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Customer Story | Cómo Maersk Oil (ahora Total) gestiona proactivamente sus activos de software
- 24 de julio de 2018
- 30 minutos
Descubre en este seminario web exclusivo los secretos que se esconden tras la exitosa estrategia de gestión de activos de software de Maersk Oil. Claus Moller, especialista en simplificación global de Maersk Oil, explica cómo la organización ha aprovechado las herramientas de Open iTpara gestionar de forma proactiva los activos de software, agilizar los procesos y lograr un importante ahorro de costes. Descubre cómo las prácticas líderes del sector pueden ayudar a optimizar la gestión de activos de software y mejorar la eficiencia operativa.
- Retos en materia de licencias: Conoce los principales problemas a los que se enfrentó Maersk Oil, entre ellos los obstáculos relacionados con el cumplimiento normativo y las ineficiencias.
- Gestión proactiva: Descubre cómo Maersk Oil utilizó las herramientas de « Open iT » para mejorar la supervisión y el control de sus activos de software
- Optimización de recursos: Descubre cómo se sacaron el máximo partido a los recursos de software para un uso eficaz en la organización
- Mejora operativa: Descubre estrategias y tecnologías que agilizan los procesos y aumentan la productividad
- Repercusiones financieras: Descubre cómo su enfoque permitió lograr un ahorro sustancial de costes y una mejor gestión de los activos
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En este seminario web
Cuando los precios del petróleo cayeron aproximadamente un 72 % entre junio de 2014 y enero de 2016, Maersk Oil renegoció sus licencias de software de Schlumberger para pasar a un modelo global de pago por hora de trabajo, en lugar de las cuotas de mantenimiento por puesto de trabajo. En este caso de éxito, el especialista en simplificación global de Maersk Oil explica el proyecto SLOE (Software License Optimization and Entitlement), mostrando cómo las soluciones « LicenseAnalyzer » y «License Optimizer» de Open iTproporcionaron a Maersk los datos de uso necesarios para respaldar ese nuevo acuerdo, permitieron ahorrar aproximadamente 2,2 millones de dólares al año en cuotas de mantenimiento de Petrel y se implantaron para 600 usuarios.
Lo que aprenderás
- Cómo Maersk elaboró un análisis de viabilidad para un contrato de licencia global de Schlumberger basado en el uso durante una fuerte caída de los precios del petróleo.
- Cómo la hibernación automática de las sesiones inactivas que lleva a cabo License Optimizer supuso una reducción del 35 % en el uso de Petrel, lo que supone un ahorro de unos 2,2 millones de dólares al año en gastos de mantenimiento.
- Cómo el análisis de perfiles de uso permitió detectar dos problemas operativos reales: un script que retiraba licencias de forma silenciosa durante la noche y una herramienta de acceso remoto del servicio de asistencia técnica que nunca liberaba la licencia del complemento de Petrel tras el cierre de la sesión.
- Cómo la «regla del 5 %» de Maersk —que consiste en dar de baja cualquier licencia que se utilice menos del 5 % del tiempo— convirtió las licencias no utilizadas en un ahorro cuantificable, incluyendo un ejemplo en el que se liberaron 72 000 dólares.
- ¿Por qué el proyecto de optimización de licencias, por sí solo, recuperó aproximadamente el 85 % del coste de « Open iT» en el primer año, mientras que la renegociación con Schlumberger resultante generó un retorno de la inversión (ROI) superior al 2000 % con la misma inversión?
- Lecciones prácticas sobre la implantación: en algunos países (se menciona Noruega) es necesario contar con la aprobación del comité de empresa para supervisar el uso, y son los altos directivos de la empresa —y no el departamento de TI— quienes deben comunicar el cambio a los usuarios finales.
