Se préparer aux modèles de licence basés sur l'informatique dématérialisée et le SaaS

[0:02] Bonjour et bienvenue à tous. Que vous nous rejoigniez ce matin, cet après-midi ou ce soir, merci d’être présents pour la session d’aujourd’hui consacrée à la préparation aux modèles de licence cloud et SaaS. Je m’appelle Nix, je suis votre animateur, et je suis ravi de vous guider tout au long de ce webinaire. Au cours des 20 prochaines minutes, notre intervenant vous présentera les défis liés à la gestion des environnements de licences hybrides. Vous apprendrez comment suivre l’utilisation sur les plateformes sur site et dans le cloud, vous adapter à l’évolution des modèles des éditeurs, et maintenir une stratégie de licences tournée vers l’avenir et entièrement maîtrisée.

[0:32] Comme toujours, nous serions ravis d’avoir de vos nouvelles. Posez vos questions dans la fenêtre « Questions-réponses » en haut de votre écran, et nous répondrons à autant de questions que possible pendant la session en direct. Et si nous manquons de temps, pas d’inquiétude. Nous vous répondrons par la suite par e-mail ou sur LinkedIn. Avant de commencer, permettez-moi de vous présenter rapidement notre intervenant.

[0:50] Sagi est un architecte de solutions dont l'objectif est d'apporter une valeur ajoutée mesurable ; il possède une vaste expérience dans divers secteurs d'activité. Il aide ses clients à tirer le meilleur parti de leurs investissements logiciels grâce à ses analyses stratégiques et à ses conseils en matière d'optimisation. Accueillons tous chaleureusement Sagi.

[1:06] Sagi : Merci beaucoup, Nix. Alors, qu’est-ce qu’une licence « cloud » ou SaaS ? En gros, cela signifie que le serveur de licences repose désormais sur le portail web du fournisseur, et non plus sur les serveurs de licences sur site situés dans le réseau du client. Cela présente quelques avantages, mais aussi quelques inconvénients.

[1:28] Par exemple, les gestionnaires de licences basés sur le cloud ne nécessitent aucune allocation de ressources serveur et évitent toute maintenance, ce qui réduit les frais informatiques liés à la distribution des licences. Ils offrent également une meilleure disponibilité, car la disponibilité du fournisseur n’est pas dictée par le service informatique ou l’administration des licences de l’entreprise, mais par le fournisseur lui-même. Aujourd’hui, le fournisseur peut être en mesure d’offrir une disponibilité proche de 100 % dans le cadre de son SLA.

[2:07] Or, l’inconvénient d’un gestionnaire de licences basé sur le cloud est que vous ne disposez pas réellement d’une pleine propriété sur les licences que vous avez achetées, car celles-ci sont acquises sous forme d’abonnement. Et si le fournisseur décide d’apporter des modifications aux licences ou à la technologie sous-jacente, vous n’avez aucun contrôle réel sur la situation et vous devez vous plier aux nouvelles règles qu’il impose. Même Gartner a publié un article à ce sujet, indiquant que les rapports sur les tendances prévoient que d’ici 2028, une organisation sur quatre se déclarera insatisfaite des résultats obtenus avec le cloud.

[2:59] Au fil des années, nous avons donc assisté à quelques évolutions dans la structure des licences des logiciels d’ingénierie, qui ont marqué une progression claire, passant des licences liées à un poste spécifique aux derniers modèles d’abonnement basés sur le cloud proposés par certains éditeurs. Le premier modèle de licence, dans les années 90, consistait en un simple CD ou une disquette distribuée aux différents ingénieurs. Chaque ingénieur disposait d’un exemplaire du disque de l’application, qu’il insérait dans son lecteur de CD-ROM. Chacun avait son propre CD, mais ce système a été remplacé par de nouveaux modèles de licence, car les disques s’usaient, se rayaient, voire se perdaient.

[3:48] Ainsi, à mesure que les réseaux se sont améliorés, les éditeurs sont passés à un mécanisme de licence par utilisateur, qui exigeait que les utilisateurs s’authentifient auprès d’un serveur central au sein de l’organisation. De cette manière, ils pouvaient obtenir les droits d’utilisation d’une application donnée. Ce modèle présentait bien sûr ses propres inconvénients, car l’administrateur devait constamment garder une trace des personnes disposant d’une licence, de celles qui l’utilisaient encore, et réattribuer en permanence les licences aux utilisateurs qui en avaient réellement besoin.

