Dévoiler la valeur cachée grâce à la gestion des actifs logiciels

[0:00] Nix : Bonjour, bon après-midi ou bonsoir. Bienvenue à la session d’aujourd’hui intitulée « Libérer la valeur cachée grâce à la gestion des actifs logiciels ». Je m’appelle Nix et je suis votre animateur pour ce webinaire. Au cours des 20 prochaines minutes, nous verrons comment le fait de considérer les logiciels non plus comme un centre de coûts, mais comme un actif de l’entreprise, peut aider votre organisation à dégager une nouvelle valeur. Vous découvrirez comment l’analyse de l’utilisation et des stratégies de licence plus intelligentes peuvent aligner les dépenses logicielles sur les résultats commerciaux réels, ce qui se traduira par une efficacité, une clarté et un retour sur investissement accrus. N’hésitez pas à envoyer vos questions via le panneau « Questions-Réponses » situé en haut de votre écran. Nous répondrons en direct à autant de questions que possible et assurerons un suivi après la session si nécessaire. Passons maintenant la parole à nos intervenants d’aujourd’hui.

[0:44] Issu d’Open iT, Inc., David apporte 25 ans d’expérience à des postes de direction chez ConocoPhillips et BP, ainsi qu’une expertise approfondie en stratégie de produits numériques, en optimisation des actifs et en alignement de la technologie sur les résultats commerciaux. Venant d’Optimal, Finlay possède une expérience dans les systèmes informatiques et le marketing, avec une spécialisation marquée dans la gestion des actifs logiciels. Il adopte une approche axée sur les solutions pour aider les clients à transformer leurs défis numériques en résultats commerciaux mesurables. Souhaitons la bienvenue à David et Finlay.

[1:14] David : Super. Merci beaucoup, Nix. Je suis ravi d’être ici. C’est aussi un plaisir d’être aux côtés de Finlay. J’ai déjà animé plusieurs webinaires de ce genre et je suis généralement seul, mais en fait, pour Finlay, c’est déjà son deuxième webinaire de la journée. C’est plutôt sympa de les animer ensemble, et nous vous parlons en fait depuis l’Écosse, où nous vivons tous les deux, et où il fait une magnifique journée ensoleillée dehors. C’est un peu dommage de ne pas pouvoir le faire depuis l’extérieur, mais nous y voilà. Nous sommes à l’intérieur. De quoi allons-nous parler ? Nous allons vous présenter brièvement ce que proposent nos entreprises respectives. Finlay vous parlera un peu d’Optimal et je vous parlerai un peu d’Open iT et de la manière dont cela s’intègre dans leur offre globale. Ensuite, nous aborderons les avantages réels de combiner ces deux solutions, les raisons pour lesquelles il est judicieux d’intégrer la gestion des actifs logiciels dans une stratégie ou un programme global plus large de gestion des actifs, puis nous évoquerons brièvement certaines résistances face à certains aspects proactifs de la gestion des actifs logiciels. Nous aborderons également ces points, puis nous ferons une brève conclusion et répondrons à quelques questions. Commençons donc. Je cède tout d’abord la parole à Finlay.

[2:43] Finlay : Fantastique. Merci. Merci à tous d’être avec nous aujourd’hui. J’espère que mon accent n’est pas trop prononcé. Si vous avez besoin de sous-titres, il suffit de le signaler dans le chat et nous nous en occuperons plus tard. Certains d’entre vous connaissent peut-être déjà Optimal, mais je vais brièvement vous présenter qui nous sommes et ce que nous faisons. Nous sommes Optimal. Nous simplifions les complexités de la gestion des actifs afin de permettre à nos clients de se concentrer sur la réalisation de leur mission. Notre expertise couvre de nombreux domaines et secteurs, tels que le pétrole et le gaz, l’ingénierie, la production d’électricité, l’industrie manufacturière, les services publics, ainsi que le nucléaire. Qu’il s’agisse de la fiabilité des actifs, de la planification de la maintenance ou de la gestion intelligente des actifs, nous sommes là pour vous accompagner dans votre parcours. Nous disposons d’un bureau à Aberdeen, en Écosse, où nous nous trouvons actuellement, ainsi que de bureaux à Johannesburg et menons des projets dans d’autres régions du monde.

