vista dos custos? E, depois, quem vai tomar essas decisões? Será esta a melhor ferramenta para o trabalho? Tem uma boa relação com o fornecedor? Qual é a estabilidade deles? Qual é o futuro da nossa parceria? Mais uma vez, uma questão muito importante a considerar e a analisar, porque isso pode fazer a diferença na forma como vai progredir a longo prazo. O fornecedor está a investir no produto que está a adquirir ou está numa fase de colheita? A monitorização de licenças, recusas e capacidade na sua infraestrutura é, sem dúvida, uma área em que o Open iT pode ajudar e é nisso que me vou concentrar.

[16:37] Portanto, em termos simples, a vossa organização tem um perfil de licenciamento que adquiriram, e o Open iT pode mostrar-vos isso. No entanto, por trás disso está a utilização real. Sabe o que está realmente a acontecer? Onde está o tempo de inatividade? Onde está o tempo de inatividade? Onde é que tem licenças em excesso? Onde é que tem módulos dentro de um subconjunto que não está realmente a utilizar? Por isso, o que se pretende é alinhar essas duas curvas e mostrar onde é que a sua situação de licenças ou direitos corresponde adequadamente à sua situação real de utilização.

[17:16] E, Mark, acho que achas sempre isto fascinante.

[17:20] Mark: Sim. Tenho de te interromper ou fazer uma pausa aqui. Então, de uma perspetiva financeira, certo? Estou a analisar isto novamente de uma perspetiva financeira. O que vemos apenas num SAP, ERP ou Oracle é a linha verde, certo? É isto que discutimos repetidamente nas tradicionais reuniões de orçamento. Quais são as licenças adquiridas, certo? Qual é o custo? Mas o que não vemos é como é que esta capacidade é utilizada? Qual é a capacidade não utilizada? Quais são os padrões? Está a aumentar ou a diminuir? Então, quando vi isto pela primeira vez, fiquei realmente — e continuo muito entusiasmado com isto —, mas quando pensas nisto de forma abrangente, em todas as tuas aplicações de engenharia, passas desta visão puramente de custos para um custo por valor, custo por unidade. Portanto, está a deslocar a discussão para um ponto completamente diferente, certo? Já não se está a discutir rubricas do balanço de resultados. É simples: esta é a aplicação que adquirimos com esta capacidade e verificamos se está a ser bem utilizada ou não, e isto é realmente revelador para a comunidade financeira, porque estamos sempre à procura de ineficiências.

[18:55] David: Fantástico. Obrigado, Mark. E adoro o facto de compreenderes a vertente financeira, porque eu não sou especialista em finanças e é ótimo ter uma parceria com alguém que tem essa experiência.

[19:05] Então, de forma muito simples, o que é que o Open iT faz, caso não saibam? Num nível básico, ele monitoriza os servidores de licenças. Analisa os registos de entrada e saída do vosso uso. Sabe quem está a utilizar o software, durante quanto tempo e para que fim. Coisas bastante básicas. E podem analisar esses dados ao longo de um período de tempo prolongado. Também podem visualizá-los em tempo real. Quem está ligado neste momento a partir desse servidor de licenças? Qual tem sido a tendência ao longo do tempo? São informações realmente úteis e constituem a base da sua análise. No entanto, além disso, também pode analisar o tempo de inatividade. O Open iT tem um agente capaz de monitorizar computadores e plataformas na nuvem. É bastante independente da plataforma e da tecnologia de licenciamento, pelo que consegue mostrar quem tem uma aplicação aberta e está desconectado, mas não a está realmente a utilizar, e isso pode ser uma informação muito valiosa para o ajudar a reduzir essa curva também, porque, além de analisar essa utilização ativa, pode efetivamente tomar medidas e recuperar licenças de acordo com determinados critérios. Assim, se tiver muitos utilizadores que estão a requisitar licenças dispendiosas, mas não as estão a utilizar, pode obter dados sobre isso e devolver essas licenças de aplicações ao conjunto de licenças para que fiquem disponíveis para outros, mas as sessões permanecem abertas. Desta forma, não restringe a funcionalidade dos utilizadores. Sabes, eles podem ter uma razão totalmente legítima para deixarem o computador inativo, mas quando regressam ao trabalho, tudo está lá à sua disposição e podem obter outra licença do conjunto. Isso é realmente muito eficiente e, na verdade, dá aos utilizadores muita liberdade para fazerem o que precisam de fazer.