[4:23] Les éditeurs ont alors décidé de passer à un modèle de licence partagée, que la plupart utilisent aujourd’hui : le modèle de licence flottante, qui permet à n’importe quel utilisateur d’obtenir une licence générale depuis le serveur simplement en configurant l’application pour qu’elle accède au pool de licences. Cela a certes résolu le problème, mais est devenu très difficile à suivre pour le client, car un pool de licences partagées nécessite un suivi de l’utilisation beaucoup plus sophistiqué et a créé un autre problème : celui de la migration des licences et de la détermination précise des fonctionnalités dont les utilisateurs ont réellement besoin.

[5:08] Pour nous, bien sûr, cela ne pose aucun problème, car nous proposons une solution de reporting robuste basée sur les connexions simultanées, qui répond précisément à ce problème. Certains fournisseurs ont continué à innover et ont mis au point un pool de licences basé sur des jetons, offrant en substance l’accès à toutes les fonctionnalités de la suite, chacune ayant un coût de licence différent. Cela a permis de résoudre le problème de la migration des licences et d’éviter d’avoir à déterminer quelle fonctionnalité était exactement nécessaire, puisqu’il suffisait de les avoir toutes. Les clients disposaient désormais de l’ensemble des fonctionnalités et les utilisateurs finaux n’avaient plus qu’à choisir celles dont ils avaient besoin.

[5:54] Il semble désormais que nous soyons revenus à la case départ, puisque la dernière innovation en date concerne les licences basées sur le cloud, qui proposent à nouveau principalement des formules d'abonnement ou des licences par utilisateur.

[6:11] Comment surveillons-nous ces serveurs de licences dans le cloud ? Eh bien, comme vous le savez peut-être, avec les serveurs de licences sur site tels que Flex LM, DSLS et autres, nous nous contentons de surveiller les fichiers et le flux de sortie du serveur de licences, qui se trouvent sur le serveur de licences de l’organisation. Nous installons un composant client sur le serveur de licences et y effectuons la surveillance : nous récupérons l’inventaire des licences, les enregistrements, les emprunts, les refus, puis nous installons ce même composant client sur les postes de travail des utilisateurs finaux afin de surveiller les habitudes d’utilisation de manière plus précise.

[6:57] Actuellement, les informations provenant des composants périphériques du réseau sont transmises à un composant centralisé qui héberge une base de données, l’application principale de compilation et les interfaces de reporting. Cependant, les gestionnaires de licences basés sur le cloud fonctionnent un peu différemment et nous ont obligés à modifier légèrement notre méthode de surveillance. Vous trouverez ici la liste des gestionnaires de licences basés sur le cloud pris en charge, tels que Autodesk, Bentley, Altium, Hexagon et bien d’autres encore.

[7 h 30] Mais comment surveiller les licences sur un serveur qui n’appartient pas à l’organisation et n’est pas géré par celle-ci, mais par le fournisseur lui-même ? Eh bien, dans ce cas, nous ne pouvons évidemment pas installer de composant client sur le portail du fournisseur. Nous optons donc pour la meilleure alternative possible. Nous nous connectons directement à l’instance du portail du fournisseur depuis le composant central, puis nous recueillons toutes les informations pertinentes relatives au parc de licences, telles que les fonctionnalités, le nombre de licences, les offres, les dates d’expiration ; et afin de surveiller l’utilisation elle-même, nous installons un composant client sur le poste de travail de l’utilisateur final et lui demandons essentiellement de surveiller l’utilisation en suivant directement le démarrage et la fermeture d’une application spécifique liée à ces licences basées sur le cloud.

[8:29] Or, toutes les licences cloud ne se valent pas. Certains fournisseurs, comme ESRI Cloud ou Bentley Cloud, nous fournissent à la fois les données d’inventaire et d’utilisation des licences, ce qui nous évite de surveiller l’utilisation sur les postes de travail des utilisateurs finaux, puisque ces informations nous sont transmises directement par le fournisseur cloud. Dans ces cas-là, la seule exigence est donc une connectivité directe entre le serveur central et le cloud du fournisseur. Une fois les données collectées, elles sont transmises vers le même ensemble de données Open iT que celles des serveurs de licences sur site, ce qui permet de bénéficier de toutes les fonctionnalités d’Open iT également sur les serveurs basés sur le cloud, notamment nos puissantes fonctionnalités de reporting et de tableaux de bord.