Marcas de tiempo de los capítulos
00:00 Introducción: El proyecto SLOE y la trayectoria del ponente
02:25 Por qué se puso en marcha el proyecto: la caída del precio del petróleo entre 2014 y 2016
05:02 El nuevo acuerdo con Schlumberger: licencias globales, pago por hora y acceso completo a todas las funciones
07:21 El modelo de madurez de la gestión de activos de software de Gartner y el punto de partida de Maersk
08:25 Por qué Maersk eligió « Open iT » (LicenseAnalyzer, Application Tracker, License Optimizer)
09:34 El caso Petrel: mapas de calor «antes y después» y un ahorro de 2,2 millones de dólares
12:06 Detección de un script y una herramienta de asistencia técnica que retenían licencias sin avisar
16:44 Las licencias globales y el gráfico de eficiencia: la regla del 5 %
22:04 Las cifras de coste-beneficio: un 85 % y un retorno de la inversión (ROI) superior al 2000 %
24:10 Lecciones aprendidas: esfuerzo de análisis, comités de empresa y gestión del cambio
29:43 Turno de preguntas y respuestas con el público
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[0:00] Lynn: Bienvenidos todos al seminario web de ITAM « Open iT », titulado «Proyectos SLOE: optimización de licencias de software y derechos de uso en Maersk». Me llamo Lynn Weiss y seré vuestra anfitriona hoy. Me acompaña Klaus Moeller, especialista en simplificación de Maersk Oil.
[0:26] Durante más de 17 años, se ha dedicado con pasión a la evolución y el perfeccionamiento de la gestión global de la cartera de aplicaciones técnicas y servicios de soporte informático para las disciplinas del subsuelo en Maersk Oil, lo que ha permitido al personal desarrollar su actividad en un entorno operativo eficiente y eficaz. Posee un máster en Informática e Ingeniería, Matemáticas e Informática por la Universidad Técnica de Dinamarca, y anteriormente ha trabajado en GE Capital y Eric Venn Incorporated. Así que, antes de empezar, quiero informar a todos de que sus micrófonos están silenciados y, si tienen alguna pregunta, por favor, la escriban en la ventana de chat. Para dar comienzo a la sesión, voy a ceder la palabra a Klaus.
[1:22] Klaus: Hola a todos. Me llamo Klaus Müller. Voy a presentar el proyecto SLO, como lo llamamos en Maersk, que son las siglas de «Software License Optimization and Entitlement» (Optimización de licencias de software y derechos de uso).
[1:34] Si pasáis a la página siguiente, debería aparecer una breve presentación sobre mí. Ahí está el orden del día, pero la página siguiente vuelve a ser una breve presentación. Yo soy especialista en simplificación global. He optimizado los procesos dentro de la empresa. Sé qué aplicación se utiliza en cada proceso y cómo se transfieren los datos de un proceso a otro dentro de nuestra empresa. Y son precisamente estas aplicaciones y estos flujos de datos en los que nos hemos especializado para optimizarlos. Pasemos a la siguiente diapositiva.
[2:25] Nuestro proyecto contó con algunos factores impulsores que lo pusieron en marcha. Y, por supuesto, fue la recesión en el sector petrolero lo que provocó la caída del precio del petróleo. Somos una empresa petrolera de tamaño medio, por lo que no tenemos influencia alguna sobre cómo afectan los precios del petróleo al mercado.
[2:46] Así que nuestra empresa se planteó que debíamos centrarnos en ser competitivos en cuanto a costes, por lo que teníamos que reducir nuestro precio de producción por barril de petróleo; esto nos llevó a tener que firmar un nuevo acuerdo de licencia con Schlumberger. El antiguo acuerdo de licencia consistía en la forma tradicional de adquirir la licencia y pagar la cuota de mantenimiento inicial para mantenernos al día con la versión que el proveedor lanza cada año. Y, por supuesto, tuvimos que mejorar nuestro nivel de madurez en la gestión y administración de todas nuestras licencias técnicas. Pasa a la página siguiente.
[3:33] El precio del petróleo sufrió una caída drástica desde junio de 2014 hasta enero de 2016 y, de hecho, no se sabía hasta dónde llegaría a bajar. Pasó de 110 dólares por barril a 30 dólares por barril. El precio cayó casi un 72 %.
[3:59] Sé que últimamente ha vuelto a subir. Ahora mismo ronda los 60 dólares. Pero nuestro proyecto se puso en marcha en ese periodo en el que el precio del petróleo sufrió una caída vertiginosa.
[4:19] En la siguiente diapositiva se puede ver que operamos principalmente en el sector británico. Así pues, nuestro coste por barril de petróleo es de casi 44 dólares por barril. Por lo tanto, cuando el precio del petróleo bajó a 30, teníamos por delante una tarea titánica para que nuestra empresa fuera más competitiva en términos de costes. Nos centramos en todas las áreas en las que podemos reducir los costes. Por supuesto, también en el ámbito de las licencias y los derechos de explotación.
