Por qué los equipos de producto más inteligentes nunca van a una reunión presupuestaria con las manos vacías

[0:01] Nix: Buenos días, buenas tardes o buenas noches, desde dondequiera que nos estés viendo. Bienvenido. Estás en el lugar adecuado para el seminario web de hoy: «Por qué los equipos de producto más inteligentes nunca acuden a una reunión presupuestaria con las manos vacías». Soy Nix, tu presentador, y hoy exploraremos cómo los equipos de producto pueden colaborar mejor con los departamentos de finanzas y tecnología aportando lo único que toda reunión presupuestaria necesita: claridad respaldada por datos. Aprenderéis a romper las barreras entre departamentos, descubrir costes ocultos de software y justificar cada partida presupuestaria con confianza. Tanto si estáis negociando, defendiendo un gasto o buscando más recursos. Como siempre, no dudéis en dejar vuestras preguntas en el panel de preguntas y respuestas durante la sesión. Responderemos a tantas como podamos en directo y, si no llegamos a contestarlas todas, os responderemos después del seminario web por correo electrónico o LinkedIn. Ahora, conozcamos a nuestros ponentes de hoy.

[0:52] De Open iT, Inc., David aporta 25 años de experiencia en puestos de liderazgo en el sector del petróleo y el gas, adquirida en ConocoPhillips y BP, combinando un profundo conocimiento del sector con su experiencia en productos digitales y gestión estratégica de activos, adquirida en Enterprise Value Consulting Network. Mark es un experto certificado en operaciones financieras, gestión de negocios tecnológicos y la biblioteca de infraestructura de TI (ITIL). Ayuda a tender puentes entre las áreas de TI, finanzas y gobernanza, haciendo que las inversiones en tecnología sean más claras, más estratégicas y más fáciles de defender ante el consejo de administración. Demos la bienvenida a David y Mark a la sesión.

[1:29] David: Me encanta poder colaborar un poco con Mark, charlar un rato y no estar aquí solo. Así que sí. Mark, ayer estuviste fuera en un evento de FinOps, ¿verdad? ¿Qué tal te fue? ¿Te lo pasaste bien?

[1:46] Mark: Sí, fue un evento fantástico, fue en Ámsterdam. Lo que significa llegar en un vuelo temprano y salir en uno tardío. Pero para todos vosotros, o especialmente para ti, David, la próxima vez deberíamos quedar allí. Hay una comunidad muy agradable de gente del sector de la tecnología financiera o las finanzas tecnológicas. Y si alguna vez te preguntas si hay otros expertos con ideas afines que quieran hablar de tecnología, software, licencias y costes, te recomiendo encarecidamente que vayas allí. Es un evento muy bien organizado. Y sí, échale también un vistazo a su página web. Es la página web de FinOps. Hay material muy bueno allí, especialmente sobre gestión de licencias.

[2:32] David: Lo haré, muy bien. Lo haré, y sé que Open iT también colabora con FinOps, y Ámsterdam me queda muy cerca de Aberdeen, en Escocia. Así que sin duda debería organizarlo. Vale, vamos allá.

[2:50] Este es nuestro orden del día: una breve introducción y, a continuación, vamos a hablar —o, más concretamente, Mark se centrará en ello— de algunos de los escollos que plantean los silos organizativos. Esas barreras dentro de una organización que impiden tomar decisiones acertadas y sólidas. ¿Cuáles son y cómo se pueden evitar? Cómo entender el coste y el valor. El coste y el valor, sea cual sea la forma en que se defina este último, ya que las organizaciones definen el valor de maneras diferentes. Su retorno de la inversión (ROI) se mide de forma distinta. Depende de cada organización: ¿se trata de una mayor producción? ¿De más ventas? ¿Simplemente de más ingresos? ¿De más clientes potenciales? Es algo complicado y hay que conciliarlo con los costes. Hablemos un poco de cómo Open iT puede respaldar esas buenas decisiones y proporcionar los datos necesarios para ello; después, tendremos una breve ronda de preguntas y respuestas y una conclusión. Dicho esto, le cedo la palabra a Mark para que plantee el problema y nos ofrezca una introducción.