[20:50] Sim. Então, resumindo, o Open iT fornece-lhe as respostas de que precisa para, sabe, participar nessas discussões de que temos vindo a falar. Sabe, quem o está a utilizar agora e quem o utilizou no passado? Há quanto tempo o utilizam? Quem são? Onde se encontram? Qual é a função deles? A ligação ao Active Directory vai dar-lhe muitas dessas informações, qual é o perfil do grupo de utilizadores, e também muitas aplicações são altamente modulares, com um conjunto de funcionalidades que deve analisar na totalidade, porque os seus utilizadores experientes podem, de facto, utilizar parte dessa elevada complexidade, mas há muitos outros que não precisam disso. Quero dizer, vou usar a analogia da Adobe Creative Cloud: nem toda a gente precisa do Premiere Pro, do Audition ou do After Effects; basta-lhes criar um PDF. E temos equivalentes no setor automóvel, como o Autodesk, e na indústria do petróleo e gás, onde essas aplicações são concebidas tendo em conta diferentes níveis de funcionalidade.

[21:52] Para mostrar como funciona o período de inatividade, durante o qual é possível recuperar licenças, de modo a proporcionar a máxima flexibilidade e liberdade aos utilizadores.

[22:00] Mark: David, só um comentário. Se recuares um pouco, certo, e eu volto a falar da experiência com o FinOps, certo. Todo este tipo de questões são questões com as quais outros proprietários de licenças ou de software também se debatem, certo. Por isso, acho que as questões são as mesmas. Portanto, se tiveres o Microsoft 365, se tiveres o PTC, o ANSYS ou o Autodesk, a questão é sempre esta: como posso obter transparência em termos de custos, capacidade e utilização? Como posso informar as pessoas certas, otimizar e integrar isto num ciclo contínuo para que passemos das fases de «engatinhar», «andar» e «correr» e nos tornemos melhores? E este é, de facto, um desses padrões de FinOps que vi ontem e, talvez, para todos vocês que também estão a enfrentar dificuldades com isto, não estão sozinhos, certo? Portanto, é um esquema muito, muito comum que se repete vezes sem conta. Dependendo do software ou da licença, há perspetivas diferentes, mas o problema central é sempre o mesmo. É isto que vejo do ponto de vista da gestão financeira das TI.

[23:22] David: Excelente, obrigado, obrigado, Mark. Hoje não vou entrar em muitos pormenores sobre, como sabem, os relatórios e as diferentes consolas que o Open iT disponibiliza. Temos outros webinars e, por favor, teremos todo o prazer em mostrar-vos os pormenores relevantes para a vossa organização; basta que nos avisem.

[23:43] Mas pode ver gráficos do uso total e do uso acumulado. Pode ver um mapa de calor muito interessante para perceber em que alturas do dia o uso da aplicação varia ao longo dos seus fusos horários, o que pode ser realmente fascinante quando se trata de identificar os seus horários de pico. É óbvio que tem de ter muito cuidado para não basear toda a sua estrutura de licenciamento nos picos de utilização; verificamos frequentemente que as organizações costumam ter um volume de trabalho muito elevado na primavera e, novamente, em setembro, e que, normalmente, o maior número de transações ocorre numa quarta-feira à tarde ou numa quinta-feira à tarde. Por isso, tem de ter cuidado para não basear toda a sua estrutura de licenciamento num pico em maio e noutro em setembro — o que pode realmente acontecer — e este tipo de mapa de calor pode ajudá-lo a analisar essa situação, a planear-se para ela e, mais uma vez, a reduzir essa curva para que os seus direitos correspondam à sua utilização real.