[5:02] Siguiente diapositiva. Nuestro nuevo acuerdo de licencia con Schlumberger se centra en tres pilares fundamentales: necesitamos disponer de licencias globales para que podamos aplicar el principio SON, de modo que, cuando haya un pico de demanda en una zona o en una unidad de negocio, pueda compensarse con una menor demanda de la licencia en otra. Así, la licencia podría moverse libremente entre las oficinas.
[5:33] Además, el coste tiene que ser considerablemente menor y solo pagaremos por lo que utilicemos. Así que, en realidad, pagamos por cada hora laboral que utilicemos.
[5:50] Además, todas las funciones incluidas en las licencias básicas deberían estar habilitadas para todas nuestras licencias. Así que, para aquellos que sepáis qué es Petrel, hay una licencia básica y, a su vez, entre 30 y 35 funciones incluidas en ella. Y, tal y como vimos antes de este nuevo modelo de licencia, teníamos suficientes licencias básicas, pero quizá no suficientes módulos de enlace sísmico con pozos incluidos en ellas. Así que, de repente, empezamos a recibir denegaciones en las licencias de Petrel porque todo el mundo necesitaba esa función especial de enlace sísmico con pozos.
[6:36] Además de estos tres pilares fundamentales, necesitamos un nuevo sistema de supervisión y nuevas herramientas de supervisión, así que salimos al mercado para intentar encontrar lo que mejor se adaptara a nuestras necesidades. Antes teníamos una herramienta de supervisión, «Sarah», que era muy buena para gestionar todas nuestras licencias, pero a la hora de generar informes y analizar todos los datos que se obtenían con ella, no era tan eficaz, así que salimos al mercado con un nuevo conjunto de requisitos para intentar encontrar una nueva herramienta de supervisión de licencias. Siguiente diapositiva.
[7:21] También necesitábamos contar con un modelo de madurez más sólido. Este es de Gartner. También lo podéis encontrar en la página web de Open iT. Antes de poner en marcha el proyecto, evaluamos en qué de estos cuatro niveles nos encontrábamos como empresa y nos dimos cuenta de que quizá estábamos en el nivel uno, o mejor dicho, no exactamente en el nivel uno, pero cerca de él. Con este proyecto, nuestro objetivo es situarnos firmemente en el nivel cuatro de este modelo de madurez, de modo que podamos comprender cómo se utilizan las aplicaciones en los ordenadores de sobremesa, dispongamos de un enfoque de análisis de datos más avanzado y podamos entender cómo se utilizan y se aprovechan realmente todas las licencias en los ordenadores de sobremesa.
[8:25] Esta es una vista general de cómo Open iT ha organizado su software y de los elementos resaltados en color. Esos son en los que nos vamos a centrar. Tenemos elLicenseAnalyzer™, el rastreador de aplicaciones y el optimizador de licencias. Como podéis ver, el módulo CLIMBS, en color naranja, es el que Open iT tiene ya casi listo, y así es como podéis gestionar administrativamente vuestra licencia a través del portal Open iT . Hoy por hoy eso no es posible, por lo que se trata de una tarea manual que se realiza fuera de Open iT.
[9:14] Flexera destaca en este ámbito, pero no tanto en los demás. Por eso hemos elegido « Open iT » y hemos decidido que el modelo CLIMBS estará disponible en una fase posterior. Siguiente diapositiva.
[9:34] Antes de empezar, elaboramos un mapa de calor sobre cómo se utilizaban las licencias de uno de nuestros productos más caros, Petrel, en toda nuestra organización. Sin entrar en demasiados detalles, basta con fijarse en los colores y en lo «caliente» que está este mapa. A continuación, presentamos el optimizador de licencias, que se encargará de analizar cómo utilizan realmente los usuarios la aplicación. Si hemos configurado la aplicación para que realice un análisis cada media hora en función de 10 parámetros diferentes —como pequeños trazos o pulsaciones de teclas—, el programa comprueba si está realizando alguna acción, guardando datos, leyendo, si ha iniciado otro proceso o si está a la espera de una transferencia de datos para algo completamente distinto.
[10:32] Si estos valores están por debajo de un umbral determinado, la aplicación entrará en modo de hibernación para el usuario y se liberará la licencia. Y es que, según el acuerdo de licencia que hemos firmado, pagamos por cada hora de uso de nuestras aplicaciones. Esta es la imagen de «antes» y la siguiente diapositiva mostrará la imagen de «después».