[9:24] Présentation de l’impact, en termes de coûts, de l’inventaire des licences et de leur utilisation. Optimisation de différentes suites de produits pour adapter l’inventaire aux besoins. Regroupement de l’utilisation des licences par catégorie (service, pays ou tout autre centre de coûts). Vous pouvez prévoir les futures tendances d’utilisation des licences et identifier vos utilisateurs intensifs et vos utilisateurs occasionnels, ce qui vous aide à attribuer la bonne licence au bon utilisateur. Open iT offre bien sûr de nombreuses autres fonctionnalités, tant sur le cloud qu’en local.

[10:07] Voyons donc le résultat final après avoir collecté les données d’utilisation des licences depuis le cloud. Qu’obtenons-nous et que pouvons-nous en faire ? Commençons par l’inventaire que nous avons recueilli à partir du serveur cloud. Nous pouvons obtenir toutes les informations relatives aux licences, telles que les versions des fonctionnalités, le type de licence, les numéros de série, les quantités, etc. Cela nous aide dans un premier temps à recenser les licences que nous avons achetées et celles auxquelles nous sommes abonnés.

[10 h 40] Les données peuvent bien sûr être présentées dans n'importe quelle interface de reporting compatible avec Open iT, comme SSRS, Power BI ou tout autre outil d'analyse. Nous avons ici un tableau de bord qui nous présente les droits d'utilisation et les dates d'expiration dans Power BI, ce qui nous aide à mieux nous préparer pour l'achat de licences et le renouvellement des abonnements.

[11:06] Dans certains cas, l’inventaire est regroupé en différents packs. Il s’agit là d’un autre élément clé qui distingue Open iT de la concurrence, car l’utilisation des licences peut être visualisée à tous les niveaux : au niveau du pack ou au niveau des fonctionnalités. Dans Open iT, nous appelons cela des « produits par ensemble de fonctionnalités », c’est-à-dire essentiellement un produit qui regroupe plusieurs fonctionnalités différentes.

[11:37] Ainsi, par exemple, un ensemble peut contenir plusieurs fonctionnalités, tandis que la formule standard peut inclure les mêmes fonctionnalités mais en ajouter quelques-unes en plus, et que la formule Pro peut intégrer encore davantage de fonctionnalités et de capacités. Cela rend le suivi beaucoup plus complexe, car une même fonctionnalité peut appartenir à plusieurs formules différentes, dans une relation « un à plusieurs » voire « plusieurs à plusieurs ». Mais pour Open iT, ce n’est pas un problème, car nous sommes spécialisés dans le recensement de ces ensembles de fonctionnalités, tant pour les licences sur site que pour celles basées sur le cloud, offrant ainsi une vue d’ensemble complète et cohérente des offres de licences et de leur utilisation.

[12:16] Nous voyons ici un exemple d'un tel ensemble pour ANSYS, dans lequel la même fonctionnalité « bureau électronique » figure dans trois ensembles de fonctionnalités différents, chacun regroupant des ensembles de fonctionnalités totalement distincts au sein d'un seul et même ensemble.

[12:41] Ainsi, Open iT assure le suivi de ces progiciels et vous fournit une analyse de l'utilisation des licences et de l'inventaire, tant par progiciel que par fonctionnalité. Même si différents progiciels comportent des types de licences variés, vous pourrez distinguer les différents pools et types d'abonnement afin d'identifier ceux qui offrent les meilleures performances et ceux qu'il serait préférable de désactiver.

[13:12] Nous avons donc dressé l’inventaire complet de nos licences. Nous allons maintenant examiner l’utilisation de nos licences dans le cloud, qu’elles proviennent des postes de travail ou du cloud du fournisseur lui-même. Nous commencerons par une vue d’ensemble de l’utilisation des licences sur l’année à l’aide du rapport sous forme de carte thermique. Nous pouvons voir ici l’ensemble de nos logiciels et le nombre de jetons pour chaque mois de l’année. Comme nous pouvons le constater, octobre est le mois où l’utilisation a été la plus forte et Autodesk Inventor est le logiciel le plus utilisé.