[3:51] Mark: Gracias por eso. Sí. A ver si lo entiendo: cuando hablo, me dirijo principalmente al responsable de finanzas, contabilidad y control, ¿verdad? Esa es mi experiencia y esto es lo que quiero debatir un poco hoy con David: cómo lo organizamos todo, y lo que vemos a menudo en nuestros proyectos son estos tres perfiles que ves a la izquierda. Así pues, el departamento financiero, el personal de finanzas, el área de negocio —o, a veces, denominada «operaciones»— y el departamento de TI, con su director de sistemas de información (CIO). Y, aunque es obvio que todos ellos tienen su propia agenda y sus propios objetivos —cuando hablamos de finanzas, nos referimos al cumplimiento del presupuesto y a la previsibilidad de los costes; y el área de negocio busca nuevas tecnologías interesantes que impulsen los ingresos o aumenten la eficiencia en la producción u otros aspectos—, La tecnología es fundamental para muchos de nuestros clientes, ¿verdad? Es el núcleo del negocio. Las soluciones digitales permiten que el negocio funcione mejor. Y a lo que nos enfrentamos —y eso es, en cierto sentido, la formulación del problema— es que, a menudo, estas tres comunidades o departamentos operan de forma aislada. Así que todos, cada uno por su cuenta, se dedican a optimizar por su cuenta, y esto genera tensión; y esa tensión puede manifestarse de diversas formas. Así que puede significar que el director financiero esté muy frustrado y diga: «No entiendo de tecnología, ¿por qué no se ajustan al presupuesto? No puede ser tan complicado». Y el departamento comercial podría argumentar que la tecnología no está contribuyendo a mis objetivos empresariales. No cumple con los estándares de calidad. Siempre tengo que quejarme de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) o de las últimas funcionalidades que no consigo. Y entonces interviene el director financiero: «Sí, no las consigues porque son demasiado caras, ¿verdad?».

[6:09] Y estas tensiones, a veces ocultas o, con frecuencia, también evidentes, las vemos en nuestra gestión financiera de TI (ITFM), es decir, en los proyectos de gestión financiera de TI. Algunos de los síntomas que se observan son la falta de transparencia en los costes de los productos, la ausencia de la gestión financiera de TI como «músculo» corporativo y, en general, la incapacidad de los departamentos de tecnología y de negocio para debatir qué supone un coste en términos de valor tecnológico, es decir, qué se obtiene a cambio del gasto en tecnología. Ese es un patrón muy habitual que observamos.

[6:50] Y para profundizar un poco más en esto, voy a explicar rápidamente el gráfico que estamos viendo. El eje X representa el estilo de colaboración: o bien te encuentras en lo que no llamaría una «zona hostil», pero al menos no estás colaborando, o bien estás colaborando en la parte inferior derecha; y luego tenemos la orientación: ¿te centras más en lo funcional o en los silos, o te guías por los resultados empresariales? Y lo que vemos —y aquí es donde surge la tensión— es la esquina inferior izquierda, mientras que nuestro objetivo es la esquina superior derecha. Así que esto es realmente lo que significa romper esos silos: reunir a estas tres comunidades en torno a una mesa y hablar el mismo idioma sobre el mismo tema, aunque, obviamente, desde tres perspectivas diferentes, y de eso se trata realmente.

[7:56] David: Si pudieras pasar a la siguiente. Sí, estoy totalmente de acuerdo, Mark, y uno de los peligros de esa organización compartimentada es, por supuesto, la TI en la sombra o «TI gris», que elude todos los controles; ya sabes, alguien compra software con un presupuesto de proyecto o de inversión porque no siente que se le esté atendiendo, ya que, como dices, no existe ese diálogo, no se está articulando el valor. Y esa «TI en la sombra», obviamente, por un lado es negativa, pero a menudo impulsa la innovación que la empresa considera necesaria; sin embargo, disponer de datos fiables y de transparencia es la clave para ello. Te devuelvo la palabra.

[8:41] Mark: Estoy de acuerdo. Se me ocurre una… bueno, echando la vista atrás, es más bien una anécdota, ¿no? Estaba trabajando para una de las empresas y, en esta época del SaaS y del gasto en software de pago por uso, lo que descubrimos en uno de nuestros proyectos fue que había gastos importantes en software cargados a las tarjetas de crédito. Así que alguien, en cierto sentido, se saltó todo el control financiero, ¿no? Y esto es realmente un síntoma de que algo no funciona bien. El ritmo de innovación y la velocidad de entrega no están a la altura de las expectativas, y se elude al departamento financiero, pero sí, este caso desencadenó un buen debate en la organización sobre cómo implementar una gobernanza adecuada y, al mismo tiempo, ofrecer software rápidamente al consumidor.

[9:44] De acuerdo. Volviendo quizá a las ventajas de nuestra esquina superior derecha, ¿verdad? Cuando nos dirigimos hacia allí, o cuando nos preguntamos por qué deberíamos hacerlo, lo primero es reunir a todo el mundo bajo un mismo paraguas, hablando el mismo idioma. Así, cuando alguien habla de software, esto puede tener diferentes significados para el departamento financiero. Así, en el peor de los casos, se piensa en el «capex» como una inversión que hay que amortizar; el departamento comercial suele hablar de funcionalidades o capacidades, de cómo apoya a mi negocio; y el departamento técnico suele hablar de tecnología o de la pila tecnológica, ¿verdad? Es decir, qué se necesita para ponerlo en marcha: ¿se necesita un servidor, una solución local o la nube? Y aunar estas tres perspectivas resulta realmente útil. Lo que impulsa este proceso es que se pasa de estimaciones aproximadas e información imprecisa a decisiones basadas en hechos, y esta optimización conduce a una mejor toma de decisiones. Así pues, se reduce el riesgo financiero, mejora la previsibilidad, aumenta la calidad de las previsiones y, en última instancia, creo que —especialmente en estos tiempos— libera presupuesto. Así pues, si se reducen los desequilibrios de información, si se dispone de la misma información, los mismos puntos de datos y los mismos conocimientos, esto ayuda realmente a optimizar el gasto a medio o largo plazo.

