- La refacturation informatique améliore la transparence des coûts en liant les coûts des services informatiques à l'utilisation réelle plutôt qu'aux effectifs estimés.
- Des mécanismes de refacturation équitables et fiables permettent de mieux cerner les ressources utilisées et leur coût, ce qui favorise une meilleure planification et une gestion budgétaire plus rigoureuse.
- Les données d'utilisation et les outils d'optimisation des coûts informatiques aident les responsables à prévoir les coûts et à prendre des décisions avisées concernant les ressources financières.
Lorsque la facture informatique trimestrielle apparaît dans le grand livre d’une unité opérationnelle sous la forme d’un montant forfaitaire attribué en fonction des effectifs, deux problèmes se posent : d’une part, l’unité ne peut pas déterminer quels services elle a réellement consommés ; d’autre part, le service informatique ne peut pas justifier ce montant lorsqu’il est remis en cause. Le refacturation comble cette lacune — mais uniquement lorsqu’elle lie les coûts à l’utilisation réelle plutôt qu’à des estimations. Bien menée, elle transforme le service informatique, qui passe d’un centre de coûts contraint de se justifier à une organisation de services présentant une facture justifiable ; elle fournit aux responsables les données prévisionnelles nécessaires à leur planification et sensibilise à la gestion prudente des ressources partagées qu’elle exige réellement.
Dépensez-vous trop d'argent pour l'informatique ? Cette question a taraudé les responsables informatiques au cours des dernières décennies, et elle se pose encore aujourd'hui. Les initiatives de réduction des coûts ont pris de l'importance au cours de la récente récession économique, et les demandes de réduction des coûts ont persisté.
Les systèmes et infrastructures informatiques sont souvent perçus comme des investissements coûteux, et leur valeur commerciale peut être difficile à prouver. En conséquence, les DSI obtiennent souvent un budget inadéquat pour tirer le meilleur parti de chaque actif informatique et pour soutenir l'utilisation productive de ces actifs par les employés. Le problème est d'autant plus grave que les achats de nouvelles licences et les mises à niveau de logiciels sont souvent basés sur des estimations d'effectifs, ce qui entraîne des dépenses excessives pour l'organisation.
La transparence des coûts grâce à la facturation des services informatiques permet de remédier à ce problème. L'IT chargeback offre la flexibilité nécessaire pour permettre à l'entreprise de rester en phase avec les technologies actuelles et d'ajuster les contrats avec les fournisseurs de services en fonction de l'utilisation réelle que l'organisation fait de leurs services informatiques.
Dans un récent numéro (octobre 2011) du magazine « Information Technology Asset Knowledge » (ITAK), Signe Marie Stenseth, vice-présidente senior d’Open iT, a écrit : « Les responsables des unités opérationnelles apprécient la transparence ainsi que les mécanismes de refacturation équitables et fiables, car ces deux éléments contribuent à une meilleure évaluation des services informatiques. Outre le respect des exigences réglementaires en matière de reporting financier, la refacturation permet de mieux identifier les actifs utilisés et leur coût, ce qui se traduit par une planification réfléchie et une bonne gestion financière. À long terme, la réduction du gaspillage permet de réaliser d’importantes économies, en particulier dans un environnement plus vaste et plus complexe. En conclusion, montrer la voie pour redéfinir et réorganiser une entreprise n’est jamais facile, mais il existe des solutions pour faciliter ce processus. En analysant les données d’utilisation, les dirigeants d’entreprise peuvent prendre des décisions prudentes concernant l’utilisation des ressources financières[i]. »
Les chefs d'entreprise veulent améliorer la qualité des produits et des services, tout en répondant aux demandes concurrentes de réduction des coûts d'exploitation. Pour être en mesure d'atteindre ces deux objectifs, ils ont besoin de mesures critiques pour pouvoir prévoir les coûts futurs avec plus de précision. Grâce aux outils d'optimisation des coûts informatiques disponibles aujourd'hui sur le marché, les responsables disposent désormais de nombreuses options pour mettre en œuvre des changements visant à transformer les coûts informatiques en bénéfices.
Quelles mesures prenez-vous pour réduire vos coûts informatiques ? Cette initiative figure-t-elle parmi vos priorités pour 2012 ? Optimisez et surveillez vos actifs informatiques grâce aux outils de gestion des licences et de reporting d’Open iT. Découvrez comment transformer vos coûts informatiques en bénéfices : réservez dès aujourd’hui une démonstration en direct gratuite.
[i] Stenseth, Signe Marie. "Business Value From Metering Software Usage". Information Technology Asset Knowledge Octobre 2011 : 105-108.
