Desbloquear o valor oculto com a gestão de activos de software

[0:00] Nix: Bom dia, boa tarde ou boa noite. Bem-vindos à sessão de hoje, «Desbloquear o valor oculto com a gestão de ativos de software». Sou o Nix, o vosso anfitrião neste webinar. Nos próximos 20 minutos, vamos explorar como mudar a perspetiva do software, passando de um centro de custos para um ativo empresarial, pode ajudar a vossa organização a desbloquear novo valor. Vão ficar a saber como a análise de utilização e estratégias de licenciamento mais inteligentes podem alinhar as despesas com software com resultados empresariais reais, levando a uma maior eficiência, clareza e retorno do investimento (ROI). Não hesitem em enviar as vossas perguntas através do painel de perguntas e respostas na parte superior do ecrã. Abordaremos o máximo possível em direto e daremos seguimento após a sessão, se necessário. Agora, vamos conhecer os nossos oradores de hoje.

[0:44] Da Open iT, Inc., David traz consigo 25 anos de experiência em cargos de liderança na ConocoPhillips e na BP, com profundo conhecimento em estratégia de produtos digitais, otimização de ativos e alinhamento da tecnologia com os resultados empresariais. Da Optimal, Finlay tem experiência em sistemas de TI e marketing, com forte ênfase na gestão de ativos de software. Ele traz uma abordagem centrada em soluções para ajudar os clientes a transformar os desafios digitais em resultados empresariais mensuráveis. Vamos dar as boas-vindas ao David e ao Finlay.

[1:14] David: Ótimo. Muito obrigado, Nix. É ótimo estar aqui. Também é ótimo estar aqui com o Finlay. Já fiz alguns destes webinars e, normalmente, estou sozinho; na verdade, para o Finlay, este é o segundo webinar do dia. Fazê-los juntos é bastante divertido e, na verdade, estamos a falar convosco a partir da Escócia, onde ambos vivemos, e lá fora está um lindo dia de sol. É uma pena não podermos fazê-lo lá fora, mas aqui estamos nós. Estamos a fazê-lo aqui dentro. Sobre o que vamos falar? Vamos abordar um pouco o que as nossas respetivas empresas oferecem. O Finlay vai falar um pouco sobre a Optimal e eu vou falar um pouco sobre a Open iT e como isso se enquadra na oferta global deles; depois, vamos abordar qual é, de facto, a vantagem de ter estas duas coisas em conjunto, por que faz sentido incluir a gestão de ativos de software como parte de uma estratégia ou programa global mais abrangente de gestão de ativos; e, por fim, falaremos um pouco sobre a resistência que existe em relação a algumas das vertentes proativas da gestão de ativos de software. Iremos abordar alguns desses aspetos e, de seguida, faremos uma breve conclusão e responderemos a algumas perguntas. Vamos então começar. Em primeiro lugar, passo a palavra ao Finlay.

[2:43] Finlay: Fantástico. Obrigado. Obrigado a todos por se juntarem a nós hoje. Espero que o meu sotaque não seja demasiado forte. Se precisarem de legendas, basta indicarem isso no chat e trataremos disso mais tarde. Alguns de vocês talvez já estejam familiarizados com a Optimal, mas vou explicar brevemente quem somos e o que fazemos. Somos a Optimal. Simplificamos as complexidades da gestão de ativos, permitindo que os nossos clientes se concentrem em cumprir a sua missão. A nossa especialização abrange diversos aspetos e setores, tais como petróleo e gás, engenharia, produção de energia, indústria transformadora, serviços públicos e também energia nuclear. Quer se trate de fiabilidade dos ativos, planeamento de manutenção ou gestão inteligente de ativos, estamos aqui para vos apoiar nesta jornada. Temos um escritório em Aberdeen, na Escócia, onde nos encontramos atualmente, e também escritórios em Joanesburgo e projetos noutras partes do mundo.