[11:18] Exacto, y quizá te preguntes: «Vale, esto suena bien, ¿no?». Sobre el papel puede parecer fácil de conseguir, pero ¿cómo lo hacemos realidad? Y uno de nuestros mantras es que hay que contar con un equipo central o un núcleo dentro de la organización, unos equipos que estén realmente interesados en impulsar este cambio; y, según nuestra experiencia, así como según los estudios de Gartner y otras fuentes, los equipos de producto deberían ser los que impulsen este cambio, los catalizadores. Pueden llamarse equipos de producto, equipos de servicio, equipos de aplicaciones o equipos de cartera de aplicaciones. Al fin y al cabo, estos son los equipos que están en contacto directo con el negocio. Se encargan de prestar servicios tecnológicos o tecnología y de tender puentes entre estas tres comunidades, ¿verdad? Y los equipos de producto o los propietarios de producto son los que unen todos los hilos. Pueden tender puentes con el negocio, entendiendo cuáles son los requisitos, y se están convirtiendo en una especie de copilotos del negocio, comprendiendo los requisitos empresariales y traduciéndolos en requisitos tecnológicos. Y, por otro lado, también son capaces —con un poco de ayuda, diría yo— de negociar o mantener una conversación con la comunidad financiera diciendo: «Bien, este es nuestro coste total de propiedad (TCO) para esta aplicación; hemos hablado con el negocio, necesitan más o menos de eso; esto significa que nuestra previsión y nuestro presupuesto suben o bajan; hemos identificado conjuntamente estas palancas de optimización», lo que vuelve a unir a las tres comunidades.

[13:26] Y creo que ahora te toca a ti, David, ¿verdad? Así que, ¿cómo impulsamos este tipo de optimización? ¿Cómo la fomentamos? Sí, exactamente, ¿cómo la apoyamos?

[13:34] David: Sí, ¿cómo podemos ayudar, ya sabes? Siento una enorme simpatía por esas personas que se encuentran en el centro de este triángulo, en parte porque yo mismo me he visto en esa situación muchas veces. Pero a menudo son personas que tienen toda la responsabilidad, aunque no necesariamente la autoridad. Ya sabes que son responsables de que el presupuesto se mantenga dentro de los límites. Son responsables de garantizar el servicio adecuado a la empresa. Ya sabes que tienen que ajustarse a las limitaciones de su organización, pero a menudo carecen de la autoridad real. Su nombre no figura en ese presupuesto, pero son responsables de prestar el servicio. Por eso hay que proporcionar a esas personas la mejor información posible. Lo ideal, ya sabes, es que también tengan conocimientos del sector, lo cual ayuda mucho; sea cual sea el ámbito en el que te muevas, el sector o la industria en la que trabajes, contar con esos conocimientos empresariales es, por supuesto, lo ideal. Así que, en realidad, lo que intentamos hacer es capacitar a esas personas.

[14:36] Así que, si analizamos cómo optimizas tus productos —en un sentido generalizado para las aplicaciones— y cuál es tu flujo de trabajo, y cómo Open iT puede ayudarte con eso, en realidad lo que ocurre es lo siguiente: te llega la factura, recibes el presupuesto, sabes que tienes que pagarlo, y ¿qué vas a hacer? Tienes que comprobar cuáles son tus licencias y qué estás utilizando. Tienes que conocer las denegaciones. ¿Estás alcanzando algún límite? ¿Estás limitando tu negocio porque no tienes suficientes licencias, o aún te queda capacidad? ¿Tienes licencias de más? Tienes un límite máximo que no necesitas, que puedes analizar y con el que podrías ahorrar. Tienes que averiguar quiénes son; el «quién» es muy importante. ¿Quiénes son tus principales usuarios? Porque ellos te van a ayudar con la parte superior de ese triángulo: tus personas clave en el negocio. Y puede que no siempre sean las personas que tú crees. Puede que no sea el tipo con un título profesional pomposo. Puede que sea alguien que simplemente lo está utilizando en beneficio de la organización. Y tienes que identificarlos porque necesitas que se sumen al proyecto. A continuación, hay que ponerse de acuerdo sobre los cambios que sea necesario realizar y, a partir de ahí, seguir adelante con el proceso; y eso es, en realidad, un ciclo que, dependiendo de tu contrato, se repite año tras año. Siempre es importante hacer preguntas, ya sabes: ¿quién lo está utilizando?, ¿deberían utilizarlo?, porque puede que la herramienta que estén utilizando no sea la adecuada, y, de nuevo, ahí es donde algunos de tus responsables de negocio o de área te ayudarán. ¿Existe alguna alternativa, una alternativa mejor, tanto desde el punto de vista de la propiedad intelectual como desde el punto de vista de los costes? Y luego, ¿quién va a tomar esas decisiones al respecto? ¿Es la mejor herramienta para el trabajo? ¿Tienes una buena relación con el proveedor? ¿Cuál es su estabilidad? ¿Cuál es el futuro de nuestra colaboración? De nuevo, una cuestión muy importante que hay que examinar y analizar, ya que puede marcar la diferencia en cómo vais a progresar a largo plazo. ¿Está el proveedor invirtiendo en el producto que estáis comprando o se encuentra en una fase de «cosecha»? La supervisión de licencias, los rechazos y la capacidad de vuestra infraestructura son, en gran medida, un área en la que Open iT puede ayudaros, y eso es precisamente en lo que me voy a centrar.