[24:41] Mais uma vez, há aqui muitos detalhes. O gráfico superior mostra todas as sessões que uma aplicação está a executar num determinado momento. Mas também mostra quantas estão ativas, a ser utilizadas ativamente, e quantas estão suspensas. Assim, pode ver que, sempre que tem aplicações suspensas — que estão a ser executadas, mas cuja licença está de volta ao conjunto de licenças —, está a ser eficiente. Sabe que os seus utilizadores têm muita liberdade e que lhes está a prestar um serviço eficiente com um volume menor de licenças no conjunto, sem, no entanto, comprometer o nível de funcionalidade. É muito, muito, muito poderoso.

[25:18] Pode fazer o mesmo de forma transversal, obter análises entre equipas técnicas, e isto pode ser realmente valioso nessas reuniões de orçamento em que alguém pergunta, com toda a razão: «Bem, quem são estas pessoas, quais são as suas funções, deveriam estar a fazer isto?», e pode ter essa informação na hora. Esta visualização em particular é, na verdade, do Power BI. Pode ligar o Open iT ao Power BI para o associar a qualquer fonte de dados dentro da sua organização, o que é muito útil para mostrar quem e também onde — e a questão do «onde» é muito comum no orçamentação, com modelos de alocação numa grande organização. Sabe que existem diferentes regimes fiscais e diferentes exigências. Por isso, quer poder, por exemplo, analisar os diferentes regimes fiscais nos EUA, na Europa ou no Extremo Oriente. As unidades de negócio podem querer saber o que é que estão a pagar, o que é que estão a orçamentar. É extremamente útil e valioso quando surgem essas questões difíceis, pois permite analisar os dados de forma muito rápida e fornecer essas respostas.

[26:20] Voltando ao nosso fluxo de trabalho de otimização de produtos, a área-chave em que queremos concentrar-nos é essa área de consenso, a área de discussão. Tudo o que está fora disso é, de certa forma — hesito em dizer «transacional» —, mas, por um lado, temos a parte administrativa de pagar as contas. Temos a parte técnica de analisar os dados, e os dados são todos muito interessantes, mas só têm utilidade pelas respostas que conseguem fornecer. É a informação que precisamos a partir dos dados. E, na verdade, quando se trata desse consenso, estamos a falar dessa parceria no meio daquela pirâmide.

[26:58] E quando pensamos em como organizar isso e quem deve fazer parte do processo, sabem, os proprietários de produto são, naturalmente, o grupo em que nos temos concentrado: as pessoas com a responsabilidade, mas não necessariamente com a autoridade. Por isso, queremos envolver os responsáveis pelo orçamento, os proprietários de serviço. Quem é que dá suporte a estas aplicações? Podemos ter falado sobre o custo financeiro estrito de pagar as contas, mas se uma aplicação tem custos de suporte elevados, um grande volume de carregamento de dados, muitos problemas ou utiliza infraestruturas problemáticas, é preciso ter isso em conta na equação, porque isso tem de ser equilibrado com o valor que está a proporcionar ao seu negócio — aos seus especialistas de negócio, claro. Agora, quem é que se encontra, como é que se encontram esses especialistas de negócio? Os vossos principais utilizadores do Open iT são, como digo, uma forma perfeita de encontrar esses especialistas de negócio. As pessoas vão dar-vos uma opinião firme. As pessoas vão impulsionar a vossa organização e dar-vos a legitimidade de que precisam para ter uma conversa séria com os vossos responsáveis financeiros e de gestão. Uma boa variedade de áreas de negócio também. Falei sobre isto a nível mundial. Se conseguirem reunir diferentes áreas para garantir uma boa tomada de decisões, porque, se não incluírem essas pessoas neste processo de tomada de decisões, isso acabará por se virar contra vocês mais tarde e conduzirá a outros problemas relacionados com o isolamento em silos. Portanto, o isolamento em silos pode ser organizacional, mas também pode ser regional.

[28:26] E eu já vivi isso, sem dúvida, em grandes organizações onde a sede tem sempre razão. Sabes, há uma sede central que não tem devidamente em conta o que a tua empresa, com unidades distribuídas, quer e precisa.

