- IT budgeting for software should be an ongoing investment-planning process rather than a one-time annual activity.
- The article recommends creating a roadmap, considering license costs, renegotiating contracts, initiating chargeback, investing in positive-ROI projects, addressing cybersecurity, and identifying priorities.
- Software usage metering supports budgeting by showing whether current inventory is actively used and where contracts or licenses can be adjusted.
An IT manager submits next year's software budget on January 15 and considers the work done. By April, three vendor surprises have already cracked the assumptions, and by August the budget bears little resemblance to actual spend. Software budgeting is an ongoing investment-planning process, not a one-and-done deal: a roadmap, license cost monitoring, contract renegotiation cadence, chargeback initiatives, positive-ROI projects, cybersecurity allowances, and a prioritization framework that survives midyear shocks. Usage metering ties it all together by showing whether the inventory is actually earning its keep.
正直に言いましょう。ITの予算編成はとても難しいです。きちんとしたやり方を知らない人もいます。さらに悪いことに、IT予算計画の必要性すら認識していない人もいます。
ガートナーによると、2019年の全世界のIT支出は3.8兆ドルとなり、2018年の支出見込み額3.7兆ドルから3.2％増加すると予測されています。
これはちょうど、年間のIT予算は、ビジネス価値を高め、ビジネス関係者にプラスの投資対効果（ROI）をもたらす能力への全体的な投資として考えるべきだということを示しています。それは、「ワンアンドドン」の活動ではありません。
ここでは、ソフトウェアに関するIT予算の計画プロセスで考慮すべき7つの事柄を紹介します。
1.ロードマップの作成
3年または5年の目標を達成するために、IT組織が今後1年間に達成しなければならないプロジェクトを検討する。
ロードマップにあるプロジェクトを達成するためのインフラを組織は持っているか？
今年経験した、組織の目標達成を阻害する懸念や痛みは何か？これらの問いを考えながら、ロードマップを構築してください。
長期的な一般管理費を増やすことなく、適切なプロジェクトに専門性の高い人材を投入することができる、請負業者の採用を検討する。
2.ライセンス費用を検討する
これは、企業が積極的に計画を立てない場合に、しばしば悩まされる予算項目の1つです。
どの企業も、一度に30もの追加ライセンスを購入するような驚きと極端なコストは望んでいません。
ソフトウェア の使用量計測ツールにより、現在の在庫が活発に使用されているかどうかを最初に確認することができます。
3.ソフトウェア契約の再交渉
ソフトウェア ライセンスの最初のベースライン評価により、企業は、利用されているアプリケーションとライセンスの間にあるギャップを埋めることで、コンプライアンス違反の罰金を回避する機会を得ることができます。
真のアクティブライセンス使用量がわかれば、使用率の低いライセンスや未使用のライセンスを排除することができます。
契約更新を利用する。
追加のインセンティブを申請する。
固定の企業料金を請求する契約を見直し、代わりにプロバイダーが実際の使用量に基づいて請求できるかどうかを確認する。
ソフトウェア 使用状況監視ツールを使用して、真のグローバルなライセンス使用の同時性を測定・計算し、組織全体にわたる正確なソフトウェア 使用状況レポートを作成することで、ベンダーとの交渉でより多くの節約をすることができます。
4.ITチャージバックによるアカウンタビリティの確立
各部門やプロジェクト単位で、会計リエゾンとの一貫したコミュニケーションレベルを維持し、コンプライアンスを確保することで、その使用に対する責任を持たせ、一部のIT予算を他の部門の予算に押し込むことができるかどうかを確認する。
ITサービスの評価を向上させるために、公正で信頼性の高いチャージバックの仕組みを導入し、どの資産が使用され、どれだけのコストがかかっているかを継続的に測定、分析、報告する。
効果的なITチャージバックの仕組みと適切な配分モデルは、公平性を促進し、ユーザー間の逆効果な行動を回避するのに役立ちます。
5.ROI の高いプロジェクトに投資する
年間IT予算は、ビジネス価値を高め、ビジネス・ステークホルダーにプラスの投資収益率（ROI）をもたらす機能への投資として、全体的に考える必要がある。これを強化するプロジェクトは、以下の通りであります。
a.現状維持プロジェクト - 人材、施設、ITインフラ、サードパーティ・サービス、アプリケーション、およびそれらのサポートとメンテナンスが対象となります。
b. ビジネス・プロジェクト - 新しい顧客と収益をもたらし、個人や企業を顧客にし、顧客であり続けさせ、ビジネスをより速く、安く、良くするためのデジタル・バックボーンとしてテクノロジーを利用するものです。
c. ITプロジェクト - 個人の生産性を高める機器やソフトウェアを合意されたサイクルで交換し、企業全体のITサポートとサービスを改善し、新しい技術やビジネスに焦点を当てた概念実証を活用する。
d.コスト削減プロジェクト - オンプレミスのソフトウェアをクラウドで提供される代替品に置き換えたり、技術革新の前にアプリケーションの合理化を行ったりする。
6.サイバーセキュリティの検討
セキュリティは、製品やサービスの良し悪しを左右するものです。だから、最新の情報を得るために十分な社内リソースを割くことが重要です。
セキュリティは真剣に考えるべき。
Theソフトウェア Alliance（BSA）によると、マルウェア攻撃は企業に平均240万ドルの損害を与え、解決に最大50日かかるという。
ITチームは、増大するサイバー脅威から保護するために、利用可能な最高のツール群を使用する必要があります。
7.優先順位の確認
ITの優先課題は、通常、顧客向け機能、社内業務の強化、戦略的イノベーションのイニシアティブなどです。
その重要性は、顧客のニーズ、コスト管理目標、あるいは新しい市場機会との関係で決まる。長期的な取り組みに費やす時間を犠牲にすることなく、短期的な顧客価値を高めるための優先順位を特定することが重要です。
まとめ
実践は完璧を生む。毎年同じ時期にIT予算を作成するよう努力しましょう。
ITコストの削減は、必ずしも経費の切り捨てを意味するわけではありません。最終的に、IT予算は、組織が期待に応えるためにITから必要とするものを反映する必要があります。
ソフトウェア 使用量計測が、IT予算の効果的な計画にどのように役立つのか、詳しくはこちらをご覧ください。
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