[16:37] En pocas palabras, tu organización tiene un perfil de licencias que has adquirido, y Open iT te lo puede mostrar. Sin embargo, más allá de eso se encuentra el uso real. ¿Sabes lo que está ocurriendo realmente? ¿Dónde está el tiempo de inactividad? ¿Dónde está el tiempo de inactividad? ¿En qué áreas tienes un exceso de licencias? ¿En qué módulos de un subconjunto no estás utilizando realmente? Por lo tanto, lo que quieres es hacer coincidir esas dos curvas y mostrar en qué aspectos tu situación de licencias o derechos se ajusta adecuadamente a tu situación real de uso.

[17:16] Y Mark, creo que esto siempre te parece fascinante.

[17:20] Mark: Sí. Tengo que interrumpirte o hacer una pausa aquí. Desde una perspectiva financiera, claro, estoy volviendo a analizar esto desde ese punto de vista. Lo único que vemos en un SAP, un ERP o un Oracle es la línea verde, ¿verdad? Esto es lo que debatimos una y otra vez en las reuniones tradicionales de presupuesto. ¿Cuáles son las licencias adquiridas? ¿Cuál es el coste? Pero lo que no vemos es cómo se utiliza esta capacidad. ¿Cuál es la capacidad no utilizada? ¿Cuáles son las tendencias? ¿Va en aumento o en descenso? Cuando vi esto por primera vez, me entusiasmó mucho —y sigo estando muy entusiasmado—, pero cuando lo aplicas de forma generalizada a todas tus aplicaciones de ingeniería, pasas de una visión puramente centrada en el coste a una de coste por valor, coste por unidad. Así que el debate se desplaza hacia un punto completamente diferente, ¿verdad? Ya no se habla de partidas de la cuenta de resultados. Se trata simplemente de: «Está bien, esta es la aplicación que adquirimos con esta capacidad y vemos si se aprovecha muy bien o no», y esto resulta realmente revelador para el departamento financiero, porque siempre estamos buscando ineficiencias.

[18:55] David: Genial. Gracias, Mark. Y me encanta que entiendas el tema financiero, porque yo no soy un experto en finanzas y es fantástico colaborar con alguien que tiene esa experiencia.

[19:05] En pocas palabras, ¿qué hace más o menos « Open iT » si no lo sabes? A nivel básico, supervisa los servidores de licencias. Analiza los registros de entrada y salida de tu uso. Sabe quién lo está utilizando, durante cuánto tiempo y para qué lo ha utilizado. Cosas bastante básicas. Y puedes consultar esos datos a lo largo de un periodo prolongado. También puedes verlos en tiempo real. ¿Quién está conectado ahora mismo desde ese servidor de licencias? ¿Cuál ha sido la tendencia a lo largo del tiempo? Son datos muy útiles y constituyen la base de tu análisis. Sin embargo, además, también puedes examinar el tiempo de inactividad. Open iT cuenta con un agente capaz de supervisar ordenadores de sobremesa y plataformas en la nube. Es bastante independiente de la plataforma y de la tecnología de licencias, por lo que puede mostrarte quién tiene una aplicación abierta y ha cerrado sesión, pero en realidad no la está utilizando, y eso puede ser una información muy valiosa para ayudarte a reducir también esa curva, porque además de analizar el uso activo, puedes tomar medidas y recuperar recursos según unos criterios. Así que, si tienes muchos usuarios que están obteniendo licencias caras pero no las están utilizando, puedes obtener datos al respecto y devolver esas licencias de aplicación al fondo común para que estén disponibles para otros, aunque las sesiones permanezcan abiertas. De este modo, no restringes la funcionalidad de los usuarios. Ya sabes, puede que tengan una razón totalmente legítima para dejar su ordenador inactivo, pero cuando vuelven al trabajo lo tienen todo a su disposición y pueden obtener otra licencia del fondo común. Eso es realmente muy eficiente y, de hecho, ofrece a los usuarios mucha libertad para hacer lo que necesitan.