[13:53] Vous disposez peut-être d’un parc de licences hybride : certaines sont basées sur le cloud, d’autres sur site ; certaines sont nominatives, d’autres simultanées ; c’est un mélange. Open iT vous aide à identifier les différents pools et leur utilisation grâce à de solides fonctionnalités de reporting qui offrent une vue d’ensemble complète de toutes vos licences et de leur niveau d’utilisation. Comme vous pouvez le voir sur ce tableau de bord, qui présente une combinaison de différents types de licences, qu’il s’agisse de pools flexibles ou nominatifs, et qui permet de comparer leurs performances les unes par rapport aux autres.

[14:37] Nous pouvons utiliser Power BI pour visualiser nos tendances d'utilisation, comme vous pouvez le voir ici. Cela nous permet de comparer les tendances d'utilisation des licences attribuées à celles des licences utilisées, ce qui nous indique si un abonnement que nous avons attribué est réellement utilisé ou s'il pourrait éventuellement être réattribué. Nous pouvons désormais y ajouter le facteur coût afin de présenter l'utilisation des licences en termes d'économies potentielles, exprimées en dollars.

[15 h 10] Nous voyons à gauche nos dépenses d’abonnement actuelles, mais aussi nos économies potentielles si nous supprimons certains abonnements inutilisés ; dans notre cas, nous constatons que cela représente environ la moitié des licences attribuées mais non utilisées. Cela nous amène à établir une prévision de réduction des dépenses, pour le prochain exercice fiscal, voire au-delà, en fonction des habitudes d’utilisation actuelles. En substance, il s’agit de rassembler toutes les données et de les synthétiser en un pourcentage d’efficacité global qui reflète très bien nos économies potentielles.

[16:04] De nombreux modèles de licences basés sur le cloud sont également appelés « abonnements ». C’est un point important pour nous permettre d’identifier d’éventuelles possibilités d’optimisation. Nous devons nous assurer que nous fonctionnons à plein rendement. Comment y parvenir avec des licences nominatives ? Il est donc essentiel de déterminer si les utilisateurs auxquels une licence a été attribuée l’utilisent réellement ou non. Certains utilisateurs ont peut-être quitté l’entreprise. D’autres ont changé de poste. D’autres ont peut-être simplement terminé le projet sur lequel ils travaillaient, mais n’ont jamais signalé à l’administrateur des licences qu’ils n’en avaient plus besoin, ce qui arrive très souvent. L’administrateur se retrouve donc chargé de vérifier si le parc de licences est correctement réparti.

[17:02] Nous disposons désormais du nombre de jours écoulés depuis la dernière connexion, ce qui peut vraiment nous aider dans ce domaine. Cela nous permet de déterminer avec précision depuis combien de temps un utilisateur n’a pas utilisé l’abonnement de licence qui lui a été attribué. Nous pouvons désormais constater clairement que quelques utilisateurs n’ont pas utilisé leur application depuis près de trois mois et qu’il s’agit là d’abonnements pour lesquels l’entreprise paie sans raison valable. Nous continuons à les attribuer, mais les utilisateurs ne s’en servent plus. Ces abonnements peuvent être réattribués, voire supprimés complètement, ce qui contribue à améliorer l’efficacité et à optimiser l’environnement des abonnements.

[17:51] Chez Open iT, notre produit propose également une option basée sur le cloud. Vous pouvez choisir d’utiliser la solutionLicenseAnalyzer™soit en mode sur site, soit hébergée sur le cloud. Le modèle sur site signifie que le composant principal est installé sur l’un des serveurs de votre organisation et que le composant client est réparti sur le réseau, sur les serveurs de licences. Le composant central utilise une base de données SQL, SQL Server Analysis Services pour le cube et SSRS pour le module de reporting. Il prend désormais en charge Windows, Linux et Mac pour les serveurs de licences et les postes de travail. Avec la version sur site, votre organisation est responsable de la maintenance, des sauvegardes de la base de données et de la disponibilité globale du système.

