Liberar el valor oculto con la gestión de activos de software

[0:00] Nix: Buenos días, buenas tardes o buenas noches. Bienvenidos a la sesión de hoy, «Descubrir el valor oculto con la gestión de activos de software». Soy Nix, el presentador de este seminario web. En los próximos 20 minutos, analizaremos cómo cambiar la perspectiva del software, pasando de considerarlo un centro de costes a un activo empresarial, puede ayudar a vuestra organización a descubrir un nuevo valor. Descubriréis cómo el análisis del uso y las estrategias de licencias más inteligentes pueden alinear el gasto en software con los resultados empresariales reales, lo que se traduce en una mayor eficiencia, claridad y retorno de la inversión. No dudéis en enviar vuestras preguntas a través del panel de preguntas y respuestas situado en la parte superior de la pantalla. Responderemos a tantas como podamos en directo y daremos seguimiento después de la sesión si es necesario. Ahora, conozcamos a nuestros ponentes de hoy.

[0:44] Procedente de Open iT, Inc., David aporta 25 años de experiencia en puestos de liderazgo en ConocoPhillips y BP, con amplios conocimientos en estrategia de productos digitales, optimización de activos y alineación de la tecnología con los resultados empresariales. Por su parte, Finlay, procedente de Optimal, cuenta con experiencia en sistemas informáticos y marketing, con un especial énfasis en la gestión de activos de software. Aporta un enfoque centrado en las soluciones para ayudar a los clientes a convertir los retos digitales en resultados empresariales cuantificables. Demos la bienvenida a David y a Finlay.

[1:14] David: Estupendo. Muchas gracias, Nix. Es un placer estar aquí. Y también es un placer estar aquí con Finlay. He impartido algunos de estos seminarios web y suelo hacerlo solo, pero, de hecho, para Finlay, este es su segundo seminario web del día. Hacerlos juntos es bastante divertido y, de hecho, os estamos hablando desde Escocia, donde ambos vivimos, y fuera hace un día precioso y soleado. Es una pena que no podamos hacerlo desde fuera, pero aquí estamos. Lo hacemos desde dentro. ¿De qué vamos a hablar? Vamos a repasar un poco lo que ofrecen nuestras respectivas empresas. Finlay hablará un poco sobre Optimal y yo hablaré un poco sobre « Open iT » y cómo encaja esto en su oferta global; después, explicaremos cuál es realmente la ventaja de combinar ambas cosas, por qué tiene sentido incluir la gestión de activos de software como parte de una estrategia o programa global más amplio de gestión de activos, y luego comentaremos brevemente algunas de las reticencias que suscitan ciertos aspectos proactivos de la gestión de activos de software. Repasaremos también algunos de estos aspectos y, a continuación, pasaremos a una breve conclusión y a una ronda de preguntas. Así que empecemos. En primer lugar, le cedo la palabra a Finlay.

[2:43] Finlay: Fantástico. Gracias. Gracias a todos por acompañarnos hoy. Espero que mi acento no se note demasiado. Si necesitáis subtítulos, solo tenéis que indicarlo en el chat y nos ocuparemos de ello más adelante. Es posible que algunos de vosotros ya conozcáis Optimal, pero voy a explicar brevemente quiénes somos y a qué nos dedicamos. Somos Optimal. Simplificamos las complejidades de la gestión de activos, lo que permite a nuestros clientes centrarse en cumplir su misión. Nuestra experiencia abarca numerosos aspectos y sectores, como el petróleo y el gas, la ingeniería, la generación de energía, la fabricación, los servicios públicos y también el sector nuclear. Ya se trate de la fiabilidad de los activos, la planificación del mantenimiento o la gestión inteligente de activos, estamos aquí para apoyaros en vuestro camino. Contamos con una oficina en Aberdeen, Escocia, donde nos encontramos actualmente, así como con oficinas en Johannesburgo y proyectos en otras partes del mundo.