[20:50] Sí. En resumen, « Open iT » te proporciona las respuestas que necesitas para, ya sabes, participar en esos debates de los que hemos estado hablando. Ya sabes: ¿quién lo utiliza ahora y quién lo ha utilizado en el pasado? ¿Durante cuánto tiempo lo utilizan? ¿Quiénes son? ¿Dónde se encuentran? ¿Cuál es su función? Conectarse a Active Directory te proporcionará mucha de esa información, te dirá cuál es el perfil de los usuarios, y además muchas aplicaciones son muy modulares y cuentan con un conjunto de funcionalidades que conviene analizar en su totalidad, porque tus usuarios expertos pueden utilizar legítimamente algunas de esas funciones de alta complejidad, pero hay muchos otros que no las necesitan. Me refiero a que voy a utilizar la analogía de Adobe Creative Cloud en este sentido: ya sabes, no todo el mundo necesita Premiere Pro, Audition o After Effects; simplemente necesitan crear un PDF. Y tenemos equivalentes en el sector de la automoción —como Autodesk— y en la industria del petróleo y el gas, donde esas aplicaciones están diseñadas teniendo en cuenta diferentes niveles de funcionalidad.

[21:52] Mostrar cómo gestionar el tiempo de inactividad, de modo que se puedan recuperar las licencias y ofrecer así la máxima flexibilidad y libertad a los usuarios.

[22:00] Mark: David, un comentario. Si retrocedes un poco, ¿verdad?, y vuelvo a referirme a la experiencia con FinOps, ¿no? Todo este tipo de preguntas son las mismas con las que también se enfrentan otros propietarios de licencias o de software, ¿verdad? Así que creo que las preguntas son las mismas. Tanto si tienes Microsoft 365, como si tienes PTC, ANSYS o Autodesk, siempre se trata de lo mismo: ¿cómo puedo conseguir transparencia en cuanto a costes, capacidad y uso? ¿Cómo puedo informar a las personas adecuadas, optimizar y convertirlo en un ciclo continuo en el que pasemos de la fase de gatear, a la de caminar y, finalmente, a la de correr, para así mejorar? Y este es, de hecho, uno de esos patrones de FinOps que vi ayer, y quizá para todos vosotros que también estáis enfrentándoos a esto, no estáis solos, ¿verdad? Es un esquema muy, muy común que se repite una y otra vez. Dependiendo del software o la licencia, tiene diferentes perspectivas, pero el problema central es siempre el mismo. Esto es lo que observo desde el punto de vista de la gestión financiera de TI.

[23:22] David: Genial, gracias, gracias, Mark. Hoy no voy a entrar en muchos detalles sobre, ya sabes, los informes y las diferentes consolas que ofrece Open iT . Tenemos otros seminarios web y, por favor, estaremos encantados de mostrarte los detalles relevantes para tu organización; solo tienes que decírnoslo.

[23:43] Pero puedes ver gráficos del uso total y del uso acumulado. Puedes consultar un estupendo mapa de calor para ver cómo varía el uso de la aplicación a lo largo del día en tus distintas zonas horarias, lo cual puede resultar realmente fascinante a la hora de identificar tus horas punta. Obviamente, hay que tener mucho cuidado de no basar toda la estructura de licencias en, ya sabes, los picos de uso; a menudo vemos que las organizaciones suelen tener mucho trabajo en primavera y luego otra vez en septiembre, y que, por lo general, el mayor número de transacciones se produce los miércoles por la tarde o los jueves por la tarde. Por eso hay que tener cuidado de no basar toda la estructura de licencias en un pico en mayo y otro en septiembre —algo que realmente puede ocurrir—; este tipo de mapa de calor puede ser de gran ayuda para analizarlo, planificarlo y, de nuevo, reducir esa curva para que los derechos de licencia se ajusten al uso real.

[24:41] De nuevo, hay muchos detalles aquí. El gráfico superior muestra todas las sesiones que una aplicación tiene en ejecución en un momento dado. Pero también muestra cuántas están activas, es decir, en uso, y cuántas están suspendidas. Así que puedes ver que, cuando tienes aplicaciones suspendidas —que siguen ejecutándose, pero cuya licencia ha vuelto al fondo común—, estás siendo eficiente. Sabes que tus usuarios tienen mucha libertad y que les estás prestando un servicio eficiente con un volumen menor de licencias en el fondo común, sin que ello suponga una merma en el nivel de funcionalidad. Es muy, muy, muy potente.

[25:18] Puedes hacer lo mismo de forma transversal, obtener análisis de todos los equipos técnicos, y esto puede resultar realmente valioso en esas reuniones presupuestarias en las que, como sabes, alguien pregunta con toda razón: «Bueno, ¿quiénes son estos tipos?, ¿cuáles son sus funciones?, ¿deberían estar haciendo esto?», y tú puedes tener esa información ahí mismo y en ese momento. Esta vista en concreto procede, de hecho, de Power BI. Puedes vincular Open iT con Power BI para combinarlo con cualquier fuente de datos de tu organización, lo cual resulta muy útil para mostrar quién y también dónde; y el «dónde» es algo muy habitual en la elaboración de presupuestos y en los modelos de asignación de una gran organización. Sabes que hay diferentes regímenes fiscales y diferentes demandas. Por eso quieres poder, ya sabes, tener en cuenta que en EE. UU., Europa o Extremo Oriente existen regímenes fiscales distintos, y quieres poder analizar eso. Es posible que las unidades de negocio quieran saber a qué se destina el dinero que pagan y qué es lo que presupuestan. Resulta muy, muy útil y muy, muy valioso cuando surgen esas preguntas difíciles, ya que permite desglosar los datos muy rápidamente y proporcionar esas respuestas.