[11:02] Esta es la imagen tras haber implementado el optimizador de licencias y, como podéis ver, todas las zonas en rojo se concentran más bien en el horario laboral; se aprecia claramente dónde empiezan y terminan los fines de semana, y se observa que, fuera de ese horario, no hay tantas licencias en uso.
[11:29] Esa diferencia del 35 % entre la primera imagen y esta imagen, expresada en dólares, supone aproximadamente 2,2 millones de dólares en gastos de mantenimiento anuales. Esa es la diferencia entre estas dos imágenes. Así pues, aquí vemos que un producto obtiene claramente un gran valor gracias a Open iT y este módulo que se muestra aquí es el optimizador de licencias.
[12:06] Nunca terminarás de revisar las cifras si realmente te propones analizar todas ellas, porque puedes ver que el 3 de agosto, a una hora de la medianoche, había 11 licencias en uso. Si compruebas el 4 de agosto, verás que había 13 licencias en uso. Así que alguien ha activado dos licencias a medianoche. Así que nos pusimos a analizar por qué se producía este comportamiento y descubrimos que había un script automatizado y un servidor que estaban sacando licencias para realizar sus propios análisis del proyecto Petrel.
[12:54] Así que nos pusimos manos a la obra y lo optimizamos, de modo que ya no se ceden licencias, al menos a nadie. Es algo que también podéis aprovechar. Lo que también llama más la atención es que, en la otra imagen que habéis visto antes, había un máximo de 130 licencias disponibles; ahora hemos bajado a 85 licencias disponibles. Así que esto también es una ventaja. Así que, si no tenéis un sistema de licencias de pago por uso, podéis seguir utilizando el optimizador y seguir sacándole partido, ya que permite ahorrar en torno al 20 % del fondo de licencias. Volveré sobre este tema y sobre cómo lo hemos aplicado en otras áreas. Pasad a la siguiente diapositiva.
[13:51] Otra ventaja que ofrece el Open iT es que permite crear un perfil de usuario para cada aplicación. Aquí tenemos un RockDoc. El RockDoc se utiliza para geocientíficos y geólogos. Podemos ver que el perfil de este proyecto se ajusta a lo que pensábamos sobre esta aplicación y encaja en esa categoría. Se utiliza tal y como pensábamos que se utilizaría en el ámbito empresarial. Avanza una diapositiva.
[14:28] Aquí tenemos otro ejemplo. Se trata de «2D Move», un programa de «4D Move» de Midland Valley. Y podemos ver que hay algo que no está como debería. Es un producto que utilizan los geólogos, pero, de repente, son los consultores externos quienes lo utilizan la mayor parte del tiempo.
[14:52] Así que nos pusimos a analizar qué estaba pasando y por qué se producía este comportamiento en este producto. Y descubrimos que nuestro servicio de asistencia técnica en la India había puesto en marcha un programa a través de C-Tricks y lo había desactivado, pero C-Tricks nunca había liberado la licencia propiamente dicha. Así que hemos intervenido para asegurarnos de que, en cuanto se desactive la conexión de C-Tricks con Audimove, también se libere la licencia.
[15:26] El servicio de asistencia técnica debería poder intervenir para ayudar a los usuarios e iniciar el programa por sí mismo; solo que esta conexión a C-Tricks debería cancelar inmediatamente la licencia en caso de que se cierre dicha conexión.
[15:43] Tambiéntambién es una forma eficaz o un método útil para comprobar cómo se utilizan tus proyectos, si se emplean en las áreas adecuadas, corregir los pequeños errores que puedan surgir al ajustar las licencias y, en la siguiente imagen, para utilizar estos perfiles de usuario; esto significa que hemos llevado a cabo un proceso de alto nivel y una asignación de software, de modo que conocemos todo nuestro software y cómo se integra en el negocio, en qué área del negocio se utiliza nuestro software y quiénes son los usuarios: ¿son geólogos, ingenieros de yacimientos o geoccientíficos? Es un trabajo exhaustivo, pero el mapeo de software nos ha beneficiado en numerosas ocasiones, por lo que la rentabilidad de estos mapas es enorme.
