Le gouvernement américain consacre chaque année des milliards d'euros à l'achat de licences logicielles, qu'il s'agisse de suites bureautiques ou d'applications spécialisées. Cependant, une gestion inefficace des licences au sein des agences fédérales a conduit à une qualité de données logicielles peu fiable, perturbant les processus d'acquisition, de renouvellement, d'utilisation et d'allocation des ressources. Open iT propose des solutions complètes pour résoudre ces problèmes d'inefficacité.
Qualité médiocre des données logicielles dans l'ensemble de l'administration américaine
Au cours d'une enquête sur l'utilisation des logiciels dans plusieurs départements fédéraux, le Government Accountability Office (GAO) a cherché à déterminer quels produits logiciels étaient les plus largement déployés et entraînaient les coûts les plus élevés. Toutefois, cet effort a été entravé par la mauvaise qualité des données relatives aux logiciels.
"Nous n'avons pas été en mesure de faire cette détermination", a expliqué Carol Harris, directrice de la technologie de l'information et de la gestion des acquisitions au GAO. "En effet, les données relatives aux logiciels des agences sont incohérentes et incomplètes dans l'ensemble du gouvernement.
Bien qu'il dépense 100 milliards de dollars par an en licences logicielles, le gouvernement américain est confronté à des inefficacités opérationnelles et à des pertes financières importantes, dues à la fragmentation et au manque de fiabilité des données relatives à l'utilisation des licences.
Selon Gartner, les entreprises perdent en moyenne 12,9 millions de dollars par an en raison de la mauvaise qualité des données.
Meilleure gestion des licences = meilleure qualité des données
Le GAO souligne la nécessité d'une gestion centralisée et efficace des licences logicielles pour résoudre les problèmes de qualité des données. Open iT, un fournisseur certifié par la GSA, propose un ensemble complet d'outils conçus pour améliorer la précision et la fiabilité des données de licence au sein d'une organisation.
Open iT agrège des données provenant de diverses sources, en utilisant des collecteurs de données ciblés pour capturer des mesures d'utilisation détaillées à partir de serveurs, de postes de travail et d'environnements en nuage. L'intégration transparente avec des systèmes tels qu'Active Directory et SAP permet de relier les données commerciales et informatiques et de créer des rapports complets sur l'utilisation des licences par site, centre de coûts ou projet. L'API REST de la plateforme permet de créer des rapports sur mesure, tandis que le suivi des licences dans les environnements sur site et en nuage garantit une vue complète et précise des actifs logiciels.
Gestion centralisée des licences de logiciels
En centralisant le suivi des licences logicielles, Open iT consolide les données fragmentées en un système unique et en temps réel, offrant une visibilité complète de l'utilisation et des coûts au niveau de l'organisation et du produit.
Suivi complet des stocks
Open iT peut suivre l'activité des licences, y compris les installations, les activations et les désactivations, ce qui garantit que les licences sont correctement déployées et disponibles. Les agences peuvent ainsi identifier les licences inutilisées ou sous-utilisées, ce qui permet d'améliorer l'allocation des ressources.
Analyse avancée de l'utilisation des licences
Grâce à ses puissants outils d'analyse, Open iT fournit des informations approfondies sur les schémas d'utilisation des logiciels, ce qui permet aux agences d'évaluer la conformité avec les accords de licence. La plateforme permet d'identifier et de supprimer les applications redondantes, de réduire le nombre de licences inutilisées et de repérer les possibilités de réduction des coûts, ce qui contribue à une gestion plus efficace du budget.
Optimisation des coûts et atténuation des risques
En suivant et en analysant la consommation des ressources, Open iT identifie de manière proactive la surutilisation, la sous-utilisation et les opportunités d'optimisation des licences logicielles, ce qui permet de réduire les risques tels que les frais de non-conformité et les renouvellements inutiles.
Refacturation de l'informatique
Open iT prend en charge la fonctionnalité de facturation informatique, en attribuant les coûts des logiciels aux départements sur la base de l'utilisation réelle. Cela permet d'accroître la responsabilité et d'améliorer l'efficacité de l'utilisation des licences.
Assurance de la conformité
Open iT surveille en permanence l'utilisation par rapport aux droits achetés et fournit des rapports de conformité afin d'aider les agences à éviter les pénalités coûteuses des fournisseurs et à respecter les exigences légales.
Intégration avec les outils d'intelligence économique
Open iT s'intègre de manière transparente aux plateformes de business intelligence telles que Power BI et Tableau, ce qui permet aux agences fédérales de combiner les données de gestion des licences avec des informations organisationnelles plus larges. Cela permet de créer des rapports exploitables qui soutiennent la prise de décision pour l'optimisation des licences logicielles, l'approvisionnement et les mesures de réduction des coûts.
Risques financiers liés à une mauvaise qualité des données relatives aux licences de logiciels
Une agence examinée par le GAO disposait de plus de 140 produits logiciels distincts, mais n'avait pas de visibilité sur ceux qui étaient les plus utilisés ou qui entraînaient les coûts les plus élevés. Il ne s'agit pas d'un cas isolé, mais d'un problème répandu dans d'autres administrations fédérales.
M. Harris a mis l'accent sur les risques financiers importants liés à l'inexactitude des données relatives aux licences logicielles, en particulier lors des audits des fournisseurs. Les écarts entre les licences achetées et les licences déployées se traduisent souvent par des " frais d'ajustement" substantiels, c'est-à-dire des pénalités pour dépassement des droits. Ces frais peuvent être élevés, en particulier lorsque les agences utilisent à leur insu plus de licences qu'elles n'en ont acheté, ce qui entraîne des coûts inattendus.
Éliminer les pièges d'une mauvaise qualité des données logicielles
Selon Gartner, les organisations perdent en moyenne 12,9 millions de dollars par an en raison de la mauvaise qualité des données. Pour les agences fédérales, où les licences logicielles représentent une part importante des coûts informatiques, des données fragmentées et peu fiables sur les licences peuvent entraîner une augmentation des coûts et une réduction de l'efficacité opérationnelle.
En mettant en œuvre des solutions de gestion avancée des licences approuvées par la GSA, les agences peuvent assurer un suivi précis de l'utilisation, renforcer la conformité et optimiser leurs actifs logiciels.
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