[26:20] Volviendo a nuestro flujo de trabajo de optimización de productos, el área clave en la que queremos centrarnos es esa zona de consenso, el espacio de debate. Todo lo que queda fuera de eso es, en cierto modo —no sé si me atrevería a decir «transaccional»—, pero, ya sabes, por un lado están los aspectos prácticos de pagar las facturas. Están los aspectos técnicos del análisis de los datos, y los datos son muy interesantes, pero en realidad solo sirven para las respuestas que pueden aportar. Es la información que necesitas obtener de los datos. Y, en realidad, cuando se trata de ese acuerdo, estamos hablando de esa colaboración que se encuentra en el centro de esa pirámide.

[26:58] Y a la hora de plantearnos cómo organizarlo y quién debería formar parte de ello, ya sabes, los propietarios de producto son, por supuesto, el grupo en el que nos hemos centrado: las personas con responsabilidad, pero no necesariamente con autoridad. Así que queremos incorporar a quienes gestionan el presupuesto, los propietarios de servicio. ¿Quién da soporte a estas aplicaciones? Puede que, ya sabes, hayamos hablado del coste financiero estricto de pagar las facturas, pero si una aplicación tiene unos gastos generales de soporte elevados, mucha carga de datos, muchos problemas o utiliza una infraestructura problemática, hay que tener eso en cuenta porque debe equilibrarse con el valor que aportas a tu empresa, a tus expertos en el negocio, por supuesto. Ahora bien, ¿a quiénes se busca y cómo se encuentran esos expertos del negocio? Tus principales usuarios de Open iT son, como digo, una forma perfecta de encontrar a esos expertos del negocio. La gente te dará una opinión firme. La gente impulsará tu organización y te dará la legitimidad que necesitas para mantener una conversación madura con tus departamentos de finanzas y dirección. También una buena variedad de áreas de negocio. Me refería a todo el mundo. Si consigues reunir a personas de diferentes áreas para facilitar una buena toma de decisiones, porque si no incluyes a esas personas en este proceso, te pasará factura más adelante y dará lugar a otros problemas relacionados con el aislamiento en silos. Así pues, el aislamiento en silos puede ser organizativo, pero también regional.

[28:26] Y sin duda lo he vivido en grandes organizaciones en las que la sede central siempre tiene la razón. Ya sabes, hay una sede central que no tiene debidamente en cuenta lo que quiere y necesita tu negocio distribuido.

[28:39] Y también las compras, es decir, aún no hemos hablado de las compras, y una de las cosas que te dirán es que es muy posible que ellos se encarguen del contrato. Así que hay que saber cuáles son los contratos. Debes centrarte en las oportunidades más accesibles, en las que puedas obtener valor. Así que, en realidad, lo que te interesa es un contrato que se vaya a negociar pronto y que ofrezca el mayor valor; obviamente, ese es el objetivo al que debes aspirar y en el que debes centrar más tu atención. Si tienes un contrato que no vence hasta dentro de 18 meses o más, lo mejor es dejarlo en suspenso, y el departamento de compras será el más indicado para asesorarte al respecto. ¿Hay alguna cláusula en ese contrato que establezca que debes notificarlo con 90 días, 30 días o quizás incluso más de antelación? Es muy importante contar con alguien que conozca bien los contratos en esa conversación.

[29:24] ¿Y qué van a hacer por ti? Te van a ayudar con esa priorización tan importante para que consigas el mejor valor. Te van a dar un nivel de autorización que podrás utilizar en torno a esa pirámide para expresarte adecuadamente y, en cierto modo, hablar con confianza. Te proporciona un registro de las decisiones tomadas y deja muy clara la justificación de dichas decisiones, con el objetivo real de impulsarte hacia adelante.

[29:52] Bueno, en realidad, creo que ya estamos llegando al final de nuestra charla de hoy. Sí, y los propietarios de producto, esas estrellas del rock en la sombra, esos superhéroes… No teníamos muy claro qué título darle a la charla de hoy, pero supongo que queremos, que nos motiva dar visibilidad a ese tipo de personas anónimas que se encuentran en el centro de la pirámide.

[30:16] Mark: Cierto. Y lo que he observado en la práctica es que, cuando se lleva a cabo de esta manera… En la diapositiva anterior lo llamabas «comité de proyecto» o «comité directivo». A veces utilizamos un término como «revisión trimestral de negocio». Se trata precisamente de este tipo de cadencia en la que os reunís, e imagina que eres el propietario del producto y aportas todas las conclusiones diciendo: «Hemos hecho nuestro trabajo». Hemos optimizado la capacidad. Sabemos incluso cómo podría evolucionar la demanda en el futuro, ¿verdad? Así no hay sorpresas, y se elimina ese obstáculo mental que supone acudir a una de estas reuniones presupuestarias; no es como si tuvieras que ir a un juicio, ¿verdad? Se trata más bien de reunir a estas comunidades en forma de triángulo, y tú, como responsable de producto, puedes impulsar realmente una conversación centrada en los buenos resultados empresariales. Y creo que esto es, también a nivel personal, una forma bastante positiva y entusiasta de hacer el trabajo, simplemente de una manera diferente, ¿verdad? Las finanzas forman parte de los patrones que hay que optimizar.