[16:44] Siguiente diapositiva. Este es otro informe que he extraído de Open iT para la presentación de hoy. Permite analizar muchos servidores locales; si tu empresa cuenta con servidores locales distribuidos, puede recopilar todos los datos —en este ejemplo son tres—. Puedes tomar los tres y ajustar la escala de todas las zonas horarias para que coincidan y, a continuación, puedes crear un gráfico similar a este que indique que, de acuerdo, si dispones de un servicio de licencia global, puedes conformarte con seis licencias en lugar de las ocho licencias locales que tienes. Además de este análisis que hemos realizado en este ejemplo concreto, también hemos utilizado, en la siguiente imagen, algo llamado «Gráfico de eficiencia».
[17:46] Así que podemos pasar a esa. El gráfico de eficiencia nos permitirá analizar cómo se utilizan las licencias y cuánto tiempo se dedican a ello. En la imagen anterior, se veía que había un máximo de seis licencias, pero en esta imagen se puede observar que esas seis licencias se utilizan muy raramente, solo el 1,6 % del tiempo.
[18:14] Y, en el extremo izquierdo, se puede ver que hay muchos casos en los que no se utiliza ninguna licencia. Por eso aplicamos lo que llamamos la «regla del 5 %». Hemos acordado con la empresa que, si una licencia no se utiliza más del 5 % de su capacidad, la daremos de baja y así conseguiremos un ahorro.
[18:37] Open iT también puede generar un informe en el que se indique cuál sería el ahorro si se aplicara la regla del 5 %. Y en este ejemplo, se pueden eliminar tres licencias, quedándose en cinco, y el ahorro será de 72 000 dólares estadounidenses. Esos 72 000 dólares estadounidenses los utilizamos para convertir las cinco licencias restantes en licencias globales, de modo que, aunque en el primer año no hay ahorro, este se producirá en el segundo y tercer año, ya que para entonces se habrá amortizado nuestra inversión.
[19:27] Si has introducido el coste unitario de todas tus licencias, este informe será, por supuesto, mucho más extenso. Pero es un informe que utilizamos mucho para identificar dónde podemos ahorrar y en qué aspectos se basan esas posibilidades. Página siguiente.
[19:54] « Open iT » incluye numerosos paneles de control, pero hemos comprobado que los paneles de Excel son uno de los mejores que puedes tener. Puedes personalizarlos para que se adapten a tus necesidades. Los criterios de selección pueden aparecer en el lado izquierdo y todos los gráficos cambiarán en función de lo que selecciones en ese lado.
[20:24] El panel de control de Excel está conectado directamente a la base de datos, por lo que lo que ves en tu panel de control de Excel son datos en tiempo real, tan en tiempo real como es posible. Creo que hay un día de retraso en los datos que pasan de SQL a los cubos. Open iT funciona con cubos. Pero nunca he utilizado Excel porque, en cuanto pulsas « open it », se actualizan los datos, de modo que podemos ver las tendencias, los máximos, las denegaciones y la utilización, tal y como desees. Y este es solo un ejemplo de uno de los primeros paneles de control de Excel que creamos. Siguiente diapositiva.
[21:26] Open iT incluye un panel de control estándar que se puede utilizar directamente con Internet Explorer. Solo tienes que conectarte a Open iT, configurar el panel de control seleccionando unos cuantos criterios y ya dispondrás de un panel más sencillo que el de Excel. Nosotros también utilizamos la versión de Internet Explorer, pero no de forma intensiva para el análisis de datos, ya que para eso utilizamos el panel de control de Excel.
[22:04] Siguiente diapositiva. El análisis de coste-beneficio de todo el proyecto se basó, por supuesto, en que Open iT tenía un coste. El proyecto consistía en la implementación y, como es lógico, adquirimos una licencia para utilizar Open iT , a la que denominamos simplemente «X». Nuestra solución anterior era FlexNet Manager, que dejamos de utilizar, por lo que, naturalmente, se produjo un ahorro en los costes de mantenimiento y soporte, pero dicho ahorro supuso aproximadamente el 20 % de lo que invertimos en Open iT.
[22:52] Y luego conseguimos muchos pequeños ahorros en las aplicaciones gracias a todos los informes que elaboramos y a todos los análisis, y ahorramos un 85 % de la inversión que realizamos; de hecho, ya hemos obtenido una bonificación del 5 % sobre la inversión que hicimos en Open iT . El nuevo contrato de licencia de Schlumberger era realmente el objetivo que nos habíamos marcado y, sorprendentemente, nos ha permitido ahorrar más del 2000 % de nuestra inversión en Open iT.