[28:39] E quanto às aquisições, ainda nem sequer falámos disso, e uma das coisas que eles lhe dirão é que podem muito bem ser os responsáveis pelo contrato. Por isso, é importante saber quais são os contratos. Deves concentrar-te nas oportunidades mais fáceis, onde possas obter valor. Por isso, na verdade, o que queres é um contrato que vá ser negociado em breve e que tenha o maior valor possível; é obviamente esse o teu alvo e aquilo em que deves pensar mais. Se tiver um contrato cujo prazo de renovação só vence daqui a 18 meses ou mais, deve deixá-lo de lado, e o departamento de compras será o mais indicado para o aconselhar nesse sentido. Existe alguma cláusula nesse contrato que estipule que deve dar um pré-aviso de 90 dias, 30 dias ou talvez até mais tempo? É extremamente importante ter alguém que conheça bem os contratos a participar nessa discussão.

[29:24] E o que é que eles vão fazer por si? Vão ajudá-lo nessa importantíssima definição de prioridades para que obtenha o melhor valor. Vão dar-lhe um nível de autorização que pode utilizar em toda essa pirâmide para se expressar adequadamente e, de certa forma, falar com confiança. Proporcionam-lhe um registo das decisões tomadas e deixam bem clara a justificação por trás dessas decisões, para realmente o impulsionar para a frente.

[29:52] Na verdade, acho que estamos a chegar ao fim da nossa conversa de hoje. Sim, e os proprietários de produto, verdadeiras estrelas de rock secretas, super-heróis… Não sabíamos bem que título dar à conversa de hoje, mas acho que queremos, estamos motivados para valorizar essas pessoas anónimas que se encontram no meio da pirâmide.

[30:16] Mark: É verdade. E o que tenho observado na prática é quando se faz isto desta forma. No slide anterior, chamaste-lhe «conselho de projeto» ou «conselho de orientação». Às vezes, usamos um termo como «revisão trimestral de negócios». É precisamente este tipo de cadência em que nos reunimos, e imagina que és o proprietário do produto e trazes todas as conclusões, dizendo que fizemos o nosso trabalho. Otimizámos a capacidade. Sabemos como a procura poderá evoluir no futuro, certo? Assim, não há surpresas, e esse obstáculo mental que talvez surja ao entrar numa dessas reuniões de orçamento… não é como se estivéssemos a entrar num tribunal, certo? Trata-se mais de reunir estas comunidades triangulares, e tu, enquanto proprietário do produto, podes realmente conduzir uma conversa orientada para bons resultados de negócio. E acho que isto é, também a nível pessoal, uma forma bastante positiva e entusiasta de fazer o trabalho, apenas de uma maneira diferente, certo? As finanças fazem parte dos padrões a otimizar.

[31:39] David: Sim, sim, sem dúvida. E sabes que não importa qual seja a tua metodologia; e, como sabes, a nossa empresa adora experimentar metodologias que tenham sido… seja ágil, Kanban ou, sabes, o que for, usando ADO, o que for… estes princípios encaixam-se em qualquer uma delas, porque são princípios de comunicação, capacitação e boa informação. É um pouco irrelevante qual é a tua metodologia ou qual é o teu ritmo. E, como eu concordaria, é uma mensagem de positividade, sabes, não é uma mensagem do tipo «queremos sufocar a inovação» ou «restringir». É, antes de mais, «isto é o que podes fazer». É sempre bom concentrar-se no que se pode fazer. Esta é a informação necessária para dar o apoio certo e fornecer a informação correta para tomar as melhores decisões possíveis. Muito bem, não sei… a minha garganta está um pouco seca agora, de tanto falar, por isso talvez devêssemos passar a palavra ao Nix no estúdio para ver se há alguma pergunta.

[32:44] Nix: Obrigado, David e Mark, pelas vossas perspetivas. Há aqui imensas ideias práticas. Temos algumas perguntas excelentes. Vamos, então, passar diretamente à sessão de perguntas e respostas.