[4:03] Je vais passer en revue les quatre grands axes de nos projets et la manière dont nous aidons nos clients. La préparation opérationnelle : disposer du personnel, des processus et des systèmes nécessaires pour démarrer ou maintenir des opérations en toute sécurité et efficacement, sans interruption. L’exploitation et la maintenance : disposer des outils permettant d’exécuter efficacement les activités de maintenance et d’exploitation dès le premier jour, ce qui contribue à éviter les temps d’arrêt imprévus et à optimiser la maintenance. L’ingénierie numérique, l’optimisation, la conception et la gestion du cycle de vie de systèmes complexes dès le départ, notamment les systèmes informatisés de gestion de la maintenance, la gestion de la performance des actifs et la gestion intelligente des actifs. Enfin, le conseil et l’optimisation : aligner la stratégie, les processus et les analyses de performance pour vous permettre de prendre des décisions éclairées et d’améliorer en permanence vos résultats opérationnels.

[5:48] Quelques mots supplémentaires à notre sujet. Notre philosophie consiste à faciliter la réalisation des projets, en prenant en main les aspects logiciels et matériels, et en mettant à profit notre expérience pour adopter une approche proactive de la maintenance plutôt qu’une approche réactive. L’approche réactive est plus traditionnelle : on attend qu’un problème survienne pour le résoudre, tandis que notre approche consiste à tirer parti de notre expérience et des causes des pannes pour anticiper la maintenance, afin que vous disposiez de pièces de rechange et que tout soit prêt. Nous vous accompagnons à chaque étape d’un projet, de la planification à la mise hors service, du début à la fin. La gestion des actifs s’est longtemps concentrée sur les actifs physiques, mais nous en sommes venus à considérer les logiciels comme des actifs à part entière, et c’est la raison de notre présence ici.

[6:56] Qu'entend-on par « logiciel en tant qu'actif » ? Les logiciels ont généralement été considérés comme un coût irrécupérable, un outil nécessaire, mais chez Optimal et Open iT, nous les traitons comme un actif commercial précieux. Cela inclut les applications, les licences, les données d'utilisation et la documentation ; tout comme le matériel, les logiciels peuvent faire l'objet d'une gestion stratégique tout au long de leur cycle de vie, de leur acquisition à leur mise hors service. Considérer les logiciels comme des actifs permet aux entreprises de réduire leurs coûts, d’améliorer l’efficacité et la sécurité informatiques, de renforcer la conformité et de dégager de la valeur à long terme. Nous parlons d’économies pouvant atteindre environ 20 à 30 %, mais cela dépend de l’entreprise.

[8 h 02] Les principaux avantages sont la réduction des coûts, l'élimination des licences inutilisées et la réaffectation des économies réalisées à d'autres fins, l'atténuation des risques grâce au respect des conditions imposées par les fournisseurs, l'efficacité opérationnelle obtenue en adaptant les licences logicielles aux besoins réels, ainsi que la planification stratégique permettant de prévoir avec précision les besoins futurs et d'aligner l'utilisation des licences sur la stratégie.

[9:02] David : Je vais prendre la parole pour vous parler un peu d’Open iT. J’apprécie ce dernier point : adapter les logiciels aux besoins réels. C’est un élément clé. Vous avez évoqué le « pourquoi », et Open iT apporte le « comment ». Qui, au sein d'une organisation, s'intéresse à cela ? Souvent, ce sont les services métier qui définissent la stratégie et les contraintes financières, tandis que le service informatique gère les actifs. Les équipes chargées de la gestion des actifs logiciels se situent à la croisée de ces deux domaines. Open iT leur donne les moyens d'agir en leur fournissant des données fiables qui leur permettent de prendre des décisions.

[11 h 10] Concrètement, qu’est-ce qu’Open iT ? Cet outil analyse l’exécution des applications, les serveurs de licences, les opérations de « check-in » et de « check-out », identifie les utilisateurs des licences et la durée d’utilisation, examine les habitudes d’utilisation et les refus d’accès, puis synthétise ces informations. Il permet à un agent, sur des postes de travail ou des plateformes cloud, de visualiser l’utilisation réelle et active des licences, en analysant l’activité de la souris, du clavier et de l’utilisation du processeur. Si le logiciel le justifie, en particulier les logiciels d’ingénierie à forte valeur ajoutée, la récupération des licences s’avère pertinente. Si des licences ne sont pas utilisées, vous pouvez les réintégrer dans le parc de licences et les redistribuer.

[13 h 05] Open iT permet de savoir qui utilise une application, qui l'a utilisée par le passé, pendant combien de temps, où se trouvent les utilisateurs, ainsi que les détails de leur utilisation. Vous pouvez consulter ces données via une interface Web proposant des rapports et des cartes thermiques, ou les exporter vers des outils tels qu'Excel, Tableau, Spotfire ou Power BI. L'outil s'intègre à d'autres sources de données, ce qui facilite son utilisation par tous.