[23:30] Así pues, obtuvimos un beneficio neto del 2100 % de la inversión que realizamos en Open iT. Por lo tanto, si coges 200 000 y los inviertes en un sitio X, puedes multiplicar 200 000 dólares estadounidenses por 21 y obtendrás una cifra aproximada de lo que nos ahorramos el primer año en mantenimiento y asistencia técnica al contar con Open iT como herramienta para realizar todos los análisis.
[24:10] Página siguiente. La lección que hay que aprender es que, si inviertes en Open iT y subestimas el tiempo y el esfuerzo necesarios para analizar los datos una vez finalizado el proyecto, Open iT no reportará ningún beneficio a la empresa.
[24:28] Open iT puede proporcionarte algunos datos e informes. Alguien tiene que sentarse a analizar la información y tomar una decisión basándose en ella. Tuvimos un ejemplo en Houston allá por 2019. Adquirieron una licencia de Open iT, la instalaron y no hicieron nada al respecto. Por supuesto, Open iT no te va a ahorrar dinero, pero sí puede sentar las bases para que tomes una decisión.
[25:01] Hay que tener en cuenta, por supuesto, que los sindicatos locales pueden tener normas diferentes. Open iT va a supervisar el comportamiento de los usuarios y su forma de trabajar en las aplicaciones; en algunos países es necesario contar con un permiso del sindicato y también hemos dejado claro que no supervisamos lo que escriben, sino que solo comprobamos si están escribiendo algo.
[25:37] De lo contrario, podría haber alguna demanda al respecto y, sobre todo en Noruega, nos dimos cuenta de que necesitábamos la autorización del sindicato. No fue difícil conseguirla; simplemente, en algunos países es necesario contar con ella.
[25:53] Siempre es recomendable contar con un servicio gestionado por el proveedor. Hemos contratado un servicio de mantenimiento con Open iT, de modo que cada mes revisan nuestro sistema y las bases de datos para comprobar que todo funciona como debería. ¿Hay suficiente espacio aquí? ¿Se está llenando el espacio del área de archivos de registro? Además, elaboran un informe en el que indican cuál es el estado actual de nuestro sistema y nos ofrecen algunas recomendaciones para el futuro, como actualizar los clientes o actualizar el servidor SQL porque va a salir una nueva versión.
[26:44] En nuestro caso, nos dimos cuenta de que la alta dirección de la empresa debía participar en esta decisión, ya que se trata de un cambio en la forma de trabajar de los usuarios. De repente, aparece un mensaje del departamento de TI en la pantalla que dice: «No podrás trabajar en Petrel durante 30 minutos; lo suspenderé durante un tiempo hasta que lo reanudes».
[27:12] En nuestro caso, fue la alta dirección empresarial la que se encargó de todas las comunicaciones. De lo contrario, acabaríamos en esa discusión con los usuarios en la que, una vez más, el departamento de TI hace algo que no entendemos. Creo que la última diapositiva será la siguiente. Teníamos un comité directivo. Lo seguimos teniendo. Contábamos con un comité directivo que orientaba el proyecto y, como organización de TI, nos limitábamos a asesorar a este comité, formado por altos directivos de la empresa. Ellos transmitían toda la información a los responsables de cada área y el departamento de TI actuaba como asesor de dichos responsables, quienes, a su vez, se la comunicaban a todo el equipo. Como departamento de TI, organizamos sesiones de formación para este equipo; el equipo, a su vez, transmitía la información a los usuarios finales, y el departamento de TI se encargaba de la asistencia a los usuarios. Implantamos nuestro optimizador de licencias y nuestro rastreador de aplicaciones de Open iT para 600 usuarios.
[28:36] Creo que, en general, este año hemos tenido problemas en la mitad de los casos con tres o cuatro instalaciones. Pero solo un porcentaje muy bajo de usuarios ha tenido problemas con esto. Cuando se introduce un optimizador de licencias que tiene que comprobar todos estos parámetros, hay que realizar muchos ajustes y nos hemos dado cuenta de que nunca podemos configurarlo al 100 % correctamente, por lo que solo suspenderíamos a un usuario si este no estuviera utilizando el programa. Siempre habrá casos en los que los usuarios estén utilizando el programa, pero el optimizador no pueda detectarlo.
