Pourquoi les équipes produit les plus intelligentes ne se rendent jamais à une réunion budgétaire les mains vides

[0:01] Nix : Bonjour, bon après-midi ou bonsoir, d’où que vous nous rejoigniez. Bienvenue. Vous êtes au bon endroit pour le webinaire d’aujourd’hui : « Pourquoi les équipes produit les plus avisées ne se présentent jamais les mains vides à une réunion budgétaire ». Je m’appelle Nix, je suis votre animateur, et aujourd’hui, nous allons découvrir comment les équipes produit peuvent mieux collaborer avec les services financiers et techniques en apportant ce dont toute réunion budgétaire a besoin : une clarté fondée sur des données. Vous apprendrez à briser les cloisonnements, à mettre au jour les coûts logiciels cachés et à justifier chaque poste budgétaire en toute confiance. Que ce soit pour négocier, défendre des dépenses ou solliciter davantage de ressources. Comme toujours, n’hésitez pas à poser vos questions dans le panneau « Questions-réponses » pendant la session. Nous répondrons en direct à autant de questions que possible, et nous assurerons un suivi après le webinaire par e-mail ou sur LinkedIn si nous n’avons pas pu répondre à toutes. Présentons maintenant nos intervenants du jour.

[0:52] David, de la société Open iT, Inc., apporte 25 ans d’expérience à des postes de direction dans le secteur pétrolier et gazier, acquise chez ConocoPhillips et BP, alliant une connaissance approfondie du secteur à une expertise en matière de produits numériques et de gestion stratégique des actifs, acquise au sein de l’Enterprise Value Consulting Network. Mark est un expert certifié en opérations financières, en gestion des entreprises technologiques et en bibliothèque d’infrastructures informatiques. Il contribue à faire le lien entre l’informatique, la finance et la gouvernance, rendant ainsi les investissements technologiques plus clairs, plus stratégiques et plus faciles à défendre devant le conseil d’administration. Souhaitons la bienvenue à David et Mark pour cette session.

[1:29] David : Je suis ravi de pouvoir collaborer un peu avec Mark, d’échanger quelques idées et de ne pas être ici tout seul. Voilà. Alors Mark, tu étais absent hier pour un événement FinOps, c’est bien ça ? Comment ça s’est passé ? Tu as apprécié ?

[1:46] Mark : Oui, c'était un événement fantastique, à Amsterdam. Ce qui impliquait un vol d'arrivée tôt le matin et un vol de départ tard le soir. Mais pour vous tous, et surtout pour toi, David, la prochaine fois, on devrait se retrouver là-bas. Il y a là-bas une communauté vraiment sympa de professionnels de la finance technologique ou de la technologie financière. Et si jamais vous vous demandez s’il existe d’autres experts partageant les mêmes idées qui souhaitent discuter de technologie, de logiciels, de licences et de coûts, je vous recommande vivement d’y aller. C’est un cadre vraiment agréable. Et oui, jetez aussi un œil à leur site web. C’est le site de FinOps. On y trouve de très bonnes ressources, notamment en matière de gestion des licences.

[2:32] David : D'accord, très bien. Je vais m'en occuper, et je sais qu'Open iT travaille également en partenariat avec FinOps, et qu'Amsterdam n'est qu'à deux pas d'Aberdeen, en Écosse. Je vais donc absolument prévoir ça. Bon, allons-y.

[2:50] Voici donc notre programme : une petite introduction, puis nous aborderons – ou plutôt, Mark se concentrera tout particulièrement sur – certains des écueils liés aux silos organisationnels. Ces barrières au sein d’une organisation qui vous empêchent de prendre des décisions solides et judicieuses. Quelles sont-elles et comment peut-on les éviter ? Comment comprendre le coût et la valeur ? Le coût et la valeur, quelle que soit la manière dont vous définissez cette dernière, car les organisations définissent la valeur de différentes manières. Leur retour sur investissement (ROI) est mesuré différemment. Selon les organisations, s’agit-il davantage de production ? De ventes ? Simplement d’un chiffre d’affaires plus élevé ? D’un plus grand nombre de prospects ? C’est une question complexe, et vous devez concilier cela avec vos coûts. Parlons un peu de la manière dont Open iT peut soutenir ces bonnes décisions et fournir les données nécessaires à cet effet, puis nous aurons une petite séance de questions-réponses et une conclusion. Sur ce, je vous cède la parole, Mark, pour cerner le problème et nous présenter le sujet.