[31:39] David: Sí, sí, claro que sí. Y ya sabes que da igual cuál sea tu metodología; y, bueno, en nuestro sector nos encanta experimentar con metodologías que se han utilizado, ya sea ágil, Kanban o, ya sabes, lo que sea, como ADO o lo que sea; estos principios encajan en cualquiera de ellas porque se trata de principios de comunicación, empoderamiento y buena información. Es bastante irrelevante cuál sea tu metodología o cuál sea tu cadencia. Y estoy de acuerdo en que es un mensaje de positividad; ya sabes, no es un mensaje de, ya sabes, que queramos sofocar la innovación o restringirla. Se trata más bien de: «esto es lo que puedes hacer». Siempre es bueno centrarse en lo que puedes hacer. Se trata de información para proporcionar el apoyo adecuado y dar la información correcta para tomar las mejores decisiones posibles. Vale, no sé, ahora tengo la garganta un poco seca de tanto hablar, así que quizá podamos pasarle la palabra a Nix en el estudio para ver si tenemos alguna pregunta.

[32:44] Nix: Gracias, David y Mark, por vuestras aportaciones. Hay un montón de ideas prácticas ahí. Tenemos algunas preguntas muy interesantes. Así que pasemos directamente a la ronda de preguntas y respuestas.

[32:53] Bueno, en primer lugar tenemos… Creo que esta era una pregunta que se iba a plantear antes. ¿Vamos a profundizar en cómo podemos detectar el gasto oculto? Creo que, David, ya has mencionado este tema brevemente antes, pero sí, ¿qué tal si profundizamos en el gasto oculto?

[33:08] David: ¿Qué te parece? Mark, has mencionado eso de que, ya sabes, alguien paga un programa informático con su tarjeta de crédito. Lo que he visto, y esto es en el sector petrolero, es que la gente suele conseguir financiación para proyectos como perforar un pozo, y simplemente usan una parte de ese dinero para llamar por teléfono a un proveedor y comprar un par de licencias extra con fondos de inversión sin pensar en el mantenimiento ni en la asistencia técnica, sin tener en cuenta la asistencia. Y, de hecho, una de las formas de detectarlo es que aparecerá como una licencia adicional en tu… así que Open iT te indicará: «Oh, de repente te han aparecido licencias y tienes que prestar atención a ello». Así que esa es una de las formas, y como he dicho, no quiero ser totalmente crítico con la «TI en la sombra», porque hay que entender que lo hacen por una razón y que tu organización actual no les está proporcionando lo que necesitan, y hay que abordar ese tema. Así que sí, es un tema complicado. Es una buena pregunta. De hecho, creo que la «TI en la sombra» es probablemente un tema que permite detectar esas anomalías de forma temprana.

[34:33] Nix: Genial. Gracias. Gracias por eso, David. También tenemos otra pregunta aquí. ¿Podrías mencionar algún método para conseguirlo?

[34:47] ¿Te refieres a cómo, sí? A cómo encontrar a las personas adecuadas, quizá, y a cómo conseguir lo adecuado, sí. Lo siento. Quizá tenga algo que ver, porque antes mencionaste FinOps. Así que quizá tenga algo que ver con eso.

[35:05] Mark: Sí. Creo que lo bueno de FinOps es que puedes empezar poco a poco, ¿no? No hace falta analizar el gasto total en software de todas las aplicaciones. Se trata más bien de crear un núcleo, como un prototipo, y a partir de ahí ir aprendiendo, ¿no? Así que empiezas, por ejemplo, con la aplicación MATLAB; echas un vistazo al coste que aparece en tus libros y también en Open iT; analizas el uso y los usuarios; y luego planteas la primera serie de preguntas inteligentes y te pones en contacto con los compañeros diciendo: «Vale, vemos una anomalía aquí, ¿qué significa? ¿Está bien? ¿Podría estar bien?», pero supongamos que ya estamos entrando en este ciclo de informar, optimizar y operar. Y este es realmente el motor que impulsa FinOps, entre otras cosas, pero creo que este es realmente el núcleo. Así que empieza con los datos que tienes y optimiza a partir de ahí.

[36:13] Nix: Genial. Gracias. Gracias, Mark. Pasemos a la siguiente pregunta. ¿Funciona esto con un modelo de pago por uso o con licencias tokenizadas?