[29:21] Pero Open iT cuenta con una función de excepción, por lo que podemos levantar la suspensión de este usuario. Así que lo hicimos para solucionar el problema que teníamos. Aunque no tuvimos muchos casos. Creo que era la última diapositiva.
[29:43] Lynn: No, no era esa. Había otra más. Klaus, esa era la última diapositiva. Así que esta es… sí, esta es la diapositiva informativa; por supuesto, hemos recibido algunas preguntas al respecto. ¿Estás preparado para responderlas?
[30:02] Klaus: Claro.
[30:02] Lynn: La primera pregunta fue cuánto tiempo llevó la implementación y la transferencia de un sistema a otro.
[30:10] Klaus: El antiguo sistema lo hemos eliminado por completo y no se ha conservado ninguna información valiosa para el nuevo sistema. Por eso, hemos anunciado que vamos a adoptar un nuevo modelo de licencia de Schlumberger que entrará en vigor el 1 de enero de 2017. La fase de implementación no llevó tanto tiempo; la fase del proyecto sí que se alargó bastante más, ya que en Maersk seguimos un proceso de proyecto muy exhaustivo y, si tenemos en cuenta toda la firma de contratos o los acuerdos, la selección de proveedores y el envío de los requisitos a tres ventanillas, tenemos que recibir ofertas de todos ellos y responder a un intercambio de preguntas con todos estos proveedores. La parte de implementación, una vez que seleccionamos Open iT , duró dos meses. Eso incluye las pruebas. La razón por la que el periodo de pruebas se alarga un poco es que Open iT necesita algunos datos para realizar las pruebas. Así que hay que implementar algo para los usuarios y, a continuación, empezar a recibir datos para poder comprobar si todos los informes son correctos y cómo reaccionan los valores predeterminados. Por lo tanto, diría que fueron dos meses entre la implementación y las pruebas.
[32:00] Lynn: Vale. Muy bien, estupendo. Uno de los comentarios que he visto aquí se refería a un trabajo interesante. ¿También medisteis los rechazos y, en concreto, la duración de los mismos?
[32:14] Klaus: Sí, lo hacemos. Tenemos cuatro informes centrados en los rechazos. Se centran en por qué se producen los rechazos. Puede haber muchas razones para ello. Puede ser simplemente que no tengamos más licencias. O podría ser que no haya más licencias, pero que, de las que están en uso, haya una persona que haya solicitado dos o cuatro licencias por error. Y así sucesivamente. Hemos analizado todas las denegaciones para averiguar por qué se produjeron. Hemos tomado medidas en relación con ambos escenarios de denegación que se nos presentaron. Hemos implementado el optimizador de licencias. El optimizador de licencias ha liberado un 20 % de las licencias. Y en cuatro casos, ya no se producen denegaciones tras haberlo implementado. En dos casos, la denegación se debió realmente a que la demanda de los usuarios había aumentado, por lo que hemos adquirido más licencias. Así que esa es un área que supervisamos semanalmente.
[33:33] Lynn: Vale. Otra pregunta es: ¿cómo agrupa Open iT los ordenadores? ¿Lo hace a través de grupos de Active Directory o por algún otro medio?
[33:45] Klaus: Se hace a través de Active Directory. Open iT puede conectarse a numerosas fuentes de información. Active Directory es una de ellas. SAP HI es otra. Toda nuestra información pasa por Active Directory, incluso la información de los usuarios. Open iT también puede interactuar con muchos otros sistemas, por lo que hemos creado un enlace entre Open iT y ServiceNow.
[34:19] Lynn: Vale, hablando de integración, otra pregunta sobre ese tema. ¿Tiene Maersk una CMDB? ¿Y integran la base de datos de gestión de la configuración con Open iT?
[34:35] Klaus: Sí, utilizamos ServiceNow como CMDB y lo integramos con Open iT y ServiceNow. Open iT ha creado un conector entre ambos. Se trata simplemente de una exportación e importación, pero está automatizada. Y cualquier informe que tengas, puedes exportarlo al formato de archivo que desees. Y, por supuesto, los archivos CSV son el mejor enlace entre ambos sistemas.
[35:14] Lynn: Muy bien, una de las últimas preguntas que tenemos aquí es: ¿podrías explicarnos en qué se diferencia « Open iT » de la solución anterior que teníais? Un par de aspectos que demuestren por qué resulta mucho más beneficiosa para la organización de Maersk.