[32:53] Então, para começar, temos — creio que esta era uma pergunta que devia ter sido feita mais cedo —: iremos abordar em pormenor como podemos identificar as despesas ocultas? Creio que o David já abordou brevemente este tema há pouco, mas sim, que tal aprofundarmos o tema das despesas ocultas?

[33:08] David: O que achas disso? E, Mark, falaste daquilo de, sabes, alguém pagar software com o cartão de crédito. Quer dizer, o que eu já vi, e isto é no setor petrolífero, é que as pessoas tendem a obter capital para projetos como a perfuração de um poço, e acabam por usar uma parte desse dinheiro para ligar a um fornecedor e comprar mais algumas licenças com esse capital, sem pensar na manutenção nem no suporte. E, na verdade, uma das formas de detectar isso é que aparece como uma licença extra no teu sistema; assim, o Open iT vai mesmo avisar-te: «Oh, de repente surgiram licenças e precisas de prestar atenção a isso.» Essa é uma das formas e, como disse, não quero criticar totalmente a TI paralela, porque é preciso compreender que o fazem por uma razão e que a vossa organização atual não lhes está a dar o que precisam, pelo que têm de resolver essa questão. Portanto, sim, é um tema complicado. É uma boa pergunta. Na verdade, penso que a TI paralela é provavelmente um tema que permite detetar essas anomalias numa fase precoce.

[34:33] Nix: Ótimo. Obrigado. Obrigado por isso, David. Temos também outra pergunta aqui. Podes indicar uma abordagem para concretizar isto?

[34:47] Queres dizer, tipo, como é que se faz, sim. Como encontrar as pessoas certas, talvez, e como conseguir o que é certo, sim. Desculpa. Talvez tenha algo a ver com isso, porque mencionaste o FinOps há pouco. Por isso, talvez tenha algo a ver com isso.

[35:05] Mark: Sim. Acho que o que é bom no FinOps é que se pode começar aos poucos, certo? Não é preciso analisar toda a despesa com software em todas as aplicações. É mais como se criássemos um núcleo, tipo um protótipo, e a partir daí fôssemos aprendendo, certo? Então, começa-se, digamos, pela aplicação MATLAB, analisa-se o custo que consta nos registos contabilísticos e também no Open iT, analisa-se a utilização e os utilizadores e, depois, lança-se a primeira série de perguntas inteligentes e contacta-se os colegas dizendo: «Ok, estamos a ver uma anomalia aqui, o que é que isto significa? Está tudo bem? Pode estar tudo bem?» mas, digamos, já estamos a entrar neste ciclo de informar, otimizar e operar. E este é, na verdade, o motor que está por trás do FinOps, entre outras coisas, mas acho que este é realmente o núcleo. Por isso, comece com os dados que tem e otimize a partir daí.

[36:13] Nix: Ótimo. Obrigado. Obrigado, Mark. Passemos, então, à próxima pergunta. Isto funciona com um modelo de pagamento por utilização ou com licenciamento por tokens?

[36:24] David: Excelente, excelente pergunta. Sim, quer dizer, os exemplos de que falámos até agora baseiam-se principalmente no licenciamento simultâneo tradicional, mas funciona perfeitamente para o licenciamento tokenizado ou o pagamento por utilização. E, em muitos aspetos, é ainda mais valioso porque, como sabem, nos modelos de licenciamento tradicionais, pagam o valor, ficam com o software e, na verdade, não podem exceder o orçamento nesse ano civil. Mas, se tiverem um modelo tokenizado ou de pagamento por utilização, pode ser eficiente, mas também pode ser imprevisível. Por isso, é absolutamente essencial estar a par da situação desde o início para ver qual é a sua taxa de execução, para ver os seus valores 1/1, 2/10 e 3 à medida que o ano avança. E também ter conhecimento dos padrões de utilização de um método de licenciamento pré-existente. Assim, sabe bem que, por exemplo, a nossa utilização em janeiro tem boas hipóteses de não refletir o que vai acontecer ao longo do ano inteiro, porque janeiro é um mês um pouco mais calmo. Por isso, é preciso estar atento a esses padrões e fazer planos à medida que avança. E, provavelmente, nessas situações, teria uma frequência de reuniões mais elevada. Mas a boa notícia é que teria todos os dados à sua disposição e ao seu alcance exatamente da mesma forma; só que, depois, teria de os utilizar para prever qual seria a sua taxa de execução. Mas sim, essas tecnologias de licenciamento, incluindo as mais recentes, são, sem dúvida, algo em que a Open iT está a par de tudo.