[3:51] Mark : Merci pour cette précision. Oui. Juste pour bien comprendre : quand je parle, je m’adresse principalement au responsable des finances, de la comptabilité et du contrôle de gestion, n’est-ce pas ? C’est mon parcours, et c’est ce dont je souhaite débattre un peu aujourd’hui avec David : comment mettre tout cela en place. Ce que nous observons souvent dans nos projets, ce sont ces trois profils que vous voyez à gauche. Il y a donc la communauté financière, le personnel financier, le métier – parfois appelé « opérations » – et le service informatique, avec un DSI. Et bien que tous ces acteurs aient évidemment leurs propres priorités et leurs propres objectifs, lorsque nous parlons de finance, de respect du budget et de prévisibilité des coûts, le métier, quant à lui, recherche de nouvelles technologies innovantes qui stimulent le chiffre d'affaires ou améliorent l'efficacité de la production, entre autres. La technologie est au cœur de l’activité de bon nombre de nos clients, n’est-ce pas ? C’est le cœur même de l’entreprise. Les solutions numériques permettent à l’entreprise de mieux fonctionner. Or, ce à quoi nous sommes confrontés – et c’est en quelque sorte le cœur du problème –, c’est que ces trois communautés ou services fonctionnent souvent en silos. Ainsi, chacun d’entre eux optimise ses processus de son côté, ce qui ne fait que créer des tensions, et ces tensions peuvent se manifester sous différentes formes. Cela peut se traduire par un directeur financier extrêmement frustré qui s’exclame : « Je ne comprends rien à la technologie, pourquoi ne respectent-ils pas le budget ? Ça ne peut pas être si compliqué. » Et l’entreprise peut rétorquer que la technologie ne répond pas à ses objectifs commerciaux. Elle n’est pas à la hauteur en termes de qualité. Je dois sans cesse me plaindre des accords de niveau de service (SLA) ou des nouvelles fonctionnalités que je ne comprends pas. Et là, le directeur financier intervient : « Oui, vous ne les comprenez pas parce qu’elles coûtent trop cher, n’est-ce pas ? »

[6:09] Et ces tensions, parfois cachées mais souvent manifestes, nous les observons dans nos projets ITFM, c’est-à-dire de gestion financière des technologies de l’information. Parmi les symptômes que l’on constate alors, on peut citer un manque de transparence des coûts des produits, l’absence d’ITFM en tant que « muscle » de l’entreprise, et, globalement, l’incapacité des équipes techniques et commerciales à discuter de ce qu’est le coût de la valeur technologique, c’est-à-dire : qu’est-ce que je retire de mes dépenses technologiques ? C’est donc un schéma très courant que nous observons.

[6:50] Pour approfondir un peu ce sujet, je vais commencer par vous expliquer rapidement le graphique que nous avons sous les yeux. L’axe X représente le style de collaboration : soit vous vous situez dans une zone que je n’irais pas qualifier d’hostile, mais où, en tout cas, vous ne collaborez pas, soit vous collaborez (en bas à droite). Ensuite, nous avons l’orientation : êtes-vous plutôt axé sur les fonctions, cloisonné, ou bien orienté vers les résultats commerciaux ? Ce que nous observons – et c’est là que réside la tension –, c’est la zone en bas à gauche, alors que notre objectif est d’atteindre la zone en haut à droite. C’est donc vraiment cela, briser ces cloisonnements : réunir ces trois communautés autour d’une table et leur permettre de parler le même langage sur le même sujet, mais évidemment avec trois points de vue différents, et c’est bien là l’essentiel.

[7:56] David : Si tu pouvais passer au sujet suivant. Oui, je suis tout à fait d’accord avec toi, Mark, et l’un des dangers de cette organisation cloisonnée est bien sûr l’informatique « fantôme » ou « grise », qui contourne tous les contrôles. Tu sais, quelqu’un achète un logiciel avec un budget projet ou d’investissement parce qu’il a l’impression de ne pas être pris en charge ; comme tu le dis, le dialogue fait défaut, la valeur n’est pas clairement exprimée. Et cette informatique « fantôme », bien qu’elle soit évidemment néfaste d’un côté, stimule souvent l’innovation dont l’entreprise estime avoir besoin ; mais disposer de données fiables et d’une réelle transparence est la clé de tout cela. Je te redonne la parole.

[8:41] Mark : Je suis d’accord. J’ai peut-être une… enfin, avec le recul, c’est plutôt une anecdote, n’est-ce pas ? Je travaillais donc pour l’une de ces entreprises et, à l’ère du SaaS et des dépenses logicielles de type « paiement à l’utilisation », nous avons découvert, dans le cadre d’un de nos projets, des dépenses logicielles importantes réglées par carte de crédit. Quelqu’un avait en quelque sorte contourné tout le système de gouvernance financière, n’est-ce pas ? Et c’est vraiment le signe que quelque chose ne fonctionne pas correctement. Le rythme d’innovation et la rapidité de livraison ne sont pas à la hauteur des attentes, et on contourne le service financier… Mais bon, ce cas a suscité une discussion constructive au sein de l’organisation sur la manière de mettre en place une gouvernance adéquate tout en fournissant rapidement des logiciels aux consommateurs.

[9:44] D’accord. Pour en revenir aux avantages de notre coin en haut à droite, n’est-ce pas ? Quand on s’y intéresse, ou quand on se demande pourquoi on devrait s’y intéresser, c’est avant tout pour rassembler tout le monde sous une même bannière, en parlant la même langue. Ainsi, quand quelqu’un parle de « logiciel », cela peut avoir des significations différentes pour la direction financière. Le service financier considère, dans le pire des cas, qu’il s’agit d’une dépense d’investissement (capex) qu’il faut amortir ; le service commercial parle souvent de fonctionnalités ou de capacités, et se demande comment cela soutient son activité ; tandis que le service technique parle souvent de technologie ou de la pile technologique : de quoi ai-je besoin pour faire fonctionner cela ? Ai-je besoin d’un serveur, sur site ou dans le cloud ? Réunir ces trois points de vue est vraiment utile. Ce qui motive cette approche, c’est le passage d’estimations approximatives et d’informations floues à des décisions fondées sur des faits, et cette optimisation conduit à une meilleure prise de décision. Cela se traduit donc par un risque financier moindre, une meilleure prévisibilité, une amélioration de la qualité des prévisions et, en fin de compte, je pense que cela permet, surtout en cette période, de libérer des ressources budgétaires. Ainsi, si vous réduisez les déséquilibres d’information, si vous disposez des mêmes informations, des mêmes données et des mêmes analyses, cela contribue réellement à optimiser les dépenses à moyen ou long terme.

