Nas indústrias em que as licenças de engenharia são activos de TI básicos, as alienações podem ser um processo complexo e moroso. Para complicar ainda mais o processo, a maioria dos líderes empresariais deseja finalizar as alienações em 12 meses ou menos - umforte contraste com o cronograma tradicional que pode se estender por anos.
As complexidades da gestão de licenças de software - que vão desde a garantia da conformidade e a gestão dos custos de licenciamento até à gestão de permissões e auditorias de fornecedores - constituem um desafio adicional ao processo de separação entre a empresa-mãe e a entidade alienada. Uma gestão abrangente de licenças em alienações ajuda a garantir uma transição suave e o sucesso pós-separação.
Gestão de licenças em alienações: Porquê a necessidade
Durante uma alienação, um gestor de TI enfrenta uma variedade de desafios nas áreas estratégica, operacional e de conformidade. A gestão de licenças em alienações permite às organizações recolher e analisar dados de utilização de licenças e gerar conhecimentos para ajudar a enfrentar os seguintes desafios:
Continuidade e alinhamento da atividade
O alinhamento das estratégias de TI com os objectivos comerciais da alienação é um desafio devido à escala dos ajustamentos necessários. Os sistemas de TI da entidade alienada podem ter sido adaptados aos objectivos da empresa-mãe. Além disso, a divisão e atribuição de licenças entre entidades sem comprometer a eficiência operacional aumenta a complexidade.
Gestão e segregação de activos
A realização de um inventário de todos os activos de TI envolve a identificação de todos os activos de software, hardware e dados pertencentes à empresa-mãe e à entidade alienada, que podem estar interligados. A separação dos dados partilhados, assegurando simultaneamente a conformidade das licenças de software com os regulamentos legais e de privacidade, pode ser difícil, uma vez que os dados podem ser armazenados em vários sistemas e locais.
Conformidade do software com acordos de fornecedores
A revisão minuciosa dos contratos de software requer um conhecimento profundo dos complexos acordos de licenciamento, negociando e gerindo os Acordos de Serviços Transitórios (TSA) e assegurando que tanto a empresa-mãe como a entidade alienada permanecem em conformidade com os termos de licenciamento após a alienação. A gestão de licenças em alienações equipa as organizações com os dados necessários para negociar transferências de licenças, novas aquisições ou alterações a acordos existentes.
Gestão do risco
Simultaneamente, os gestores de TI devem identificar e mitigar proactivamente os riscos associados à alienação. Também precisam de trabalhar em equipa com outros departamentos, em particular com a segurança de TI, para se protegerem contra vulnerabilidades de cibersegurança.
Gestão de custos
As licenças de engenharia e as alienações podem afetar o orçamento de TI de uma organização. Os gestores devem planear cuidadosamente e dar prioridade às despesas com licenças relacionadas com alienações, tais como novas licenças, migração de dados e renegociações de contratos para garantir a continuidade e o mínimo de interrupções.
Controlo de auditoria
Quando as empresas anunciam planos de alienação, os fornecedores efectuam frequentemente auditorias para verificar a conformidade do software com os acordos de licenciamento. A partilha de licenças com a entidade alienada sem autorização explícita é um descuido comum. Esta situação pode dar origem a coimas significativas se estiver explicitamente expressa no contrato.
Enfrentar os desafios do licenciamento da alienação com a Open iT
A Open iT, pioneira em soluções e serviços de gestão de licenças de software, pode ajudar as organizações a simplificar as suas diligências críticas e a facilitar o seu percurso.
A principal solução da Open iT, o LicenseAnalyzer, permite que as empresas mergulhem profundamente em suas licenças de software e aproveitem a visibilidade granular da utilização de licenças. Essa capacidade permite que as organizações capturem dados, métricas e percepções além da superfície que ajudam a informar seu processo de tomada de decisão.
Identificar as principais licenças
O gerenciamento de licenças em desinvestimentos contribui muito para um inventário detalhado das licenças de software existentes de uma organização e como essas licenças estão sendo utilizadas em diferentes departamentos. Com essa visibilidade, a Open iT identifica quais licenças são críticas para as operações em andamento e quais podem ser alienadas.
Minimizar os riscos de conformidade
A análise da Open iT ajuda a garantir que todas as licenças de software estejam em conformidade com os contratos existentes. Uma verificação preventiva de conformidade minimiza o risco de auditorias dispendiosas e penalidades por não conformidade durante e após o processo de desinvestimento.
Planeamento estratégico para transferências de licenças
Com informações sobre o cenário de licenciamento, as organizações podem planejar estrategicamente a transferência de licenças para a entidade desinvestida. Os relatórios detalhados da Open iT podem orientar a negociação de Acordos de Serviço de Transição (TSAs) e outros acordos para garantir uma transição perfeita dos ativos de software necessários.
Apoio à negociação com o fornecedor
Munidas de dados sobre a utilização e as necessidades de licenças, as organizações podem abordar os fornecedores de software a partir de uma posição de conhecimento. Os insights da Open iT apoiam as negociações para transferências de licenças, aquisição de novas licenças ou alterações nos contratos existentes, garantindo termos que se alinham com os objetivos estratégicos do desinvestimento.
Impulsione as alienações com informações sobre o uso de licenças
A gestão de licenças de engenharia em desinvestimentos fornece informações que orientam as organizações através das fases de planeamento, preparação, implementação e, em última análise, do sucesso pós-desinvestimento. A Open iT permite que as empresas acelerem o processo de alienação, mantendo a integridade da tomada de decisões baseada em dados, garantindo uma transição suave e bem-sucedida.
Contacte a Open iT hoje mesmo para descobrir como a nossa experiência em gestão de licenças pode ajudar a sua organização a preparar-se eficientemente e a navegar através de uma alienação.
