La plupart des organisations conscientes de l'importance de la mesure de l'utilisation des licences disposent généralement d'une solution, qu'il s'agisse d'une solution de surveillance interne ou d'une solution fournie par un fournisseur tel qu'Open iT. Mais comment choisir une solution de gestion des licences d'ingénierie qui vous convienne ?
Acheter ou construire
La décision commence par l'évaluation de vos besoins en matière de rapports sur la consommation de licences. Il existe de nombreux outils de gestion des licences logicielles qui permettent de mesurer les licences. Si vous disposez déjà d'une solution de suivi en interne, il est préférable de ne pas baser vos besoins sur votre outil actuel.
Au lieu de cela, partez de zéro et posez-vous la question suivante, à vous et à votre équipe : si nous avions tout ce que nous voulions, qu'est-ce que ce serait ? Quels sont les besoins qui manquent à l'outil actuel et quels sont ceux auxquels vous devez répondre pour vos besoins en matière de rapports ? L'investissement dans la construction de l'outil en vaut-il la peine ou est-il préférable d'acheter une solution ?
Parlez à vos parties prenantes
Le processus est plus détaillé dans cet ouvrage, mais il peut s'avérer utile dans le cadre du processus d'évaluation des logiciels. La sélection de la solution optimale pour la gestion des licences logicielles dépend de l'engagement complet des parties prenantes dans l'ensemble de l'organisation.
Qu'il s'agisse des cadres supérieurs ou des personnes chargées de la gestion des licences, des responsables de produits qui soutiennent des produits spécifiques destinés aux clients ou des responsables de disciplines qui supervisent des outils spécialisés, chacun d'entre eux fournit des informations cruciales sur les exigences distinctes de leurs domaines respectifs.
Cette approche holistique permet non seulement de découvrir les attentes et les besoins variés, mais aussi de mettre en évidence les mesures et les fonctionnalités spécifiques essentielles pour les différentes équipes, telles que les tendances d'utilisation des licences et les taux de refus, les dates d'expiration, etc.
L'intégration du retour d'information de toutes les parties concernées dans le processus de sélection façonne de manière significative les exigences de la solution, garantissant une adéquation avec les multiples aspects de la gestion des licences et s'alignant sur les objectifs plus larges de l'organisation, rationalisant ainsi les opérations et améliorant l'efficacité globale.
Quelles sont les caractéristiques dont vous avez besoin ?
Les conversations avec les parties prenantes révèlent exactement quelles sont les caractéristiques indispensables et souhaitables pour la phase d'évaluation. Les exigences varient d'une organisation à l'autre, mais examinons-en quelques-unes :
- La solution est-elle compatible avec les logiciels utilisés par l'entreprise ? En règle générale, les outils conçus en interne ne prennent pas totalement en charge les gestionnaires de licences et les serveurs utilisés par les fournisseurs pour livrer les logiciels. Il est donc essentiel de s'assurer que la solution de gestion des licences d'ingénierie que vous choisissez les prend en charge.
- Pouvez-vous créer des rapports personnalisés ? La demande de rapports hautement personnalisables est élevée et dépend du nombre de parties prenantes au sein de l'organisation. Chaque partie prenante perçoit les données de différentes manières, il est donc essentiel de répondre à tous leurs besoins.
- Le rapport est-il livré dans la boîte de réception de la partie prenante ? Tout le monde n'aime pas se connecter à un système pour exécuter un rapport. Les décideurs souhaitent généralement que le rapport soit disponible à tout moment, et il est donc préférable que les rapports soient planifiés et livrés dans leur boîte de réception.
- Peut-il se connecter aux informations sur les ressources humaines ? De nombreux fournisseurs proposent des données d'utilisation, mais celles-ci ne sont que partiellement utiles si elles ne sont pas reliées à des personnes réelles au sein de l'organisation. Un nom d'utilisateur cryptique offre beaucoup moins d'informations qu'un nom et des informations sur le département de l'utilisateur qui a acheté une licence d'une valeur de 20 000 dollars. Il ne s'agit là que des fonctionnalités de base nécessaires, mais le fait de compléter cette liste avec vos exigences spécifiques vous permettra de passer à la phase d'évaluation.
Préparer le terrain pour l'analyse des solutions de gestion des licences
Après avoir clairement défini les exigences, il est temps d'évaluer les fournisseurs de services de comptage de licences d'ingénierie. Ceux qui disposent d'un outil de comptage interne peuvent évaluer les fournisseurs à l'aide de leurs propres données, car la surveillance des licences par un tiers n'empêche pas l'utilisation de votre outil. L'objectif principal de l'évaluation est de déterminer s'il est préférable d'acheter ou de construire.
Une fois les exigences définies, attribuez-leur un poids en utilisant une échelle de un à cinq ou de un à dix, selon votre approche. L'attribution d'un poids à chaque exigence sur une échelle de un à dix offre un éventail plus large que l'échelle traditionnelle de un à cinq.
Cette méthode met l'accent sur l'importance de répondre aux exigences hautement prioritaires, notées huit et dix, afin de s'assurer qu'elles influencent de manière significative la note globale. Inversement, les éléments moins prioritaires, notés deux et quatre, réduiraient la note s'ils n'étaient pas satisfaits.
L'objectif principal est de créer un système de notation qui non seulement reflète avec précision la criticité de chaque exigence, mais qui donne également une note finale significative à présenter à la direction générale et aux parties prenantes.
Application de la matrice pour obtenir le score final
Il est maintenant temps d'évaluer les fonctionnalités proposées par chaque fournisseur sélectionné, de les tester et d'analyser les résultats. Attribuez une note à chaque exigence sur l'échelle que vous avez choisie, afin de préparer le terrain pour la note finale que recevra chaque fournisseur.
Pour affiner l'évaluation des fournisseurs, multipliez la note de chaque exigence par son poids correspondant, ce qui donne une note finale pour chaque fournisseur sur la base de ces critères. Cette approche calculée permet une comparaison détaillée et équitable, tout en reconnaissant l'importance variable de chaque exigence.
La mise en œuvre de cette technique améliore le processus d'évaluation, en identifiant les fournisseurs qui répondent le mieux aux exigences essentielles du projet et en simplifiant le processus de prise de décision.
Open iT offre une solution sophistiquée de gestion des licences conçue pour les organisations qui cherchent à maximiser leurs investissements en logiciels. Il prend en charge un large éventail de gestionnaires de licences et de serveurs, afin de fournir des mesures complètes et des rapports variés. Cela garantit non seulement une utilisation optimale des licences, mais aussi une connaissance approfondie des tendances d'utilisation et de l'efficacité.
En choisissant Open iT, les organisations se dotent d'une solution qui améliore la prise de décision, rationalise les opérations, réduit de manière significative les coûts des logiciels, accélère les tâches fastidieuses, tout en répondant aux besoins spécifiques de reporting des différentes parties prenantes.
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