[11:18] Exactement, et vous vous dites peut-être : « Bon, ça a l’air sympa, non ? » Sur le papier, cela peut sembler facile à réaliser, mais comment y parvenir concrètement ? L’un de nos véritables mantras est qu’il faut disposer d’une équipe centrale ou d’un noyau au sein de votre organisation, c’est-à-dire des équipes réellement désireuses de mener ce changement. D’après notre expérience, mais aussi selon les études de Gartner et d’autres organismes, ce sont les équipes produit qui devraient être les moteurs de ce changement, les catalyseurs. Elles peuvent s’appeler équipes produit, équipes de service, équipes d’application ou équipes de portefeuille d’applications. En fin de compte, ce sont ces équipes qui sont en contact direct avec l’entreprise. Elles fournissent donc des services ou des technologies et font le lien entre ces trois communautés, n’est-ce pas ? Et ce sont les équipes produit ou les propriétaires de produit qui assurent la cohésion de l’ensemble. Elles peuvent établir un pont avec l’entreprise, en comprenant ses besoins, et deviennent en quelque sorte les copilotes de l’entreprise : elles comprennent les exigences métier et les traduisent en exigences techniques. D’autre part, elles sont également capables, avec un peu d’aide je dirais, de négocier ou d’avoir une discussion avec la communauté financière en disant : « Voici le coût total de possession (TCO) de cette application ; nous avons discuté avec l’entreprise, qui a besoin de plus ou moins de cela ; cela signifie que nos prévisions et notre budget augmentent ou diminuent ; nous avons identifié conjointement ces leviers d’optimisation », ce qui rassemble à nouveau les trois communautés.

[13 h 26] Et je crois que c'est à toi de prendre le relais maintenant, David, n'est-ce pas ? Alors, comment mettre en œuvre ce type d'optimisation, comment l'accompagner, oui, exactement, comment y contribuer ?

[13:34] David : Oui, comment faire pour… tu sais, j’éprouve énormément de sympathie pour ces personnes qui se trouvent au milieu de ce triangle, en partie parce que je me suis moi-même souvent retrouvé dans cette situation. Mais souvent, ce sont des gens qui ont toute la responsabilité sans nécessairement disposer de l’autorité. Tu sais, ils sont chargés de respecter le budget. Ils sont chargés d’assurer un service adéquat à l’entreprise. Tu sais, ils doivent respecter les contraintes de leur organisation, mais ils n’ont souvent pas l’autorité nécessaire. Leur nom n’apparaît pas sur ce budget, mais ce sont eux qui sont chargés de fournir le service. Il faut donc donner à ces personnes les meilleures informations possibles. Idéalement, tu sais, s’ils possèdent également une connaissance du domaine, ce qui aide vraiment, quel que soit le domaine dans lequel tu évolues, quel que soit le secteur d’activité ou l’industrie dans laquelle tu te trouves, cette connaissance métier est bien sûr idéale. En réalité, ce que nous essayons de faire, c’est de donner les moyens d’agir à ces personnes.

[14:36] Donc, quand on examine comment optimiser vos produits – au sens large, pour désigner vos applications – ainsi que votre flux de travail, et comment Open iT peut vous y aider, en réalité, voici ce à quoi vous êtes confronté : vous recevez votre facture, vous obtenez votre devis, vous savez que vous devez payer… et que faire ensuite ? Vous devez vérifier quelles sont vos licences et ce que vous utilisez. Vous devez connaître les refus. Atteignez-vous une limite ? Votre activité est-elle freinée par un nombre insuffisant de licences, ou disposez-vous encore de marge ? Avez-vous trop de licences ? Vous disposez d'une capacité maximale dont vous n'avez pas besoin, que vous pouvez analyser pour réaliser potentiellement des économies. Vous devez identifier qui sont ces personnes, car ce « qui » est essentiel. Qui sont vos principaux utilisateurs ? Car ce sont eux qui vous aideront à atteindre le sommet de ce triangle : vos acteurs clés de l’entreprise. Et ce ne sont pas forcément ceux que vous imaginez. Ce n’est peut-être pas celui qui porte un titre ronflant. C’est peut-être quelqu’un qui utilise simplement ces licences dans l’intérêt de l’organisation. Et vous devez les identifier, car vous devez les rallier à votre cause. Vous devez ensuite vous mettre d’accord sur les changements à apporter, puis mettre en œuvre ces changements à partir de là ; il s’agit en fait d’un cycle qui, selon votre contrat, se répète année après année. Il est toujours important de se poser des questions : qui utilise cet outil ? Devraient-ils l’utiliser ? Car l’outil qu’ils utilisent n’est peut-être pas adapté, et là encore, certains de vos responsables métier ou de domaine vous aideront. Existe-t-il une alternative, une meilleure alternative, tant du point de vue de la propriété intellectuelle que du point de vue des coûts ? Et ensuite, qui va prendre ces décisions à ce sujet ? S’agit-il du meilleur outil pour la tâche à accomplir ? Avez-vous une bonne relation avec le fournisseur ? Quelle est sa stabilité ? Quel est l’avenir de notre partenariat ? Encore une fois, c’est une question très importante à examiner et à analyser, car cela peut faire la différence quant à la manière dont vous allez évoluer à long terme. Le fournisseur investit-il dans le produit que vous achetez ou est-il en mode de « récolte » ? La surveillance des licences, les refus, la capacité au sein de votre infrastructure sont autant de domaines dans lesquels Open iT peut vous aider, et c’est en quelque sorte ce sur quoi je vais me concentrer.