[37:53] Mark: Concordo plenamente com isso também do ponto de vista financeiro, certo? No passado, era assim: comprávamos as licenças num estilo «pagar e esquecer», e agora temos a oportunidade de, se trabalharmos em conjunto, otimizar com uma cadência mais curta, certo? Isso leva a uma situação em que precisamos da informação regularmente. Assim, tal como salientaste, diariamente, semanalmente, mensalmente, para ver as tendências, e isto torna-se uma tarefa padrão de um gestor de produto neste mundo de pagamentos à medida que se utiliza e de tokenização.

[38:45] Nix: Obrigado pela resposta colaborativa. E, por último, temos aqui mais uma pergunta. Quais são as vossas recomendações para envolver as pessoas certas no processo de tomada de decisões?

[38:58] David: Convida-os para almoçar. Sim. Na verdade, isso é um pouco como uma arte misteriosa, mas é mesmo muito importante. E, mais uma vez, voltaria a usar o Open iT para encontrar as pessoas certas, para ver quem está a utilizar, sabe, quem está a utilizar talvez alguns dos módulos menos conhecidos, quem tem um longo historial de utilização, sabe, quem o utiliza há muito tempo, descobrir quem é o titular do contrato, descobrir com quem o fornecedor está a falar, quem está na lista de contactos rápidos do representante comercial dessa empresa. Quem está a gerar o maior número de chamadas de suporte? Essa é outra questão muito importante. Portanto, analisar a vossa base de dados de gestão de ativos de TI para ver quem está a gerar as chamadas. Esse pode ser outro pequeno truque para reunir as pessoas certas, porque, muitas vezes, dependendo do cargo que ocupam, elas não são necessariamente consultadas sobre algumas destas decisões, mas é absolutamente necessário que o sejam. Acho que, nos bons velhos tempos em que toda a gente estava no escritório, bastaria dar uma volta pelo andar para tentar identificar essas pessoas, mas agora temos de recorrer a métodos mais subtis: dados de utilização, tickets, quem está a fazer as chamadas telefónicas, esse tipo de informações úteis. Sim, é complicado, mas vale definitivamente a pena tentar.

[40:32] Nix: Ótimo. E penso que isto conclui a nossa sessão de perguntas e respostas. Obrigado a ambos pelas vossas respostas ponderadas. Antes de terminarmos, apenas um breve lembrete: este webinar foi gravado e receberão em breve um link para a gravação na vossa caixa de entrada; também o poderão encontrar na nossa página de webinars a pedido em openit.com. Juntamente com as gravações dos webinars, encontrarão um link para o nosso inquérito. Enviem-nos os vossos comentários e quaisquer temas que gostariam que abordássemos. Basta digitalizar os códigos QR no vosso ecrã para aceder tanto à gravação como ao inquérito. Se estiverem prontos para entrar na vossa próxima reunião de orçamento com dados que falam por si, marquem uma consulta gratuita de 30 minutos com um dos nossos consultores de soluções empresariais para explorar como podemos ajudar. Além disso, se já for cliente, não hesite em contactar diretamente o seu gestor de conta para saber os próximos passos ou obter mais detalhes. Basta utilizar os dados de contacto que aparecem no ecrã. E não se esqueça de nos seguir na Open iT nas redes sociais para obter mais informações e atualizações. Se quiser entrar em contacto com o Mark ou saber mais sobre a Enterprise Value Consulting Network, aqui estão os seus dados de contacto. São um excelente recurso para alinhar as TI, as finanças e a estratégia empresarial. Mais uma vez, sou o Nix. Obrigado por ter passado algum tempo connosco hoje. Vemo-nos no próximo webinar.