- O chargeback de TI melhora a transparência dos custos, ao associar os custos dos serviços de TI à utilização efetiva, em vez de se basear em estimativas do número de colaboradores.
- Mecanismos de refacturação justos e fiáveis permitem identificar quais os ativos que são utilizados e qual o seu custo, contribuindo para um melhor planeamento e uma melhor gestão financeira.
- Os dados de utilização e as ferramentas de otimização de custos de TI ajudam os gestores a prever custos e a tomar decisões prudentes sobre os recursos financeiros.
Quando a fatura trimestral de TI é lançada no livro-razão de uma unidade de negócio como um valor único atribuído com base no número de colaboradores, acontecem duas coisas: a unidade não consegue identificar quais os serviços que consumiu efetivamente e o departamento de TI não consegue justificar o valor quando questionado. O chargeback fecha esse ciclo — mas apenas quando associa os custos à utilização real, em vez de a estimativas. Quando bem executado, transforma a TI de um centro de custos obrigado a dar explicações numa organização de serviços com uma fatura justificável, fornece aos gestores os dados de previsão necessários para o planeamento e cria a consciência de que a gestão prudente dos recursos partilhados é, de facto, necessária.
Está a gastar demasiado em TI? Esta pergunta tem vexado os gestores de TI ao longo das últimas décadas, e ainda hoje é feita. As iniciativas de redução de custos ganharam proeminência durante a recente recessão económica, e as exigências de redução de custos têm persistido.
Os sistemas e infra-estruturas de TI são frequentemente considerados como investimentos dispendiosos, e o seu valor comercial pode ser difícil de provar. Como resultado, os CIOs recebem frequentemente um orçamento inadequado para obterem efectivamente o maior valor de cada activo informático, e para apoiar a utilização produtiva destes activos por parte dos funcionários. Uma questão que agrava o problema é que as novas aquisições e actualizações de licenças de software são muitas vezes baseadas em estimativas de headcounts, fazendo com que a organização gaste em excesso.
A transparência de custos através do chargeback das TI está a rectificar este problema. O chargeback de TI oferece flexibilidade para permitir à empresa manter-se a par da tecnologia actual, e para ajustar contratos com fornecedores de serviços que correspondam à utilização real dos seus serviços de TI por parte da organização.
Numa edição recente da revista «Information Technology Asset Knowledge» (ITAK), de outubro de 2011, Signe Marie Stenseth, vice-presidente sénior da Open iT, escreveu: «Os líderes das unidades de negócio valorizam a transparência, bem como mecanismos de refacturação justos e fiáveis, uma vez que ambos contribuem para uma melhor avaliação dos serviços de TI. Para além de cumprir os requisitos regulamentares de prestação de contas, a refacturação promove uma maior consciência sobre quais os ativos que estão a ser utilizados e quanto custam, resultando num planeamento consciente e numa gestão financeira responsável. A longo prazo, a redução do desperdício proporciona poupanças significativas, especialmente num ambiente de maior dimensão e complexidade. Em conclusão, liderar o caminho para reformular e reorganizar uma empresa nunca é fácil, mas existem soluções disponíveis para ajudar nesse processo. Ao analisar os dados de utilização, os líderes empresariais podem tomar decisões prudentes sobre a utilização dos recursos financeiros[i].”
Os líderes empresariais querem melhorar a qualidade dos produtos e serviços e, ao mesmo tempo, satisfazer as exigências concorrentes de redução dos custos operacionais. Para poderem alcançar ambos estes objectivos, precisam de métricas críticas para poderem prever com maior precisão os custos futuros. Com as ferramentas de optimização de custos de TI actualmente disponíveis no mercado, os gestores têm agora muitas opções na implementação de mudanças para transformar os custos de TI em lucros.
Que medidas está a tomar para reduzir os custos de TI? Esta iniciativa faz parte dos seus planos para 2012? Otimize e monitorize os seus ativos de TI com as ferramentas de gestão de licenças e de relatórios do Open iT. Saiba mais sobre como transformar os custos de TI em lucros; marque hoje mesmo uma demonstração ao vivo gratuita.
[i] Stenseth, Signe Marie. "Valor Empresarial do Uso de Software de Medição". Information Technology Asset Knowledge October 2011: 105-108.