[4:03] Voy a repasar las cuatro áreas principales de nuestros proyectos y cómo ayudamos a las personas. Preparación operativa: disponer del personal, los procesos y los sistemas necesarios para iniciar o mantener las operaciones de forma segura y eficiente sin interrupciones. Operaciones y mantenimiento: contar con las herramientas para llevar a cabo de forma eficiente las actividades operativas y de mantenimiento desde el primer día, lo que ayuda a evitar paradas imprevistas y hace que el mantenimiento sea más eficiente. Ingeniería digital, optimización, ejecución del diseño y gestión del ciclo de vida de sistemas complejos desde el inicio, incluyendo sistemas informatizados de gestión del mantenimiento, gestión del rendimiento de los activos y gestión inteligente de activos. Por último, asesoramiento y optimización: alinear la estrategia, los procesos y los datos sobre el rendimiento para garantizar que se tomen decisiones fundamentadas y se mejoren continuamente los resultados operativos.

[5:48] Un poco más sobre nosotros. Nuestra filosofía consiste en esforzarnos por facilitar los proyectos, tomando el control del software y el hardware y aprovechando nuestra experiencia para adoptar un enfoque proactivo en el mantenimiento, en lugar de uno reactivo. El enfoque reactivo es más tradicional: se espera a que algo se estropee y luego se repara; en cambio, nuestro enfoque consiste en utilizar la experiencia y las causas de los fallos para adelantarnos al mantenimiento, de modo que se disponga de repuestos y todo esté en su sitio. Te acompañamos en todos los aspectos de un proyecto, desde la planificación hasta el desmantelamiento, de principio a fin. La gestión de activos se ha centrado tradicionalmente en los activos físicos, pero hemos llegado a considerar que el software también es un activo, y por eso estamos aquí.

[6:56] ¿Qué es el software como activo? El software se ha considerado generalmente como un coste irrecuperable, una herramienta necesaria, pero en Optimal y Open iT lo tratamos como un valioso activo empresarial. Esto incluye aplicaciones, licencias, datos de uso y documentación, y, al igual que el hardware, el software puede gestionarse estratégicamente a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la adquisición hasta su retirada. Tratar el software como un activo permite a las organizaciones reducir costes, mejorar la eficiencia y la seguridad de las TI, reforzar el cumplimiento normativo y generar valor a largo plazo. Hablamos de un ahorro de hasta un 20 o un 30 %, pero depende de cada empresa.

[8:02] Las principales ventajas son la reducción de costes, la eliminación de licencias no utilizadas y la reinversión de los ahorros en otras áreas; la mitigación de riesgos mediante el cumplimiento de las condiciones de los proveedores; la eficiencia operativa, al adaptar el software a las necesidades reales; y la planificación estratégica, al prever con precisión las necesidades futuras y alinear el uso con la estrategia.

[9:02] David: Voy a tomar la palabra para hablar un poco sobre Open iT. Me gusta ese último punto: adaptar el software a las necesidades reales. Es clave. Has mencionado el «por qué», y Open iT ofrece el «cómo». ¿A quién le importa esto dentro de una organización? A menudo, el departamento comercial establece la estrategia y las restricciones financieras, mientras que el departamento de TI gestiona los activos. Los equipos responsables de la gestión de activos de software se sitúan entre ambos. Open iT les da herramientas para actuar, ya que les proporciona datos fiables que les permiten tomar decisiones.

[11:10] A nivel práctico, ¿qué es « Open iT »? Analiza el tiempo de ejecución, los servidores de licencias, las operaciones de «check-in» y «check-out», quién utiliza las licencias y durante cuánto tiempo, los patrones de uso y los rechazos, y resume toda esta información. Permite que un agente, ya sea en ordenadores de sobremesa o en plataformas en la nube, detecte el uso activo real mediante el análisis de la actividad del ratón, el teclado y el uso de la CPU. Si el software lo justifica, especialmente en el caso de software de ingeniería de alto valor, resulta conveniente recuperar las licencias. Si las licencias no se están utilizando, puedes devolverlas al fondo común y redistribuirlas.

[13:05] « Open iT » proporciona información sobre quién está utilizando una aplicación, quién la ha utilizado en el pasado, durante cuánto tiempo, dónde se encuentran los usuarios y detalles sobre su uso. Los datos se pueden consultar a través de una interfaz web con informes y mapas de calor, o exportarlos a herramientas como Excel, Tableau, Spotfire o Power BI. Se integra con otros datos, lo que facilita su uso a cualquier persona.