[16:37] En termes simples, votre entreprise dispose d’un profil de licences que vous avez acheté, et Open iT peut vous le montrer. Cependant, derrière cela se cache l’utilisation réelle. Savez-vous ce qui se passe réellement ? Où se situent les périodes d’inactivité ? Où se situent les périodes de non-utilisation ? Où disposez-vous d’un nombre de licences excédentaire ? Où, au sein d’un sous-ensemble, y a-t-il des modules que vous n’utilisez pas réellement ? L’objectif est donc de faire coïncider ces deux courbes et de montrer dans quelle mesure votre situation en matière de licences ou de droits correspond réellement à votre utilisation effective.

[17 h 16] Et Mark, je crois que tu trouves toujours celle-là fascinante.

[17:20] Mark : Oui. Je dois t’interrompre ou te demander de faire une pause ici. Donc, d’un point de vue financier, c’est ça, je réexamine cela sous cet angle. Ce que l’on voit uniquement dans un SAP, un ERP ou un Oracle, c’est la ligne verte, n’est-ce pas ? C’est ce dont on discute sans cesse lors des réunions budgétaires traditionnelles. Quelles sont les licences achetées ? Quel est leur coût ? Mais ce que l’on ne voit pas, c’est comment cette capacité est utilisée. Quelle est la capacité inutilisée ? Quelles sont les tendances ? Est-ce que ça augmente ou ça diminue ? Donc, quand j’ai vu ça pour la première fois, j’étais vraiment… Je suis toujours très enthousiaste à ce sujet, mais quand on applique cette réflexion à l’ensemble de vos applications d’ingénierie, on passe d’une vision purement axée sur les coûts à une vision du coût par valeur, du coût unitaire. Ça déplace donc la discussion vers un tout autre sujet, n’est-ce pas ? On ne parle plus des postes du compte de résultat. On se dit simplement : « Très bien, voici l’application que nous achetons avec cette capacité, et nous constatons qu’elle est très bien utilisée ou non », et c’est vraiment une révélation pour la communauté financière, car nous sommes toujours à la recherche d’inefficacités.

[18 h 55] David : Génial. Merci, Mark. Et j’apprécie vraiment que tu t’y connaisses en finance, parce que ce n’est pas mon domaine, et c’est formidable de travailler en partenariat avec quelqu’un qui possède cette expérience.

[19 h 05] Pour faire simple, que fait Open iT exactement, pour ceux qui ne le savent pas ? À un niveau élémentaire, il surveille les serveurs de licences. Il analyse les enregistrements et les retraits liés à votre utilisation. Il sait qui utilise le logiciel, pendant combien de temps et à quel moment. Des informations assez basiques. Et vous pouvez consulter ces données sur une longue période. Vous pouvez également les consulter en temps réel. Qui est connecté en ce moment même via ce serveur de licences ? Quelle a été la tendance au fil du temps ? Ce sont des informations très utiles qui constituent la base de votre analyse. Mais en plus de cela, vous pouvez également examiner les temps d’inactivité. Open iT dispose d’un agent capable de surveiller les postes de travail et les plateformes cloud. Il est relativement indépendant de la plateforme et de la technologie de gestion des licences ; il peut ainsi vous indiquer quels utilisateurs ont une application ouverte et se sont déconnectés, mais ne l’utilisent pas réellement. Ces informations peuvent s’avérer très précieuses pour vous aider à réduire ce temps d’inactivité, car en plus d’observer l’utilisation active, vous pouvez prendre des mesures concrètes et récupérer des licences selon des critères précis. Ainsi, si de nombreux utilisateurs se procurent des licences coûteuses sans les utiliser, vous pouvez obtenir des données à ce sujet et réintégrer ces licences d’application dans le pool afin qu’elles soient disponibles pour d’autres, tout en laissant les sessions ouvertes. Vous ne limitez donc pas les fonctionnalités des utilisateurs. Vous savez, ils peuvent avoir une raison tout à fait légitime de laisser leur poste inactif, mais lorsqu’ils reviennent travailler, tout est là pour eux et ils peuvent obtenir une autre licence à partir du pool. C’est vraiment très efficace et cela offre en fait aux utilisateurs une grande liberté pour faire ce qu’ils ont à faire.

