- IT budgeting for software should be an ongoing investment-planning process rather than a one-time annual activity.
- The article recommends creating a roadmap, considering license costs, renegotiating contracts, initiating chargeback, investing in positive-ROI projects, addressing cybersecurity, and identifying priorities.
- Software usage metering supports budgeting by showing whether current inventory is actively used and where contracts or licenses can be adjusted.
An IT manager submits next year's software budget on January 15 and considers the work done. By April, three vendor surprises have already cracked the assumptions, and by August the budget bears little resemblance to actual spend. Software budgeting is an ongoing investment-planning process, not a one-and-done deal: a roadmap, license cost monitoring, contract renegotiation cadence, chargeback initiatives, positive-ROI projects, cybersecurity allowances, and a prioritization framework that survives midyear shocks. Usage metering ties it all together by showing whether the inventory is actually earning its keep.
Sejamos honestos. A elaboração de orçamentos para TI é muito difícil. Alguns não sabem como o fazer correctamente. Pior, alguns nem sequer reconhecem a necessidade de planeamento orçamental para TI.
De acordo com a Gartner, prevê-se que as despesas mundiais com TI totalizem 3,8 biliões de dólares em 2019, um aumento de 3,2% em relação às despesas previstas de 3,7 biliões de dólares em 2018.
Isto mostra apenas que o orçamento anual de TI deve ser considerado como um investimento global em capacidades que acrescentam valor comercial e proporcionam um retorno positivo do investimento (ROI) para as partes interessadas da empresa. Não se trata de uma actividade "única".
Aqui estão sete coisas a considerar durante o processo de planeamento do seu orçamento de TI para software:
1. Criar um roteiro
Considere os projectos que a organização de TI precisa de realizar no próximo ano para atingir o objectivo de três ou cinco anos.
A organização tem a infra-estrutura necessária para realizar os projectos do roteiro?
Quais são as preocupações e as dificuldades sentidas este ano que impediram a organização de atingir os seus objectivos? Construa o roteiro tendo em conta estas questões.
Considere a possibilidade de contratar empresas subcontratadas, que deverão trazer indivíduos altamente especializados para os projectos certos, sem ter de aumentar as despesas gerais e administrativas a longo prazo.
2. Considerar custos de licença
Esta é uma rubrica orçamental que muitas vezes prejudica as empresas quando estas não a planeiam de forma suficientemente proactiva.
Nenhuma empresa quer a surpresa e o custo extremo de comprar 30 licenças adicionais de uma só vez.
Verificar primeiro se o inventário actual é utilizado activamente através de uma ferramenta eficaz de medição da utilização do software.
3. Renegociar contratos de software
A avaliação inicial de base das licenças de software dá às empresas a oportunidade de evitar multas por incumprimento, colmatando eventuais lacunas entre as aplicações que estão a ser utilizadas e o que está licenciado.
Se a verdadeira utilização das licenças activas for conhecida, então as licenças subutilizadas ou não utilizadas podem ser eliminadas.
Tirar partido das renovações de contratos.
Candidatar-se a incentivos adicionais.
Reveja os contratos que cobram uma taxa empresarial fixa e veja se o fornecedor pode cobrar com base na utilização efectiva.
Obtenha mais poupanças nas negociações com os fornecedores, utilizando uma ferramenta de monitorização da utilização de software para medir e calcular a verdadeira concorrência global da utilização de licenças e produzir relatórios precisos de utilização de software em toda a organização.
4. Iniciar a responsabilização através de chargeback de TI
Responsabilizar os departamentos ou as unidades de projecto pela sua utilização, mantendo um nível de comunicação consistente com um contacto contabilístico para garantir a conformidade e ver se alguns orçamentos de TI podem ser transferidos para outros orçamentos departamentais.
Para uma melhor avaliação dos serviços de TI, implemente um mecanismo de chargeback justo e fiável para medição, análise e comunicação contínuas, de modo a saber que activos estão a ser utilizados e quanto custam.
Um mecanismo eficaz de reembolso das TI e um modelo de atribuição adequado promoverão a equidade e ajudarão a evitar comportamentos contraproducentes entre os utilizadores.
5. Investir em projectos que proporcionem um ROI positivo
O orçamento anual de TI deve ser pensado globalmente como um investimento em capacidades que acrescentam valor comercial e proporcionam um retorno positivo do investimento (ROI) para as partes interessadas empresariais. Os projectos que podem reforçar isto são:
a. Projectos de status quo - Abrange pessoas, instalações, infra-estruturas informáticas, serviços de terceiros, aplicações, e o seu apoio e manutenção.
b. Projectos empresariais - São coisas que trazem novos clientes e receitas, fazem com que indivíduos ou empresas se tornem, e permaneçam, clientes, e utilizam a tecnologia como espinha dorsal digital que ajuda o negócio a tornar-se mais rápido, mais barato, e melhor.
c. Projectos informáticos - substituir dispositivos e software de produtividade pessoal num ciclo acordado, melhorar o apoio e serviços informáticos a nível empresarial, e aproveitar as novas tecnologias e a prova de conceito orientada para o negócio.
d. Projectos de redução de custos - substituir o software no local por alternativas de fornecimento de nuvens ou proceder à racionalização de aplicações antes de uma actualização tecnológica.
6. Considerar a segurança cibernética
A segurança pode ser o factor decisivo para o produto ou serviço. Por isso, é importante dedicar recursos internos adequados para se manter actualizado.
A segurança deve ser levada a sério.
De acordo com a The Software Alliance (BSA), os ataques de malware podem custar a uma empresa, em média, 2,4 milhões de dólares e demorar até 50 dias a resolver.
As equipas de TI têm de utilizar o melhor conjunto de ferramentas disponíveis para se protegerem contra as crescentes ciberameaças.
7. Identificar as prioridades
As prioridades de TI incluem normalmente funcionalidades orientadas para o cliente, melhorias operacionais internas e iniciativas de inovação estratégica.
A sua importância é relativa às necessidades dos clientes, aos objectivos de gestão de custos ou às novas oportunidades de mercado. É crucial identificar as prioridades que geram valor para o cliente a curto prazo sem sacrificar o tempo gasto em iniciativas a longo prazo.
Embrulho
A prática leva à perfeição. Esforce-se por criar o seu orçamento de TI na mesma altura todos os anos.
Reduzir os custos de TI não significa necessariamente cortar nas despesas. Em última análise, o seu orçamento de TI deve reflectir o que a sua organização necessita das TI para satisfazer as suas expectativas.
Saiba mais sobre como a medição da utilização de software pode ajudá-lo a planear eficazmente o seu orçamento de TI.
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