[36:24] David: Excelente, excelente pregunta. Sí, quiero decir que los ejemplos de los que hemos hablado hasta ahora se basan principalmente en las licencias concurrentes tradicionales, pero funciona perfectamente para las licencias tokenizadas o de pago por uso. Y, en muchos sentidos, resulta incluso más valioso porque, ya sabes, en los modelos de licencia tradicionales, pagas tu dinero, tienes tu software y, bueno, realmente no puedes… no vas a rebasar tu presupuesto en ese año natural. Pero si tienes un modelo tokenizado o de pago por uso, puede ser eficiente, aunque también puede resultar impredecible. Así que es fundamental que te mantengas al tanto desde el principio para ver cuál es tu tasa de ejecución, para ver cuáles son tus valores 1/1, 2/10 y 3 a medida que avanza el año. Y también es importante conocer los patrones de uso de un método de licencia preexistente. Así sabrás bien que, por ejemplo, nuestro uso en enero probablemente no reflejará el de todo el año, ya que enero suele ser un mes de baja actividad. Así que hay que estar al tanto de esos patrones y hacer planes sobre la marcha. Y probablemente, en esas situaciones, la frecuencia de las reuniones sería mayor. Pero la buena noticia es que dispondrías de todos los datos a tu alcance, exactamente de la misma forma, aunque luego tendrías que utilizarlos para predecir cuál iba a ser tu tasa de ejecución. Pero sí, esas tecnologías de concesión de licencias, y las más recientes, son sin duda algo en lo que Open iT está muy al tanto.

[37:53] Mark: Estoy totalmente de acuerdo con eso, también desde el punto de vista financiero, ¿verdad? Antes, comprábamos las licencias siguiendo un modelo de «paga y olvídate», y ahora tenemos la oportunidad, si trabajamos juntos, de optimizar con mayor frecuencia, ¿no? Esto nos lleva a una situación en la que necesitamos la información de forma regular. Así que, como has destacado, a diario, semanalmente, mensualmente, para ver las tendencias, y esto se convierte en una tarea habitual del responsable de producto en este mundo de pago por uso y tokenización.

[38:45] Nix: Gracias por vuestra respuesta conjunta. Y, por último, tenemos aquí otra pregunta. ¿Qué recomendaciones haríais para que participen las personas adecuadas en el proceso de toma de decisiones?

[38:58] David: Invítales a comer. Sí. La verdad es que eso es un poco como un arte oscuro, pero es muy, muy importante. Y, de nuevo, volvería a utilizar Open iT para encontrar a las personas adecuadas, para ver quién está utilizando, ya sabes, quién está utilizando quizá algunos de los módulos menos conocidos, quién tiene un historial prolongado de uso, ya sabes, quién lleva mucho tiempo utilizándolo, averiguar quién figura en el contrato, descubrir con quién habla el proveedor, quién está en la marcación rápida del representante comercial de esa empresa. ¿Quién genera la mayor cantidad de llamadas al servicio técnico? Esa es otra clave muy útil. Así que, ya sabes, hay que revisar la base de datos de gestión de activos de TI para ver quién está generando las llamadas. Ese puede ser otro pequeño truco para reunir a las personas adecuadas, porque a menudo, dependiendo de su cargo, no se les consulta necesariamente sobre algunas de estas decisiones, pero es absolutamente necesario hacerlo. Creo que en los viejos tiempos, cuando todo el mundo estaba en la oficina, te paseabas por las plantas para intentar identificar a esas personas, pero ahora hay que recurrir a métodos más sutiles: datos de uso, tickets, quién realiza las llamadas telefónicas, ese tipo de cosas útiles. Así que sí, es complicado, pero sin duda merece la pena intentarlo.

[40:32] Nix: Estupendo. Y creo que con esto concluimos nuestra ronda de preguntas y respuestas. Gracias a ambos por vuestras respuestas tan detalladas. Antes de terminar, solo un breve recordatorio: este seminario web se ha grabado y en breve recibiréis un enlace a la grabación en vuestra bandeja de entrada; también lo encontraréis en nuestra página de seminarios web bajo demanda en openit.com. Junto a las grabaciones de los seminarios web, encontraréis un enlace a nuestra encuesta. Por favor, enviadnos vuestros comentarios y cualquier tema que os gustaría que tratáramos. Solo tenéis que escanear los códigos QR que aparecen en vuestra pantalla para acceder tanto a la grabación como a la encuesta. Si estáis listos para acudir a vuestra próxima reunión presupuestaria con datos que hablen por sí mismos, reservad una consulta gratuita de 30 minutos con uno de nuestros asesores de soluciones empresariales para descubrir cómo podemos ayudaros. Además, si ya eres cliente, no dudes en ponerte en contacto directamente con tu gestor de cuentas para conocer los siguientes pasos o obtener más detalles. Solo tienes que utilizar los datos de contacto que aparecen en tu pantalla. Y no olvides seguirnos en las redes sociales en Open iT para obtener más información y novedades. Si quieres ponerte en contacto con Mark u obtener más información sobre Enterprise Value Consulting Network, aquí tienes sus datos. Son un recurso excelente para alinear las estrategias de TI, finanzas y negocio. Una vez más, soy Nix. Gracias por dedicarnos tu tiempo hoy. Nos vemos en el próximo seminario web.