[20:50] Oui. Donc, en résumé, Open iT vous fournit les réponses dont vous avez besoin pour, vous savez, participer à ces discussions dont nous avons parlé. Vous savez, qui l’utilise actuellement et qui l’a utilisé par le passé ? Depuis combien de temps l’utilisent-ils ? Qui sont-ils ? Où se trouvent-ils ? Quelle est leur fonction ? La connexion à Active Directory vous fournira une grande partie de ces informations, notamment sur la composition de la cohorte d’utilisateurs. De plus, de nombreuses applications sont très modulaires et proposent une suite de fonctionnalités qu’il convient d’examiner dans leur ensemble, car si vos utilisateurs experts peuvent légitimement exploiter certaines de ces fonctionnalités très complexes, beaucoup d’autres n’en ont pas besoin. Je vais prendre l’exemple d’Adobe Creative Cloud : tout le monde n’a pas besoin de Premiere Pro, d’Audition ou d’After Effects ; certains ont simplement besoin de créer un PDF. Et nous avons des équivalents dans le secteur automobile, avec des solutions comme Autodesk, ou dans l’industrie pétrolière et gazière, où ces applications sont conçues pour répondre à différents niveaux de fonctionnalité.

[21 h 52] Présenter la gestion des périodes d'inactivité, qui permet de récupérer des licences afin d'offrir un maximum de flexibilité et de liberté aux utilisateurs.

[22 h 00] Mark : David, juste une remarque. Si tu reviens un peu en arrière, d’accord, et je reprends l’exemple de l’expérience FinOps. Toutes ces questions-là sont celles qui se posent aussi aux autres détenteurs de licences ou de logiciels, n’est-ce pas ? Je pense donc que les questions sont les mêmes. Que vous soyez propriétaire de Microsoft 365, de PTC, d’ANSYS ou d’Autodesk, le problème est toujours le même : comment obtenir de la transparence sur les coûts, la capacité et l’utilisation ? Comment informer les bonnes personnes, optimiser les processus et mettre en place une boucle continue qui nous permette de passer d’une phase de « ramper » à « marcher », puis à « courir », pour finalement nous améliorer ? Et c’est vraiment l’un de ces schémas FinOps que j’ai observés hier, et peut-être que pour tous ceux d’entre vous qui sont également confrontés à ce problème, vous n’êtes pas seuls, n’est-ce pas ? C’est donc un schéma très, très courant qui se répète sans cesse. Selon le logiciel ou la licence, les perspectives diffèrent, mais le problème fondamental reste toujours le même. C’est ce que je constate du point de vue de la gestion financière informatique.

[23:22] David : Parfait, merci, merci Mark. Je ne vais pas m’étendre aujourd’hui sur les rapports et les différentes consoles proposées par Open iT. Nous organisons d’autres webinaires, et n’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez que nous vous présentions plus en détail les fonctionnalités adaptées à votre entreprise.

[23:43] Mais vous pouvez consulter des graphiques sur l’utilisation totale et l’utilisation cumulée. Vous pouvez également consulter une superbe carte thermique qui vous permet de voir à quels moments de la journée l’utilisation des applications évolue selon vos fuseaux horaires, ce qui peut s’avérer vraiment fascinant lorsque vous identifiez vos heures de pointe. Vous devez évidemment vous méfier de baser l’ensemble de votre structure de licences sur ces pics d’utilisation. Nous constatons souvent que les entreprises ont un volume de travail particulièrement important au printemps, puis à nouveau en septembre, et que le plus grand nombre de transactions a généralement lieu le mercredi après-midi ou le jeudi après-midi. Vous devez donc vous garder de baser l’ensemble de votre structure de licences sur un pic en mai et un autre en septembre, ce qui peut tout à fait se produire. Ce type de carte thermique peut vraiment vous aider à analyser cette situation, à vous y préparer et, encore une fois, à aplatir cette courbe afin que vos droits correspondent à votre utilisation réelle.

[24:41] Encore une fois, il y a beaucoup de détails ici. Le graphique du haut vous montre toutes les sessions d’une application en cours d’exécution à un moment donné. Mais il indique également combien sont actives, c’est-à-dire en cours d’utilisation, et combien sont suspendues. Vous pouvez donc constater que lorsque des applications sont suspendues, elles continuent de fonctionner, mais la licence est réintégrée dans le pool : vous gagnez ainsi en efficacité. Vous savez que vos utilisateurs disposent d’une grande liberté et que vous répondez efficacement à leurs besoins avec un parc de licences plus restreint, sans pour autant réduire le niveau de fonctionnalité. C’est vraiment, vraiment très puissant.

[25:18] Vous pouvez faire de même à l’échelle de l’entreprise, obtenir des analyses provenant de toutes les équipes techniques, ce qui peut s’avérer très utile lors des réunions budgétaires où, comme vous le savez, quelqu’un peut légitimement demander : « Mais qui sont ces personnes ? Quelles sont leurs fonctions ? Devraient-elles s’en charger ? » Et vous pouvez disposer de ces informations immédiatement. Cette vue particulière provient en fait de Power BI. Vous pouvez relier Open iT à Power BI pour le faire correspondre à n’importe quelle source de données au sein de votre organisation, ce qui est très utile pour montrer qui et aussi où ; et la question du « où » est très courante dans le cadre de la budgétisation et des modèles d’allocation au sein d’une grande organisation. Vous savez qu’il existe différents régimes fiscaux et différentes exigences. Vous souhaitez donc pouvoir, par exemple, tenir compte des régimes fiscaux différents aux États-Unis, en Europe ou en Extrême-Orient, et vous souhaitez pouvoir analyser cela. Les unités opérationnelles peuvent souhaiter savoir ce pour quoi elles paient et ce qu’elles budgétisent. C’est extrêmement utile et précieux lorsque ces questions délicates se posent : vous pouvez analyser les données sous tous les angles très rapidement et fournir ces réponses.