[4:03] Vou abordar as quatro áreas principais dos nossos projetos e a forma como ajudamos a apoiar as pessoas. Prontidão operacional: dispor do pessoal, dos processos e dos sistemas necessários para iniciar ou manter as operações de forma segura e eficiente, sem interrupções. Operações e manutenção: dispor das ferramentas para executar com eficiência as atividades operacionais e de manutenção desde o primeiro dia, ajudando a evitar paragens não planeadas e tornando a manutenção mais eficiente. Engenharia digital, otimização, execução do projeto e gestão do ciclo de vida de sistemas complexos desde o início, incluindo sistemas informatizados de gestão de manutenção, gestão do desempenho de ativos e gestão inteligente de ativos. Por último, consultoria e otimização: alinhar a estratégia, os processos e os dados de desempenho para garantir que toma decisões informadas e melhora continuamente os seus resultados operacionais.

[5:48] Um pouco mais sobre nós. A nossa filosofia consiste em esforçar-nos por facilitar os projetos, assumindo o controlo do software e do hardware e utilizando a experiência que possuímos para adotar uma abordagem proativa à manutenção, em vez de uma abordagem reativa. Uma abordagem reativa é mais tradicional: espera-se que algo avarie e só depois se repara; por outro lado, esta abordagem consiste em utilizar a experiência e as causas das avarias para antecipar a manutenção, de modo a ter as peças sobressalentes e tudo o resto preparado. Apoiamo-lo em todos os aspetos de um projeto, desde o planeamento até ao desmantelamento, do início ao fim. A gestão de ativos tem-se centrado nos ativos físicos, mas passámos a considerar o software também como um ativo, e é por isso que estamos aqui.

[6:56] O que é o software como ativo? O software tem sido geralmente considerado um custo irrecuperável, uma ferramenta necessária, mas na Optimal e na Open iT tratamo-lo como um ativo empresarial valioso. Isto inclui aplicações, licenças, dados de utilização e documentação e, tal como o hardware, o software pode ser gerido estrategicamente ao longo do seu ciclo de vida, desde a aquisição até à retirada de serviço. Tratar o software como um ativo permite às organizações reduzir custos, melhorar a eficiência e a segurança das TI, reforçar a conformidade e gerar valor a longo prazo. Estimamos poupanças de cerca de 20 a 30%, mas isso depende do negócio.

[8:02] Os principais benefícios são a redução de custos, a eliminação de licenças não utilizadas e o investimento das poupanças noutras áreas, a mitigação de riscos através do cumprimento dos termos dos fornecedores, a eficiência operacional através do dimensionamento adequado do software às necessidades reais e o planeamento estratégico através da previsão precisa das necessidades futuras e do alinhamento da utilização com a estratégia.

[9:02] David: Vou passar a palavra a mim próprio para falar um pouco sobre o Open iT. Gosto desse último ponto, adaptar o software às necessidades reais. Esse é um ponto fundamental. Mencionou o «porquê», e o Open iT fornece o «como». Quem é que se preocupa com isto numa organização? Muitas vezes, temos a área de negócios a definir a estratégia, as restrições financeiras e a TI a gerir os ativos. Os grupos responsáveis pela gestão de ativos de software situam-se entre esses dois polos. O Open iT capacita-os, pois fornece dados fiáveis que lhes permitem tomar decisões.

[11:10] Em termos práticos, o que é o Open iT? Analisa o tempo de execução, os servidores de licenças, o check-in e o check-out, quem está a utilizar as licenças e por quanto tempo, os padrões de utilização e as recusas, e resume esta informação. Permite que um agente, em computadores ou em plataformas na nuvem, visualize a verdadeira utilização ativa, analisando a atividade do rato, do teclado e a utilização da CPU. Se o software o justificar, especialmente no caso de software de engenharia de elevado valor, a recuperação de licenças torna-se adequada. Se as licenças não estiverem a ser utilizadas, é possível devolvê-las ao conjunto de licenças disponíveis e redistribuí-las.

[13:05] O Open iT indica quem está a utilizar uma aplicação, quem a utilizou no passado, durante quanto tempo, onde se encontram os utilizadores e detalhes sobre a utilização. É possível visualizar os dados através de uma interface web com relatórios e mapas de calor, ou exportar os dados para ferramentas como o Excel, o Tableau, o Spotfire ou o Power BI. Integra-se com outros dados, facilitando a sua utilização por qualquer pessoa.