[14:03] Así es como se ve. Una interfaz web que muestra el uso en tiempo real, el historial de uso, las oportunidades, si se está alcanzando el límite máximo o si existe una diferencia entre el uso y los derechos de acceso. Los mapas de calor muestran las horas de mayor uso. El análisis financiero es importante para relacionar los activos de software con los costes. Por ejemplo, un panel de Power BI para Autodesk ayuda a realizar un seguimiento del uso y del presupuesto.

[16:13] Se citó el ejemplo de una organización que seguía pagando por un software que había quedado obsoleto tras el paso a la computación en la nube. Llevaba años pagándolo sin que nadie lo utilizara. Gracias a un buen análisis de datos, esto quedó claro rápidamente y supuso un ahorro significativo.

[17:43] Lo que se pretende es hacer coincidir lo que se paga con lo que realmente se utiliza. El objetivo de los datos de « Open iT » es armonizar ambos aspectos. En pocas palabras, « Open iT » te proporciona esa información. Tiene sentido combinarlo con una estrategia más amplia de gestión de activos, ya que ambos aspectos están vinculados de forma simbiótica. Comprender la infraestructura, las dependencias, el soporte y la seguridad ayuda a impulsar la eficiencia y el ahorro de costes.

[20:16] Finlay: Voy a plantear algunas preguntas sobre la reticencia a la gestión proactiva de activos de software. La primera es: «Ya gasto tanto en software que no quiero gastar más en software nuevo para gestionar mi otro software».

[21:06] David: Utilizar una herramienta como Open iT reduce los costes y la complejidad del software. No hace falta mucho para que se amortice. Empieza por las oportunidades más sencillas: el software más caro y los contratos que están a punto de renovarse.

[23:06] Finlay: La segunda es la inercia: resulta más fácil dejar las cosas como están.

[23:18] David: El ejemplo de cómo se paga por software que no se utiliza demuestra por qué quedarse quieto es como ir hacia atrás. Contar con datos fiables hace que el cambio dé menos miedo y ayuda a derribar barreras.

[24:39] Finlay: En tercer lugar, tenemos todos estos usuarios y necesitamos un número determinado de licencias.

[24:53] David: Es comprensible, pero si los responsables de las empresas saben qué es lo que realmente se está utilizando, resulta más fácil tomar decisiones. Es posible que descubran que se están proporcionando licencias caras a usuarios que no las necesitan y que puedan hacer los ajustes necesarios.

[27:18] Finlay: Por último, no queremos molestar a nuestros usuarios.

[27:26] David: Con la recuperación de licencias, las licencias no utilizadas se devuelven al fondo común. Al principio, la gente puede mostrarse recelosa, pero, en realidad, los usuarios se sienten empoderados porque siguen pudiendo hacer su trabajo. La mejor respuesta es cuando los usuarios dicen que no les supone ningún inconveniente.

[29:33] En resumen, es fundamental combinar la gestión de activos de software con una gestión de activos más amplia. Unos datos de calidad permiten tomar buenas decisiones, superan la inercia e impulsan la eficiencia. Hay una razón por la que las empresas de éxito utilizan estas estrategias: funcionan.

[30:39] Nix: Gracias, David y Finlay. Pasemos ahora a las preguntas. Solo tenemos tiempo para una. ¿Cuál es el retorno de la inversión (ROI) habitual que se obtiene en un proceso como este?

[31:23] David: Esa es la pregunta correcta. Si te centras en los costes más importantes y en las próximas negociaciones contractuales, un retorno de la inversión (ROI) del 20 al 30 % es realista, sobre todo en aquellos casos en los que el software no se ha gestionado de forma proactiva.

[32:18] Nix: Con esto concluye nuestra sesión de preguntas y respuestas. Este seminario web se ha grabado y recibiréis un enlace para ver la grabación. También lo encontraréis en nuestra página de seminarios web bajo demanda en openit.com. Por favor, enviadnos vuestros comentarios a través de la encuesta. Pónganse en contacto con nosotros utilizando los datos que aparecen en pantalla y sigan a « Open iT, Inc.» en las redes sociales. Si desean ponerse en contacto con Finlay u obtener más información sobre Optimal, aquí también encontrarán los datos necesarios. Una vez más, soy Nix. Gracias por dedicarnos su tiempo hoy. Nos vemos en el próximo seminario web.