[26:20] Pour en revenir à notre processus d’optimisation des produits, le domaine clé sur lequel nous voulons nous concentrer est cette zone de concertation, cet espace de discussion. Tout ce qui se trouve en dehors de cela relève en quelque sorte — j’hésite à dire « transactionnel », mais bon — d’un côté, il y a les aspects pratiques liés au paiement des factures. D’autre part, il y a l’analyse des données, qui sont certes très intéressantes, mais qui n’ont vraiment d’utilité que pour les réponses qu’elles peuvent apporter. Ce sont les informations que l’on tire des données qui comptent. Et en réalité, quand on parle de ce consensus, on parle de ce partenariat situé au centre de cette pyramide.

[26:58] Et quand on réfléchit à la composition de ce groupe et aux personnes qui devraient en faire partie, vous savez, les responsables produit sont bien sûr le groupe sur lequel nous nous sommes concentrés, ces personnes qui ont la responsabilité mais pas nécessairement l’autorité. Nous voulons donc impliquer ces responsables budgétaires, les responsables de services. Qui assure le support de ces applications ? On a certes évoqué le coût financier strict lié au paiement des factures, mais si une application génère des frais de support élevés, nécessite un chargement important de données, pose de nombreux problèmes ou utilise une infrastructure problématique, il faut en tenir compte dans l’équation, car cela doit être mis en balance avec la valeur que vous apportez à votre entreprise – vos experts métier, bien sûr. Maintenant, qui trouvez-vous, comment identifiez-vous ces experts métier ? Vos principaux utilisateurs d’Open iT constituent, comme je le disais, un moyen idéal de trouver ces experts métier. Ces personnes vous donneront un avis tranché. Elles feront avancer votre organisation et vous apporteront la légitimité dont vous avez besoin pour mener une discussion sérieuse avec vos services financiers et la direction. Il est également important de couvrir un large éventail de domaines d’activité. J’ai évoqué le contexte mondial. Si vous parvenez à rassembler différents domaines pour garantir une bonne prise de décision, car si vous n’incluez pas ces personnes dans ce processus décisionnel, cela finira par vous hanter plus tard et entraînera d’autres problèmes liés au cloisonnement. Ce cloisonnement peut être organisationnel, mais il peut aussi être régional.

[28:26] Et j’ai moi-même fait cette expérience au sein de grandes entreprises où la direction a toujours raison. Vous savez, il y a un siège social qui ne tient pas suffisamment compte des attentes et des besoins de vos différentes entités décentralisées.

[28:39] L’approvisionnement aussi… On n’en a même pas encore parlé, mais l’une des choses qu’ils vous diront, c’est qu’ils sont peut-être bien en charge du contrat. Il faut donc savoir de quels contrats il s’agit. Vous devez vous concentrer sur les opportunités les plus faciles à saisir, celles qui vous apporteront de la valeur. En réalité, c’est le contrat qui va bientôt être négocié et qui présente la plus grande valeur que vous devez privilégier et sur lequel vous devez vous pencher en priorité. Si vous avez un contrat qui n’arrive à échéance que dans 18 mois ou plus, vous devez le mettre de côté, et le service des achats sera le mieux placé pour vous conseiller à ce sujet. Y a-t-il une clause dans ce contrat stipulant que vous devez donner un préavis de 90 jours, de 30 jours, voire plus ? Il est extrêmement important qu’une personne connaissant bien les contrats participe à cette discussion.

[29:24] Et que vont-ils faire pour vous ? Ils vont vous aider à établir cette hiérarchie des priorités si importante pour vous permettre d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Ils vont vous donner un niveau d’autorisation que vous pourrez utiliser dans le cadre de cette pyramide pour vous exprimer correctement et, en quelque sorte, parler avec assurance. Cela vous fournit une piste d’audit des décisions prises et clarifie très nettement la justification de ces décisions, afin de vous permettre d’aller de l’avant.

[29:52] Bon, en fait, je crois qu’on arrive à la fin de notre discussion d’aujourd’hui. Oui, et les product owners, ces rock stars secrètes, ces super-héros… On ne savait pas trop quel titre donner à la discussion d’aujourd’hui, mais je pense qu’on souhaite, qu’on a à cœur de mettre en avant ces personnes méconnues qui se trouvent au milieu de la pyramide.

[30:16] Mark : C’est vrai. Et ce que j’ai pu constater dans la pratique, c’est que lorsque vous procédez de cette manière… Vous l’avez appelé, dans la diapositive précédente, « comité de projet » ou « comité de pilotage ». Parfois, on utilise plutôt l’expression « revue d’activité trimestrielle ». C’est ce type de rythme où tout le monde se réunit, et imaginez que vous soyez ce Product Owner qui apporte toutes ces informations en disant : « Nous avons fait notre travail. » Nous avons optimisé la capacité. Nous savons même comment la demande pourrait évoluer à l’avenir, n’est-ce pas ? Il n’y a alors plus de surprises, et cet obstacle psychologique que l’on peut ressentir à l’idée de se rendre à l’une de ces réunions budgétaires disparaît : ce n’est pas comme si vous vous présentiez devant un tribunal, n’est-ce pas ? Il s’agit davantage de rassembler ces communautés triangulaires, et vous, en tant que Product Owner, pouvez vraiment mener une conversation axée sur les bons résultats commerciaux. Et je pense que c’est, même sur le plan personnel, une façon assez positive et enthousiaste de faire son travail, simplement d’une manière différente, n’est-ce pas ? La finance fait partie des modèles à optimiser.