[14:03] É assim que se apresenta. Uma interface web que mostra a utilização em tempo real, o histórico de utilização, as oportunidades, se está a atingir o seu limite máximo ou se existe uma discrepância entre a utilização e os direitos de acesso. Os mapas de calor indicam os horários de pico de utilização. A análise financeira é importante para associar os ativos de software aos custos. Por exemplo, um painel do Power BI para a Autodesk ajuda a monitorizar a utilização e o orçamento.

[16:13] Houve um caso de uma organização que continuava a pagar por um software que se tinha tornado obsoleto com a transição para a computação em nuvem. O software vinha sendo pago há anos, sem que ninguém o utilizasse. Graças a uma boa análise de dados, isso ficou rapidamente claro e resultou numa poupança significativa.

[17:43] O que se pretende é alinhar aquilo pelo qual se paga com aquilo que se utiliza efetivamente. O objetivo dos dados do Open iT é harmonizar esses aspetos. Em suma, o Open iT proporciona-lhe essa visão. Faz sentido combiná-lo com uma estratégia mais ampla de gestão de ativos, uma vez que estão interligados de forma simbiótica. Compreender a infraestrutura, as dependências, o suporte e a segurança ajuda a promover a eficiência e a redução de custos.

[20:16] Finlay: Vou colocar algumas questões sobre a resistência à gestão proativa de ativos de software. A primeira é: já gasto tanto em software que não quero gastar mais em software novo para gerir o meu outro software.

[21:06] David: A utilização de uma ferramenta como o Open iT reduz os custos e a complexidade do software. Não é preciso muito para que a ferramenta se pague a si própria. Comece por aproveitar as oportunidades mais fáceis: o software mais caro e os contratos que estão prestes a ser renovados.

[23:06] Finlay: A segunda é a inércia; é mais fácil manter as coisas como estão.

[23:18] David: O exemplo do software não utilizado pelo qual se paga mostra porque é que ficar parado é o mesmo que retroceder. Ter acesso a dados de qualidade torna a mudança menos assustadora e ajuda a derrubar barreiras.

[24:39] Finlay: Em terceiro lugar, temos todos estes utilizadores e precisamos de um determinado número de licenças.

[24:53] David: É compreensível, mas se os líderes empresariais compreenderem o que está realmente a ser utilizado, torna-se mais fácil tomar decisões. Poderão descobrir que estão a apoiar utilizadores com licenças dispendiosas de forma desnecessária e ajustar a situação em conformidade.

[27:18] Finlay: Por último, não queremos incomodar os nossos utilizadores.

[27:26] David: Com a recolha de licenças, as licenças não utilizadas são devolvidas ao conjunto comum. Inicialmente, as pessoas podem mostrar-se reticentes, mas, na realidade, os utilizadores sentem-se mais autónomos porque continuam a poder fazer o seu trabalho. O melhor feedback é quando os utilizadores dizem que isso não os incomoda.

[29:33] Em resumo, é fundamental combinar a gestão de ativos de software com uma gestão de ativos mais abrangente. Dados de qualidade conduzem a boas decisões, superam a inércia e promovem a eficiência. Há uma razão pela qual as empresas de sucesso utilizam estas estratégias: porque funcionam.

[30:39] Nix: Obrigado, David e Finlay. Vamos passar às perguntas. Só temos tempo para uma pergunta. Qual é o retorno sobre o investimento (ROI) típico que se observa num processo como este?

[31:23] David: Essa é a pergunta certa. Se nos concentrarmos nos custos mais elevados e nas próximas negociações contratuais, um retorno sobre o investimento (ROI) de 20 a 30 % é realista, especialmente nos casos em que o software não tem sido gerido de forma proativa.

[32:18] Nix: Com isto, concluímos a nossa sessão de perguntas e respostas. Este webinar foi gravado e irão receber um link para a gravação. Também o poderão encontrar na nossa página de webinars a pedido em openit.com. Por favor, enviem-nos os vossos comentários através do inquérito. Contacte-nos através dos dados que aparecem no ecrã e siga a Open iT, Inc. nas redes sociais. Se quiser entrar em contacto com o Finlay ou saber mais sobre a Optimal, os detalhes também se encontram aqui. Mais uma vez, sou o Nix. Obrigado por terem passado algum tempo connosco hoje. Vemo-nos no próximo webinar.