[18:57] Avec le déploiement cloud Open iT, c'est nous qui prenons en charge ces tâches. Nous hébergeons le composant central, la base de données SQL Server. Nous vous fournissons des services de maintenance et de sauvegarde de la base de données effectués sur nos systèmes cloud AWS ou Azure, selon votre préférence. Dans cette option, le composant client doit toujours rester sur site, car nous avons besoin d’un composant sur le serveur de licences pour extraire les données, mais tout le reste se trouve dans le cloud. Quant aux rapports, vous recevez un lien vous permettant d’accéder à tous les tableaux de bord, rapports, cubes, alertes ou interfaces d’administration.

[19 h 51] Voilà, c’est tout. Aujourd’hui, nous avons abordé le passage récent aux licences basées sur le cloud et son impact potentiel sur notre portefeuille. Je voudrais maintenant donner la parole à David Bole, qui était autrefois client d’Open iT et qui fait désormais partie de l’équipe. Alors, David, peux-tu nous parler un peu de ton expérience concernant ce passage récent aux modèles de licences basés sur le cloud ?

[20:29] David : Bien sûr. Merci, Sagi. Oui, on en voit partout, n’est-ce pas ? Infrastructure cloud, licences cloud… Peu importe le secteur dans lequel on évolue, c’est vers ça que tout se dirige. J’ai une expérience dans le secteur de l’énergie, du pétrole et du gaz, et l’exemple dont je voudrais parler est la plateforme pétrochimique de SLB. Jusqu’à présent, cette plateforme était, pour la plupart des gens, déployée sur site, mais cette technologie est désormais fournie soit entièrement sur une infrastructure cloud externe au client, Elle gère donc les licences et l’exécution des logiciels ; dans certains cas, il existe un intermédiaire par lequel l’infrastructure cloud externe gère les licences et la distribution des applications vers le site du client. Dans les deux cas, la gestion des licences et le contrôle des applications relèvent entièrement de la responsabilité de la société fournisseur, en l’occurrence SLB.

[21:32] Ces infrastructures sont très puissantes et offrent de nombreux avantages aux clients. Vous savez, l’évolutivité en est un, tout comme les coûts de support, les correctifs et la cybersécurité, qui présentent de nombreux atouts. Cependant, les clients n’ont pas nécessairement une vision claire de ce qu’ils utilisent, de qui l’utilise et à quel moment. En somme, toutes les informations qu’Open iT peut fournir ne sont pas disponibles en natif. C’est donc dans ces situations que vous tirez parti de ce que le fournisseur vous offre grâce à toute cette technologie évolutive. D’une certaine manière, il est encore plus important de disposer des analyses et des données qu’Open iT peut fournir pour vous indiquer ce que vous utilisez au quotidien, ce que vous allez utiliser, mais aussi avant même que vous n’envisagiez de migrer vers ces environnements cloud.

[22:20] Il vous faut une analyse très poussée de ce que vous utilisez sur site. Une bonne connaissance du nouveau système de licences est indispensable, car il pourrait s’agir d’une licence par utilisateur, d’une licence à durée déterminée, d’une licence à jetons, ou encore de nombreux autres types de mécanismes de licence différents de ceux dont vous disposez actuellement. Vous avez besoin de ces analyses de qualité pour pouvoir anticiper ces changements et pour avoir une compréhension complète de la situation une fois que vous aurez migré vers cette plateforme cloud. Ainsi, Delfi de Schlumberger et iEnergy de Halliburton sont des acteurs clés du marché, et ces entreprises font la promotion de leurs offres en les rendant très attractives pour les clients, à juste titre. Mais il est très important de bien comprendre ce que vous utilisez et d’être en position de force avant d’entamer ces discussions et de vous engager. Je tenais donc simplement à souligner à quel point il est essentiel de disposer de données fiables et de prendre les bonnes décisions sur la base de ces données, avec le niveau de détail fourni par Sagi. Sur ce, je redonne la parole à Nix pour voir si nous avons des questions.

[23 h 29] Nix : Merci, Sagi et David. Nous avons reçu d’excellentes questions à l’avance. Passons donc directement à la séance de questions-réponses.

[23:32] Question : Selon vous, quel est le principal inconvénient des licences par abonnement ?

[23 h 45] Sagi : En gros, cela revient à ne pas être propriétaire du logiciel de manière définitive. À la place, on bénéficie d’un accès continu, mais celui-ci dépend du maintien des paiements. Cela dépend de l’architecture du fournisseur et de la structure de ses licences. Si le fournisseur décide simplement de modifier votre abonnement ou d’augmenter les prix, vous n’avez pratiquement aucun contrôle là-dessus. Donc, en un mot, je dirais que c’est la perte de la propriété.