[35:44] Klaus: Open iT, hay muchas soluciones en el mercado. Descubrimos que Open iT era la mejor para crear los informes y realizar esta organización de los datos en cubos. Así, puedes obtener los informes que tu empresa necesita consultar y sacar partido de ellos, y puedes configurarlos como quieras. La solución anterior también permitía generar informes, pero no se podían modificar ni hacer nada con ellos. Este es el informe: puede mostrarte cuántos usuarios están conectados, cuántos accesos denegados hay, aunque en realidad esa función está desactivada, pero podría estarlo; y la otra solución es muy sólida en la gestión de las licencias, de modo que, desde ella, puedes modificar tu archivo de licencia y conservará el antiguo y todo eso; ese era el punto fuerte de la otra solución, pero Open iT se impuso en lo que respecta a los informes.
[36:37] Lynn: Muy bien. Solo quiero que sepáis que, si tenéis alguna pregunta adicional, podéis poneros en contacto con esta dirección de correo electrónico, y Open iT se encargará de que Klaus las reciba. Y quiero dar las gracias a todos por participar en el seminario web de hoy, especialmente a nuestro ponente, Klaus Moeller. Como he dicho antes, todas las preguntas pendientes se responderán por correo electrónico o, quizá, os llamen por teléfono. La grabación de audio y el vídeo estarán disponibles a partir de la semana que viene, ya que hoy es lunes, en la página web de ITAM. Deberíamos tenerlas listas en tan solo un par de días. Además, Open iT pondrá la presentación a disposición de todos en formato PDF una vez finalizada la sesión. Con esto concluye la presentación de hoy, estimados asistentes. Como ya he dicho, enviad vuestras preguntas al seminario web o a la dirección web que aparece en pantalla; también podéis enviar cualquier pregunta a info@ITAM.org, y nos encargaremos de reenviarlas. Gracias a todos por participar. Con esto concluye la sesión de hoy.
Sobre el Presentadores

Open iT
El ponente es especialista en simplificación global de Maersk Oil, cuenta con un máster en Informática e Ingeniería, Matemáticas e Informática por la Universidad Técnica de Dinamarca y tiene 17 años de experiencia en la gestión de la cartera global de aplicaciones técnicas y soporte informático para las disciplinas de subsuelo de Maersk Oil. Nota: el nombre del ponente aparece de tres formas diferentes en esta página: «Claus Moller» en la propia descripción de la página, «Klaus Moeller» tal y como lo presenta el moderador y «Klaus Müller» tal y como se presenta él mismo; véase el apéndice para conocer la corrección recomendada antes de que esta biografía se publique en otros medios.
Preguntas frecuentes
El proceso de selección de proveedores y de contratación se alargó considerablemente porque el procedimiento de Maersk para este proyecto exigía enviar los requisitos a tres proveedores y evaluar las ofertas de cada uno de ellos. La propia implementación de « Open iT », incluidas las pruebas, duró unos dos meses; se necesitó tiempo adicional porque « Open iT » requería datos de uso reales antes de que se pudieran validar los informes y la configuración predeterminada.
Sí. Maersk utilizó cuatro informes centrados en las causas de los rechazos. Tras implementar el License Optimizer de Open iT, que liberó alrededor del 20 % de las licencias, cuatro situaciones de rechazo dejaron de producirse por completo; en dos casos, los rechazos eran reales, motivados por un crecimiento efectivo de la demanda, por lo que Maersk adquirió más licencias. Los rechazos se supervisan semanalmente.
A través de Active Directory, que también proporciona información sobre los usuarios. Open iT también puede conectarse a otras fuentes de información, como SAP HR, y se integra con sistemas como ServiceNow.
Sí. Maersk utiliza ServiceNow como su CMDB, y Open iT ha desarrollado un conector entre ambos sistemas. Los informes se exportan automáticamente, normalmente como archivos CSV, para mantener ambos sistemas sincronizados.
Open iTSu punto fuerte son los informes flexibles y personalizables, así como la organización de datos en cubos: los equipos pueden crear exactamente los informes que necesitan. La herramienta anterior era más eficaz a la hora de gestionar y modificar directamente los archivos de licencia, pero sus informes eran fijos y no se podían personalizar.
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