- El reembolso de gastos de TI mejora la transparencia de los costes al vincular los costes de los servicios de TI al uso real, en lugar de a las cifras estimadas de plantilla.
- Unos mecanismos de repercutición de gastos justos y fiables permiten conocer qué activos se utilizan y cuánto cuestan, lo que favorece una mejor planificación y una gestión presupuestaria más responsable.
- Los datos de uso y las herramientas de optimización de los costes de TI ayudan a los responsables a prever los costes y a tomar decisiones prudentes sobre los recursos financieros.
Cuando la factura trimestral de TI se contabiliza en el libro mayor de una unidad de negocio como una única partida asignada en función del número de empleados, ocurren dos cosas: la unidad no puede saber qué servicios ha consumido realmente y el departamento de TI no puede justificar la cifra cuando se le cuestiona. El «chargeback» cierra ese círculo, pero solo cuando vincula los costes al uso real en lugar de a estimaciones. Si se hace bien, convierte a TI de un centro de costes obligado a dar explicaciones constantemente en una organización de servicios con una factura justificable, proporciona a los responsables los datos de previsión necesarios para planificar y crea la conciencia de que una gestión prudente de los recursos compartidos es realmente necesaria.
¿Se gasta demasiado en TI? Esta pregunta ha sido un problema para los responsables de TI en las últimas décadas, y sigue planteándose en la actualidad. Las iniciativas de reducción de costes han cobrado importancia durante la reciente crisis económica, y las exigencias de reducción de costes han persistido.
Los sistemas e infraestructuras de TI suelen percibirse como inversiones costosas, y su valor empresarial puede ser difícil de demostrar. Como resultado, los CIOs a menudo obtienen un presupuesto inadecuado para obtener efectivamente el máximo valor de cada activo de TI, y para apoyar el uso productivo de los empleados de estos activos. Una cuestión que agrava el problema es que las compras de nuevas licencias de software y las actualizaciones se basan a menudo en los recuentos estimados, lo que hace que la organización gaste más de lo debido.
La transparencia de los costes a través del IT chargeback está rectificando este problema. La devolución de gastos de TI ofrece flexibilidad para permitir a la empresa mantenerse al día con la tecnología actual y ajustar los contratos con los proveedores de servicios que se ajustan al uso real que la organización hace de sus servicios de TI.
En un número reciente (ITAK) de la revista «Information Technology Asset Knowledge», de octubre de 2011, Signe Marie Stenseth, vicepresidenta sénior de Open iT , escribió: «Los responsables de las unidades de negocio valoran la transparencia, así como unos mecanismos de repercutición de costes justos y fiables, ya que ambos contribuyen a una mejor valoración de los servicios de TI. Además de cumplir con los requisitos normativos de información financiera, la repercutición de costes genera una mayor conciencia sobre qué activos se están utilizando y cuánto cuestan, lo que se traduce en una planificación consciente y una gestión fiscal responsable. A largo plazo, la reducción del despilfarro genera un ahorro significativo de costes, especialmente en un entorno más amplio y complejo. En conclusión, liderar el proceso de reestructuración y reorganización de una empresa nunca es fácil, pero existen soluciones disponibles para facilitar dicho proceso. Mediante el análisis de los datos de uso, los responsables empresariales pueden tomar decisiones prudentes sobre el uso de los recursos financieros[i]».
Los directivos de las empresas quieren mejorar la calidad de los productos y servicios y, al mismo tiempo, cumplir con la exigencia de reducir los costes de explotación. Para poder cumplir ambos objetivos, necesitan métricas críticas para poder prever los costes futuros con mayor precisión. Gracias a las herramientas de optimización de costes de TI que existen hoy en día en el mercado, los directivos tienen ahora muchas opciones para aplicar cambios que conviertan los costes de TI en beneficios.
¿Qué medidas estáis tomando para reducir los costes de TI? ¿Forma parte esta iniciativa de vuestros planes para 2012? Optimizad y supervisad vuestros activos de TI con las herramientas de gestión de licencias y generación de informes de Open iT . Descubrid cómo convertir los costes de TI en beneficios; reservad hoy mismo una demostración en directo gratuita.
[i] Stenseth, Signe Marie. "Business Value From Metering Software Usage". Information Technology Asset Knowledge octubre de 2011: 105-108.
