En los sectores en los que las licencias de ingeniería son activos informáticos básicos, las desinversiones pueden ser un proceso complejo y largo. Para complicar aún más el proceso, la mayoría de los directivos quieren finalizar las desinversiones en un plazo de 12 meses o menos,lo que contrasta con el calendario tradicional, que puede durar años.
Los entresijos de la gestión de licencias de software -desde garantizar el cumplimiento y gestionar los costes de las licencias hasta gestionar los permisos y sortear las auditorías de los proveedores- suponen un reto adicional en el proceso de separación entre la empresa matriz y la entidad enajenada. Una gestión integral de las licencias en las desinversiones ayuda a garantizar una transición fluida y el éxito tras la separación.
Gestión de licencias en las desinversiones: El porqué de la necesidad
Durante una desinversión, un responsable de TI se enfrenta a una serie de retos en áreas estratégicas, operativas y de cumplimiento. La gestión de licencias en desinversiones permite a las organizaciones recopilar y analizar datos de uso de licencias y generar información para ayudar a afrontar los siguientes retos:
Continuidad empresarial y alineación
Alinear las estrategias de TI con los objetivos empresariales de la desinversión es un reto debido a la magnitud de los ajustes necesarios. Los sistemas informáticos de la entidad enajenada pueden haberse adaptado a los objetivos de la empresa matriz. Además, dividir y asignar licencias entre entidades sin comprometer la eficacia operativa aumenta la complejidad.
Gestión y segregación de activos
Realizar un inventario de todos los activos informáticos implica identificar todos los activos de software, hardware y datos propiedad tanto de la empresa matriz como de la entidad enajenada, que pueden estar entrelazados. Segregar los datos compartidos a la vez que se garantiza el cumplimiento de las licencias de software con las normativas legales y de privacidad puede ser difícil, ya que los datos pueden estar almacenados en varios sistemas y ubicaciones.
Cumplimiento de los acuerdos con proveedores de software
La revisión exhaustiva de los contratos de software requiere un profundo conocimiento de los complejos acuerdos de licencia, negociar y gestionar los Acuerdos de Servicio Transitorio (TSA) y garantizar que tanto la empresa matriz como la entidad enajenada sigan cumpliendo los términos de licencia tras la desinversión. La gestión de licencias en desinversiones dota a las organizaciones de los datos necesarios para negociar transferencias de licencias, nuevas adquisiciones o modificaciones de los acuerdos existentes.
Gestión de riesgos
Al mismo tiempo, los responsables de TI deben identificar y mitigar proactivamente los riesgos asociados a la desinversión. También deben trabajar en equipo con otros departamentos, en particular con el de seguridad informática, para protegerse de las vulnerabilidades de ciberseguridad.
Gestión de costes
Las licencias de ingeniería y las desinversiones pueden afectar al presupuesto de TI de una organización. Los directivos deben planificar y priorizar cuidadosamente los gastos en licencias relacionados con las desinversiones, como nuevas licencias, migración de datos y renegociación de contratos, para garantizar la continuidad y minimizar las interrupciones.
Auditoría Shakedown
Cuando las empresas anuncian planes de desinversión, los proveedores suelen realizar auditorías para comprobar el cumplimiento de los acuerdos de licencia por parte del software. Compartir licencias con la entidad enajenada sin permiso explícito es un descuido común. Esto puede dar lugar a multas significativas si se expresa explícitamente en el contrato.
Superar los retos de las licencias de desinversión con Open iT
Open iTpionera en soluciones y servicios de gestión de licencias de software, puede ayudar a las organizaciones a agilizar su diligencia debida crítica y facilitarles el camino.
Open iTLicenseAnalyzer permite a las empresas profundizar en sus licencias de software y aprovechar la visibilidad granular de la utilización de licencias. Esta capacidad permite a las organizaciones capturar más allá de los datos superficiales, métricas y perspectivas que ayudan a informar su proceso de toma de decisiones.
Identificar las licencias clave
La gestión de licencias en las desinversiones contribuye en gran medida a un inventario detallado de las licencias de software existentes en una organización y de cómo se utilizan estas licencias en los distintos departamentos. Con esta visibilidad, Open iT identifica qué licencias son críticas para las operaciones en curso y cuáles pueden desinvertirse.
Minimizar los riesgos de cumplimiento
Open iTayuda a garantizar que todas las licencias de software cumplen los acuerdos existentes. Una comprobación preventiva del cumplimiento minimiza el riesgo de costosas auditorías y sanciones por incumplimiento durante y después del proceso de desinversión.
Planificación estratégica de las transferencias de licencias
Al conocer el panorama de las licencias, las organizaciones pueden planificar estratégicamente la transferencia de licencias a la entidad enajenada. Open iTLos informes detallados de la empresa pueden guiar la negociación de Acuerdos de Servicio Transitorio (TSA) y otros acuerdos para garantizar una transición fluida de los activos de software necesarios.
Apoyo a la negociación con proveedores
Armadas con datos sobre la utilización y las necesidades de licencias, las organizaciones pueden dirigirse a los proveedores de software desde una posición de conocimiento. Open iTEl conocimiento de la empresa permite negociar la transferencia de licencias, la adquisición de nuevas licencias o la modificación de los acuerdos existentes, garantizando unas condiciones acordes con los objetivos estratégicos de la desinversión.
Impulse las desinversiones con información sobre el uso de licencias
La gestión de licencias de ingeniería en las desinversiones proporciona conocimientos que guían a las organizaciones a través de las etapas de planificación, preparación, ejecución y, en última instancia, el éxito posterior a la desinversión. Open iT permite a las empresas acelerar el proceso de desinversión manteniendo la integridad de la toma de decisiones basada en datos, lo que garantiza una transición fluida y satisfactoria.
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