Dans les secteurs où les licences d'ingénierie sont des actifs informatiques de base, les cessions peuvent être un processus complexe et long. Le fait que la plupart des chefs d'entreprise souhaitent finaliser les cessions dans un délai de 12 mois ou moins - ce quicontraste fortement avec le calendrier traditionnel qui peut s'étaler sur des années - complique encore le processus.
Les complexités de la gestion des licences logicielles - qui vont de l'assurance de la conformité et de la gestion des coûts de licence à la gestion des autorisations et aux audits des fournisseurs - compliquent encore le processus de séparation entre la société mère et l'entité cédée. Une gestion complète des licences dans le cadre des cessions permet d'assurer une transition en douceur et la réussite de la séparation.
Gestion des licences dans le cadre de cessions : Pourquoi ce besoin ?
Lors d'une cession, le responsable informatique est confronté à de nombreux défis d'ordre stratégique, opérationnel et de conformité. La gestion des licences dans le cadre de cessions permet aux entreprises de recueillir et d'analyser les données relatives à l'utilisation des licences et de générer des informations qui les aideront à relever les défis suivants :
Continuité des activités et alignement
L'alignement des stratégies informatiques sur les objectifs commerciaux de la cession est un défi en raison de l'ampleur des ajustements nécessaires. Les systèmes informatiques de l'entité cédée peuvent avoir été adaptés aux objectifs de la société mère. En outre, la division et l'attribution des licences entre les entités sans compromettre l'efficacité opérationnelle ajoutent à la complexité.
Gestion et ségrégation des actifs
La réalisation d'un inventaire de tous les actifs informatiques implique l'identification de tous les logiciels, matériels et données appartenant à la fois à la société mère et à l'entité cédée, qui peuvent être imbriqués les uns dans les autres. Il peut être difficile de séparer les données partagées tout en veillant à ce que les licences logicielles soient conformes aux réglementations juridiques et de protection de la vie privée, car les données peuvent être stockées dans différents systèmes et à différents endroits.
Conformité des logiciels avec les accords avec les fournisseurs
L'examen approfondi des contrats de logiciels nécessite une compréhension profonde des accords de licence complexes, la négociation et la gestion des accords de services transitoires (TSA), et la garantie que la société mère et l'entité cédée restent en conformité avec les conditions de licence après la cession. La gestion des licences dans le cadre des cessions permet aux entreprises de disposer des données nécessaires pour négocier les transferts de licences, les nouvelles acquisitions ou les modifications des accords existants.
Gestion des risques
Dans le même temps, les responsables informatiques doivent identifier et atténuer de manière proactive les risques liés à la cession. Ils doivent également collaborer avec d'autres services, en particulier la sécurité informatique, pour se prémunir contre les vulnérabilités en matière de cybersécurité.
Gestion des coûts
Les licences d'ingénierie et les cessions peuvent avoir un impact sur le budget informatique d'une organisation. Les responsables doivent soigneusement planifier et hiérarchiser les dépenses de licences liées aux cessions, telles que les nouvelles licences, la migration des données et les renégociations de contrats, afin d'assurer la continuité et de minimiser les perturbations.
Contrôle de l'audit
Lorsque les entreprises annoncent des projets de cession, les fournisseurs procèdent souvent à des audits pour vérifier la conformité des logiciels avec les accords de licence. Le partage des licences avec l'entité cédée sans autorisation explicite est un oubli courant. Cela peut conduire à des amendes importantes si cela est explicitement prévu dans le contrat.
Relever les défis liés à l'octroi de licences de cession grâce à l'Open iT
Open iT, pionnier des solutions et services de gestion des licences logicielles, peut aider les organisations à rationaliser leur due diligence critique et à faciliter leur parcours.
La solution phare d'Open iT, LicenseAnalyzer, permet aux entreprises de plonger au cœur de leurs licences logicielles et de bénéficier d'une visibilité granulaire sur l'utilisation des licences. Cette capacité permet aux organisations de capturer des données, des métriques et des informations qui vont au-delà de la surface et qui les aident à prendre des décisions éclairées.
Identifier les principales licences
La gestion des licences dans le cadre de cessions contribue grandement à un inventaire détaillé des licences logicielles existantes d'une organisation et de la manière dont ces licences sont utilisées dans les différents services. Avec une telle visibilité, Open iT identifie les licences qui sont essentielles pour les opérations en cours et celles qui peuvent être cédées.
Minimiser les risques de non-conformité
L'analyse d'Open iT permet de s'assurer que toutes les licences logicielles sont conformes aux accords existants. Un contrôle de conformité préventif minimise le risque d'audits coûteux et de pénalités de non-conformité pendant et après le processus de cession.
Planification stratégique des transferts de licences
Grâce à la connaissance du paysage des licences, les entreprises peuvent planifier stratégiquement le transfert des licences à l'entité cédée. Les rapports détaillés d'Open iT peuvent guider la négociation d'accords de services transitoires (TSA) et d'autres arrangements afin d'assurer une transition en douceur des actifs logiciels nécessaires.
Aide à la négociation avec les fournisseurs
Armées de données sur l'utilisation des licences et les besoins, les organisations peuvent approcher les fournisseurs de logiciels en toute connaissance de cause. Les connaissances d'Open iT soutiennent les négociations pour les transferts de licences, l'acquisition de nouvelles licences ou les modifications des accords existants, en garantissant des conditions qui s'alignent sur les objectifs stratégiques de la cession.
Favoriser les cessions grâce à des informations sur l'utilisation des licences
L'ingénierie de la gestion des licences dans les cessions fournit des informations qui guident les organisations à travers les étapes de planification, de préparation, de mise en œuvre et, en fin de compte, de réussite après la cession. Open iT permet aux entreprises d'accélérer le processus de cession tout en maintenant l'intégrité des décisions fondées sur des données, garantissant ainsi une transition harmonieuse et réussie.
Contactez Open iT dès aujourd'hui pour découvrir comment notre expertise en matière de gestion des licences peut aider votre organisation à se préparer efficacement à une cession et à s'y retrouver.