[31:39] David : Oui, oui, tout à fait. Et tu sais, peu importe ta méthodologie. Dans notre secteur, on adore jouer avec toutes sortes de méthodologies, que ce soit Agile, Kanban ou n’importe quoi d’autre, comme l’ADO… Ces principes s’adaptent à n’importe laquelle d’entre elles, car ce sont des principes de communication, d’autonomisation et de bonne information. La méthodologie que vous utilisez ou votre rythme de travail n’ont en quelque sorte aucune importance. Et je suis d’accord, c’est un message positif ; ce n’est pas un message visant à étouffer l’innovation ou à la restreindre. Il s’agit plutôt de dire : « Voilà ce que vous pouvez faire. » C’est toujours bien de se concentrer sur ce que l’on peut faire. Ces informations permettent d’apporter le soutien adéquat et de fournir les bonnes données pour prendre les meilleures décisions possibles. Bon, je ne sais pas, j'ai un peu la gorge sèche maintenant, à force de parler, alors on va peut-être redonner la parole à Nix en studio pour voir s'il y a des questions.

[32:44] Nix : Merci à David et Mark pour ces éclairages. Il y a là beaucoup d’idées concrètes. Nous avons reçu d’excellentes questions. Passons donc directement à la séance de questions-réponses.

[32:53] Commençons donc par cette question, qui, si je ne m’abuse, aurait dû être posée plus tôt. Allons-nous aborder en détail la manière dont on peut identifier les dépenses cachées ? Je crois, David, que tu as brièvement évoqué ce sujet tout à l’heure, mais oui, pourquoi ne pas approfondir la question des dépenses cachées ?

[33:08] David : Qu’en penses-tu ? C’est Mark, tu as évoqué le fait que, tu sais, certaines personnes paient des logiciels avec leur carte de crédit. Ce que j’ai pu observer, notamment dans le secteur pétrolier, c’est que les gens ont tendance à obtenir des fonds d’investissement pour des projets comme le forage d’un puits, et ils utilisent simplement une partie de cet argent pour appeler un fournisseur et acheter quelques licences supplémentaires sur ces fonds d’investissement, sans se soucier de la maintenance ni de l’assistance technique. Et en fait, l’un des moyens de le repérer, c’est que ça apparaîtra comme une licence supplémentaire dans votre système ; Open iT vous signalera donc : « Oh, des licences apparaissent soudainement et vous devez y prêter attention. » C’est donc l’un des moyens, et comme je l’ai dit, je ne veux pas être totalement critique envers l’informatique fantôme, car il faut comprendre qu’ils agissent ainsi pour une raison : votre organisation actuelle ne répond pas à leurs besoins, et vous devez remédier à cela. Donc oui, c’est un sujet délicat. C’est une bonne question. Je pense en fait que l’informatique fantôme est probablement un moyen de détecter ces anomalies à un stade précoce.

[34:33] Nix : Parfait. Merci. Merci pour cette précision, David. Nous avons également une autre question ici. Pouvez-vous citer une méthode permettant d'y parvenir ?

[34:47] Tu veux dire, genre, comment faire, ouais. Comment trouver les bonnes personnes, peut-être, et comment obtenir ce qu’il faut, ouais. Désolé. Ça a peut-être un rapport, vu que tu as parlé de FinOps tout à l’heure. Ça a peut-être un rapport avec ça.

[35:05] Mark : Oui. Je pense que ce qui est intéressant avec le FinOps, c'est qu'on peut commencer petit, n'est-ce pas ? On n'est pas obligé de se pencher sur l'ensemble des dépenses logicielles pour toutes les applications. C'est plutôt comme si on construisait un noyau, un prototype, à partir duquel on apprend ensuite, n'est-ce pas ? On commence donc, disons, par l’application MATLAB : on examine le coût tel qu’il apparaît dans la comptabilité et également dans Open iT, on analyse l’utilisation et les utilisateurs, puis on pose une première série de questions pertinentes et on contacte ses collègues en leur disant : « Bon, on constate une anomalie ici, qu’est-ce que ça signifie ? Est-ce normal ? Est-ce que ça peut l’être ? » mais disons qu’on est déjà lancés dans ce cycle « informer, optimiser, exploiter ». Et c’est vraiment le moteur qui sous-tend le FinOps, entre autres choses, mais je pense que c’est vraiment le noyau. Il faut donc partir des données dont on dispose et optimiser à partir de là.

[36:13] Nix : Parfait. Merci. Merci Mark. Passons donc à la question suivante. Est-ce que cela fonctionne avec un modèle de paiement à l'utilisation ou avec des licences sous forme de jetons ?