[24:28] Nix : Je vois. Merci, Sagi. Nous avons également une autre question ici.

[24:28] Question : Quel est le risque si nous ne surveillons pas nos serveurs cloud ?

[24:37] Sagi : Donc, ne pas surveiller les serveurs cloud revient en gros à avancer à l’aveuglette. Il faut savoir qui utilise quoi, et si une personne a quitté l’entreprise, a-t-elle encore besoin de sa licence ? Si quelqu’un a besoin d’un niveau de licence différent, ou peut-être d’une autre application, d’une autre suite de licences. La plupart des fournisseurs n’offrent pas ces capacités d’analyse technique approfondies. Ils prétendent le faire et affirment qu’ils pourraient les fournir, mais dans de nombreux cas, nous constatons qu’ils ne tiennent pas leurs promesses et fournissent des rapports peu convaincants. Vous avancez donc à l’aveuglette et devinez le nombre d’abonnements dont vous avez besoin.

[25:33] Nix : Je vois. Merci, Sagi. Voici une autre question.

[25:33] Question : Puis-je visualiser mes licences sur site et dans le cloud ensemble, dans un même tableau de bord ?

[25:42] Sagi : Donc oui, toutes les informations, qu’elles proviennent d’un environnement sur site ou du cloud, sont regroupées dans le même ensemble de données Open iT. Imaginons que vous disposiez encore de quelques licences Autodesk perpétuelles héritées d’un ancien système. Peut-être êtes-vous passé au nouveau modèle d’abonnement Autodesk sur le cloud et souhaitez-vous connaître leur niveau d’utilisation, mais aussi répartir vos utilisateurs entre les utilisateurs intensifs, qui peuvent disposer d’un abonnement cloud, et les utilisateurs occasionnels, qui peuvent utiliser les anciennes licences flottantes de Flex LM. Vous pouvez en quelque sorte combiner les deux solutions et vous assurer que chacun dispose de la licence adaptée et l’utilise correctement, afin d’éviter que des utilisateurs occasionnels qui utilisent à peine l’application n’occupent ces licences cloud, tandis que les utilisateurs intensifs, qui s’en servent en permanence, utilisent ces licences Flex. Vous pouvez ainsi mieux réaffecter le parc de licences de cette manière.

[26:53] Nix : Je vois. Merci, Sagi. Et pour finir, qu’en est-il de la sécurité concernant la connexion au portail du fournisseur de services cloud ?

[27:01] Sagi : La connexion s'effectue donc via une API sécurisée qui garantit un chiffrement complet, conforme à toutes les normes de sécurité définies par le fournisseur. Bien entendu, c'est le fournisseur qui met à disposition ces API. Cela permet de garantir que les informations sensibles restent protégées à tout moment. L'accès est strictement contrôlé et se limite exclusivement à l'inventaire des licences et aux données d'utilisation, dans la mesure où celles-ci sont fournies.

[27:34] Nix : Merci, Sagi. Cela conclut notre session de questions-réponses. Merci pour ces réponses très pertinentes. Avant de terminer, un petit rappel : cette session a été enregistrée et vous recevrez sous peu par e-mail un lien vers l’enregistrement. Vous le trouverez également sur notre page dédiée aux webinaires à la demande sur openit.com. Et si vous avez manqué nos sessions précédentes, découvrez « Évaluez l'utilisation de vos licences d'ingénierie : ce qui est normal et ce qui ne l'est pas » et « Des données aux décisions : l'analyse de l'utilisation des licences pour les équipes d'ingénierie ». Il vous suffit de scanner le code QR affiché à l'écran ou de vous rendre dans la rubrique « Ressources – Webinaires » de notre site web.

[28:06] Enfin, si vous êtes prêt à faire le point sur votre environnement de licences, nous vous proposons une consultation gratuite de 30 minutes avec l’un de nos conseillers en solutions d’entreprise. Vous trouverez ses coordonnées à l’écran. Et n’oubliez pas de nous suivre sur Open iT, Inc. pour rester informé des dernières actualités. Encore une fois, je m’appelle Nix. Merci beaucoup de nous avoir suivis.