[14:03] Voici à quoi cela ressemble. Une interface web qui présente l'utilisation en temps réel, l'historique d'utilisation, les opportunités, et indique si vous atteignez votre seuil maximal ou s'il existe un écart entre l'utilisation et les droits attribués. Des cartes thermiques mettent en évidence les pics d'utilisation. L'analyse financière est essentielle pour établir un lien entre les actifs logiciels et les coûts. Par exemple, un tableau de bord Power BI dédié à Autodesk permet de suivre l'utilisation et le budget.

[16:13] On a pu observer le cas d’une entreprise qui continuait à payer pour un logiciel devenu obsolète suite à son passage au cloud. Elle continuait à payer ce logiciel depuis des années alors que personne ne l’utilisait. Grâce à une analyse pertinente, cette situation a été rapidement mise en évidence, ce qui a permis de réaliser d’importantes économies.

[17 h 43] Ce que vous cherchez à faire, c’est de faire correspondre ce que vous payez à ce que vous utilisez réellement. L’objectif d’Open iT data est de mettre ces deux éléments en adéquation. En résumé, Open iT vous offre cette visibilité. Il est judicieux de l’associer à une stratégie plus large de gestion des actifs, car ces deux aspects sont étroitement liés. Comprendre l’infrastructure, les dépendances, le support et la sécurité contribue à améliorer l’efficacité et à réaliser des économies.

[20:16] Finlay : Je vais poser quelques questions sur les réticences à l’égard de la gestion proactive du parc logiciel. La première est la suivante : je dépense déjà tellement en logiciels que je ne veux pas dépenser davantage pour acheter de nouveaux logiciels destinés à gérer mes autres logiciels.

[21 h 06] David : L'utilisation d'un outil comme Open iT permet de réduire les coûts et la complexité liés aux logiciels. Son investissement est très vite rentabilisé. Il suffit de commencer par les opportunités les plus faciles à saisir, à savoir vos logiciels les plus coûteux et vos contrats arrivant à échéance.

[23:06] Finlay : Le deuxième facteur, c'est l'inertie : il est plus facile de laisser les choses telles qu'elles sont.

[23:18] David : L’exemple de ces logiciels payés mais inutilisés montre pourquoi rester immobile revient à reculer. Le fait de s’appuyer sur des données fiables rend le changement moins intimidant et aide à faire tomber les barrières.

[24:39] Finlay : Troisièmement, nous avons tous ces utilisateurs, nous avons donc besoin d'un certain nombre de licences.

[24:53] David : C'est compréhensible, mais si les dirigeants d'entreprise savent ce qui est réellement utilisé, il leur est plus facile de prendre des décisions. Vous pourriez vous rendre compte que vous offrez inutilement des licences coûteuses à certains utilisateurs et ajuster votre stratégie en conséquence.

[27:18] Finlay : Enfin, nous ne voulons pas contrarier nos utilisateurs.

[27:26] David : Avec la récupération des licences, les licences inutilisées sont réintégrées dans le parc. Au début, les gens peuvent se montrer réticents, mais en réalité, les utilisateurs se sentent autonomes car ils peuvent continuer à faire leur travail. Le meilleur retour d’expérience, c’est quand les utilisateurs disent que cela ne les dérange pas.

[29:33] En résumé, il est essentiel d’intégrer la gestion des actifs logiciels à une gestion plus globale des actifs. Des données de qualité permettent de prendre de bonnes décisions, de surmonter l’inertie et de gagner en efficacité. Ce n’est pas un hasard si les entreprises qui réussissent ont recours à ces stratégies : elles font leurs preuves.

[30:39] Nix : Merci, David et Finlay. Passons maintenant aux questions. Nous n'avons le temps que pour une seule question. Quel est le retour sur investissement habituel pour un processus de ce type ?

[31:23] David : C'est exactement la bonne question. Si l'on se concentre sur les coûts les plus importants et les prochaines négociations contractuelles, un retour sur investissement de 20 à 30 % est tout à fait réaliste, surtout lorsque les logiciels n'ont pas fait l'objet d'une gestion proactive.

[32:18] Nix : Cela conclut notre session de questions-réponses. Ce webinaire a été enregistré et vous recevrez un lien vers la rediffusion. Vous le retrouverez également sur notre page dédiée aux webinaires à la demande sur openit.com. N’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires via le questionnaire. Contactez-nous en utilisant les coordonnées affichées à l'écran et suivez Open iT, Inc. sur les réseaux sociaux. Si vous souhaitez entrer en contact avec Finlay ou en savoir plus sur Optimal, vous trouverez également ces informations ici. Encore une fois, je m'appelle Nix. Merci d'avoir passé ce moment avec nous aujourd'hui. Rendez-vous lors du prochain webinaire.