[36:24] David : Excellente, excellente question. Oui, je veux dire que les exemples dont nous avons parlé jusqu’à présent reposent principalement sur des modèles traditionnels de licences concurrentes, mais cela fonctionne parfaitement aussi pour les licences tokenisées ou le paiement à l’utilisation. Et à bien des égards, c’est même encore plus intéressant car, vous savez, dans les modèles de licence traditionnels, vous payez, vous disposez de votre logiciel, et vous savez que vous ne risquez pas vraiment de dépasser votre budget au cours de cette année civile. Mais avec un modèle tokenisé ou de paiement à l’utilisation, cela peut être efficace, mais aussi imprévisible. Il faut donc absolument en assurer le suivi dès le départ pour connaître votre taux d’utilisation, suivre vos chiffres 1/1, 2/10 et 3 au fur et à mesure que l’année avance. Il est également utile de connaître les habitudes d’utilisation issues d’un modèle de licence préexistant. Vous savez ainsi très bien que l’utilisation en janvier a de fortes chances de ne pas refléter celle de l’année entière, car janvier est généralement un mois plutôt calme. Vous devez donc être conscient de ces tendances et adapter vos plans au fur et à mesure. Et dans ces situations, vous aurez probablement besoin d’un rythme de réunions plus soutenu. Mais la bonne nouvelle, c’est que vous disposerez de toutes les données à portée de main, exactement de la même manière, et qu’il vous suffira de les utiliser pour prévoir quel sera votre taux d’utilisation prévisionnel. Mais oui, ces technologies de gestion des licences, y compris les plus récentes, sont sans aucun doute un domaine dans lequel Open iT excelle.

[37:53] Mark : Je partage tout à fait cet avis, y compris d’un point de vue financier, n’est-ce pas ? Avant, on achetait les licences un peu selon le principe « payer et oublier », alors qu’aujourd’hui, si on travaille ensemble, on a la possibilité d’optimiser les choses à une fréquence plus régulière, n’est-ce pas ? Cela nous amène donc à avoir besoin d’informations de manière régulière. Comme vous l’avez souligné, que ce soit quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, il faut observer les tendances, et cela devient une tâche courante pour un chef de produit dans ce monde du paiement à l’utilisation et de la tokenisation.

[38:45] Nix : Merci pour cette réponse collective. Pour finir, voici une autre question. Quelles sont vos recommandations pour s'assurer que les bonnes personnes participent au processus décisionnel ?

[38:58] David : Les inviter à déjeuner. Ouais. En fait, c'est un peu un art obscur, mais c'est vraiment, vraiment important. Et là encore, je reviendrais à l’utilisation d’Open iT pour trouver les bonnes personnes, pour voir qui utilise, disons, certains modules peu connus, qui est un utilisateur de longue date, qui utilise le système depuis longtemps, pour identifier le nom figurant sur le contrat, savoir à qui s’adresse le fournisseur, qui est en numérotation rapide chez le chargé de compte de cette entreprise. Qui génère le plus d’appels au support technique ? C’est un autre excellent indicateur. Il s’agit donc de consulter votre base de données de gestion des actifs informatiques pour identifier les personnes à l’origine de ces appels. Cela peut être une autre astuce pour réunir les bonnes personnes, car souvent, en fonction de leur fonction, elles ne sont pas nécessairement consultées pour certaines de ces décisions, alors qu’elles devraient absolument l’être. Je pense donc qu’à l’époque où tout le monde travaillait au bureau, on aurait fait le tour des étages pour essayer d’identifier ces personnes, mais aujourd’hui, on s’appuie sur des méthodes plus subtiles : les données d’utilisation, les tickets d’assistance, l’identification des appelants, ce genre d’éléments pertinents. Oui, c’est délicat, mais cela vaut vraiment la peine d’être approfondi.

[40:32] Nix : Parfait. Je pense que cela conclut notre session de questions-réponses. Merci à vous deux pour vos réponses très pertinentes. Avant de terminer, un petit rappel : ce webinaire a été enregistré et vous recevrez sous peu un lien vers la rediffusion dans votre boîte mail ; vous le trouverez également sur notre page « Webinaires à la demande » sur openit.com. À côté des enregistrements des webinaires, vous trouverez un lien vers notre enquête. N’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires et à nous indiquer les sujets que vous aimeriez que nous abordions. Il vous suffit de scanner les codes QR affichés à l’écran pour accéder à la fois à l’enregistrement et au questionnaire. Si vous êtes prêt à aborder votre prochaine réunion budgétaire avec des données qui parlent d’elles-mêmes, réservez une consultation gratuite de 30 minutes avec l’un de nos conseillers en solutions d’entreprise pour découvrir comment nous pouvons vous aider. De plus, si vous êtes déjà client, n’hésitez pas à contacter directement votre chargé de compte pour connaître les prochaines étapes ou obtenir des informations complémentaires. Il vous suffit d’utiliser les coordonnées affichées à l’écran. Et n’oubliez pas de nous suivre sur les réseaux sociaux sous le nom « Open iT » pour obtenir davantage d’informations et de mises à jour. Si vous souhaitez entrer en contact avec Mark ou en savoir plus sur l’Enterprise Value Consulting Network, voici ses coordonnées. Il s’agit d’une excellente ressource pour harmoniser l’informatique, la finance et la stratégie d’entreprise. Encore une fois, je m’appelle Nix. Merci de nous avoir consacré un peu de votre temps aujourd’hui. Rendez-vous lors du prochain webinaire.